人事檔案數字化加工策略研究

文/山東省德州市平原縣公共就業和人才服務中心 于愛榮

人事檔案記錄內容十分廣泛，加強數字化加工可提升管理效率和管理質量，也能針對性化解人事檔案信息管理存在的滯后問題。相關單位和企業可加強對影響因素的總結，借助總結契機了解人事檔案管理思路，創新管理方向，以此明確人事檔案信息化加工模式，推動人事檔案數字化加工工作的創新。相關單位既應加強對檔案管理工作的重視，也應為檔案管理工作優化提供相關人力和物力支持，才能實現人事檔案數字化管理工作的創新發展。

一、價值意蘊：人事檔案數字化加工的意義

數字化時代人事檔案管理工作面臨新的發展契機，將傳統紙質檔案進行數字化處理，有利于資源共享，更能借助電子化處理，生成系統性人事檔案，方便統一管理。與此同時，借助數字化加工打破時間限制，提升人事檔案的利用率，可進一步利用不同時間線的人事檔案。例如，現階段企業對近一年人事檔案利用率較高，而之前的紙質檔案會歸檔入庫，利用率不高，又需要專人負責管理。數字化人事檔案建設可基于時間線對人事檔案進行統一數字化加工，相關企業及部門可基于自身發展需要或相關文件規范處理數字化檔案，并明確檔案文件目錄，以方便后期查找和運用。檔案管理人員可基于工作規范加工人事檔案，系統會自動掃描人事檔案并自主歸檔。系統性錄入人事檔案有利于強化對人事檔案的統一管理，更能提升檢索效率和檢索質量，確保檔案管理工作效率提升。人事檔案數字化加工過程中，需基于企業業務對內容進行自動化整理。強化有效分類才能提升人事檔案的利用率。感受人事檔案數字化加工的價值意蘊，強化對人事檔案數字化加工的重視和關注，有利于企業現代化發展在我國轉型階段確保企業和相關單位提升工作效率，從而為區域經濟發展貢獻力量。

二、發展目標：人事檔案數字化環境建設思路

（一）優化網絡環境，明晰數字化建設原則。人事檔案數字化建設需有網絡環境作為支撐，才能促進企業現代化發展。互聯網是推動人事檔案數字化建設發展的核心要素，相關企業或單位需積極促進網絡普及，加強網絡環境建設才能推動人事檔案數字化加工流程優化，并為人事檔案管理改革提供助力。可借助互聯網將人事檔案數字化加工轉化為流水線模式，以此節省人力資源，提升檔案數字化加工效率，確保各工序的有序運轉。優化網絡環境能為人事檔案數字化加工提供助力，更能打破傳統單機作業局限，實現不同工序間的數據流通，以此推動檔案管理工作優化。與此同時，優化網絡環境時明晰數字化加工原則，基于規范性、可靠性、共享性等原則，加強人事檔案數字化建設。規范性原則是指人事檔案數字化加工時需明確檔案標準。例如，可對人事檔案的編碼規則以及目錄分類進行提前明確，以此增強人事檔案數字化加工的規范性；可靠性原則是指構建數字化檔案庫時應構建安全可靠的網絡空間，確保信息的安全性，才能在提升工作質量的基礎上增強人事檔案管理效率；共享性原則是指人事檔案數字化建設過程中，需構建明確的共享機制，既要滿足不同部門的數據需求，也要基于不同人員的賬號權限適當開放相關檔案檢索權，才能在滿足不同部門需求的基礎上實現數據的有效共享。

（二）加強流程追蹤，強化數字化設備建設。人事檔案數字化加工過程中，為確保加工質量和加工效率，可在加工流程中設置不同節點，強化對檔案掃描和數據轉換等工作的全方位認知，以此展開質量檢查，能從人員建庫和原始圖像等不同方面進行加工，更能及時了解技術規范，確保及時發現錯誤，強化對錯誤的有效化解。加強流程追蹤能提前預知風險，將風險率降到最低。強化網絡建設既能提升工作效率和工作質量，又能提升工作的連續性，但這會使相關監管存在滯后問題。為提升監管質量與監管效率，可設立單獨的流程監管軟件，在不影響其他工序的基礎上運轉監控軟件，以此及時糾正數字化加工中的問題。因此相關單位和企業需強化數字化建設，既要為人事檔案數字化加工發展提供相關資源支持，也應不斷引入專業設備，推動檔案數字化加工工作的優化。例如，相關企業和單位需為不同獨立崗位配備專業計算機或掃描儀器。相關崗位工作人員需具備單獨工作的能力，既要熟悉不同硬件及軟件設備，也要具備數據分析和共享能力，才能在一網聯通的環境下提升工作的熟練度，優化工作流程。與此同時，數字化設備建設時可充分參考相關員工意見，并不斷收集使用人員對數字化加工軟件的意見，以此及時優化數字化建設軟件和硬件設施。雖然從短期來看，完善數字化設備需投入一定資金，但以長期來看，完善數字化設備能節省相關人力物力資源，更能提升人事檔案的利用率，可有效為企業長期發展保駕護航。由此可見，企業領導需正確認知人事檔案數字化加工的重要性，才能積極為人事檔案數字化加工提供相關人力與物力資源，確保企業向著現代化的方向前進。

三、探索與新生：人事檔案數字化加工策略

（一）明確加工流程，完善人事檔案數據庫。紙質檔案加工為數字化檔案時，需明確加工流程，完善人事檔案數據庫，才能使人事檔案發揮應有的作用與價值。首先，應基于人事檔案的分類和專業號進行仔細清點，拆卷過程中，既要了解其中是否有漏頁或者缺項，也要檢查其標注是否準確。開卷后需進行檔案掃描，一般文字清晰的檔案可直接進行連續掃描，而一旦檔案出現磨損的情況，便需要人工單張掃描。其次，掃描人員要確保電子檔案與紙質檔案效果相同，并在掃描過后核對總頁數。檔案管理人員需要在掃描后進行修圖，確保圖像清晰無雜質，并利用上傳和備份完善檔案數據庫。最后，對紙質檔案進行裝訂還原。還原后工作人員應基于相關手續要求，將檔案進行歸庫。人事檔案數字化加工時需完善數據庫才能有效推動數據錄入工作優化。一方面，相關單位和人員需基于企業制度明確檔案錄入規范，并完善數據庫不同模塊的功能。例如，檔案數據庫中應具備存儲功能、檢索功能、備份功能等，不同功能的作用不同，完善功能模塊既能方便工作人員強化對相關數據的查找，也能盡量選擇簡潔的形式錄入數字化檔案。完善流動人員人事檔案基礎信息數據庫工作時間緊、任務重，為確保電子數據庫和紙質檔案保持一致，可聘請專業人員對檔案進行校對，避免出現遺漏和錯誤。數據庫建立時應分前后臺操作系統，方便不同部門查找與檢索相關人事檔案。完善人事檔案數據庫能為人事檔案數字化加工工作奠定良好基礎，更能使工作人員明確數字化加工流程，提升數字化加工的規范性，以此增強人事檔案儲存質量，確保強化對人事檔案的有效利用。例如，平原縣公共就業和人才服務中心為強化服務提升效能，做好做響“一點通”服務品牌，持續深入推進“一次辦好”和“零跑腿”；深入實施流動人員人事檔案服務事項“跨省通辦”；健全完善“24小時不打烊”網上辦事平臺。平原縣公共就業和人才服務中心現有檔案1.2萬多份，按照應采必采的原則，力爭26個必采信息項如期完成，盡力充實82個可采信息項。做到入庫檔案不漏一份，應采信息不落一條。現已完善基礎信息數據1200余份。

（二）強化統籌規劃，提升信息管理的安全性。人事檔案數字化加工時需提前對數字化加工工作進行統籌規劃，建立統一的數字化加工標準，才能方便統一管理或統一檢索，為后期檔案管理工作創新奠定良好基礎。人事檔案數字化加工與檔案管理部門相關，但也與其他業務部門相關。明確數字化加工標準，能方便不同部門進行數據共享，更能確保不同部門基于需要，針對性檢索相關人事檔案。了解人事檔案數字化加工的復雜性，征求各部門意見，明確數字化檔案建設規則，強化科學規劃，能確保數字化加工工作的有序運行，更能有效提升人事檔案數字化加工質量與效率。例如，相關企業和單位可在人事檔案數字化加工時，提前明確不同檔案的劃分范圍，并基于劃分范圍對其逐層次展開數字化加工。不同企業發展模式不同，部分大型企業人事檔案材料繁多，無法快速實現全部數字化加工。因此，需對人事檔案進行分類，并明確必須數字化加工的內容，以此明確工作的重點和難點，推動數字化加工工作有序開展。提前加強統籌規劃，明確錄入標準，有利于提升數字化加工質量，也能為后期信息管理奠定良好基礎，相關單位和企業在推動人事檔案數字化加工過程中，需提升信息管理的安全性，既要通過先進的互聯網技術保證人事檔案數據安全，又要基于數字化建設推動人事檔案管理多層次發展，以此滿足不同部門不同需求。互聯網技術發展時相關的病毒和木馬程序也在逐漸升級。為確保信息的安全性，應加強對企業員工的培訓，既要助力其了解正確的軟件使用辦法，又要有專業技術人員定期進行病毒查殺。相關單位與企業的人事檔案信息涉及個人隱私問題，企業內部信息共享時，應加強對相關信息的保密，既要提升信息利用效率，又要避免因信息泄露而對員工造成影響。

（三）規范工作標準，培養信息化加工人才。人事檔案數字化加工對企業提出很高要求，企業需進一步規范數字化加工標準，培養多元信息人才，才能在信息化時代推動人事檔案管理工作向現代化發展。例如，企業可依據國家宏觀政策和區域性標準明確檔案數字化加工標準，并借助相關標準細化企業制度，以此確保人事檔案數字化處理的科學性。不同企業發展方向和發展模式不同，因此人事檔案的信息化加工流程有所區別，這對企業員工提出更高要求。企業應盡量招聘高素質復合型檔案管理人才，才能推動人事檔案數字化發展，并優化管理效率與管理質量。例如，企業可加強對檔案管理工作人員的定期培訓，既要引導其了解先進的管理模式，提升其管理素養，也要不斷加強針對性培訓，引導其加強對互聯網技術的全方位了解，促使數字化加工能力不斷增強。與此同時，企業可適當提升人才招聘要求，完善檔案管理人才服務架構，以此引進人才。為確保企業內部形成良性競爭機制，單位需對檔案管理人員進行定期考核，既要了解其工作質量和工作態度，又要快速了解人事檔案數字化加工中存在的問題，才能強化對員工的針對性培訓，并基于員工的優勢和特長對其進行適當調崗，確保員工在適合的崗位上發光發熱。人才發展需要企業和學校以及政府的共同努力，企業可積極加強與學校的合作，向學校提出人才招聘要求，借助訂單式培養等模式，吸引高素質復合型人才前來就業。不僅如此，學校還能為企業提供員工培訓場所。企業可利用招聘的復合型人才，進一步規范數字化加工工作標準，確保在校企合作過程中推動企業管理模式不斷轉變，以此促使企業的核心競爭力增強。

（四）提升重視程度，定期維護現代化系統。國家治理現代化征程中，企業領導需加強對人事檔案數字化加工工作的重視，強化對數字化加工系統的維護，才能推動人事檔案管理工作進一步優化。一方面，企業領導應了解人事檔案管理工作的重要性，并基于企業發展需要不斷完善數字化管理軟件，以此確保企業內部對人事檔案進行時時檢索查閱。企業領導的重視能使各部門轉變對人事檔案管理工作的態度，更能確保相關制度有效落實，確保人事檔案數字化加工的規范化。另一方面，企業可對數字化加工系統進行定期維護，定期維護能避免病毒入侵，也能提升信息的安全性。例如，企業可與相關單位簽訂長期合作，對相關軟件設施進行不斷革新。與此同時，人事檔案加工人員培訓時，也要引導其了解基礎的軟件維護工作，確保其不斷基于網絡運行環境進行木馬病毒查殺，才能避免外界環境對人事檔案管理工作產生較多影響。例如，人事檔案管理工作中需要使用的檔案盒、碎紙機、雙面打印機等硬件都應不斷進行維修和養護，才能確保有完善的硬件支撐工作發展。定期維護現代化系統，能為人事檔案管理工作現代化轉變奠定良好基礎，更能充分發揮人工智能、云計算等技術的優勢，推動企業管理工作向現代化轉變。人事檔案管理工作數字化加工能增強其開發價值，更能使企業領導進一步了解企業架構，感受企業人事檔案信息化加工的重要性，基于定期維護了解人事檔案管理工作中存在的問題，加強針對性化解，能構建具有我國特色的人事化檔案數字化加工模式，又能在企業發展過程中減少人力和物力支出，以此確保企業在發展過程中提升核心競爭力。數字化檔案中不僅包括相關圖片和文字信息，也包括一些視頻和音頻等資料，為確保相關資料存儲的科學性，企業可明確錄入標準，利用統一格式對相關文件進行管理，為后期維護工作奠定良好基礎，避免因軟件卡頓而出現數據丟失的現象。

四、結語

科學技術在不同行業的滲透使人事檔案管理工作改革迫在眉睫。企業在改革中摒棄傳統管理思想與管理理念，加強對互聯網技術及計算機技術的有效利用，提升人事檔案使用價值能確保提升檔案資料保存的完整性，更能為企業管理發展提供更多數據支持。人事檔案管理工作的與時俱進，是企業發展所需。強化單位定位，基于定位目標明確信息技術應用模式，彌補傳統人事檔案管理局限，真正完善企業管理架構，推動企業的現代化發展。