高校教學檔案規范管理的路徑研究

■閆婷婷

一、教學檔案在教學發展中的重要作用

教學檔案是知識的重要載體，是珍貴的文化遺產，它的規范完整為其進行深度開發，實現檔案文化資源的傳播與共享提供了可能。完備的教學檔案全面系統地呈現了教學實踐過程、教學管理過程、教學研究過程，是未來開展教學活動的參考資料，是未來教學管理科學決策的方向指南，為未來教學評估、教學改革、教學編研提供寶貴的經驗和啟示。

（一）教學檔案在教學評估中發揮著憑證、依據作用

教學評估是衡量高校教學水平和教學質量的有效手段。評估專家從教學質量、辦學條件、教學基本建設、教學管理、教學改革等方面對高校教學展開綜合考查。教學檔案管理制度的建立健全、管理的規范程度、管理效果反饋評價將直接關系到高校教學評價的最終結果。對高校而言，教學評估的重要性不言而喻，規范完整的教學檔案可為教學評估提供原始數據和支撐材料，保證教學評估順利有序開展，無論組織機構、指標體系、工作程序如何確定，都將通過教學檔案對一所高校的教學進行全面評析?？梢哉f，教學檔案是高校辦學水平和辦學實力的佐證材料。

（二）教學檔案在教學改革中發揮著參考、借鑒作用

教學檔案在教學改革中具有重要的參考、借鑒價值。規范的教學檔案真實記錄了教學改革的全過程，全面揭示了教學改革的發生發展、推廣應用和成果取得。將以往的教改內容和實施辦法作為參照，與當前的具體實際進行對比，會輻射出有益的經驗和思路，為管理者進行科學決策提供了寶貴的參考。借助教學檔案，我們可以及時了解不同高校教學改革的最新成果和動態，從而借鑒最佳的教學管理經驗，完善自身的教學運行機制。

（三）教學檔案在教師專業發展中起到了推動、促進作用

教學檔案以知識載體的形式，濃縮了教師從事教學成功的經驗和失敗的教訓，系統梳理了精品課程的授課經驗、精品教案的設計經驗、優秀教改項目的申報經驗等諸多助益于教師專業發展和教學能力提升的參照。可以說，教學檔案為教師研究教學規律、創新教學模式、增強科研創新能力，開拓了視野，啟迪了思路，為教師的專業發展提供了新的增長點。

（四）教學檔案在史料研究和學籍認證中發揮著服務、利用作用

教學檔案的服務利用主要用于史料編纂和學籍認證。教學檔案記錄了學校院系設置、學科專業的創建、發展與壯大，承載了校園文化的思想底蘊，其蘊含的信息為編史修志、撰寫年鑒提供了翔實的素材。高校檔案館作為對外窗口，具有服務社會的職責。系統完整的教學檔案不僅為畢業校友提供了錄取名冊、成績單、學籍卡、畢業名冊、英文成績翻譯、分配審批表、派遣花名冊等與學籍學歷相關的材料，還為學歷認證機構、公證機關提供了學歷認定材料。

（五）教學檔案在學校發展中發揮著權威、解釋作用

教學檔案是對高校教學發展軌跡的真實記錄，是最可靠的原生信息資源，可以作為法律文件保障學校的正當權益。學科設置、專業建設、學位點建設的請示與批文可作為合法辦學的權威文件；完整的學籍檔案不僅可以滿足查詢需求，而且可以辨識學歷、學位證書真偽，遏止文憑造假，維護學校聲譽。

二、教學檔案管理現狀

（一）檔案隊伍專業素質有待加強

部分領導思想站位不高，不夠重視教學檔案，淺顯地認為教學檔案只是簡單的收集和查驗，是管理承辦過的文件資料，對教學檔案服務于后期教學工作的重要性認識不足，嚴重阻礙了信息資源的開發利用。專職檔案員普遍存在知識結構不合理、現代設備使用技能欠缺、檔案知識更新緩慢、檔案編研成果輸出不足、參加檔案教育培訓次數少、申報重點課題不積極、服務意識淡薄等突出問題。兼職檔案員大多沒有系統學習檔案管理知識，在檔案收集和管理方面存在許多問題。

（二）檔案管理制度體系有待完善

絕大多數高校檔案部門沒有嚴格的立卷歸檔制度、利用制度、鑒定制度，不能保障教學檔案的齊全和安全。沒有建立檔案工作指導機制、聯合溝通協作機制、二級院系檔案管理規定和長效管理監督體制，不能保障教學檔案及時完整歸檔。

（三）信息化發展水平有待提升

檔案部門缺乏數據分析、數據挖掘領域的復合型人才；缺乏檔案實體、檔案環境、庫房安全等智能監管的現代設備，缺乏檔案數據挖掘技術的相應設施，如：利用光學識別OCR、語音識別ASR技術對照片、音頻、視頻中的內容進行全文識別；檔案信息采集差，檔案數字化管理系統沒有和學校的政務平臺（OA系統）、成績管理系統、學籍管理系統、資產管理系統有效對接，無法實現系統間互動聯通；沒有搭建云平臺和進行大數據分析，不能對檔案利用者的需求進行分析，也不能對查閱內容、搜索方式進行統計，無法實現關聯服務和跟蹤服務。

三、規范教學檔案業務管理

（一）多方收集

教學檔案的收集要保障教學工作與檔案收集工作同步，收集方式應該靈活多樣，如捐贈、寄存，載體形式也應呈現多元化，如照片、視頻、書畫、實物等。同時，需建立動態的歸檔范圍來保障學校特色檔案的歸檔，如在新冠病毒肺炎疫情期間采取線上授課所產生的檔案。

（二）科學鑒定

檔案鑒定就是用全面的、歷史的、發展的視角判定檔案的保存價值，確定檔案的保存期限。規范檔案鑒定要以科學價值鑒定理論為指導，合理運用檔案價值鑒定的原則與方法，成立檔案鑒定工作小組，以《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》為依據，結合不同高校的行業標準，制定相關鑒定制度、鑒定計劃和鑒定標準，完善溝通機制、管控機制、風險防控和記錄機制，訂立合理的鑒定程序。對于檔案的初始鑒定（文件材料的取舍和保管期限的確定）要將文件的固有價值、文件之間的相互聯系以及全宗檔案的豐富性考慮在內。對于期滿檔案應按照安全保密制度和銷毀制度，合理選擇銷毀或延長保管期限。

（三）規范整理

經規范整理的檔案保持了文件之間的有機聯系，其整理的原則是便于保管利用及保持檔案的歷史聯系。檔案整理涵蓋了：

1.區分全宗。全宗是檔案的第一層分類保管單位，同一所高校全宗號是一致的。

2.全宗內檔案分類。根據立檔單位檔案的來源（黨群、行政、科研、教學、財會、基建等）、時間、內容的不同進行劃分。

3.立卷。立卷分為立卷檢查、立卷分類、分類編號。立卷檢查時要做到收集的文件字跡工整，格式統一，簽字手續完備。兼職檔案員首先要對文件展開初始鑒別，鑒定文件的保存價值、有機聯系、案卷文件的數量（通常一卷檔案的頁碼不超過200頁）。立卷分類時按照年度、問題或者保管期限來劃分。分類編號時根據《中國檔案分類法——教育檔案分類表》所給的檢索分類號，再按照教學檔案的內容和特點（如按照教育層次：研究生、本科生、?？粕⒊扇私逃┚幹贫夘惸看柡啽?，最后案卷號按照最下位的類目排序，如2020-JX11-1。

4.組卷。組卷分為卷內文件的排列、編頁、填寫卷內目錄和備考表、擬寫案卷標題、填寫案卷封面。在檢查案卷質量后（如拆除文件上的金屬裝訂物）方可進行組卷。卷內文件的排列：要按照文件的重要程度或時間順序的排列規則，如批復在前、請示在后，轉發件在前、被轉發件在后等。卷內文件的編頁：無論單雙面只要有文字均應在非裝訂線一側的下角編頁。填寫卷內文件目錄時：要注意文件編號的填寫，如* 發[2021]10號，不能寫成*發[21]10號；聯合發文機關的責任者填寫為發文機關；在頁次的書寫時要求最后一件加上起止頁號；備注中需要填寫文件是否說明的情況，如修改、缺損等；教學檔案規定的內容已分別歸入其他類的，如教師出版的專著類別屬于出版，應在卷內目錄中標明參見號。擬寫案卷標題：案卷標題通常由主要責任者+(轉發)關于** 內容的+文種或文件類型構成，通?？刂圃?0字以內。填寫案卷封面時：要注意起止日期是卷內文件形成的最早最晚日期；檔案的檔號通常包括全宗號、年度、分類號、案卷號，其余字段根據實際情況如實填寫即可。裝訂時采用三孔一線法，用棉線裝訂。

5.移交歸檔。兼職檔案員要對歸檔的文件負責，確保組卷規范，立卷完整，交接雙方當面檢查驗收無誤后，便可簽訂一式兩份的移交表了。

6.編目。編制案卷目錄、卷內目錄、移交目錄的檢索工具，將編制的信息數據同時著錄在教學檔案管理系統。特色、專題檔案積累到一定程度，即可進行匯編出版。

7.裝盒上架。按照檔號順序依次裝盒，排列于密集架。

（四）嚴格保管

檔案保管主要包括檔案保管的硬件條件、制度規則以及破損檔案的修復。檔案庫房應符合《檔案館建設標準》。檔案保管需要制定檔案庫房管理規則，即檔案入庫存放、借閱規則和人員出入管理辦法等。如檔案入庫時應進行登記，標明移交部門、案卷數量和檔案存放位置。在檔案使用過程中應對檔案進行監管，做好檔案使用的登記及交接，要對檔案的利用方式及場所有所限定，在未經允許的情況下不準利用者擅自拍照、復印、抄錄。檔案人員要對庫房檔案做到心中有數，及時了解檔案材料的變化情況，針對破損檔案要迅速進行技術修復，最大程度減少環境因素對檔案的破壞，延長檔案的使用壽命。

（五）精準檢索

檔案檢索包括檔案信息存儲和信息查找。檔案存儲是檔案查找的利用和前提，信息查找是實現利用需求和檔案信息的有效匹配。檔案著錄應以《檔案著錄規則》和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》為依據，不僅要準確記錄分類號、主題詞、提要等內容特征，也要詳實記錄提名、文件編號、責任者、時間、保管期限、載體類型等形式特征。檔案數據庫的建立是提高檔案檢索查全率和查準率的重要保證，是快捷利用數字化成果的有效手段，有利于創新服務方式，擴大服務范圍，提升工作效率。

（六）優化利用

高校檔案部門應加大檔案利用，積極推動檔案閱覽服務、復制服務、借閱服務、咨詢服務、展覽服務，充分實現教學檔案的價值。檔案利用要提高規范性和便捷性，借出檔案時要貫徹落實借出制度，做好登記工作，及時催還；對于已開放檔案，單位或個人需表明檔案利用目的和范圍，持相關身份證明并做好登記工作；對于查閱、摘錄、復制未開放檔案，要經過檔案機構負責人批準；對于珍貴檔案的復制可用復制件或微縮品代替。

（七）深化編研

高校檔案部門應積極與圖書館、校史館、科研處等部門展開合作編研，把學生利用頻率高的教學檔案整理匯總，編撰歷年考研真題、優秀論文集；把學生關心的熱點問題分類收集，將學籍管理、社會實踐、畢業生檔案工作等作為系列專題匯編成冊；與此同時，也應豐富專題匯編，如：《學校70周年校慶概要》《學校2021大事記》《高校教學規章制度匯編》等一系列積極推動教學檔案繁榮創新的文化成果，共同助力教學檔案實現共建共享的編研模式。

（八）全面統計

規范檔案統計，高校檔案機構要執行檔案統計年報制度。建立健全各類統計臺賬，真實、準確、完整地做好原始記錄，及時向上級檔案部門報送統計報表，并分析統計變化情況，查找趨向性、規律性問題。檔案及檔案資料數量、檔案業務管理工作質量、檔案利用服務情況、檔案工作條件是檔案統計的主要內容。檔案及資料數量的統計包括收進、移出、銷毀、實存的不同全宗、不同種類、不同保管期限的數量；檔案業務管理工作質量統計涵蓋歸檔率、數字化率、完整率；檔案開發利用情況統計要素包含借閱人次、借閱量、查全率、查準率、利用率、利用效果等；工作條件的統計則覆蓋了人員配備、班子結構、庫房設計、設備配置等方面。

四、規范教學檔案管理的有效措施

（一）建立分層領導管理機制

按照《高等學校檔案管理辦法》，設立校長、分管副校長、檔案館負責人、教學管理部門負責人、學院院長的分層領導管理體制，構建學?！獧n案館——教務處（研究生學院）、二級學院辦公室——各教研室的分級管理網絡體系。校級領導負責制定并健全檔案管理制度，嚴格做到“三納入”“四同步”；檔案館扮演著檔案管理召集人、協調者、裁判員的角色，負責全校檔案工作的業務指導、協調、檢查和監督工作；教務處、研究生學院負責督促二級學院上報院級檔案（教學文件、校歷、人才培養方案、學生成績）；各二級學院設立檔案室，配備兼職檔案員，負責教師業務檔案、教學活動記錄、教學進程記錄等檔案的收集、整理、保管工作。

（二）完善教學檔案管理制度

以制度建設為抓手，確保教學檔案管理有制可依，有章可循。各高校應以《檔案法》《高等學校檔案工作規范》《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案管理辦法》為依據，制定檔案事業發展規劃、年度工作計劃、專題檔案歸檔、重大事項部署等檔案事業行政管理規劃，完善教學檔案的立卷歸檔制度（立卷要求、歸檔范圍、歸檔辦法、歸檔時間）、鑒定制度、保管制度、保密制度、利用制度、統計制度，同時，學校應對二級院系制訂檔案管理規定，對分管領導、專兼職檔案員配套相應的目標、任務、考核、獎懲措施，制定教學檔案質量評估指標體系和檔案人員的崗位責任制。

（三）強化檔案隊伍素質建設

檔案管理的規范化、信息化、現代化，要求檔案工作者在儲備知識和檔案專業知識的同時兼具現代信息技術設備的使用技能。首先，強化思想建設，師生全員應加強理念創新，充分認識到規范管理檔案的必要性以及教學檔案在促進教學發展中的重要作用，在實踐中自覺踐行教學檔案管理規范，助力檔案管理事業發展。其次，高校可以通過招聘專業人才來提升干部隊伍素質，重點引進高層次檔案管理人才和計算機專業技術人才，同時提高檔案人員的工作待遇，以保證檔案隊伍的穩定性。最后，檔案部門要拓展業務實訓基地，搭建理論學習平臺，創新繼續教育培訓方式，通過業務骨干帶動青年隊伍實地開展檔案管理業務，不斷拓寬工作思路，更新檔案專業知識和專業技能，不斷推進高校檔案整體隊伍素質提檔升級。

（四）構建量質并舉數字檔案“資源庫”

構建檔案資源庫，實現對檔案實體資源和數據資源全方位建設與管理，需在檔案庫房建設、檔案平臺建設、檔案服務質量方面下功夫。在檔案庫房建設方面：引進智能檔案密集架、檔案庫房環境監測儀器、檔案庫房安全監控等高精尖儀器設備。在檔案平臺建設方面：積極構建集“在線收集、輔助鑒定、智能保存、智慧檢索、自動統計”功能于一體的自動化檔案管理系統，并主動融入電子政務平臺，主動對接教務系統、財務系統、學籍系統，力爭滿足檔案業務智慧管理的需求。在提升服務質量方面：加快推進檔案數字化進程，增進館藏檔案數字化和新收檔案電子化，使檔案實現由目錄數字化過渡到全文數字化最后實現全文數據化。