基于動態工作流技術的智能辦公自動化系統研究

蔣純輝

(湖南交通工程學院,湖南 衡陽 421009)

0 引言

辦公事務涉及多個部門的文件處理、收發等內容。日常辦公過程任務繁雜,無法使用固定的方式對其進行約束。當前辦公自動化系統運營過程中,存在系統解決問題的固定性,無法根據具體情況對系統進行調整。導致軟件開發出現重復性工作,影響工作效率。動態工作流也正是基于此出現,繼承了原本工作流的工作特點,并在此基礎上優化。為了保證企業工作質量,基于動態工作流應用在辦公系統中,保證對系統業務進行優化調整,提高辦公自動化的靈活性,滿足現代化業務的實際需求。

1 動態工作流技術

1.1 關鍵技術

元數據源于計算機,于1960年被提出。元數據代表了資料描述方式,后期信息變為電子格式,其變動性使得元數據再次受到關注。現階段元數據代表了數據存儲形式,對于信息管理發揮著重要作用。元數據能夠存在于計算機系統中,對數據內容、結構進行描述,還可以存在于數據內部,與數據包裹在一起。元數據一旦從內容中被提取,便與內容分開,能夠單獨對其進行操作,簡化了實際操作過程。元數據分為不同類型,需要根據實際情況進行選用。辦公系統自動化選擇的是結構性元數據,選擇的原因是借助元數據思想描述系統,從而對辦公流程定義。利用元數據能夠根據流程實例化操作,從而對活動進行描述,保證根據流程定義,對業務功能進行調整,減少系統重復性工作,保證工作效率。

1.2 Java與JavaBean技術

1.2.1 Java技術

Java是程序語言,能夠簡化程序管理工作,但是僅適用小型設備運行。運行過程中,需要對出現的問題進行檢查,消除錯誤現象。Java能夠對字節碼進行解釋執行,保證連接過程更加便捷。在不斷發展的環境下,Java能夠根據系統不斷優化升級。

1.2.2 JavaBean技術

JavaBean作為單獨存在的軟件,能夠基于工具對其進行可視化操作。JavaBean具備程序語言的優點,但是需要遵循協議,其自身的技術與Java語言有密切關系。JavaBean更像是黑盒,能夠與其他外部接口進行連接,更像是構成系統的組件。JavaBean的存在規定了Bean的特征,能夠支持其他屬性操作機制,并在設計過程中,進行改變。基于開發工具能夠對其接收事件進行改善,因此,采用JavaBean進行技術開發,保證系統能夠有效檢測到工作狀態。

2 動態工作流系統設計方案

2.1 系統方案設計

基于上述技術分析,本文明確了系統使用的具體技術。對于企業而言,對已有的辦公系統進行設計,需要基于動態工作流對系統結構進行全面優化。這樣設計影響較大,還會妨礙業務工作開展。為了避免資源過度浪費,保證系統結構設計合理。在保證系統方案不變的基礎上,將動態工作流技術引入系統。系統采用B/S結構,由局域網、維護管理與外網等結構構成[1],為局域網、外網等結構配置局部交換機,保證內部通信基于交換機完成。內部局域網能夠針對企業不同科室客戶端進行分布,保證用戶通過端口進行操作;服務網站為工作運行提供服務,保障數據運行得到支撐,實現動態工作流運行。基于系統工作核心,改善以往的辦公管理方法,對各項流程重新定義,符合監管系統運行工作環境,并對環境情況作出調整;維護管理員對運行網站服務器維護,并監護系統安全。擁有權限的管理員才能進入,對流程定義進行更改,滿足實際需求。

2.2 技術方案設計

根據技術設計實際情況,結合設計標準對動態工作流的功能分析。能夠知曉工作流運行,依靠的是引擎定義與運行數據庫。定義數據庫能夠根據工作動態情況,對信息進行存儲;運行數據則根據工作進程,驅動系統運行產生的數據。兩者定義不同,前者屬于定義,后者屬于執行,共同結合在一起,便于工作流運行管理。

引擎作為保障方案運行的核心,能夠為工作流提供流程定義,保證進程運行環境安全。根據系統需求,將特定活動運送到執行者處,實現辦公系統自動化運行過程。引擎定義包含了定義組件、控制組件等部件構成。引擎定義能夠根據具體流程和規則管理系統,對系統活動負責。活動定義主要是根據辦公系統的各項業務流程,從而引導系統執行任務。將實際業務流程轉化為工作流能夠識別的內容,保障辦公系統工作執行得到保障。規則定義能夠對系統運行期間,各項活動流程進行監管,保證定義執行的正確性。基于原本的管理進行調整,實現對用戶的管理;流轉控制則是對系統每一個進程運行數據加以記錄,將流程轉化為工作活動實例。根據組件對活動狀態進行判斷,為后續活動設置狀態,保證系統運行的靈活性;動態修改則是保證系統運行環境安全,當監測到外部環境發生變化,會及時對現有工作流進行調整。處理和修改的關鍵在于通過操作系統對進程產生影響。用戶界面與網絡服務器,用戶界面能夠根據用戶登錄身份,給予不同的權限,為辦公自動化業務提供支持。對此,為了保證數據庫的穩定性,采用Oracle數據庫為工作流運行提供支撐,利用Java,JavaBean技術進行系統引擎開發。

3 動態工作流引擎設計與實現

動態工作流引擎目的在于辦公系統自動化,從而實現工作流定義與動態執行服務,為系統運行創建良好的運行環境。利用運行環境,保障引擎流程實例化,激活相關程序,對流程實行動態管理。良好的系統運行主要是依靠引擎來實現[2]。

3.1 動態工作流引擎數據結構

動態工作流中,關于角色定義與活動定義的描述,如圖1所示。左側結構代表角色定義;右側為活動定義。其中description代表角色描述,right負責對權限進行描述,并根據rejectname拒絕活動執行。

圖1 角色定義與活動定義結構描述

規則定義與流程定義如圖2所示,通過對前后活動定義描述,從而對活動表示的操作進行刪除和修改。流程定義根據規則定義判定后,能夠根據id對流程定義進行描述,組建活動定義序列,對具體內容和結構進行描述。

圖2 規則定義與流程定義結構描述

3.2 引擎工作原理

3.2.1 引擎定義組件

引擎定義組件負責取讀系統活動,用戶對其定義時,引擎組件負責與用戶對接,對用戶進行判斷。組件根據用戶獲得新的活動執行角色,取讀定義數據庫中關于活動的定義。為用戶建立規則,確定后存入數據庫規則定義。引擎定義組件將活動序列轉化,根據活動定義分析具體流程的角色信息,并進行存儲。

3.2.2 流程解析組件

流程解析組件負責對流程定義解析,并將其拆分成多個單獨活動。組件接收到解析請求時,能夠根據流程定義解析出順序的活動節點,對節點進行判斷。并根據活動情況,對活動進行二層分解,直到全部的活動節點都成為單個活動。流程解析組件,能夠分解出完整的流程,也可以反過來分解流程,輸出結果為單個活動序列。流程定義結構,通常是需要根據流程進行,并由路由和活動標識構成。當前一環的活動完成后,中間活動任意完成一個后就可以轉入下一個環節。根據工作原理,進行順序、并發、選擇的過程,采用循環路由,實現路由轉化。

3.2.3 流轉控制組件

流轉控制能夠控制路由流轉,對活動當前狀態進行判斷。用戶啟動新進程時,能夠根據流程定義發送申請,等待流程解析后獲得解析結果。將生成的新標識分給進程,組成新的活動實例。由于每個活動定義都是單獨存在,能夠在設定活動后,連同進程一起存儲于數據庫中,便于出現問題時,對流程定義進行動態修改,完成控制過程。進程開啟運行后,普通用戶登錄,能夠根據組件分配對應執行活動。根據活動實際情況,確定返回還是繼續執行工作。返回上一活動,流轉控制組件調出上一活動,并基于當前進程插入活動實例,增加活動節點。節點能夠增加進程數量,不會對信息產生任何影響,還能保留每一步操作的具體信息。將下一活動作為當前活動,等待循環的過程,直到所有進程都執行結束。

3.2.4 動態修改組件

動態組件負責對工作各項流程進行檢驗,根據實際運行情況作出調整,是區別動態工作流與工作流的關鍵。修改組件受到請求后,需要對修改進行判斷,才能對工作流活動進行定義和優化[3]。

(1)活動修改。

活動定義被修改后,內容發生變化,但是不會影響活動本身,流程定義始終不變,修改內容會對進程運行產生影響。為了保障程序能夠正常運行,需要對修改過程進行優化。根據對活動實例的分析,明確活動存在于哪一環節的進程中。分析運行進程的情況,判斷進程是否能夠被刪除和修改。允許修改的情況下,可以先對活動定義關聯的進程進行保存,暫停進程運行后,對定義進行修改,保證進程同步更新,恢復進程原狀態。

(2)流程修改。

流程修改主要從流程名稱等基本信息入手,修改的是動態工作流運行的關鍵。包含了流程內容中單個活動或者節點,在節點運行前,對其節點進行調整,保證路由關系。刪除活動或者增加活動,都需要得到規則定義的允許后進行,并判定活動插入刪除是否合法。對于不合規則的活動,嚴令禁止其操作。流程定義作為進程的模板,一旦對進程進行修改后,就會產生新的運行版本。進程按照何種版本運行,需要基于動態工作流引擎給予指示。引擎根據修改定義分析所有進程,選定修改活動位置后,保留修改后以及修改位置前的進程原有執行命令。對于修改后的進程,需要由用戶決定其與修改后流程的同步性,并通過引擎對進程活動進行更新。

(3)進程修改。

進程代表系統實際業務,對其修改也就是對業務流程信息進行修改。在活動實例前后增加、刪減實例,保證實例與路由之間的關系。為了保證進程穩定運行,需要判斷進程實際情況,根據流程完成情況采取操作。對于不合規則的操作,修改后也只是改變單個進程,不會對流程和活動定義產生影響。

動態工作流引擎設計,是保證辦公系統實現自動化運行的關鍵。針對傳統工作流存在的缺陷,通過對引擎進行分析,提升工作流的適應能力。動態工作流引擎設計基于流程定義、監管等功能為一體,應用于企業辦公系統中,能夠實現協同工作的目的。

4 動態工作流技術智能化應用

在當前企業運行過程中,保證工作效率是促進資源整合,實現可持續發展的重要手段。傳統管理方式不再適應新時期工作需求,需要建立更加完善的工作制度與管理方式,完善辦公自動化系統,保障企業對業務的處理效率。

針對動態工作流的應用,本文從典型業務流程入手。通常企業辦公公文流轉,需要通過引擎發動流程,以提交作為起始流程,根據審核確定公文,明確文件返回還是繼續下一環節審核,由主管審核完成后,傳遞到辦公室歸檔打印。無需簽字的文件可以直接發送給領導審核,辦公室最后將全部的文件整理完成后,編號并打印,保存在檔案數據庫中。發文定義是根據活動流程,結合審核、執行等按鈕推動活動進行。用戶登錄系統后,可以根據系統界面內的權限,生成用戶申請的流程選項,并對文件進行處理,開啟下一環節的流程。用戶進入執行活動,交給上級領導審核,根據領導的審核判斷,進行下一環節工作。運行過程中,管理員能夠對所有進程進行監控。根據運行情況,給予程序對應指令,保證系統自動化運行。

使用動態工作流在辦公系統中應用,能夠滿足實際需求,并保障系統自動化運行。同時引擎的存在,能夠保證用戶根據動態修改流程,保證各節點正常運行,增加系統的適用性。動態工作流改變以往系統固定運行模式,提升系統的靈活性,根據引擎修改后的情況繼續運行,符合自動化設計需求,不會對工作造成任何影響。

5 結語

綜上所述,工作流管理實現對結構與非結構流程的管理,在社會諸多行業中得到認可和應用。傳統工作流應用缺乏靈活性,難以保障系統動態變動需求。基于現有工作流進行優化,應用動態工作流于辦公管理系統中。本文通過分析傳統工作流技術,基于辦公系統自動化運作,從動態角度出發,提出動態工作流應具備的功能,設計動態工作引擎,滿足系統靈活性與適用性需求。