財務共享服務在中小企業的應用研究

盧振興，陳 渠，楊貴興

(福州工商學院，福建 福州 350715)

一、 引言

在經濟快速發展的背景下，多數中小企業內部組織形式、經營模式發生了顯著的變化。 以往財務管理模式與中小企業現有財務工作需求出現了偏差，財務共享服務成為減小這一偏差的有效工具。財務共享服務可以在線處理企業內部簡單而重復的業務，降低企業運營成本，提升企業財務管理效率。因此，研究財務共享服務在中小企業的應用具有非常突出的現實意義。

二、 財務共享服務的基本內容與特點

(一)基本內容

財務共享服務的基本內容是依托財務共享服務中心，擺脫內部職能部門定位，以獨立運營的責任主體開展跨組織支持服務。 根據經濟業務繁雜程度差異，財務共享服務業務可以劃分為費用管理、往來款項管理、資金管理、財務分析、績效評價、財務報表編制等內容；而根據業務服務范圍，財務共享服務業務可以劃分為內部業務管理系統、外部業務管理系統兩個部分，其中內部業務管理系統包括網上報賬、會計核算、預算管理、資金管理、成本管理等內容；外部業務管理系統包括稅務管理、銀企管理、工商管理等內容。

(二)特點

財務共享服務具有流程標準化、能力核心化、組織靈活化、分工專業化特征。 流程標準化主要是借助一個統一的財務共享服務平臺，依據預先設定的數據產生—數據采集—數據清洗—數據整合—數據分析—數據應用這一標準化流程，為相關人員提供財務查詢、上傳與下載、瀏覽等服務。

能力核心化主要指財務共享服務模式集成全域數據，包含社會化數據、業務專業數據、共享數據，集中構建數據清理、算法與分析模型，并引入神經網絡、機器學習等先進的服務理論，徹底打通業財數據通道，為財務核算向戰略分析、管理決策轉型提供支持。

組織靈活化主要指財務共享服務模式以扁平化的組織結構，將企業管理層、職能部門、基層職工歸集到同一個平臺中，允許平臺用戶以文檔或壓縮包形式了解所屬權限的財務資源，財務資源的應用效率較高。

分工專業化主要指財務共享服務模式中企業組織壁壘被打破，可在設置專業崗位的同時，對原有財務管理崗位職責進行進一步細化。 即劃分為戰略財務、業務財務、共享財務，分別負責控制管理、業務參與、核算匯總。

三、 財務共享服務在中小企業的應用框架

(一)總體框架

財務共享服務在中小企業的應用框架如圖1所示：

圖1 財務共享服務在中小企業的應用框架

如圖1 所示，財務共享服務在中小企業的應用框架具有層次性、自主性，涵蓋了較多業務模塊。 費用控制模塊是財務共享服務中心重要模塊，包括往來款項管理、總賬管理、績效管理、質量管理等內容。中小企業可以在費用控制模塊進行操作人員工作權限設置，細化財務工作質量要求，執行總賬自動對賬、往來款項追溯管理等工作。 同時借助財務共享服務海量數據分析功能，開展動態績效管理，發現內部員工不當行為及時糾正，確保內部控制時效性；財務決策模塊是中小企業業財融合的體現，可以借助大數據挖掘技術以及網絡爬蟲技術抽取決策信息，配合費用控制以及在線運營績效報表，開展業務風險動態分析，為正確決策助力；銀企互聯模塊是集成中小企業財務資源與銀行網上業務的模塊，可以自動生成資金結算憑證、自動結算并劃撥資金，解決資金結算難題；稅務管理模塊則是集成稅務機構網上云業務與企業財務資源的模塊，可以經預留接口開展納稅籌劃與預警分析，并完成電子發票的查閱、分析、存儲。

(二)共享服務設計

圖1 中的財務共享服務是核心部分，需要為中小企業內部相關部門職工提供數據上傳與瀏覽、下載等服務。 在整個過程開展之前，均需要跳轉至權限驗證模塊Resource Controller，只有成功通過權限驗證的中小企業職工才可以享受財務共享服務。

上傳主要是記錄并存儲中小企業內部具有與資源上傳權限的職工信息，允許具有資源上傳權限的職工選擇上傳資源所屬板塊進行資源上傳，并在上傳的同時將資源設置為共享或私有。 資源上傳時職工選擇的板塊由管理員在后臺管理服務中設置。 在職工提交資源上傳表單后，請求可以跳轉到后臺權限驗證模塊Resource Controller，驗證通過后，自動調用UploadService 的File 模塊，進行資源上傳后存儲路徑的自動分配，分配后以存儲路徑地址為參數寫入數據庫，為后續財務資源查找、下載提供支持。 在成功上傳后，職工界面將顯示財務資源上傳完成。

瀏覽主要是在財務共享服務中需要提供一個資源搜索入口，滿足中小企業內部相關部門職工資源查詢需求。 所屬權限的職工可以根據財務資源所屬板塊、編碼分類、標題或者關鍵詞信息進行全文搜索瀏覽，若無法通過模糊搜索獲得相應財務資源，則可以點擊資源求助按鈕，向財務共享服務平臺中其他用戶征求資源。 在用戶選擇標題搜索并輸入搜索財務資源標題后，后面可接收請求并跳轉到權限驗證模塊Resource Controller，經控制層完成權限過濾條件增設，確保財務信息查詢結果內資源列表位于職工權限內。 隨后調用getByName 模塊，完成數據庫查詢后在界面顯示匹配的資源列表。

下載主要指中小企業內部所屬權限職工在成功查詢資源后點擊下載按鈕下載。 在職工發送資源下載請求后將跳轉至權限驗證模塊 Resource Controller，根據資源ID 查詢存儲路徑，同時通過服務層實現邏輯連接存儲路徑與數據庫，后臺調用下載路徑后在頁面顯示資源下載。

四、 財務共享服務在中小企業的應用內容

(一)自動數據比對核算

數據比對核算是中小企業財務管理的重要內容，傳統人工比對效率較低，且存在失誤風險。 根據中小企業財務數據比對核算需求，可以利用智能影像識別技術掃描財務數據，進而利用全文比對技術在短時間內確定財務數據偏差點并標記，便于財務工作人員判斷比對，提高財務數據判斷比對準確率。 整個過程為：掃描財務數據→上傳至財務共享服務中心→財務數據電子化全文比對→比對結果展示。

鑒于傳統關鍵信息提取的核算活動無法保證報表合并一致性，中小企業可以以審核費用報銷單據、采購發票單據數據為重點，自行設置憑證模板規則。根據憑證模板規則生成會計憑證信息。 此時，財務工作者僅需在財務共享服務中心選擇需輸出的費用報銷、采購會計憑證并導出到桌面，就可以實現自動核算以及檢查審核。 同時中小企業各崗位無須將資料匯總上報給財務端，而是自主掃描上傳到財務共享服務中心，由財務共享服務中心開展掃描結果的業務場景翻譯，在翻譯后依據前期設置規則進行會計核算，并經接口完成數據、憑證向企業財務端的傳輸，切實實現財務資源在中小企業內部的共享。

此外，因我國中小企業數量龐大，不同中小企業的會計業務管理方式存在較大差異，現有財務共享服務中心對中小企業服務模塊功能稍顯單薄，未針對中小企業所處行業、開展業務進行個性化開發。 因此，中小企業應根據個性化需求，在現有財務共享服務中心流程中增設對口控件。 經對口控件完成功能模塊的增設、轉移，在不干擾其他功能模塊的情況下，以基于對口控件的虛擬模塊為中心，實現個性化管理。

(二)智能費用報銷審核

中小企業多采用財務人員集中化、各分支機構傳遞票據到中心核算的報銷模式，費用報銷審核需要大量依賴人工，審核手續繁瑣，出錯風險較高。 根據中小企業的組織結構、業務狀況，可以將費用報銷審核流程調整為：開始→報銷人提交報銷單→掃描上傳票據→財務共享服務中心獲取報銷單并關聯掃描件→財務共享服務中心識別票據信息并依據預先設定審核規則自動審核報銷單→判定報銷單是否可通過，若通過，則粘貼票據傳輸到財務處以及業務審批端口，反之則反饋給報銷點。

智能費用報銷審核借助了票據智能識別技術與大數據技術，票據內量化信息是報銷審核的依據，需要報銷人借助前置機掃描報銷單一鍵批量上傳。 借助審核引擎可以完成大部分量化預審核作業，并自動生成會計憑證，實現從報銷申請、記賬、審核到支付的全程智能化，提高費用報銷審核效率。

需要注意的是，在票據智能識別過程中存在無法完全識別票據的風險，中小企業應在票據智能識別過程中增設人工補錄環節，或者嵌入深度學習算法。 即將深度學習與海量圖像匹配技術引入初級文字識別階段，根據業務需求切割識別字段，進而結合OCR(optical character recognition，光學字符識別)技術，推進交叉驗證。 在交叉驗證發現結果不一致時進行智能修正，對仍然無法識別的字段則進行人工補錄。

(三)智能采購發票管理

在中小企業實際業務中，采購發票是會計確認應付賬款的憑據，以往采購發票接收后傳遞給會計后由會計確認應付賬款的方式存在低效產出問題，未保留完整的采購發票信息，影響了采購溯源精準度。 特別是在發票真偽存疑時，手工查驗耗時較長，存在供應商次月作廢開展紅字沖銷的情況。 相關發票信息錄入也存在高勞動投入、低勞動產出的問題。 因此，根據中小企業內部財務共享需求，可以將發票掃描上傳到財務共享服務中心，由財務共享服務中心自動識別采購發票，開展業務預處理。 在預處理期間，提取關鍵字，自動登錄國稅網相關網站查驗發票真偽，確認無誤后，生成采購發票管理臺賬以及應付賬款單據。同時在次月初固定時間，財務共享服務中心可以再次自動登錄國稅網相關網站查驗上月全部發票，輸出全部對比結果，在發現異常沖銷事項的第一時間發出警報，由專門財務人員進行處理。 確認無誤后，經前期配置的集成接口將應付賬款單據推送到會計端，由會計審核確認，而發票管理臺賬則作為后續采購方案制定的依據，真正發揮財務決策作用。

根據發票真偽驗證需求，中小企業可以設置任意驗證時間段、驗證次數，并由財務共享服務中心對異常現象進行跟蹤，降低溯源難度。 同時中小企業應樹立強烈的安全意識，規定發票真偽驗證相關層級權利以及可訪問的數據范圍，嚴格把控發票跟蹤賬號開通、變動，并實時監控操作記錄，降低發票真偽驗證過程安全性隱患。

(四)智能銷售稽核

在票據智能識別的基礎上，中小企業可以借助財務共享服務完成智能銷售稽核，為低端重復的財務信息處理業務向高效、低成本財務信息處理業務轉變提供依據。 在智能銷售稽核過程中，企業可以將銷售小票智能掃描成數據，經數據集合與匹配器進行匹配，在審核引擎下促使匹配結果自動與結算系統稽核，避免人為遺漏、錯判對銷售稽核效果造成影響。

在基于財務共享服務的智能銷售稽核活動開展過程中，與銷售相關的會計數據遷移完整性關乎會計工作開展連續性。 雖然當前財務共享服務模式基本實現自動化，但是在最初應用財務共享服務模式時需要中小企業財務工作者將初始銷售數據輸入到服務中心，準備周期較長，易存在人為錯誤。 為降低智能銷售稽核信息風險隱患，中小企業可以從內部著手設置銷售稽核數據管理機制，以會計信息跨系統遷移為重點，引入通用信息系統接口，并細化會計信息處理標準、管理要求，確保銷售信息完整、快捷地遷移到財務共享服務中心。

五、 財務共享服務在中小企業的應用效果

(一)業務處理能力有效強化

生產經營活動是中小企業會計信息的主要源頭，通過在企業應用財務共享服務，可以依托互聯網平臺同步實現會計工作與業務處理，精準、快速鎖定電子憑證，同步資金流、實物流，規避業務處理不及時引發的諸多問題。 而會計業務的同步梳理，也可以消除辦公矛盾，助力業務效率提升。 比如，某公司在財務共享服務應用前，月處理發票為8500張，日處理發票305 張，在財務共享服務應用后，通過每天24 小時不間斷運行，日處理發票可以達到598 張，總體提升近1 倍，工作效率顯著提升。

(二)成本損耗有效下降

在財務共享服務模式中，中小企業僅需購置網絡、終端產品，不需額外購置專業財務信息系統，也不需額外聘用系統維護人員以及專業財務人員，成本開支有效下降。 同時中小企業可以借助財務共享平臺豐富的資源設備，精準決策，降低財務決策失誤引發的資金流斷裂風險，提高運營效益。 比如，某公司在財務共享服務應用前，主營業務增長幅度為15%，而在財務共享服務應用后，主營業務增長幅度為65%，表明財務共享服務的應用可以降低中小企業成本損耗，提高中小企業運營效益。

六、 結語

綜上所述，受資金、人才、技術等方面因素限制，中小企業無法在內部構建全面完善的財務共享服務中心。 因此，中小企業可以依托現有技術與人才，對通用財務共享服務功能進行簡化。 依據模塊化管理理念，開展費用控制、稅務管理、銀企互聯，提高財務共享服務經濟性。