高校干部人事檔案專項審核全覆蓋的問題及對策
——基于對常州大學的研究

文/常州大學人事處 和樹俊

高校干部人事檔案是記錄教職工各階段人生軌跡的重要載體，不僅關系到個人的職稱評聘、工資待遇、社會保障等，更為組織人事部門開展選人用人、識別考察與評價干部提供了重要的支撐。開展高校干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，能及時發現檔案中存在的材料不全、信息記載不一致、管理不規范、涂改造假等問題，力求做到檔案內容正本清源，推動干部人事檔案管理的規范化、制度化，以達到持續加強干部人事檔案審核工作的目的。

一、高校干部人事檔案專項審核全覆蓋的背景

2018年11月，中央印發《干部人事檔案工作條例》，從體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等方面，對干部人事檔案工作進行了規范完善；中組部召開了全國干部人事檔案工作會議，陳希部長會前專門作出批示，要求持續推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化；中組部常務副部長姜信治提出要求，對加強檔案審核和內容建設，鞏固和拓展專項審核成果，健全從嚴管檔工作體系，推進干部人事檔案管理信息化建設，夯實基礎、建強隊伍等方面作出了部署。

2019年12月，江蘇省委組織部召開了全省干部人事檔案工作會議暨專項審核業務培訓會，組織專題學習，傳達會議精神，研究貫徹落實舉措，提出明確要求，自上而下全面落實。

為全面貫徹落實中組部提出的全面從嚴治黨、從嚴管理監督干部的要求，根據江蘇省委組織部工作安排，自2020年開始，常州大學深入推進江蘇高校干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，對處級干部以外的干部人事檔案進行專項審核，重點對副高級以上職務（職稱）的專業技術人員的檔案進行重點審核。基于此，包括常州大學在內的省內各高校結合自身實際情況，制訂了專項審核全覆蓋工作方案，從成立專項審核工作小組、確定專項審核全覆蓋工作時間節點，到配備專項審核人員、提供專項經費支持等，從校領導到教職工，都對這次干部人事檔案專項審核全覆蓋工作給予了高度重視和大力支持。

二、審核中發現的主要問題及原因分析

此次在常州大學全校范圍內開展的干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，共涉及近2000名教職工的人事檔案，其規模之大、數量之多、覆蓋面之廣，都對我校的人事檔案專項審核全覆蓋工作提出了挑戰。在此次專審過程中，發現部分教職工的人事檔案中存在各種各樣的問題，大致包括本人的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學習經歷、工作經歷等比較核心的問題。這些問題不僅涉及干部本人的切實利益，也對我校人事檔案管理工作的規范化開展產生了影響，亟待解決。

（一）時間存疑。在干部人事檔案專審中發現，不少教職工人事檔案存在出生時間、入黨時間、參加工作時間記載不一致、填寫不準確甚至涂改的情況，致使年齡、黨齡、工齡存疑。

1.出生時間記載不一致、填寫不準確、真實性存疑。干部人事檔案材料，尤其是入團志愿書、身份證、干部任免審批表等檔案材料記載的出生時間不一致、不準確，甚至出現涂改現象。首先，最早的記載出生時間的人事檔案材料中填寫的出生時間與身份證不一致，存在比實際年齡偏大或偏小的現象；其次，最早的記載出生時間的人事檔案材料中填寫的出生時間有涂改。主要原因有以下幾點：一是“最早最先”記載出生時間的檔案材料，如入團志愿書、高中生學籍卡等，由于干部本人當時年齡較小，因此在填寫時不規范、不準確；二是部分干部由于不滿14周歲無法入團，進而存在將年齡填寫偏大的情況；三是由于填寫出生時間時存在筆誤或者入團得利等情況造成的涂改，致使無法辨別真實年齡，使出生時間真實性存疑；四是陰陽歷轉換不一致，由于填寫習慣不同，導致出生時間填寫不規范；五是填寫人員不嚴謹，干部本人或者工作人員粗心導致的填寫不準確。

2.參加工作時間不明確。在人事檔案審核過程中發現，我校不少干部人事檔案材料記載的參工時間不一致，甚至差別較大。究其原因，有以下幾點：一是隨著當前高校人才流動的加快，不同高校認定參加工作時間的依據不同。例如，當初次繳納養老保險和初次簽訂勞動合同的時間不一致時，不同高校認定的參工時間會有區別。另外，部分教師在入職下一個單位時，由于各種原因，人事檔案不能及時跟隨人才流動，導致新入職的高校無法確認其初次參加工作時間；二是初次參加工作的核心檔案材料缺失，導致參工時間認定存疑。例如缺失轉正定級審批表、起薪表、勞動合同、社保材料等；三是少數高校會將學齡算入工齡，或者以畢業時間來當作初次參加工作時間，導致初次參加工作時間與真實參工時間相差較大；四是填寫錯誤，在填寫干部任免審批表、職稱晉升材料、考核表等過程中，干部本人或工作人員填寫錯誤；五是由于部分單位對檔案管理不規范、重視程度不夠，導致部分重要工作材料不能及時、規范歸檔，甚至不歸入人事檔案，致使參工時間出現疑問。

3.入黨時間存疑。我校部分干部人事檔案存在入黨時間涂改、記載不一致等情況。通過調查發現，部分黨員將預備黨員轉正時間誤認為入黨時間，這是導致入黨時間不一致的主要原因；少部分黨員由于記不清入黨時間而隨意填寫，也是致使出現黨齡模糊的一個原因；還有部分入黨志愿書填寫不規范。例如蓋章、簽字不規范或者不全，或者從預備黨員時間起算黨齡等。

（二）檔案材料不齊全。主要體現在如下幾個方面：

1.學籍材料不齊全。學籍材料記載了干部本人學習的整個過程，是反映其學習經歷的重要載體。在對我校干部人事檔案審核過程中發現，部分人事檔案存在學籍材料不全、重要學習材料缺失的情況，像高校錄取登記表、成績單、畢業生登記表、學位申請材料、國外學歷學位認證等核心學籍材料的缺失，都會導致干部學習過程的不完整。通過調查發現，導致學籍材料不齊全的原因較多，歸納起來有以下幾點：一是由于學習時間長、學籍材料多，在歸檔過程中不規范，導致學籍材料缺失。大部分干部人事檔案材料是從高中或者中專時期形成的，直至其大學或者研究生畢業，期間學習時間較長，各學習階段形成的學籍材料較多，不同學習階段、不同高校對學籍材料的歸檔內容、歸檔標準、歸檔范圍要求不同，致使在歸檔過程中或將重要學籍材料剔除，或將無須歸檔的學籍材料歸入個人檔案，都會導致學籍材料不齊全或者重復歸檔；二是學籍材料移交不及時。干部本人在工作之余取得的學歷學位材料不及時歸檔、相應職能部門不及時移交檔案材料等。例如在職教職工利用工作之余考取在職學歷，而個人或其就讀學校未及時將其在讀期間的學習材料移交給人事檔案部門，都會造成學籍材料的不完整、不充分；三是對學籍材料的歸檔意識薄弱。尤其在整理審核年齡較大的教職工檔案時發現，部分學籍材料存在破損、缺失，在催交材料過程中，部分教師會存在畏難、消極等情緒。例如在此次人事檔案專項審核過程中，發現部分教師缺少碩士、博士的學位申請審批材料，在與其溝通過程中，少部分教師會出現排斥現象，甚至認為這是對其發難，拒絕移交學位申請材料，也有少部分原檔案管理單位工作人員存在消極配合等現象。

2.工作經歷材料不齊全。通過對江蘇省內其他高校調研發現，人事檔案材料中缺失工作經歷材料的現象比較多，尤其是一些老干部的人事檔案。大體上可以分為兩種情況：一是缺少初次參加工作的材料，進而導致無法認定其參加工作時間的問題；二是中間過程工作材料缺失。一方面，導致每個工作階段的入職、離職時間不明確；另一方面，可能導致無法從其人事檔案中清晰查明工作經歷的真實性。工作材料的缺失主要表現在：干部履歷表缺失，缺少轉正定級表或起薪表，入職合同、離職證明材料不充分，入職新單位的調動表不規范或者缺失，在干部任免審批表中填寫的工作經歷沒有檔案材料支撐等。出現這些問題的主要原因：一是在入職當前高校前，教職工的工作經歷較多，在不同單位，尤其是部分小企業，他們對人事檔案管理的意識較弱，管理不規范，導致重要的工作檔案材料丟失。另外，存在不合規的現象。例如未及時與勞動者個人簽訂勞動合同、未按時繳納養老保險甚至未繳養老保險等；二是干部在工作聘任、調動、任免等過程中，由于程序不規范、檔案審核不嚴格、手續不齊全，也容易造成檔案材料缺失；三是“人才爭奪戰”背景下，各大高校推出一系列人才吸引政策，其中“人檔分離”現象時有發生，致使工作期間出現一段空檔期。在此次檔案全覆蓋審核過程中發現，目前有少部分教職工的人事檔案材料只有當前工作期間產生的材料，入職該單位前的檔案材料缺失，甚至個別教職工的人事檔案未轉入當前工作單位。此類現象在當前“人才爭奪戰”的大環境下有愈演愈烈的趨勢，這為后期個人人事檔案的不完整埋下隱患。

3.其他。在對此次高校人事檔案全覆蓋審核中發現，部分人事檔案材料中除了缺失學習與工作這兩類核心檔案材料外，還缺失其他比較重要的材料。例如在學習、工作中獲得的獎勵材料、職稱評審材料、黨建材料、考核材料，以及處分類的材料等。學習中的獎勵材料缺失，大部分原因是就讀學校不重視該部分學生檔案材料。例如，學校盲目認為學生只要取得獲獎證書就可以忽略對評獎評優申請表的歸檔；職稱評審材料、考核材料和黨建材料的缺失，很大程度是因為相關部門不及時將其歸檔導致的，例如在年末，人事部門會將全校教職工的年度考核材料收集起來，但由于考核表數量多、年終事務性工作繁忙等原因，一般會在第二年開學初再歸檔，甚至時間更晚，由于時間跨度較長，這也可能會導致檔案材料丟失。

三、針對性的對策

（一）培養高校教職工重視檔案的意識。要加強對檔案工作的宣傳，提高全體高校教職工的檔案意識。

1.高校領導要進一步強化檔案意識，加強對檔案工作的支持，從人力、物力、財力等方面加大對檔案管理工作的投入。例如配備專業的檔案管理人員、提供高性能的檔案處理系統等，切實夯實檔案工作的物質基礎。通過對江蘇部分高校的調查發現，大部分高校的人事檔案部門僅配備1名專職檔案管理人員，只有少數高校配備2名檔案管理員，有些高校甚至沒有配備專門的人事檔案管理人員，而是從其他部門借調工作人員來兼職做檔案管理工作。由此能看出，目前省內部分高校存在對干部人事檔案管理重視程度不夠、支持力度不足的問題。因此，自上而下的高度重視高校干部人事檔案管理工作勢在必行。

2.加強對干部人事檔案的宣傳。人事檔案宣傳工作應該做到全方位、多渠道、多方式，不能局限于傳統的線下宣傳，要采用線上與線下相結合的方式進行。一方面，可以與圖書館、學校新聞宣傳部門等配合，經常組織講座、演講等進行宣傳；另一方面，利用微信公眾號、抖音平臺、直播等新媒體形式和平臺，提高宣傳力度、擴大宣傳效果，進一步在全校范圍內提高全體人員的檔案意識，嚴謹、規范地對待人事檔案。通過調研發現，在江蘇省，包括常州大學在內的大部分高校，在宣傳干部人事檔案工作過程中，主要通過比較傳統的方式和渠道。例如通過人事檔案管理人員的宣傳、解讀組織部門及人事部門等相關部門的政策文件，對新入職教職工的培訓等，其宣傳效果甚微。由此可見，高校的干部人事檔案宣傳工作并未引起管理層的足夠重視，人事檔案工作的宣傳力度和宣傳效果也未取得卓有成效的進步。因此，要采用線上與線下相結合的方式，結合當下的新媒體平臺，大力提高對干部人事檔案管理工作的宣傳力度和宣傳范圍。

3.提高人事檔案管理人員的業務水平，增強檔案管理工作能力。高校人事檔案管理人員是干部人事檔案收集、整理、審核、錄入、保存、動態維護等方面的專業人員，是人事檔案管理的核心和關鍵人員。提高檔案管理人員業務水平，對加強人事檔案管理的科學性和有效性至關重要。通過對省內高校的調查，結合我校的實際情況發現，在高校內專門針對人事檔案管理人員的培訓，無論在培訓規模，還是培訓數量以及培訓級別上，相較于其他職能部門人員而言，都是明顯不足的，這進一步制約了人事檔案管理人員業務水平的提高，制約了干部人事檔案工作的順利開展。因此，通過業務學習和培訓，以此提高檔案管理工作的職業敏感性和專業性勢在必行。只有這樣，人事檔案管理人員才能更好地服務于高校干部人事檔案工作，才能卓有成效地推進人事檔案管理的科學化、規范化。

（二）推進干部人事檔案數字化管理。高校應完善干部人事檔案系統，推進檔案數字化進程。目前，我校雖然已經引進并更新升級了人事檔案信息管理系統，實現了對人事檔案實行紙質與電子的雙軌管理，但在數據錄入、存儲、審核等方面，很大程度上依靠人工完成，既降低了工作效率，準確性也難以保證。因此，盡快實現人事檔案的數字化管理勢在必行。首先，要建立覆蓋全校的人事檔案系統，便于各部門及時將相關檔案材料上傳歸檔。同時，檔案管理人員通過系統能及時實現數字化收集與篩選；其次，進一步加快檔案材料的數字化掃描，規范掃描流程，確保數字化檔案信息與紙質檔案相一致，盡快實現紙質檔案向數字化檔案的轉換；最后，優化干部人事檔案管理系統，實現與組織、人事等部門系統、全面對接，滿足干部人事檔案信息資源共享的需求。

通過參與在常州大學開展的干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，發現檔案管理工作中存在不少問題，這一系列問題產生的原因引人深思，并需要進一步探究。本人就此嘗試性提出相應的解決對策，希望能對后續開展的高校干部人事檔案管理工作提供一些參考。