新修訂的《中華人民共和國檔案法》背景下智慧檔案云平臺建設研究

■李立明

2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式施行。新《檔案法》中修訂了許多內容，其中包括“檔案信息化建設”，并對檔案信息資源平臺建設提出了新要求。在此背景下，檔案信息化建設需要進一步發展，即向智慧化方向發展，實現檔案信息的智能化管理，以滿足用戶的知識需求。

一、構建智慧檔案云平臺的意義

（一）促進檔案管理模式轉型

傳統的檔案管理模式依賴人工進行，無法實現檔案資源的高效管理，同時也導致檔案管理人員長期處于重復性的勞作之中，影響工作積極性。構建智慧檔案云平臺，不僅可以促進檔案管理模式的轉變，提高檔案管理效率，而且還有助于檔案管理人員積極參與檔案管理工作。基于智慧云平臺的新型檔案管理平臺，以數據為導向，利用大數據、智能分析、云計算等技術，可以有效實現檔案信息的智慧化管理。同時，隨著檔案管理業務和檔案增量的變化，現有的檔案管理系統已無法完全滿足當前檔案管理的需要，因此，出于對檔案管理的實際需求，智慧檔案云平臺是最佳選擇。

（二）實現檔案信息資源共享

在信息化不斷發展的時代，不同系統形成的不同格式的電子公文，很難做到格式上兼容，極易出現不同部門、不同系統各自為政的“信息孤島”現象。智慧檔案云平臺能夠統一電子公文和紙質檔案數字化成果的形成格式，打破“信息孤島”，為電子文件和檔案數字化成果以統一的標準歸檔遷移以及檔案信息的資源共享創造了良好的基礎條件。在此基礎上，用戶能夠快速、高效地利用檔案資源。智慧檔案云平臺包含一個資源共享系統，以云服務模式將集團公司及下屬各立檔單位、各機關檔案室檔案數據集中存放在各節點的服務器上，服務機制對用戶透明，用戶無需了解云檔案的具體機制就可以獲取所需服務。

（三）完善檔案資源備份機制

基于智慧檔案云平臺可實現系統的容災備份與用戶的單點備份。云平臺利用多種硬件和軟件的冗余機制，通過登記備份的方式，提高和保障電子文件和數字檔案的法律憑證價值。集團各級檔案部門作為非利益相關的第三方，對電子檔案的原始性、真實性提供憑證，有效防患人為篡改，化解經濟矛盾糾紛，降低社會交易成本，最終實現提高行政及招投標工作效能的目的。在當前大數據環境下，應將云計算技術同企業檔案管理工作相結合，以此推動檔案信息化建設工作的不斷優化完善，提高管理水平，實現企業全面發展。

（四）節約檔案室軟硬件投入

基于智慧檔案云平臺，借助云計算技術，各立檔單位在建設數字檔案室時，不需要配備檔案管理服務器、終端、網絡交換設備、系統軟件等，也無需為網絡設備的更新與維護而煩惱，只要配備接入云平臺的終端，即可實現檔案系統的安裝、使用、管理等全部功能，有效節約了投資成本，同時也減少了用戶對設備維護方面的人力投入。

二、構建智慧檔案云平臺的路徑

（一）智慧檔案云平臺構建原則

智慧檔案云平臺構建需要遵循一定的原則，以保證平臺構建的正確性、科學性及可行性。首先，需遵循檔案統一管理原則。各立檔單位及項目部將檔案資源上傳至集團公司云平臺，實現集中管理和統一利用。還可以建立在線收集機制，要求各項目部按集團公司要求進行在線歸檔，通過在線歸檔功能，實現檔案的在線收集，并將電子數據及檔案數字化成果導入檔案云平臺。

其次，需遵循檔案利用的簡化原則。簡化檔案文件的利用過程，增加利用渠道，通過用戶之間的文件分享，將文件便捷地互聯互通、相互推送，達到一人錄入、多人享用的共享利用效果。

最后，需遵循多元化的檔案展示原則。實現以數據為導向的展示方式，即各類檔案數據均以圖表形式展示，內容生動立體、一目了然，用戶能夠實時掌握檔案相關數據動態，快速了解相關情況。

（二）智慧檔案云平臺實現目標

智慧檔案云平臺搭建完畢后，其可在簡化管理、強化實用、提高安全防范三個維度對現有檔案管理系統進行軟件升級優化。

首先，簡化了檔案管理流程。建立檔案前置管理技術平臺，為檔案全程管理提供技術支撐，通過在線歸檔、文檔一體化等多種渠道完成歸檔工作，形成高效歸檔全場景覆蓋。加強3D全景檔案管理，擴大檔案管理種類，規范管理流程。

其次，強化了檔案管理系統的實用性。強化網上利用，通過全文檢索、在線借閱等技術手段，使檔案利用更便捷。通過分享推送功能，讓檔案數據傳遞更便捷，在用戶操作多個模塊時，支持多任務窗口操作，工作更省時省力。

最后，提高了檔案管理的安全防范意識。基于云平臺可建立記錄追蹤管理機制，使操作日志全覆蓋、可追溯，同時可采用動態水印技術手段防拍防錄，并通過建立電子文件離線利用策略機制，使文件利用全程可控。

（三）智慧檔案云平臺架構

智慧檔案云平臺采用WebService技術實現，因此，云平臺能使得運行在不同服務器上的不同業務系統應用無需借助附加的、專門的第三方軟件或硬件就可相互交換數據或集成。無論各業務系統所使用的語言、平臺或內部協議是什么，都可以相互交換數據。云平臺可以有效減少應用接口對接的費用，為整個企業之間的業務流程的集成提供了一個通用機制。

智慧檔案云平臺的應用架構如圖1所示，在集團公司本部設立檔案大數據中心，為集團本部檔案部門及各下屬單位提供檔案數據備份存儲中心，在網絡互通的情況下，集團可根據管理需要集中利用檔案資源，形成以總部為核心、各子分公司為分支的統一管理平臺。

圖1 智慧檔案云平臺的應用架構

智慧檔案云平臺的部署架構如圖2所示，該平臺系統的物理部署架構建立在各子公司現有網絡環境上，采取分布式部署方式，具體方式如下：首先，在集團公司部署智慧檔案云平臺，用于接收集團公司及各下屬子公司的檔案數據，形成檔案大數據中心（兼具備份功能）。其次，優化升級集團公司及各子分公司檔案管理系統，加入檔案數據上傳業務功能，將各立檔單位的檔案數據推送至集團公司智慧檔案云平臺。最后，形成檔案資源的統一管理和利用平臺。

圖2 智慧檔案云平臺的部署架構

（四）智慧檔案云平臺服務體系

智慧檔案云平臺由檔案數據云中心、檔案云數據訪問服務及檔案云數據安全管控服務等服務體系組成。

1.檔案數據云中心

通過檔案數據云中心，將企業的集團公司及各子、分公司、項目部的檔案數據匯總到公司智慧檔案云平臺，形成覆蓋整個企業的檔案大數據中心。檔案云數據主要有4個方面的作用（圖3）：（1）集中檢查指導。集團公司可通過云平臺對各立檔單位數據的規范化進行檢查指導。（2）數據匯總展示。通過云平臺對各立檔單位數據進行匯總展示，便于快速了解整體情況。（3）統一查詢利用。通過云平臺進行檔案大數據的訪問、分析和查詢、瀏覽等。（4）離線防止擴散。對云數據進行離線控制，使其脫機利用，安全仍可得到保障。

圖3 檔案數據云中心數據利用

2.檔案云數據訪問服務

在用戶訪問檔案云數據時，可獲得以下服務：一是直接明了的檔案信息展示服務。在系統首頁，可綜合顯示系統各類數據狀態信息，包括事務類數據（如審批量、借閱量、訪問量、申請量等）、資源類數據（如檔案各類型資源存量、編研成果量、檢索量）以及系統數據（如系統用戶量、總登錄量、總操作量），各類數據均以圖表形式展示，增強了用戶的使用體驗。二是實現檔案離線防擴散功能，防止電子文件被非法拷貝。隨著信息化技術的發展，電子檔案利用的快捷、方便等優勢日益凸顯，檔案系統本身具有對紙質檔案借閱的功能（借出登記、歸還管理等），能夠輔助管理紙質檔案的借閱工作，但對于電子檔案的利用，基本還處于在線利用層面。因此，智慧檔案云平臺采用離線瀏覽器和離線策略管理技術，對檔案借閱功能進行了重新設計，增加了對電子檔案的借閱管理。具體實施方法如下：（1）檔案系統支持對電子檔案進行借閱預約、登記，設定借閱天數。（2）用戶可以對完成借閱登記的電子檔案進行下載，系統自動利用離線策略將借閱天數設定到電子文件中，用戶在借閱有效期內可以離線瀏覽電子文件，超過有效期后，電子文件自動失效。這樣一來，系統將在以下方面得到保障：其一，保障了電子文件可離線利用，對利用者來講便捷性大幅提高；其二，保障了電子文件的安全性，離線檔案仍然受策略控制，避免了非法擴散。

3.檔案云數據安全管控服務

新《檔案法》第三十五條規定，檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。由此可知，安全保障是檔案云數據平臺的基礎，智慧檔案云平臺具有檔案云數據安全管控功能，主要包括云數據的在線安全、離線安全、系統安全、應用安全等4個方面。

對于云數據的在線安全，用戶在線訪問檔案云數據時，平臺通過完善的權限管理體系保障訪問安全；離線利用檔案時，平臺通過下載策略如密碼控制、日期控制、電腦設備綁定控制等對離線文件進行控制，保證檔案離線利用的安全；云數據平臺在離線、存儲、傳輸等方面進行加密控制，確保系統級別的安全；在應用過程中，通過完備的檔案數據云運行日志審計體系（圖4），對日志進行多維度管理，做到全程留痕，保證應用過程安全。同時運用大數據分析理念，根據用戶的檢索記錄，結合指定詞庫，對檢索熱詞詞頻進行排名，便于用戶了解檔案利用的趨勢。

圖4 檔案數據云運行日志審計體系

三、智慧檔案云平臺的應用影響

從檔案管理角度看，智慧檔案云平臺能夠實現檔案管理業務的自動化，不僅能為檔案信息化管理提供先進的技術手段，還能減少檔案工作人員繁重的工作量，有效降低管理成本，實現檔案規范化管理。

從企業管理角度看，加強檔案管理，對提升企業基礎管理水平具有巨大促進作用，可以使企業現有的現代化設施、設備發揮更大作用，從而大幅提高投入產出比，并使企業的管理更加規范、標準。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接快速方便地在智慧檔案云平臺上查找和瀏覽所需檔案資源，極大地節省查檔時間，并且實現了多渠道的檔案利用途徑，包括多平臺查檔，開發檔案資源調度服務，在OA、BIM等業務平臺中提供檔案資源檢索利用功能。工程現場查檔，為工程項目建設期間提供查檔服務，為工程建設提供強大數據支撐。異地查檔，為出差或異地辦公人員提供查檔服務。館際檔案共享，為上級、同級提供檔案資源共享服務，使檔案資源在整個集團系統內發揮價值。外部人員查檔，為外部人員提供查檔服務，提高檔案資源公共服務能力，大幅提高檔案利用率和利用價值。

從檔案安全角度看，該成果全面解決了電子檔案利用過程中存在的安全漏洞，防止了因非法使用珍貴檔案資料帶來的檔案價值流失，有效保障了企業檔案價值的持續、長久。

從企業投入成本看，統一進行檔案信息管理系統建設，避免了重復開發和低水平建設，大大降低了硬件投資和維護成本。

從企業信息資產角度看，通過檔案系統與其它系統的無縫連接，可從其他各業務系統中采集大量應歸檔數據并進行集中管理；另一方面，通過應用系統功能，可以對信息資源進行有效管理，從而實現對企業信息資產的長期保存。

從平臺架構角度上看，利用虛擬化技術將硬件資源進行整合后再進行統一規劃，按需分配，可以有效代替傳統的應用服務器、數據庫服務器、存儲服務器、備份服務器分離的硬件部署模式，使平臺成為具備高容量、低成本、高利用率、高安全、兼容性好、易擴展等特點的技術策略，解決傳統檔案管理系統中的很多問題，從而更加科學地開展檔案管理工作。