報到證取消背景下畢業季檔案轉遞數據獲取方式的轉變

■王 偉

畢業季檔案轉遞是國內高校每年度的一項重大常規工作。畢業季檔案轉遞工作包含畢業材料歸檔、檔案轉遞數據獲取與審核、檔案檢查與打包等內容。其中，檔案轉遞數據往往是從高校就業部門獲取，少數高校是從學院直接獲取，而由檔案館獨立自主、自力更生獲取的高校則極少。長期以來，人們已經習以為常本校畢業季檔案轉遞數據獲取的傳統方式，有時甚至對傳統方式造成的問題熟視無睹。在檔案事業信息化建設的浪潮中，非常有必要反思傳統方式的特點和問題，發揚檔案館的主體責任，勇于擔當，善于創新，將畢業季檔案轉遞數據獲取方式轉變為檔案館自主獲取。結合上海大學本科生檔案管理的具體實踐，本文擬探討各種獲取方式下數據怎么獲取，數據的多與少，數據的準確與否，數據審核方便與否、自動與否、各部門角色是否適當等等細節，闡述獲取方式轉變為檔案館自主獲取的必然性。

一、畢業季檔案轉遞數據主要獲取于就業部門

（一）以就業部門數據為主的方式

在2022年之前，上海大學畢業季檔案轉遞數據主要來源于學校就業部門。在學校就業部門的要求下，畢業生自己或者輔導員在學校就業信息網上登記畢業去向，包括就業、未就業、出國留學、靈活就業、考研考博等各種去向，大部分畢業生的檔案去向也會同時登記。這些數據會被學校就業部門和學校檔案館共享。每年畢業季檔案大批量轉遞前夕，檔案館向就業部門索取一份包含應屆生檔案轉遞數據的表格，檔案館經過認真仔細的審核，將審核好的數據導入學生檔案管理系統，進行檔案轉遞操作。

各類調檔函的數據獲取則要依靠檔案館自身。以考研調檔函來說，每年4月份，全國研究生招生錄取工作結束后，學生們會陸陸續續收到錄取高校的調檔函（以下簡稱考研調檔函）。2021年之前，調檔函上交方式是，學生們自己或者委托同學到檔案館現場交調檔函，現場在紙質登記本上留下登記信息。然后在以后的某個時間段，由檔案館工作人員集中在學生檔案管理系統進行轉遞登記。工作調檔函亦采取到檔案館現場上交登記的方式。

（二）就業部門數據的特點分析

畢業季檔案轉遞數據來自于就業部門時，具有數據不夠全面、數據較準、責任主體不清晰的特點。

數據不夠全面。就業部門數據包括了應屆畢業生的大部分，但有相當數量的少部分并沒涵蓋在內。就業部門數據主要包括打印了報到證的數據，報到證的抬頭單位是工作單位，或者是原籍的人才服務機構。就業部門數據不包括開具回省調檔函或者工作調檔函的，也不包括一部分應該打印回省報到證的、一部分上海戶籍畢業生。以上海大學為例，每年考研調檔函的數量達到六、七百之多，也沒有包括在就業部門數據之內。

數據較準。在就業部門數據里，大部分檔案去向為政府、國企、事業單位，少部分為原籍人才服務機構。就業部門數據的絕大部分是準確的。同時很小一部分數據有問題，例如有的學生檔案應該去工作單位，卻顯示回原籍；有的人才服務機構地址發生改變，卻沒有及時更新；有的地址過于簡單，缺少縣區或者某路某號信息，后期審核時需要去確認；有的是上海生源卻不是上海戶籍，卻顯示該生檔案去上海某區。還有一小部分數據，存在不確定性，后期需要修改，“例如學生先填報檔案暫緩寄送,等收到公務員、選調生錄用通知后需要將檔案寄送至報考地。部分畢業生存在就業單位改變的情況,隨之要更改檔案寄送地。還有部分學生的檔案寄送地址不詳或錯誤,需要補充或者更改。”有一些這種后期需要修改的數據在就業部門數據中沒有及時反映出來。

責任主體不清晰。從就業部門的角度看，就業部門的工作重點在就業去向，不在檔案去向。在實際工作中，就業部門將檔案去向登記工作看成是一項附帶的工作，無心也無力將該項工作大加優化。從檔案館的角度看，檔案館負責檔案轉遞，數據卻不是從自身而出，數據來自于別的部門。從學院的角度看，學院起到幫助畢業生填寫檔案去向的作用，卻不知道如何處理有的畢業生沒有登記檔案去向的問題。表面上三個部門各負其責，都在共同運作同一件事。實質上檔案轉遞數據獲取的主管部門是缺位的。

二、畢業季檔案轉遞數據獲取于學院

（一）學院上報數據的方式

有的高校采取依靠學院的辦法，由學院輔導員統計檔案轉遞數據名單，名單上有每個應屆生的簽字，每個學院的名單上還有輔導員簽字，甚至分管學生檔案工作的學院領導簽字，并蓋學院公章。名單上清楚標明，該生的檔案是轉遞還是暫時保留，檔案轉遞到哪個檔案接收單位。該名單的紙質版和電子版均上交檔案館一份，檔案館依據名單進行檔案轉遞操作。

有的高校要求學院在學生檔案管理系統里上報檔案轉遞數據名單，將本學院的名單導入系統，經過輔導員自己檢查、審核后最終提交系統。還有高校要求學生在學生檔案管理系統中登記檔案轉遞信息，由學院負責在系統中審核，審核通過后的數據由檔案館直接進行轉遞操作，也有由檔案館和學院一起進行轉遞操作的。

（二）學院數據的特點分析

畢業季檔案轉遞數據來自于學院時，具有數據全面、數據較準、學院不便的特點。

數據全面。學生歸屬學院管理，學院在管理學生上有直接、強大執行力。輔導員有能力統計到每個應屆生檔案轉遞情況，不會漏掉哪一個同學。不管畢業生是以報到證、調檔函、戶口簿哪一種作為轉遞依據，都要在學院輔導員處全部進行登記。延長學籍的、延遲轉遞的也要本人簽字確認并由輔導員審核。學院上報上來的名單十分全面，從全面性這個角度來說值得檔案館相信和采用。

數據較準。應屆生檔案去向不同，去向包括戶籍所在地（地級市或縣區）的人才服務機構、有檔案接收資質的工作單位或工作單位所在地的人才管理機構、考研、考博、插班生、轉學、高中復讀的學校。在統計并向學校就業部門上報應屆生就業數據的時候，學院輔導員對大部分應屆生的檔案去向已經有所掌握。對其他未在就業信息網上登記檔案去向的應屆生，輔導員做進一步統計即可獲取這些應屆生的檔案去向。與就業部門數據存在的問題一樣，學院數據也有一小部分存在檔案接收單位或者地址不準確的問題。有的同學將地址格式如省市自治區-地級市-縣區-詳細地址等填寫不規范、不完整，有的同學將檔案接收單位的信息填寫錯誤，有的同學搞錯了自己檔案是轉出還是暫時保留。

學院不便。學院最后整理好名單后，要送一份簽字蓋章的紙質版上報檔案館，同時上報一份電子版表格。檔案館將表格導入學生檔案管理系統中，進行檔案轉遞的相關操作。檔案轉遞數據出自學院，對學院和輔導員的壓力很大，任務集中在學院輔導員身上，這就要求輔導員充分了解、足夠掌握檔案轉遞的相關知識。由于輔導員畢竟不是檔案專業人員，在指導學生填報檔案去向時在一些細節上會存在認識不到位、判斷不準確的問題，更談不上能夠針對存在的一些問題提出全面的解決方案。“只有二級學院就業輔導員能準確交接畢業生檔案、規范地審核畢業生檔案轉遞信息,才能最大程度減輕檔案管理員的工作負擔, 整體提升全校檔案轉遞的準確性。”

調檔函由學院輔導員負責收取和保存，不用交到檔案館。“考取研究生、公務員、事業單位的學生需將調檔函及時上交輔導員,由于檔案意識的欠缺,部分學生往往不能及時上報信息”，導致了這部分學生檔案轉遞不及時。輔導員事務雜多，如何安全長期保存這些紙質調檔函，這個問題會占用他們較多的注意力。戶口簿復印件塞在學生檔案袋里一起轉出，不需要輔導員保留。

三、畢業季檔案轉遞數據應轉變為檔案館自主獲取

檔案轉遞數據無論是來自于就業部門還是學院，導入學生檔案管理系統后均無法實行地址和歸檔材料自動比對。就業部門數據和學院數據還存在一些明顯的問題，這都有其內在的邏輯。就業部門和學院畢竟不是專業檔案機構，就業部門和學院對學生檔案轉遞知識掌握得不如檔案館熟悉。對一些更專業的知識，例如對檔案轉遞依據進行分類、設計延遲轉遞（保留二年）功能、開發地址和畢業材料自動比對功能，就業部門和學院更無心無力開發。為了更好地完成檔案轉遞數據獲取的任務，高校檔案館應該責無旁貸、勇于擔當，承擔起自主獲取數據的重任。

（一）檔案轉遞數據來源于檔案館自主獲取

具體的做法是，所有應屆畢業生在學生檔案轉遞登記系統進行登記，選擇辦理事項，選擇轉遞依據，填寫檔案接收單位信息，上傳轉遞依據影像，提交登記信息。辦理事項分為“現在轉遞”、“延遲轉遞（保留二年）”二類，轉遞依據分為回省報到證、工作報到證、回省調檔函、工作調檔函、考學調檔函、滬籍戶口簿、外地戶口簿等。登記信息經系統自動比對和人工審核通過后，進入待轉遞狀態。登記狀態為“待審核”和“審核通過”的，則在學生離校系統顯示檔案館環節“已完成”。保留二年的檔案到期后，由系統自動歸入“保留到期”一欄，然后由檔案館工作人員按照畢業生登記的信息寄回原籍。

（二）檔案館數據的特點分析

數據來自于檔案館自主獲取時，具有數據全面、數據準確、數據處理方便、檔案館、學院、就業部門角色定位清晰的特點。

數據全面。由于采用了學生檔案轉遞登記系統，對接了學生離校系統，在輔導員的配合督促下，可以實現應登盡登，不漏一人。無論是上海戶籍還是外地戶籍，無論是打印報到證的還是開具調檔函的，無論是現在轉遞的還是保留二年的，所有畢業生都需要登記。所有畢業生的檔案轉遞數據都保存在系統中。這體現了檔案館自主獲取方式具有數據全面的特點。

數據準確。學生提交登記信息后，學生檔案轉遞系統會立刻進行地址和畢業材料的自動比對。各地人才服務機構的地址等信息是學生自己最近聯系的，屬于最新最準。如學生填寫的檔案接收單位地址和戶籍地址或者工作單位地址不相匹配，系統會自動提示學生修改錯誤。如畢業材料尚未歸檔，系統會自動將這條登記信息標紅。只有地址正確同時畢業材料已歸檔，系統才會自動將這條登記信息標綠。標綠的登記信息即可被檔案館工作人員一目了然地審核通過。所以，檔案館這樣自主獲取的數據具有數據準確的特點。

數據處理方便。系統不僅有轉遞依據和地址的自動比對功能，而且地址比較規范，不需要后期再去向學生確認地址。系統有歸檔材料自動比對功能。這都大大減少了檔案館工作人員費盡心思去審核的狀況。調檔函和戶口簿實現了在線上傳，不用交來或寄來紙質版。報到證藍聯的照片也可以上傳，方便工作人員審核時對照登記的信息。“對于志愿者、退伍士兵、升學轉學以及工作所在城市有特殊檔案政策等情況產生的遺留檔案”，系統通過設計“延遲轉遞（保留二年）”的功能加以解決。在檔案館審核之前，學生隨時可以登錄系統修改登記信息，修改的結果直接用于檔案轉遞數據審核。

檔案館、學院、就業部門角色定位清晰。畢業季檔案轉遞數據由檔案館自主獲取，使檔案轉遞數據獲取回歸了檔案本質，體現了檔案轉遞工作“以我為主”的責任感。學院輔導員應該加強對檔案轉遞知識的掌握。檔案館應該制定準確、詳細的通知告知輔導員，召開培訓會議加強對輔導員的指導和幫助。檔案館還應該建立畢業歸檔微信群方便輔導員隨時咨詢求教。就業部門像以前一樣，繼續附帶完成檔案去向的登記工作，但就業部門的數據僅作為備用數據和參考數據。由于已經不是獲取檔案轉遞數據的主要承擔者，就業部門的壓力感大為減少。總之，檔案館起到主要承擔者的作用，學院和就業部門起到輔助的作用，三者的角色定位更加清晰，檔案轉遞工作的開展會更加順暢。

四、可能遇到的問題

畢業季檔案轉遞數據來源于就業部門或學院是國內很多高校的習慣性做法，現在要轉變為檔案館自主獲取，可能會碰到一些擔心和不理解。這些擔心和不理解都是有辦法解決的。

（一）學生應擁有檔案去向知情權

可能會有意見認為，發動全部應屆畢業生，讓學生自己去核實檔案接收信息并在線登記，會興師動眾增添很多麻煩。其實相反，學生應該擁有檔案去向知情權，應對檔案去向有清楚的了解和知情。由于就業部門每年的就業去向登記依然持續，畢業生在確認本人檔案接收單位時可參考就業信息網的數據。對于那些明確固定的檔案接收單位，比如上海各區的就業促進中心，學生檔案轉遞登記系統在學生登記時做到了自動匹配，不需要學生另行查找這些單位的信息。同時，將畢業生辦理檔案轉遞手續作為畢業季離校手續中的一個環節，與其他部門的離校手續一起操作，不會增加畢業生的填報負擔。相反，對畢業生來說，對檔案去向的掌握可以從模糊變得清楚。

（二）申請延遲轉遞（保留二年）時應秉持慎重誠信原則

按照國家對畢業未就業學生檔案可以保留二年的政策，學生檔案轉遞登記系統開放“延遲轉遞（保留二年）”的申請通道。按照高校畢業生的實際狀況，系統允許畢業未就業的、參軍入伍的、支教支邊的、需要辦理上海戶籍落戶的、預備黨員需要在校轉正的同學可以選擇“延遲轉遞（保留二年）”。

或許有人會提出，會不會有很多不該申請“延遲轉遞（保留二年）”的學生也去申請，造成機制的漏洞。這一點可不用擔心，要相信當代大學生的基本素質和誠信觀念。學校應該明確說明，學生在申請“延遲轉遞（保留二年）”時須保持慎重和誠信原則。畢業已就業的同學不得申請，若申請“延遲轉遞（保留二年）”造成檔案沒有及時轉出和以后利用檔案不便的，須自行承擔責任。

隨著學生檔案轉遞登記系統的發展壯大，將來可以考慮建立限制鉆空子的機制。比如凡是打印過報到證的，都不得申請“延遲轉遞（保留二年）”。如申請“延遲轉遞（保留二年）”，經核對有報到證白聯歸檔記錄的，則此申請無效。檔案館的學生檔案接待登記系統里有報到證的歸檔記錄，必要時可以啟動自動比對甄別。

（三）取消報到證的問題

2020年11月，《國務院辦公廳關于印發全國深化“放管服”改革優化營商環境電視電話會議重點任務分工方案的通知》提出，“推動取消應屆高校畢業生報到證。”這反映了在國家層面上已經明確，未來將取消報到證。2022年5月，《國務院辦公廳關于進一步做好高校畢業生等青年就業創業工作的通知》指出要穩妥有序推動取消就業報到證，“從2023年起，不再發放《全國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》和《全國畢業研究生就業報到證》（以下統稱就業報到證），取消就業報到證補辦、改派手續，不再將就業報到證作為辦理高校畢業生招聘錄用、落戶、檔案接收轉遞等手續的必需材料。”國家取消報到證目的在于簡化畢業生報到手續，并不是取消畢業生檔案轉遞。對于上海大學學生檔案轉遞登記系統來說，取消報到證意味著轉遞依據選項需要調整，報到證的選項亦隨之要取消。回省報到證、工作報到證這二類轉遞依據可以取消，系統關掉轉遞依據下拉框中的“回省報到證”和“工作報到證”二個選項即可。

取消報到證后，畢業生檔案轉遞應以調檔函和戶口簿作為轉遞依據。學生檔案袋里不用再放入報到證白聯，大幅度減輕了學院輔導員和檔案館工作人員的勞動強度。屆時以回省調檔函、工作調檔函、考學調檔函、滬籍戶口簿、外地戶口簿作為五類轉遞依據，更好地體現了學生檔案轉遞登記系統的設計初衷，學生檔案轉遞登記系統發揮的作用將更加強大。

五、結論

對比畢業季檔案轉遞數據的三種來源，可以看到數據來自于就業部門時，具有數據不夠全面、數據較準、責任主體不清晰的特點。數據來自于學院時，具有數據全面、數據較準、學院不便、檔案館省力的特點。數據來自于檔案館自主獲取時，具有數據全面、數據準確、數據處理方便、檔案館、學院、就業部門角色定位清晰的特點。

檔案館自主獲取轉遞數據時，要制定周到完善的應屆生辦理檔案轉遞手續的通知，撰寫好學生檔案轉遞登記系統的《登記須知》，使二者相得益彰，給學院輔導員和應屆生告知清楚檔案轉遞登記的相關事項。要在輔導員的配合督促下，做到該登記的學生要全部登記。檔案館還要加入本校畢業生離校系統，以確保每個畢業生應登盡登，不漏一人。有足夠的理由相信，推行檔案館自主獲取檔案轉遞數據，必定能夠在畢業季轉遞出去更多的應屆畢業生檔案，從而減少檔案滯留在校的現象。

檔案館自主獲取轉遞數據時，要求畢業生在學生檔案轉遞登記系統在線登記。該系統應該具備地址和畢業材料的自動比對功能，以及時提醒學生更正錯誤的登記信息，同時可大大減少數據審核時的工作量。

有的高校可能出現數據來源不同組合、多樣并存的局面。比如打印報到證學生的檔案轉遞數據來源于就業部門，調檔函數據來源于學院。又比如報到證數據來源于學院，調檔函數據來源于檔案館自主獲取。在一些地方，戶口簿也可以作為檔案轉遞的依據，這就更增加了數據來源的多樣性。期待在不遠的將來，有條件的高校都可實現畢業季檔案轉遞數據由檔案館自主獲取。