企業如何優化供應商合規管理

◎ 編著 吳巍

由吳巍律師領銜的金杜合規律師團隊，最近完成了一部題為《企業營商風險與合規指引》的著作。該書系統地總結了金杜合規律師團隊為企業提供合規服務的經驗，不僅從反商業賄賂的角度分析了企業所面臨的各種合規風險點和重要風險領域，而且為企業建立或完善合規計劃、應對海外監管調查、應對國內行政調查和刑事調查，提供了百科全書式的知識。本刊節選部分內容，以饗讀者。本文著重分析供應商合規管理的優化思路。

在商業環境全球化趨勢下，企業越來越依賴包括供應商在內的第三方合作伙伴的依賴程度越來越高，與第三方展開廣泛合作可以優化企業資源配置，擴大企業規模，打開更廣闊的商業市場。但是，企業也可能面臨與之相伴的風險。

合規不到位是滋生違規的溫床

自2018年11月開始，國內多家知名企業相繼發布反腐處罰公告，部分公司高管涉嫌利用職務便利非法收受代理商財物，數額巨大，影響惡劣，公司已將案件移至公安機關處理。《法制時報》2019年11月14日刊發《互聯網企業加大反腐力度》一文，報道某港股上市互聯網公司宣布包括內部員工、供應商等供應鏈上的合作伙伴人員以及其他共犯社會人員等89人受到刑事查處。

實際上，無論規模大小，任何企業的采購部門或個別的采購人員，都可能存在舞弊、貪腐行為，而供應商合規管理不到位，常常是滋生各類違規行為的溫床。

2019年年初，某業內領先的科技企業D公司在內部下發反腐敗公告，自曝在2018年由于供應鏈貪腐造成的損失超過10億元人民幣。據分析，這一數字是D公司2017年所有年終福利的兩倍以上。

D公司內部的舞弊事件主要集中在供應商環節。據《北京人才市場報》2019年3月28日刊發的《民企刮起“反腐”風暴，人力資源業也可有作為》一文報道，原本意圖是優化流程的管理改革，卻意外暴露出D公司的研發、采購和品控人員在供應商引入階段存在大量腐敗行為，包括采取各種手段內外勾結吃回扣、賺差價等。

據《天天快報》2018年一篇題為《互聯網掀起反腐風暴，總有眼睛注視你的一舉一動》的一文報道，由于供應鏈腐敗，D公司平均采購價格超過合理水平20%以上，其中高價物料高出20%至50%，低價物料高出2～3倍。D公司表示，從原材料采購、加工半成品到最后成為企業可用的零件，即使每一環節的腐敗使得采購成本只上升 5%至10%，經過三層產業鏈到達企業時，成本在無形中增加了16%至33%。

事后，D公司處理了貪腐員工45人，涉及供應鏈引入階段的研發、采購人員最多，共計26人，其中問題嚴重移交司法處理的有16人。作為貪腐重災區的D公司采購部，繼2014年后第二次幾乎被全體開除。“腐敗的范圍比想象的要大很多。”D公司在公告中坦陳，反腐牽涉范圍超過百人。

供應商管理缺位易生員工舞弊

在企業營商過程中，供應商管理的缺位容易滋生采購環節的員工舞弊行為，給企業帶來巨大經濟損失。

D公司在進行內部查處時，總結出四種供應鏈常見的腐敗舞弊手段:一是采購人員串通供應商虛報高價并與其瓜分高于供應商底價的分成。二是操縱供應商名單。采購人員利用手中權力，以技術規格要求或降價為由，指定供應商把正常供應商淘汰，讓可以給回扣的供應商進入名單，長期拿回扣或對后續漲價的部分進行分成。三是以權謀私，繞過驗貨環節。采購人員利用內部信息和權力引入不合規的供應商，并和供應商串通收買企業研發人員，在品質不合格的情況下不進行物料檢驗，導致企業長期使用質次價高的物料。四是通過皮包公司牟利。采購人員利用權力以私設的皮包公司接企業的訂單，轉手把單分給工廠，然后對中間差價進行分成。

由此可見，企業采購環節的舞弊行為，多與供應商有關。如果企業不能從制度和執行層面做好供應商管理，就給采購人員留有與供應商相互勾結、損害公司利益的操作空間。采購舞弊行為不僅極大增加了企業的采購成本，還可能導致企業長期使用不符合標準的物料，使企業產品的生產質量得不到保障，進而誘發更嚴重的合規問題，例如產品質量安全問題等。

缺乏對供應商的有效管理，是D公司遭受巨大損失的重要原因之一，這也為企業的供應商合規管理敲響了警鐘。企業需要提高對供應商管理的重視程度，并結合信息技術進行優化，對供應商的合規風險展開多維度的評估和監控，從而使企業在合法合規的環境下，與供應商建立和維持更長久、緊密的伙伴關系。

對企業而言，建立高效運轉的合規管理體系，對包括交易對象、合作伙伴在內的上下游企業和供應商進行有效的合規管理十分重要。目前，許多企業也已經在這方面做了努力，有些企業建立供應商庫，通過記錄供應商的基本信息、合同信息以及交貨、還款時間等內容，從商務運作、產品質量的角度對供應商進行審查。

但是，很多企業在建立、維護供應商庫時，并未重視供應商在合規或法律方面可能存在或已經暴露的問題，沒有真正起到防范合規風險的作用。編者認為，企業建立維護供應商庫，應引入合規標準，實現入庫前合規篩查到入庫后在庫監控的全面覆蓋。此外，企業還可完善供應商合規激勵制度和舉報機制，從多個維度對供應商進行管理。

五項入庫篩查評估對供應商評級

那么，企業應該如何進行供應商合規管理？圍繞入庫篩查評估與在庫跟蹤管理兩個環節，編者提供以下參考思路：

在入庫篩查環節，企業需要對供應商的資質證照、司法及信用記錄、合規表現、利益沖突情況等內容進行初步審查。審查內容如下：

一是要求供應商提供營業執照、在特定領域的行政許可證明(如醫療器械經營許可證、危險品經營許可證)、資質能力證明等相關的資質證照材料以進行篩查核對，企業可以借助現代技術手段，一鍵自動識別上述材料的內容，直接與國家企業信用信息公示系統等進行比對，快速核查供應商的基本信息及誠信度。

二是檢索與供應商相關的民事、刑事判決、行政處罰、失信被執行人記錄等信息，重點關注供應商及其管理層、本項目核心人員有無反商業賄賂領域的行政處罰或行賄受賄等刑事判決記錄。企業可以借助現代技術手段，實現對供應商及相關人員司法及信用數據的自動檢索，并以直觀的方式予以呈現。

三是要求供應商填寫基礎的合規盡職調查問卷。在對供應商的生產規模、資金實力、資質認證和行業地位有初步了解后，企業還需進一步收集供應商的合規狀況、管理層信用情況及其他潛在警示信號等信息，以全面評估第三方關系。企業可以圍繞供應商的合規組織架構、制度體系、管控流程、合規文化以及常見的合規風險領域等方面設計問卷并要求供應商填寫，從而對供應商的合規完善程度作出初步判斷。

四是要求供應商披露利益沖突情況。上述案例中，D公司采購人員設立皮包公司以謀取利益的方式，就是一種典型的利益沖突情形。

五是要求供應商簽署承諾函。如今越來越多的企業與供應商開展合作時會要求供應商簽署廉潔承諾函，其內容一般包括供應商保證其提供的所有文件和材料均真實合法，在與企業進行合作的全過程中不采取違規違法手段等。簽署承諾函的意義，不僅在于其內容對于供應商具有法律約束力，也是供應商誠信合規態度的體現。

企業可以根據快速初篩結果，決定是否開展進一步合規盡調，通過上述五個方面對供應商的合規風險進行高中低級別的評級，并根據不同的評級結果采取下一步措施:如果初篩沒有發現供應商存在上述合規風險，且其提供相關文件的內容和態度也體現了其對合規誠信經營的重視，合規風險較低，符合合規角度的入庫標準；如果供應商在初篩中暴露出某些或潛在合規問題，那么企業可根據問題嚴重程度對供應商進行風險評級，并可視情況運用不同手段，對不同級別的供應商開展人工盡職調查，包括媒體檢索、審閱重點文件、現場或電話訪談、聘請第三方機構進行背景調查等。

在庫跟蹤管理實時跟蹤監控和考核

除了對供應商進行準入前的審查，企業還應對已入庫供應商的合規表現進行實時跟蹤監控和考核。具體而言，企業可以從以下幾個方面開展:

一是實時監控供應商的合規狀態。企業可以借助現代技術手段，實現對供應商合規動態的實時更新和監控。除了外部公開的企業信用信息、訴訟信息之外，供應商在與企業合作過程中的違規行為應當被納入信息動態更新的范疇，例如在執行合同的過程中出現違約情況或交貨的質量不達標等。另外，目前市面上很多系統都具備基礎的預警推送功能，但專門針對企業資質變動和訴訟風險等環節設計預警推送功能的仍較少。

二是定期對供應商進行評估與管理，包括定期復查風險點、定期更新承諾函、定期對供應商進行合規培訓、對未中標的供應商進行抽查與回訪。

三是定期對供應商進行審計。企業可以爭取在與供應商的合同中加入“有權審計條款”，保證企業有權在某些情況下對供應商進行審計。審計的方式有兩種:內部審查，即由企業內部審計部門或內控部門對供應商進行審查，這種方式較為普遍，成本也較低;第三方審計，即企業聘請會計師事務所等第三方機構對供應商進行審計，這種做法可以最大限度地確保審計的公正性和獨立性，專業程度也更高，但成本會高于內部審查。

通過審計，企業能夠有效防止供應鏈采購成本過高，強化對供應商的合規管理。至于采取上述哪種方式，可以視企業的具體需求而定。我們建議，企業在對供應商進行日常管理時，可以采取內部審查的方式，但對于一些重點供應商，應定期通過第三方機構進行審計，這樣在有效平衡公司管理成本的同時，也能避免遺漏重要的供應商合規問題。

隨著商業社會的發展，企業供應鏈的復雜程度不斷加深，相應滋生了諸多舞弊、腐敗的行為，在合規監管日趨嚴格的今天，企業的供應商管理能力面臨著極大考驗。為此，企業需要將合規納入傳統的供應商管理中，并通過現代信息技術，結合司法領域的大數據資源，對供應商的合規風險展開多維度、多層次的評估和監控，從而在合規的新形勢下，更科學地進行供應商管理，使供應商真正成為企業在營商競爭中的助推器。