新時期地勘單位科技檔案管理的有效策略探討

文/北京市水文地質工程地質大隊（北京市地質環境監測總站） 許倩

自從我國工業化進程加快以后，根據工種的差異性分配不同的任務尤為常見，科技檔案逐漸出現在了社會大眾的視線之中。相比而言，發達國家對于科技檔案管理的重視程度比較早，并且將該項內容與國家生產建設緊密聯系在了一起。伴隨著科技力量的不斷增強，我國對于科技檔案開始重視起來，并且提到了足夠高的位置。目前，很多管理單位開始注重科技檔案管理工作，其中地質勘探單位是其中之一。在當前社會發展的全新時期，信息技術成為支撐各個行業發展的重要動力，地質勘探單位應該將科技檔案管理工作擺到重要位置，充分借助互聯網技術優化科技檔案管理工作，實現科技檔案的信息化管理。

一、互聯網技術對科技檔案管理工作的影響

（一）滿足當前信息化社會發展的步伐。在互聯網快速發展的時期，信息技術已經滲透到各個行業中，使我國進入跨越式發展時期。首先，地質勘探單位的辦公更加自動化、智能化。傳統的科技檔案管理工作以人工管理和歸檔為主，無論是在工作效率上還是質量上，都明顯存在不足。利用信息技術代替傳統的科技檔案管理方式，能夠提供更加精準、快捷的科技檔案管理服務。如果地質勘探單位沒有進行大刀闊斧的改革，那么科技檔案管理工作信息化建設就無法真正推廣開來，尤其是在單位其他工作已經實現信息化改革以后，科技檔案管理工作不發生變化，這樣一來，負責檔案管理的環節與其他環節會形成一種斷裂的關系，地質勘探的信息化建設也就沒有辦法順利開展。科技檔案本身存在的價值自然而然無法發揮出來。所以，地質勘探單位將信息技術與科技檔案管理項目融合在一起，不僅能夠滿足當前企業快速變化的趨勢，更是對社會發展形勢的一種適應。

（二）解決檔案供需矛盾。科技檔案管理工作所占據的地位是極高的。如果僅僅關注檔案的管理工作或者歸檔工作，就無法體現出科技檔案管理工作的深層次價值，還會致使該項工作出現混亂的問題。科技檔案管理為后續的利用、儲存奠定了基礎，利用則是檔案管理的價值，二者是相互協作配合的。如果沒有辦法考慮到科技檔案的信息化管理工作，那么在檔案管理以及利用上就會出現一定的矛盾。信息技術融入科技檔案管理之中，能夠有效解決這一矛盾。傳統的檔案袋、檔案柜、檔案箱變成了電子檔案，既延長了保存的時間，還讓科研工作的開展更加高效、便捷。此時，科技檔案管理工作的價值便完全體現了出來。

（三）能夠實現檔案資源共享。從某種程度上來看，檔案管理工作很容易陷入一種封閉的狀態中。如何解決這種現象是相關人員需要格外關注的內容。互聯網技術的應用轉變了當前檔案管理工作的方式，提升了檔案管理的實效。地質勘探事業單位科技檔案資料的數量是比較多的，而且涉及的范圍也比較廣，對于企業甚至行業的發展來講，都是極為重要的資源。為了促進我國在地質勘探領域有更大的成績，科技檔案資源共享工作逐漸被重視起來，成為人們關注的重點內容。目前，我國從事地質勘探項目的事業單位數量比較多，地質勘探科技檔案成為各個行業爭搶的重要資源。我國從事地質勘探項目的企業雖然多，但是缺乏統一的行業管理標準，也沒有構建檔案資源共享平臺，很多地質勘探項目的研究內容沒有辦法進行再次利用，降低了地質勘探項目的使用效率，從而造成了人力、財力和物力上的浪費。

二、當前地質勘探科技檔案管理工作中的問題

（一）現代化管理技術掌握不到位。市場經濟發展對于企業工作的開展有著一定程度的影響。地質勘探單位的檔案管理工作在講求經濟效益時代，處于劣勢的地位。從經濟效益層面來審視，可以發現科技檔案不能直接為企業帶來明顯的經濟效益。因此，企業在該項工作建設方面往往存在著不關注的問題。更多的經費用在地質勘探研究項目中，并沒有認識到科技檔案管理工作所具有的經濟價值。檔案管理人員在經費不足、設備不新、技術不先進的狀態下，相關建設工作沒有辦法深入開展，其項目建設只能停留在表面，沒有將其落實到工作的各個環節。尤其是當前互聯網時代，地質勘探單位科技檔案管理工作人員的專業水平不高，自然無法滿足檔案管理信息系統建設的需求。通過對科技檔案管理人員進行相關的培訓，可以發現大部分人沒有經過正規的信息技術培訓，因此沒有辦法適應科技檔案信息化建設工作。理論基礎薄弱、實踐操作能力不達標，是影響檔案管理的重要因素。就算有部分企業開始開展檔案管理工作，也可能因為沒有專業人員操作而成為擺設，發揮不了真正的效用。

（二）檔案管理流程不規范。地質勘探單位的科技檔案管理工作與其他行業的檔案管理工作有著一定的區別。科技檔案需要立卷、歸檔、分類等工作項目流程，流程多且比較復雜。出現這些問題的主要原因是由于地質勘探科研項目是一個漫長的過程，短則幾年，多則十幾年甚至幾十年，在時間的跨度上比較長。同時，檔案管理人員的流動性比較大，幾十年可能只能夠進行一個科研項目研究，但是卻能夠輪換十幾波甚至更多的檔案管理人員。在檔案管理人員離職交接的時候，因為一時疏漏，導致檔案出現落下、丟失的現象。因此，企業需要對檔案管理的流程進行規范化要求。在檔案管理人員離職或者對接的時候，每一步都需要按照規定的流程進行管理,這種嚴格的規章制度能夠防止科技檔案出現丟失或者損壞的現象。很多地質勘探單位的科技檔案管理人員雖然對檔案管理制度和流程比較了解，但是對于地質勘探項目的認識卻不深入。因此，很容易使后續的科研項目沒有辦法正常開展，尤其是在地質勘探數據查找方面有著較大的難度。很容易導致科研項目缺乏連貫性，沒有辦法將檔案按照地質勘探的進度整合、收集在一起，給后續的地質勘探項目檔案資料查找工作造成較為嚴重的困擾。

（三）檔案服務思路不清晰。地質勘探工作的開展需要科技檔案管理工作提供輔助作用。這是傳統檔案管理方式所不具備的。目前，很多單位對于該項管理工作的認識并不到位，導致管理出現了邏輯性的錯誤。無論是檔案管理人員還是企業管理人員，對于科技檔案管理工作的了解程度都不高。具體體現是當科研項目快結束的時候，項目管理工作處于最初始的狀態。科技檔案管理信息化平臺建設是企業先進性的體現。想要做到這種效果，管理人員需要具備高水平的信息化意識，能夠梳理出科技檔案管理的思路。并且通過適當的學習掌握科技檔案管理工作的內涵。

三、新時期地質勘探單位科技檔案管理的優化對策

（一）重視資料歸檔環節，將其與項目驗收視為同一環節。地質勘探單位的多數領導主觀性認為項目申請、立項、審查以及評審工作都與企業自身的經濟效益緊密相關，因此，單位對這些環節的重視程度比較高。但是當項目通過評審以后，單位對于資料的匯交以及歸檔工作重視程度顯著下降，在他們的意識，只要項目通過了審核，那么就意味著整個項目已經快結束了，其他工作都是輔助性的，沒有太大的實際意義。雖然相關機構開始重視起資料匯交環節，并且還建立了一些處罰措施，如延長評審時間、增加黑名單機制等等，這些措施在一定程度上增加了地質勘探單位對于資料匯交的重視程度。僅僅依靠這些措施是遠遠不夠的，資料匯交環節主要針對項目階段性取得的成果以及搜集、整合的原始資料，而且這些資料大多數情況下會存儲在各個地質勘探單位，而這些單位的重視程度并不高，當然也有可能存在單位遞交資料不及時甚至直接不遞交的問題。除此之外，還會有一些科技人員將一些關鍵性的技術資料私自保存起來，只遞交一些最為普通的資料。解決這些問題，首先要做的便是從意識形態上，提升單位科技人員對于科技檔案管理工作的認識，能夠從主觀思想上嚴格按照項目申報流程開展相關事項。

（二）加強檔案管理以及項目對接工作。地質勘探類型的工作大多呈現出一種零散式分布的特點，他們在野外工作的時間比較長，而且需要較為深厚的專業知識的支撐。當然，在面對這種情況的時候，檔案管理人員想要及時對階段性內容進行匯總、整合，形成報告和數據庫明顯是不可能完成的。另外，對于科技項目的整個過程來講，項目組的技術人員對于科技項目是最為了解的，他們掌握了一線的項目進展資料。因此，企業可以嘗試將科技檔案的立卷工作放在項目研究小組之中。目前，互聯網技術手段的應用，資料呈現的方式除了紙質版以外，還有數字版和電子文檔的格式。不過，每年的標準和規范都會適當調整，地質工作人員想要高質高效完成這些任務，必須對于科技類型的文檔有著全面的了解，并且通過不斷跟蹤調查、研究建立一個長期的靈活機制。項目的負責人需要固定派遣一個人緊緊跟隨著項目的科研小組，隨時記錄相關的資料，將地質勘探人員手里面的材料集中整理到一起，進行統一的保管。檔案室工作人員需要按照要求，親身參與到整個項目過程中，并且定期對對接人員或者是陪同人員進行培訓，逐步將檔案管理工作與項目進行對接。

（三）探索并建立全國原始地質資料目錄互聯互查平臺。就目前的地質勘探科技檔案管理現狀進行分析，可以發現全國各個資料館中的成果以及原始資料在整個項目科技檔案中所占的比例還是比較小的，簡單來講，各個地質勘探單位資料室是保存大量項目資料的主要場所。通過對整個科研項目進行分析，可以發現階段性的成果資料在實際工作中的價值是比較高的，因為這些資料本身蘊含了豐富的內容，且細節比較好，因此可以參考的意義會更強。現階段，企業可以構建起一個平臺，將不同單位保存的地質資料目錄進行共享，從而實現目錄的相互聯系和相互查探。在實際工作開展的過程中，一旦我們需要某個文件，那么可以與存在的單位進行聯系，以此保證每個單位都能夠最大程度了解地質科技檔案，這樣能夠減少工作重復的現象出現，地質勘探資料的經濟以及社會效益也可以得到全面發揮。

（四）發揮科技檔案的內部服務功能。目前，很多單位在收集了科技項目檔案的管理資料以后，直接將其鎖進了文件柜里，處于一種封閉的狀態，別人很難瀏覽和借閱。檔案的存在價值主要體現在應用以及服務上，當項目研究結束或者保密期結束以后，單位可以嘗試將科技檔案進行公開，尤其是在單位的內部進行公開，對于后續的資料查找以及館藏檔案研究都有一定幫助。同時，單位還需要盡可能實現科技檔案數字化發展，可以邀請計算機行業的編程人員設置相應的軟件，也可以構建網絡服務平臺，將紙質版的資料通過掃描形成電子版，然后上傳，這樣就可以顯著提升高科技檔案的管理水平，進而拓寬科技檔案的用途。

（五）提升檔案管理人員的信息技術應用水平。科技檔案管理人員的信息素養與管理效果是密切相關的，想要提升檔案管理人員的信息技術應用水平，可以嘗試從以下幾個方面入手。首先，單位需要提升檔案管理人員的信息素養。對此，企業需要對人員進行培訓，比如講座、成人教育等方式，讓他們進行相關內容的學習。其次，需要將理論知識與信息化技能的應用進行整合，幫助他們形成科技檔案信息化管理思維。最后，要注重單位優秀人才的引進，地質勘探單位可以嘗試通過人才引進的方式。在人才招聘時，需要在檔案管理人員招聘要求上適當增加信息技術應用能力方面的要求，提升檔案管理人員的整體素質。

（六）整合檔案資料整理流程。現階段，檔案管理工作出現了較為明顯的松散問題，無法滿足各個階層的需求。因此，企業需要加強科技檔案資料的管理流程，根據部門或者資料類型的不同，將它們細化為不同類型的檔案內容，從而簡化管理的流程。同時，還要保證科技檔案管理的規范化和科學合理化。企業應該明確檔案管理人員在不同工作中的具體內容，嚴格按照機動的要求來進行檔案收集、儲存以及利用。不過這種規范化整理流程的建立絕非是一件簡單的事情，而是需要通過不斷改進與優化，加強不同部門之間的協調配合程度，讓科技檔案信息化管理平臺建設更加完善。

四、結語

綜上所述，地質勘探單位科技檔案管理勢必要與當前社會發展形式進行結合，促使其向著數字化、電子化的方向進行轉變。構建科技檔案網絡管理服務平臺是一種必要的舉措，可以將各種信息化的資源進行整合，為后續各項地質勘探工作的開展提供便捷性的服務，從而將科技檔案的優勢發揮出來。