高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)開發(fā)分析與設計

劉 琳，張 霞，李鐘慧，王林娟

（太原科技大學檔案館，山西 太原 030024）

近年來隨著信息技術的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)迎來了全新變革。高校檔案館也不例外，檔案信息化已成為現(xiàn)階段檔案館的主要工作方向。檔案信息化不僅促進了檔案標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，還可以提供更方便、更快捷檔案服務。為了跟上檔案信息化的步伐，基于校“博達站群管理”平臺，開發(fā)設計出符合檔案館實際工作需要的“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”，方便檔案管理人員、輔導員和廣大畢業(yè)生使用。

“博達站群管理平臺”本身屬于開放系統(tǒng)，能很好地搭載其他系統(tǒng)模塊，與“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”形成無縫對接。為了更加符合實際需要，方便使用，建立“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”的開發(fā)過程中，對系統(tǒng)必要的分析是至關重要不可或缺的。

1 高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)分析

前期必要的系統(tǒng)分析,對于一個信息系統(tǒng)的開發(fā)是積基樹本的重要環(huán)節(jié)。通過對信息系統(tǒng)的分析,能夠事半功倍的對所開發(fā)系統(tǒng)形成一個清晰的指導思路,即解決做什么的問題，這樣才能通過設計達到良好的運行效果。

1.1 系統(tǒng)需求分析

高校畢業(yè)生檔案是指高等學校畢業(yè)學生的個人檔案，其中包含學前檔案：高中的學籍檔案，普通高等學校招生考生報名登記表、體格檢查確認表、考生志愿表、黨團材料。在校檔案包含：學生入學登記表、學生學年鑒定表、學業(yè)成績單、資格審查表、高校畢業(yè)生登記表、黨團組織材料、獎懲記錄等一系列材料。由于畢業(yè)生檔案功能的特殊性，檔案的形式始終沒有發(fā)生變化，依舊以紙質檔案為主，是一份以文字記載、表格形式記錄的反映學生從入學到畢業(yè)各方面表現(xiàn)的歷史記錄[1]。畢業(yè)生檔案有原始性、記錄性特征，具有重要的參考價值，也是未來形成人事檔案的基礎。根據“人隨檔走”的原則，學生從高校畢業(yè)時，學校要根據畢業(yè)生的去向對檔案進行轉遞。

高校畢業(yè)生離校后，或就業(yè)工作，或升學深造，走向不同的社會崗位。檔案直接關系到畢業(yè)生日后的升學、就業(yè)、升遷、職稱評定、婚育證明、轉正定級、政審、各類社會保險繳納，離退休辦理，以及各類證明的開具，這些都需要檔案來提供信息憑證。例如：公司派遣員工出國深造，如若員工檔案缺失，那么出國政審就無法審批通過。亦或員工需要辦理社會保險，如若檔案缺失，那么養(yǎng)老保險工齡年限的確認就非常困難。總之，畢業(yè)生檔案是不可或缺的，沒有檔案，畢業(yè)生的一些個人權益得不到保障，很大程度上影響個人發(fā)展，職業(yè)規(guī)劃。檔案的重要性不容小覷，因此將檔案安全、準確、及時地轉遞到位，畢業(yè)生隨時掌握自己檔案的轉遞動態(tài)和轉遞信息就很有必要。

高校畢業(yè)生檔案如此重要，但由于畢業(yè)時學生被諸多事物煩擾，且畢業(yè)后檔案轉遞情況多樣化，因人而異，接收單位并不統(tǒng)一，加上部分畢業(yè)生對自己檔案重視程度不夠，導致很多畢業(yè)生對自己檔案的去向不清楚、不掌握[2]。因此，有些畢業(yè)生離校多年后，在職稱、晉升等個人發(fā)展需要時，發(fā)現(xiàn)檔案不知所蹤，才被動來查詢檔案去向。查詢時，大部分畢業(yè)生都是通過電話咨詢或者親自到學校檔案管理部門現(xiàn)場查詢，這種不斷的重復，不僅消耗了檔案管理人員大量的時間和精力，而且也給畢業(yè)生增加了不必要的經濟和時間上的負擔。這樣的人工查詢，一對一接待，不但使得學生檔案管理工作重復在最基本的環(huán)節(jié)，也使得管理人員工作量倍增，很難騰出時間、精力實現(xiàn)檔案高水平的服務和高效優(yōu)質的管理。高校急需一種便捷的畢業(yè)生檔案查詢管理辦法。

2015年，教育部辦公廳、人力資源社會保障部辦公廳、國家郵政辦公室共同下發(fā)了《關于高校畢業(yè)生檔案轉遞有關事項的通知》〔教學廳函{2015}39號文〕提出：大學生檔案不屬于國家秘密載體，也不屬于郵政機要通信的轉遞范圍，機要通道停止接收和投遞各類大學生檔案，并提出“畢業(yè)生檔案可采用‘郵政EMS標準快遞’形式轉遞”，除涉密高校、涉密專業(yè)和到涉密單位就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案外，其他畢業(yè)生檔案都可以通過“郵政EMS 標準快遞方式轉遞”[3]。根據文件規(guī)定我校開始換用“高校學生檔案專用EMS全球郵政特快專遞”形式轉遞畢業(yè)生檔案，結束了沿用63年的機要形式，學生檔案轉遞進入了“EMS”時代。郵政EMS物流信息的及時性、公開性，為快速、便捷、安全、準確地做好畢業(yè)生檔案轉遞工作提供了有力的保障。畢業(yè)生可以通過物流信息對個人檔案轉遞情況實時追蹤，為“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”的即時查詢，奠定了信息基礎。

最終系統(tǒng)設計目標，在“博達站群管理”平臺支持的檔案館主網頁上，設計一個操作簡單、查詢準確、方便快捷的“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”。既方便了廣大畢業(yè)生對個人檔案轉遞信息的掌握，便于輔導員對畢業(yè)生檔案的追蹤，也有利于檔案管理人員對畢業(yè)生檔案轉遞信息的精準管理和同步匯總與統(tǒng)計。

1.2 系統(tǒng)功能分析

“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”定位于，在檔案館主網頁上對畢業(yè)生檔案的轉遞信息，進行在線登記、發(fā)布管理與檔案轉遞信息查詢，方便檔案管理人員管理，同時畢業(yè)生對個人的檔案的轉遞信息可以不受地域限制遠程查詢。因此，檔案查詢系統(tǒng)所要實現(xiàn)的功能主要有：檔案管理人員能及時更新畢業(yè)生檔案轉遞數據；輔導員能對畢業(yè)生檔案轉遞信息進行追蹤；畢業(yè)生對自己檔案轉遞信息方便快捷地進行查詢。這一查詢系統(tǒng)的建立不需太復雜的程序設計，可以按照普通信息系統(tǒng)的設計程序建立，不需要專門的程序設計人員，在“博達站群管理”平臺上建立一個單獨的模塊連接在檔案館主頁上即可。此外，系統(tǒng)不需要重新設立服務器，不產生大量的經費，故而成本較低，簡單易實現(xiàn)。

（1）用戶需求

系統(tǒng)是針對高校畢業(yè)生檔案轉遞信息的查詢，服務對象是已畢業(yè)的學生，為學生提供便利服務的同時也需要兼顧到檔案管理部門的需求。因此用戶主要包括系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)用戶、輔導員和高校畢業(yè)生，主要提供檔案轉遞信息的管理與查詢服務。

實現(xiàn)的具體功能如下：

系統(tǒng)管理員——系統(tǒng)權限和系統(tǒng)用戶管理者。系統(tǒng)管理員具有系統(tǒng)所有功能的權限，包括畢業(yè)生檔案信息管理、統(tǒng)計管理、日志管理、系統(tǒng)用戶管理和數據管理等。例如，設定查詢統(tǒng)計條件，管理修改日志和刪除日志，數據庫的備份和刪除。同時負責系統(tǒng)用戶的增加、修改或刪除，設定權限限制不同用戶對系統(tǒng)的使用。

系統(tǒng)用戶——畢業(yè)生檔案轉遞信息管理者。主要是對畢業(yè)生檔案轉遞信息進行添加、修改、刪除、批量導入、導出等操作，保證數據的及時性和準確性。并能夠通過系統(tǒng)快捷地對檔案轉遞情況進行統(tǒng)計、分析，如升學、國企就業(yè)等信息匯總統(tǒng)計。

畢業(yè)生——系統(tǒng)查詢功能主要使用者。進行檔案接收單位、接收地址、檔案收件人信息及檔案EMS快遞單號等信息的查詢，系統(tǒng)將畢業(yè)生查詢級別設置為游客級，不需注冊，登錄系統(tǒng)，游客身份就直接可以進行查詢，節(jié)約了時間也減輕了服務器的壓力。

輔導員——系統(tǒng)查詢功能使用者。系統(tǒng)將輔導員查詢級別設置為注冊用戶，進入賬戶，負責班級內學生檔案轉遞信息整體呈現(xiàn)出來，方便對畢業(yè)生檔案追蹤，實時掌握檔案動態(tài)。

以上是用戶對系統(tǒng)的基本功能要求。此外用戶還要求系統(tǒng)的效率高，查詢速度快，具有較小的冗余，易于維護，具有較高的數據安全性。因此，為了保證系統(tǒng)中最重要數據信息的安全，系統(tǒng)對數據庫進行定期的手動或者定時自動備份。以防備在出現(xiàn)軟件、硬件故障，或是受到網絡攻擊時數據庫被破壞。丟失的數據可以第一時間通過備份及時恢復[4]。同時依托“博達站群管理”平臺功能強大的“防火墻”，防止非法用戶、網絡“黑客”的入侵，增加“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”安全性。

（2）一級數據流程圖如圖1所示。

圖1 一級數據流程圖

1.3 數據庫結構分析

高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)所需數據全部來自于學生檔案管理人員對畢業(yè)生檔案轉遞信息的詳細記錄。具體的數據結構包括：派遣證編號、學號、姓名、班級、檔案EMS快遞單號、單位名稱、檔案轉發(fā)詳細地址、轉遞日期。這樣畢業(yè)生在查詢時就可以清楚地查詢到個人檔案的詳細轉遞情況。

2 高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)設計

系統(tǒng)設計階段的任務是根據系統(tǒng)分析的邏輯模型提出一個物理模型，即解決如何做的問題。根據上述用戶需求，系統(tǒng)功能主要分為前臺檔案查詢模塊和后臺檔案轉遞信息管理模塊兩部分。前臺檔案查詢模塊包括畢業(yè)生查詢條件輸入和查詢結果展示。后臺檔案管理模塊包括數據表管理、統(tǒng)計、打印等。在此重點描述設計過程中的系統(tǒng)結構、數據庫設計和人機界面設計。

2.1 系統(tǒng)結構設計

根據系統(tǒng)需要，高校畢業(yè)生檔案轉遞查詢系統(tǒng)主要基于B/S 結構，即：Browser/Server，瀏覽器/服務器結構，只安裝維護一個服務器（Server），而客戶端采用瀏覽器（Browser）運行，該模式將系統(tǒng)功能的核心部分開發(fā)和維護都集中在服務器端，維護和升級方式簡單，用戶打開檔案館主網頁就可以隨時隨地訪問，使用范圍廣，且靈活方便，并且兼容性強，開發(fā)及維護成本低。并且有較高的安全性和良好的性能，可以很大程度上提高系統(tǒng)的訪問速度[5-6]。

2.2 數據庫的設計

為保護畢業(yè)生檔案轉遞信息的安全性、隱私性，防止惡意查詢，系統(tǒng)采用了雙查詢條件的設置。檔案查詢需同時輸入正確的畢業(yè)生“姓名”和“學號”，點擊查詢按鈕，可以查詢到對應的學生個人檔案轉遞信息，如果“姓名”和“學號”輸入錯誤，系統(tǒng)會對應提示“請核查姓名/學號”，采用這樣的設置既有一定的安全性保證，查詢者要知道準確信息才能進行查詢，在一定程度上保護了畢業(yè)生個人隱私，同時雙查詢條件可以避免因為重名帶來的信息提取錯誤。這樣的設置也不會使系統(tǒng)查詢過于復雜，降低系統(tǒng)的可操作性。

檔案查詢系統(tǒng)中所利用的數據，全部來源于學生檔案管理人員轉遞畢業(yè)生檔案的日常記錄和畢業(yè)季的集中轉遞記錄。檔案轉遞信息在日常工作時已經生EXCEL電子表格，設定好Excel 數據表中的字段名，按照一定的順序排列。就可以將每年的畢業(yè)生檔案信息批量導入到數據庫形成數據，具體的數據庫結構如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)數據庫結構圖

2.3 人機界面設計

人機界面設計是該系統(tǒng)設計中的另一項重要內容。好的人機界面能夠讓用戶使用系統(tǒng)時有更好的體驗。“高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)”人機界面設計要求簡潔、平衡、風格統(tǒng)一，系統(tǒng)的人機界面分為查詢界面和管理界面兩個部分。

系統(tǒng)人機界面設計具有親和力，界面友好，使用方便。從視覺傳達角度（圖3—圖4）：系統(tǒng)界面設計達到視覺平衡，不堆積，總體覆蓋率不超過屏幕的40%，查詢內容集中在查詢頁面中央視覺黃金分割位置，保證信息的清晰和全面。從設計心理角度（圖3）：頁眉以檔案館所在的圖書館大樓和校門為背景，查詢中給畢業(yè)生帶來母校的記憶。顏色為多層次的綠色，給人不急不躁的心理暗示，彌補校服務器遠端響應延遲的缺陷。從人機界面角度，查詢窗口（圖3），設計為填寫框，輸入“姓名”和“學號”信息，點擊查詢即可進入（圖4）查詢結果界面，看到具體的檔案轉遞信息。查詢框簡潔明了，信息輸出明顯，有利于視覺讀取。管理界面以操作簡潔、方便為準。可視性，按鈕化的操作界面，字體、按鈕顏色與界面保持一致，

圖3 查詢窗口

圖4 查詢結果界面

3 結語

一個好的信息查詢系統(tǒng)在建立過程中，要有清晰的設計思路和結構，滿足用戶對于信息查詢的需要。高校畢業(yè)生檔案查詢系統(tǒng)設計合理，操作簡單，運行方便，界面友善，符合人機。目前系統(tǒng)已經投入使用，在檔案館主網頁掛網運行效果良好。此系統(tǒng)方便了畢業(yè)生對檔案轉遞情況的掌握，改變了畢業(yè)生檔案查詢的原始工作方式，提高了工作效率。在畢業(yè)生檔案查詢方面發(fā)揮積極作用，更好地為檔案管理人員、輔導員和廣大畢業(yè)生服務。通過顏色劃分出編輯區(qū)和信息錄入區(qū)，更有利于檔案管理人員的操作，提高工作效率。