《河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）開展到期檔案依法接收進館實施方案》基本要求解讀

■呂 芳

為全面貫徹落實《中華人民共和國檔案法》檔案接收相關要求，統籌規劃省本級檔案接收工作，加強檔案資源體系建設，發揮檔案服務我省經濟社會發展、服務美麗河北建設功能，省館（辦）制發了《河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）開展到期檔案依法接收進館實施方案》（以下簡稱《實施方案》）。相比以往，《實施方案》中檔案接收工作遵循原則、基本要求、實施措施等內容更加明確和具體，其中對全宗卷和檔案整理、目錄設置、檔案鑒定和數字化等工作提出了新的要求，需要在工作中加以把握和落實。

一、全宗卷編制

全宗卷是記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。移交檔案時一同移交全宗卷是一項基本工作要求。《實施方案》中提出移交檔案時要“編制有全宗卷并補充至檔案移交年份。”也就是要求全宗卷編制年份應當同移交檔案年份相對應，從一個立檔單位成立到最后一次檔案移交時間段內的檔案管理全過程都應該在全宗卷中完整體現。

全宗卷分為全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統計類、檔案利用類、新技術應用類8大類，整理過程中大類設置要完整，類目中文件以“件”為單位進行整理，按照時間順序在相應類目內接續排列。需要注意的是一個類目內相同材料出現新舊版本，舊版本不需撤出全宗卷，只需要在目錄備注欄內標注新版本替換舊版本的名稱和時間即可。全宗卷內每份文件在首頁上方空白處編號，編號結構為“全宗號-類號-件號”，注意不能同全宗內檔號混編。

二、檔案整理

《實施方案》要求“檔案整理質量符合接收標準”。檔案整理遵循的原則是在原有標準、基礎上進行整理。以文書檔案為例：2000年前的文書檔案是以卷為單位進行整理，整理依據是《文書檔案案卷格式》（ GB/T 9705—1988），2000年以后文書檔案以件為單位進行整理，2000-2015年文書檔案整理依據是《歸檔文件整理規則》（DAT 22-2000），2016年后文書檔案整理依據是《歸檔文件整理規則》（DAT 22-2015）。需要注意的是雖然1988年和2000年標準已經廢止，但相應時期形成的文書檔案還是應該按照當時的標準進行整理，整理過程更要有效利用原有的整理成果。當原有檔案整理基礎比較好的情況下，更不能用新標準硬套老檔案，這不僅與史實不符，還容易對檔案造成二次損害。

三、目錄設置

目錄是檔案重要的檢索工具，為檔案的保管、檢索、鑒定、統計等工作開展提供了基本條件。移交檔案時需一式兩份提供四種目錄。檔案目錄按照內容不同分為全部移交檔案目錄、涉密檔案目錄、開放檔案目錄、延期開放檔案目錄。按照整理方式不同分為歸檔文件目錄和全引目錄。

與以往不同的除了目錄種類更多以外，開放審核和解密審核意見也需要在目錄備注欄中進行標注，以按“件”整理的文書檔案為例：

序號 檔號 文號 責任者 題名 日期 密級 頁數 備注1 ****** *** **** *****************20160612密級 5 標注解密時間或條件2 ****** *** **** *****************20160620密級 3 到期繼續保密3 ****** *** **** *****************20160621密級 12 無權限4 ****** *** **** *****************20160820 20 控制5 ****** *** **** *****************20160830 16 無權限6 ****** *** **** *****************20160830 3 開放

四、檔案鑒定

移交檔案前，應做好涉密檔案解密審核和非涉密檔案開放審核工作，出具解密審核意見和開放審核意見，并在目錄中標明。鑒定工作要嚴格履行相關手續，按照相關規定和標準逐件給出審核意見。對于沒有解密或開放審核權限的文件，目錄備注欄不能為空，標注“無權限”字樣。對于非涉密檔案的開放審核，無特殊情況，不能給出全部控制使用的審核意見，應保證審核意見的科學性、合理性、準確性。

五、檔案數字化

隨著數字檔案信息共享需求不斷增加，檔案數字化工作成為檔案工作邁向現代化的必由之路。近年來國家檔案局和省館對移交傳統載體檔案時數字復制件一并移交作出明確要求，檔案數字化工作成為整個檔案工作重要一環，在實施過程中一些具體要求在這里做進一步說明。數字化過程中紙質檔案掃描分辨率不低于300dpi，照片檔案掃描分辨率不低于600dpi，存儲格式均設置為 JPEG格式 。數據圖像嚴格按照樹形結構存儲，并以實體檔案檔號為基礎按頁命名。檔案數字化工作完成后，按照各門類檔案《檔案目錄交換格式》進行著錄，并能夠導出 XSL 格式的電子文件，著錄項目要完整，內容準確、規范，紙質目錄中各項內容都應得以體現，例如文件密級、解密和開放審核等情況。移交檔案數字化復制件時需采用光盤或移動硬盤等載體以離線方式報送。涉密檔案數據移交時，應制作單獨載體并標明密級和期限，與非涉密數據區分開。移交《檔案目錄交換格式》時不用打印紙質版，直接移交電子文件，《檔案目錄交換格式》中的涉密檔案目錄和非涉密檔案目錄無需區分，按照檔號統一按序錄入即可。