試論電子發票對事業單位財務報銷的影響

□ 吉林 李 越

互聯網時代到來改變了以往經濟發展模式，市場交易方式得到了創新，人們開始利用支付寶以及微信等移動支付平臺進行交易，這使得電子貨幣成為了交易過程中所使用的重要貨幣類型，也給電子發票的推廣和應用帶來了重要助力。2009年開始，我國就已經針對電子發票的使用進行了探索，隨著時代不斷變化開始針對網絡發票的使用進行試點。2015年稅務總局提出了互聯網+稅務的工作計劃，開始大力推廣電子發票的使用。電子發票是由稅務部門統一發放的發票類型，以虛擬化的方式展示出來，發票形式改變給財務報銷活動的開展帶來了影響，在一定程度上增加了報銷風險的出現幾率，需要事業單位能夠對電子發票的應用意義和影響進行仔細分析和研究。

一、電子發票實施意義

電子發票在市場中的應用有著重要的意義和影響。第一，通過電子發票使用能夠減少經營成本投入。信息時代下商品流通速度有所增加，以往的流通模式也有所調整，改變了以往的支付模式，也使信用載體出現了變化。特別是支付寶以及微信這一類第三方平臺的出現，加快了電子貨幣支付體系的構建速度，為商品交易活動的開展提供了重要的助力。在這種交易模式下，電子發票的使用是極其必要的，可以避免大規模打印紙質發票所帶來的資源損耗，例如紙張損耗、設備使用損耗等，可以減少經營成本。第二，對資源進行高效利用。電子發票可以以電子化的模式記錄交易活動中的各項信息，讓交易活動和數字化技術進行了緊密融合，能夠在互聯網系統上存儲交易雙方的各類信息，能夠對發票管理的流程進行調整和優化。在信息技術的影響下，可以在網絡平臺上完成發票保管、發票流轉、發票存儲以及發票查詢等工作。第三，對業務處理空間和處理時間進行了壓縮。電子發票的管理系統和事業單位內部的其他系統能夠進行有效的結合，能夠對發票資料進行格式轉化，使其從紙質化的形式轉移到電子化形式，并對電子化的發票資料實施集中處理，可以提升賬務處理的效率水平。第四，提升稅務監管效果。電子發票在市場上的大范圍推廣提升了發票的安全性，可以將有關發票的信息記錄在稅務系統中能夠管控假發票的使用行為，控制假發票販賣活動，有利于加強稅務監管質量，保證消費者的基本權益。

二、電子發票給事業單位財務報銷帶來的影響

1.轉變了傳統報銷流程。通過對以往的財務報銷活動進行分析，財務部門會針對紙質發票進行內容審核，分析其財務經費報銷要求是否符合相關標準，在確定紙質發票真實性后予以報銷。在具體審核過程中，需要針對紙質發票的真偽性進行辨別，了解費用發生情況，確保內容屬實，同時還需要核對發票內的費用信息是否符合報銷規定。在完成審核之后由財務部門的相關負責人簽字，簽字之后即可完成財務報銷。電子發票的使用改變了發票的表現形式，這也使得以往的報銷流程出現了一定變化。電子發票和紙質發票相比變得更加清晰，所包括的內容更加全面，能夠展示出和發票相關的所有數據和內容，可以清晰的體現資金的使用情況。電子發票是由專門人員進行統一處理，對電子發票進行接收，接收后以紙質的方式打印出來，打印后的發票則可以作為財務報銷的具體依據。但是在電子發票打印過程中沒有對其具體次數進行限制，容易出現反復打印的現象，這也會使財務報銷活動出現重復報銷的問題，這對于事業單位財務管理活動的開展有著不利影響。

2.增加發票報銷風險出現幾率。電子發票和紙質發票進行對比其在制作方面存在著較大差異。以往使用紙質發票時所選擇的發票都是由稅務機關統一發放的，發票印制、發票領購、發票開具、發票保管以及發票繳銷等環節管理均較為嚴格，由專門的工作系統負責打印發票。并且在紙質發票制作過程中所使用的紙張以及相應設備都是特別制作的，事業單位的會計人員在辨別發票時，可以通過觸摸手感、發票印章以及發票打印質感對其進行辨別，可以提升發票真偽的辨別效率。當前電子發票都是由需要報銷的人員自行進行發票下載和發票打印，在發票開具和發票報銷過程中，不同人員之間的交易賬號處于相鏈接的狀態，其賬號中涉及到了隱私信息以及財務安全信息。作為事業單位的財務工作人員無法針對這些信息進行核實，影響了電子發票辨別的質量和效果。電子發票具有數字化以及電子化的特點，專業人員可以利用個別軟件對電子發票的金額或者發票抬頭進行調整和修改，并且在修改過程中也不會使編碼出現變化。在這種情況下，會計人員在核對過程中即使是利用查驗平臺對發票進行驗證，也難以準確發現電子發票存在的錯誤，影響了電子發票的唯一性。當前網上能夠做到對電子發票進行查詢的系統，多數是由開票公司所設置的平臺，平臺不具備權威性，這使得電子發票報銷出現了風險因素。

3.會計檔案工作量提升。電子發票和會計工作有著極其緊密的聯系，當前我國正在重點推廣電子發票利益，力求能夠使財務管理工作符合互聯網時代的發展趨勢，而在這一過程中也使得會計檔案工作量出現了變化。在剛開始使用電子發票報銷時，財務部門的工作人員會利用手工的方式對所報銷的發票進行登記，在表格中記錄有關發票的信息，在進行財務報銷時會對電子發票的具體編號進行查詢和核對，能夠讓相關人員了解電子發票報銷過程中的具體情況，可以防止出現重復報銷的現象。在這一流程中財務工作人員需要針對會計信息進行核算，由于核算手續的增加，使得電子發票的檔案信息數據規模有所擴大。電子發票檔案屬于事業單位檔案管理過程中所關注重點內容，這會增加檔案管理的工作量，給檔案管理員帶來了較大的工作壓力。當前電子發票已經在事業單位內廣泛使用，以往的手工登記和核對模式已經無法應對現階段的工作量，降低了財務工作效率，需要重點針對工作模式進行創新和改進，這樣才能夠保證事業單位的財務工作體系的穩定運行。

三、應對電子發票財務報銷風險的措施

1.重視完善管理制度。要想能夠確保提升財務報銷工作的合理性，需要重點針對管理制度進行完善和改進，從理論角度出發對電子發票報銷工作進行指導。第一，針對管理制度內容進行完善。在管理制度中需要明確電子發票報銷的、要求和標準等，對電子發票報銷工作進行細化處理，落實精細化管理理念，以此來讓相關人員能夠認識到新環境下財務報銷工作的開展流程。相關人員需要結合國家所提出的制度要求針對電子發票報銷管理方式進行明確，提出報銷范圍以及不同金額報銷的審簽要求。如果電子發票報銷過程中所出現的金額過大，則需要提供其他的資料，例如合同資料、協議資料或者清單資料等。第二，在管理制度中制定明確的責任制度，確定不同工作人員的工作職責，讓電子發票報銷工作中的相關主體能夠認識到自身所需要承擔的工作職責。同時，針對職責落實不到位或者影響電子發票報銷工作開展的人員進行問責，制定合適的獎懲制度，以此來強化責任主體的責任意識。

2.對電子發票報銷流程進行規范。在電子發票報銷過程中，為了能夠提升報銷規范性，需要對其報銷流程進行規范，明確具體的報銷流程。在財務報銷過程中獲取到電子發票之后，需要將其以紙質的方式打印出來，同時在報銷過程中需要提供由國家稅務總局發票查詢平臺所發布的真偽查詢資料。在進行財務報銷時，需要確定電子發票打印的具體次數，經過相關人員審核簽字后，由財務部門負責對其進行報銷。在獲取電子發票源文件之后需要將其保存好，打印可以是彩色也可以是黑白。在針對電子發票進行報銷的過程中，事業單位需要針對電子發票的傳輸環節采取閉環管理模式，針對經辦環節、審核環節以及審批環節展開詳細的數據記錄，避免在傳輸時出現人為修改的現象，確保發票報銷的規范性。在電子發票審核過程中需要經歷驗證以及查重兩個環節，在發票審核時會選擇人工審核或者工具審核兩種方法。人工審核需要在國家網站上查詢發票的相關信息，利用Excel表格進行查重，該種方式需要耗費的精力較多。當然信息技術的快速發展，可以利用各種不同工具進行審核，事業單位可以引進開發二維碼掃描系統，通過掃描二維碼即可自動完成發票審查。

3.轉變傳統工作理念。在信息時代下，電子發票的出現是極其必然的，這是時代發展過程中所產生的必然產物，順應了信息化時代的發展需求。在新的社會環境下，人們每天工作過程中所產生的數據持續增加，人們已經開始利用信息化的方式進行工作，電子發票可以順應信息化工作模式。因此，事業單位必須要改變傳統的工作理念，認識到電子發票出現的必然性，了解網絡技術以及移動支付平臺的發展給電子發票應用所帶來的有利環境，提升對電子發票的理解度和接受度。專業的財務工作人員應當對電子發票進行深入研究，分析在使用電子發票之后財務報銷活動所產生的變化，并研究在經費報銷過程中所出現的各種問題，能夠及時利用相關的措施進行處理，打造以電子發票為核心的新型報銷流程，為電子發票后續的使用以及管理工作開展提供重要幫助。

綜上所述，事業單位的發展對于我國社會發展上有著重要的意義和影響，財務管理工作是事業單位運營效率提升的重要因素，而在財務管理工作中發票報銷屬于重點工作內容。現階段電子發票的廣泛使用給財務工作帶來了新的影響，電子發票轉變了事業單位財務工作的傳統報銷流程，增加發票報銷風險出現幾率和會計工作量，這給事業單位財務管理活動的開展帶來了不利影響。為了能夠應對電子發票財務報銷風險，財務部門應當重視完善管理制度，對電子發票報銷流程進行規范，轉變傳統工作理念，確保能夠順利完成發票報銷。