煤炭企業數字檔案館建設實踐

范海斌，孫巧玲，劉小飛

（1.國能神東煤炭集團公司，陜西 榆林 791315；2.曹家灘礦業有限責任公司，陜西 榆林 719909）

1 煤炭企業數字檔案館建設實施的背景

1.1 國內煤炭行業發展背景

2021年，中國煤炭工業協會印發的《煤炭工業“十四五”高質量發展指導意見》（中煤協會政研〔2021〕19號）指出，到“十四五”末，國內煤炭產量控制在41億噸左右，全國煤炭消費量控制在42億噸左右，年均消費增長1%左右。《意見》指出未來行業發展趨勢為，在當前和今后較長時期內，煤炭在我國能源體系中的主體地位和“壓艙石”作用不會改變。明確未來5年煤炭行業的發展目標，要求將全國煤礦數量控制在4 000處以內，其中大型煤礦產量占85%以上，大型煤炭基地產量占97%以上；建成煤礦智能化采掘工作面1 000處以上。加速實現中國工業制造2025、建設“數字礦山”成為煤礦建設的未來趨勢，由此帶來的大數據治理成為煤炭行業未來必須面對的問題。要想滿足未來煤礦企業檔案管理需求，建設數字檔案館，進行檔案管理轉型迫在眉睫。

1.2 典型煤礦企業發展的背景

曹家灘煤礦2012年經陜西省國資委批準成立，由陜西煤業化工集團控股，應用煤礦加洗選的一體化模式，是國家煤炭工業規劃重點開發大型煤礦示范項目。根據《關于加快煤礦智能化發展的指導意見》（發改能源〔2020〕283 號）和《煤礦智能化建設指南（2021年版）》（國能發煤炭規〔2021〕29號）文件精神，曹家灘煤礦在礦山自動化、信息化、數字化建設的基礎上，推動云計算、大數據、物聯網、人工智能、移動通信等新一代網絡信息技術在礦山領域的全面應用，并按照構建一個云中心、一個管控平臺和六大功能中心的“116”建設思路，實現了生產系統智慧化運行、安全隱患超前預測預知、經營決策智能化分析。

神東煤炭集團公司以建設世界一流高效綠色智慧能源企業為目標，助推國家煤炭工業向中高端轉變、向高質量發展。預計到“十四五”末，神東煤炭集團公司智慧礦山將實現云端、礦端、移動端同時具備設計、生產、安全、經營、節能環保等方面的決策模型，并能利用這些模型，實現計劃排產、安全保障、運輸調度、煤炭洗選、成品裝車等各個環節任務的自動分解與執行，構建“建、監、測、運”四維一體化的智慧礦山建設管控模式，確保智慧礦山建設實現協同管理、過程控制、實時監管的目標。目前，神東煤炭集團公司智慧礦山已建設55個子系統（其中包括井上下檢測監控系統等32個監測監控類子系統和礦井綜合調度業務系統等23個業務管理類子系統），并已投入運行。目前，神東煤炭集團公司正在和華為煤礦軍團合作，應用“礦鴻”操作系統加速數字礦山的完善。

1.3 典型企業檔案事業發展背景

在“數字礦山”的建設上，神東煤炭集團公司和曹家灘煤礦均從無到有，走在了煤炭行業的前列，為行業的探索做出了表率，檔案工作在業內也頗具特色。近年來，國家檔案局已開展3批“電子文件歸檔及電子檔案管理項目”，全國“數字檔案館建設”試點單位已有80多家，但其中煤炭生產企業幾乎為零。隨著我國煤炭企業數字化、智慧化建設的開展，“數字礦山”在逐步落地，工業生產和管理模式的變化使這些先進的煤礦企業檔案管理面臨挑戰，傳統的檔案管理已不能完全適應時代發展和煤礦信息技術的進步，檔案治理面臨轉型，數據治理成為煤礦企業的現實需求，數字檔案館的建設成為解決煤炭企業檔案管理和升級的重要途徑和方法。煤炭行業內的典型性先進企業具備良好的經濟條件、信息基礎和檔案工作氛圍，為企業數字檔案館的建設提供了良好數據基礎和信息環境。煤炭行業企業數字檔案館的建設，既是企業自身的檔案事業發展需要，也對整個煤炭行業檔案管理轉型升級具有一定的借鑒和指導意義［1］。

2 煤炭企業數字檔案館建設存在的主要問題

2.1 硬件設施及設備建設方面

缺乏檔案前置的處理設施設備，包括風淋、消毒、除塵和除酸等，給檔案實體管理留下隱患，影響檔案實體壽命；設施設備各自獨立，缺乏互聯，樓宇配置的門禁、消防、監控、環境檢測等設備來源于多個廠家，自成體系，實際應用中難以形成合力，實際效果有限；樓宇在功能上未考慮功能性用房及設施設備的配套，除塵、消毒和去酸等功能均未考慮，檔案裱糊也缺乏無塵環境和設備保障，庫區缺乏完善的環境檢測和監測；樓宇內沒有健全的安防系統，人員安全、檔案安全保障措施低，無樓宇檢測系統，無法及時獲悉水暖、電路、溫度、設備故障等可能產生的安全問題。

2.2 檔案管理系統建設方面

檔案管理系統存在很大安全隱患。企業購置的檔案管理系統為成型商用軟件，使用時間超過10年，遠超一般軟件系統的生命周期，容易造成版本兼容問題，產生檔案系統和操作系統間的沖突，甚至無法升級系統，無法升級安全補丁。同時，服務器遭受網絡攻擊和病毒攻擊的風險很大，存在檔案信息泄露和檔案信息損毀的重大風險。

系統運行不穩定。隨著檔案軟件使用周期的增加，原有的軟件框架結構已經難以適應新的工作管理需求，且隨著數據量逐步加大，數據庫授權、兼容性等原因會造成系統宕機，嚴重限制了檔案日常的整理和利用，有時還會造成數據丟失。

系統功能落后，制約檔案管理提升。傳統的檔案管理軟件基于載體管理進行開發，既增加檔案人員的工作量，又在實際應用中應用效果欠佳，實際的檔案管理大多退化為基本的條目管理，與先進的知識管理脫鉤，全文檢索、智能識別、知識挖掘、自動歸檔和自動備份等功能模塊一般沒有搭建或者難以應用，影響現行業務的開展。

2.3 檔案信息資源建設方面

資源建設理念落后。檔案信息資源建設固化于檔案實體的數字化工作，實際使用中以掃描和拍照為主，產生的數據大多為非結構化數據，應用模式單一，難以進行深度的數據挖掘和數字化加工。

檔案資源收集缺口大。企業對電子檔案的認識不足，各業務系統與檔案管理系統缺乏對接，存在大量數據孤島，造成電子文件處于脫管狀態。

數據檔案的意識尚未形成。《工業數據分類分級指南》明確數據是重要的資產和資源，隨著工業發展和信息系統的應用，工業數據成為檔案管理的新的主要對象，但實際在檔案管理中各單位很少涉及這方面內容，實質造成檔案收集缺失，未做到應歸盡歸［2］。

2.4 制度規范建設方面

制度規范的建設嚴重滯后。鑒于以往檔案管理工作的主要對象為檔案實體，制度體系也針對實體設立。新形勢下，設施設備的應用、標準化的檔案作業流程、操作規范均需要進一步完善。電子文件的收集和電子數據的管理，包括歸檔范圍和保管期限，以及數據的采集、固化、清洗等規則和方法等內容往往都未設立。此外，數據和電子檔案缺乏專業的備份手段，未全面建立備份的制度和標準。

2.5 人才隊伍建設方面

檔案工作在企業管理中較為邊緣化，檔案專職人員較少，實際工作中多為其他專業的人員兼職，難以保證充足的有效檔案工作時間，人員缺乏深厚的檔案理論功底，難以完成檔案深度開發等有價值的工作。企業缺乏同時熟悉檔案業務和信息化技術的復合型檔案管理人才，導致檔案信息化建設推進較慢。此外，檔案人員待遇普遍不高，檔案人員缺乏積極工作的動力。

3 數字檔案館建設的實踐與探索

3.1 建設思想、原則和策略

（1）項目設計思想。智慧化檔案的設計思想秉承協調統一、安全完善的原則，規劃實現樓宇自身的智能化、樓宇安全的智能化和業務的智能化。全樓宇的智能化設施設備納入統一的軟件平臺進行管理，而平臺融合檔案管理。

（2）項目設計原則。①先進性：采用當前主流、成熟和先進的信息技術，使運維后的系統能夠最大限度地適應今后技術發展變化和業務發展變化的需要。②實用性：以實際需求為基礎，充分借鑒先進經驗，滿足煤炭集團公司業務發展需要，保證實用性和適用性，避免不必要的投資浪費。③開放性和擴展性：系統設計、開發和建設遵循相關標準和規范，實現系統功能模塊的可維護性和可移植性，保證系統將來容易擴充，無須對系統的軟硬件作大的改動，即可滿足系統擴充的要求。④可靠性：采用成熟的產品和技術，保障系統在運行方面的安全性、可靠性和穩定性［3］。⑤界面友好性：界面布局合理，可操作性強，促進人機交互。

（3）項目實施策略。項目總體建設采取“整體規劃、總體設計、充分利舊、資源集成”的實施策略。

3.2 建設的目標和內容

（1）樓宇智能化。以智慧建筑為發展方向，除降低碳排放外，采用智慧建筑建設的智慧能源和設施，用物聯網管理平臺將物聯網、大數據、云計算、遠程運維技術應用到綠色智能建筑中，全面提升建筑能源利用效率以及智能化水平，實現建筑或建筑群運營管理流程標準化，構成設備的控制、管理、維護一體化技術體系，實現全生命周期的管理。

（2）業務智能化。檔案館的業務智能化指使用軟件和硬件的技術手段，將各個業務流程自動化的過程［4］。

（3）軟件系統。軟件系統要能夠完成樓宇控制的所有操作、能夠完成檔案管理的所有操作、能夠完成行政辦公的所有操作、能夠完成全部設備的所有操作。軟件系統在業務方面主要加強三個方面：一是過程管控，將實體檔案管理前置化，分解工作前移。二是加強數據管理，主要針對業務數據和工業數據。三是加強檔案編研和挖掘。資源建設方面包括完成實體檔案的數字化和結構化，圖片的文字化、音視頻的文字化，以及工業數據檔案的收集和整理。

（4）安全系統。安全系統主要為保障樓宇安全、人員安全和檔案安全的系統體系，由系列硬件配合軟件實現。要求公開與非公開文件分庫存放，為了滿足目錄數全覆蓋的要求，非公開檔案只留檔號和題名，其他全部隱去［5］。

（5）建立標準規范。項目實施必須伴隨標準的建立，其中包括管理、業務和技術的規范和標準。①管理性標準規范。管理性標準規范是指對智慧檔案館及其數字信息資源進行管理的一套規則，目的是明確智慧檔案館工作人員的職責與任務、用戶的權利與義務以及智慧檔案信息資源合法性的確認等，包括計算機安全法規與標準，智慧檔案館工作人員、用戶及設備管理規范，智慧檔案信息利用管理規定等。②業務性標準規范。業務性標準規范主要針對智慧檔案館的業務處理，其范圍包括智慧檔案館的術語標準、與智慧檔案館業務密切相關的電子文件和檔案的管理標準規范。③技術性標準規范。技術性標準規范包括智慧檔案館軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、數據存儲壓縮格式規范、數據長期保持格式規范、數據加密算法規范、網絡數據傳輸規范、數字水印標準等。重點考量標準管理指令集、數據管理規范以及標準架構。

（6）業務架構。檔案管理系統運行維護項目包括科技檔案過程管控、檔案收集整理審核移交、檔案檢索、檔案借閱等業務。

（7）技術架構。本項目結合煤炭數字化檔案管理系統平臺和系統應用需求，建設符合網絡安全和信息化規劃的總體技術架構。總體技術架構如圖1所示。

圖1 總體技術架構

本架構設計和構建各子系統使用VUE作為展現層，后端用J2EE作服務層，提供數據庫、資源、權限等基礎能力，業務層和服務層通過Web service作為耦合方式。體系結構上參考了大型互聯網系統的技術架構優點，底層薄而通用，由此逐漸豐富。前端用輕量級的VUE開發，便于調整，JAVA可補充如連接池、事物管理、分布式等高端特性［6］。

企業數字檔案館的建設為企業檔案管理轉型提供了基礎，使得信息革命背景下的檔案管理有了依托，對于檔案的全面收集和有效利用意義重大，填補了企業檔案管理缺乏數據治理的缺陷，可有效促進檔案管理向資源管理轉型，實體管理向信息管理轉型，傳統管理向價值管理轉型，使得企業建立起完備的檔案治理體系，為企業經營和社會民生提供更好的服務。