基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的措施研究

杜偉坤

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司汕頭龍湖供電局，廣東 汕頭 515041）

0 引言

檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件工作，對于事業(yè)單位來說，檔案信息包括全部門職能活動的珍貴記錄，而研究檔案的價值則在于可回查評估歷史工作狀況，同時也可以為日后開展工作提供一定的參考借鑒意義。近年來雖然各個事業(yè)單位在基建項(xiàng)目上投入的資金力度越來越大，建設(shè)活動的開展也越來越頻繁，但同生產(chǎn)業(yè)務(wù)相比，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理還并未引起相應(yīng)的重視，嚴(yán)重影響了基本項(xiàng)目建設(shè)的管理使用效益。

1 供電局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容與重要性

1.1 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要內(nèi)容

對于供電局來說基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的主要對象，是包括供電局的辦公樓、文化工程項(xiàng)目、服務(wù)工程項(xiàng)目、生產(chǎn)廠房、設(shè)備倉庫等在內(nèi)的非生產(chǎn)性項(xiàng)目建設(shè)期間，形成的各類具有信息保存價值的文件文檔，例如項(xiàng)目的審批文件、施工合同、項(xiàng)目勘察報告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙以及驗(yàn)收文件等[1]。除此以外，供電局單位在需要對已有基建項(xiàng)目進(jìn)行改造擴(kuò)建或維護(hù)時，形成的合同、文件、圖紙以及相關(guān)物料采購單據(jù)等，也應(yīng)一并整理到對應(yīng)項(xiàng)目的檔案文件中進(jìn)行歸檔保存。

1.2 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的主要用途

（1）反映供電局單位基建項(xiàng)目的已建、在建與擬建狀況，為項(xiàng)目預(yù)算編制的統(tǒng)籌規(guī)劃提供信息依據(jù)。非生產(chǎn)性基建項(xiàng)目多數(shù)屬于配套性項(xiàng)目范疇，并不像生產(chǎn)性項(xiàng)目那樣具有短期迫切需求，而供電局作為國資委管理的央企單位，需要在經(jīng)營中兼顧社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。因此通過基本建設(shè)項(xiàng)目檔案中合同報價、定額預(yù)算等信息，來權(quán)衡基建項(xiàng)目的建設(shè)效益，從而更合理地配置項(xiàng)目資金，避免因項(xiàng)目建設(shè)的時機(jī)或方案不合理。除此以外，部分基建工程項(xiàng)目檔案中會根據(jù)技術(shù)規(guī)范、設(shè)計(jì)參數(shù)、驗(yàn)收情況等對基建項(xiàng)目工程使用壽命進(jìn)行合理預(yù)測，而這些對于基建項(xiàng)目的后期維護(hù)管理來說有著至關(guān)重要的參考意義。

（2）保證基建項(xiàng)目實(shí)體工程的質(zhì)量，以供電局的設(shè)備倉庫、辦公樓等配套性項(xiàng)目建設(shè)活動為例，此類建筑工程項(xiàng)目除了結(jié)構(gòu)安全質(zhì)量以外，還對建筑物的功能質(zhì)量具有一定需求，例如建筑物的防水防滲性能、保溫隔熱性能或外觀性能等。而如今部分施工企業(yè)在承接施工項(xiàng)目后，往往通過在重要工序中“偷工減料”、用劣等材料“以此充好”等不當(dāng)行徑謀取額外的商業(yè)利潤，給供電局基建項(xiàng)目工程的后期投用質(zhì)量帶來嚴(yán)重的不利影響[2]。所以供電局在基建項(xiàng)目建設(shè)期間必須要妥善保管施工合同、設(shè)計(jì)圖紙等工程資料文件，督促施工單位如實(shí)履行工程質(zhì)量責(zé)任，必要時還可作為供電局與施工企業(yè)糾紛維權(quán)的法律效益文件。

2 供電局基建項(xiàng)目檔案管理的主要問題

2.1 記錄載體手段與存儲介質(zhì)過于單一

第一點(diǎn)問題在于檔案管理的硬件設(shè)施水平不高，如今多數(shù)供電局單位在進(jìn)行基建項(xiàng)目檔案管理時，大多使用的還仍然是紙質(zhì)打印文件，這種檔案管理環(huán)境下，不僅需要占用極大的空間用于當(dāng)做檔案室、檔案館的辦公場地，且在提取檔案以及歸檔整理等操作環(huán)節(jié)中，極容易出現(xiàn)原始文件損壞丟失的問題。另一方面在基建項(xiàng)目檔案的信息記錄方面，也多為文字報表或文件，與之相比聲像檔案的管理環(huán)境條件則比較匱乏，導(dǎo)致在重要的基建項(xiàng)目施工、質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)，極容易因記錄反映內(nèi)容不全導(dǎo)致檔案信息價值流失[3]。

2.2 檔案管理時效性不強(qiáng)

第二點(diǎn)問題在于冗余檔案數(shù)量過多，相比于主營生產(chǎn)業(yè)務(wù)來說，當(dāng)前供電局對基建項(xiàng)目檔案管理的重視程度仍然不夠高，甚至多數(shù)單位在檔案管理上形成了錯誤的認(rèn)識：即認(rèn)為“館藏檔案數(shù)量越多，檔案價值就越高”。而從供電局基建項(xiàng)目檔案的管理實(shí)際來看，這些不同時期形成的檔案中不乏一些已經(jīng)失去保存價值的文件資料。因此對館藏檔案重新進(jìn)行鑒定時，就容易出現(xiàn)兩個方面問題：①無價值檔案的鑒定銷毀工作不及時，使檔案管理工作出現(xiàn)了冗余成本支出。②容易出現(xiàn)誤鑒，導(dǎo)致一些無法再生的有價值檔案被錯誤銷毀，出現(xiàn)檔案管理事故。

2.3 歸檔整編制度隨意性過大

第三點(diǎn)問題是內(nèi)部檔案管理制度環(huán)境不嚴(yán)謹(jǐn)，供電局的基建項(xiàng)目大多需要數(shù)月甚至數(shù)年時間才能建設(shè)完工，期間自然會產(chǎn)生大量容易變動的記錄信息，例如項(xiàng)目分管責(zé)任人、施工隊(duì)伍、材料設(shè)備等，都會隨著項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施環(huán)節(jié)的變化而變化。但當(dāng)前由于各地供電局還沒有形成統(tǒng)一的檔案整編口徑，因此歸檔整理的資料往往雜亂無章，不僅未能按照基建項(xiàng)目性質(zhì)種類分綱分目的整理歸檔，且極容易因變動信息的記錄丟失，難以反映基建項(xiàng)目建設(shè)與投用的真實(shí)狀況。

2.4 檔案保密管理工作不到位

最后一點(diǎn)問題是檔案信息安全的問題，當(dāng)前部分供電局在檔案保密管理工作上還存在一定的疏漏，例如檔案提取權(quán)限的審批工作未能達(dá)到內(nèi)部全覆蓋，導(dǎo)致基建項(xiàng)目相關(guān)的檔案文件可以在內(nèi)部被隨意傳閱、借閱，除此以外涉及保密檔案信息的本地計(jì)算器也沒有安裝任何安全防護(hù)軟件，導(dǎo)致供電局檔案在管理過程中極容易出現(xiàn)信息外泄的問題。以基建項(xiàng)目的招投標(biāo)為例，無論是施工企業(yè)還是建設(shè)材料、施工物料的供貨商選擇，都需要在規(guī)范化的投標(biāo)市場中進(jìn)行，同時相關(guān)招標(biāo)文件也應(yīng)當(dāng)被作為重要的基建項(xiàng)目檔案文件進(jìn)行留存，以確保與基建項(xiàng)目相關(guān)的市場競爭活動更加公開透明。但若是已獲取的招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人、數(shù)量或其他信息外泄，就容易使外部其他投資人互相串通投標(biāo)來哄抬招投標(biāo)價格，導(dǎo)致供電局實(shí)際建設(shè)支出被大幅度拉高，給供電局單位帶來額外的經(jīng)濟(jì)損失。

3 提高供電局基建項(xiàng)目檔案管理能效的對策措施

3.1 加快信息化檔案室的建設(shè)力度

首先應(yīng)當(dāng)配齊信息化檔案管理的設(shè)施條件，例如可以在市面上的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)公司專門針對供電局檔案管理特點(diǎn)，定制軟件技術(shù)服務(wù)以及配套的硬件設(shè)備。可以參考一些社會企業(yè)在檔案管理工作上的做法，采用“互聯(lián)網(wǎng)+云技術(shù)”的檔案管理軟件，此類技術(shù)產(chǎn)品既可以自成體系，用于基建項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)管理，也可以與單位OA辦公自動化或MIS信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示，進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，形成完整的信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺。借助外部接口連接的掃描儀等設(shè)備條件下，短短數(shù)秒就能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)化為本地?cái)?shù)字檔案成果，且可以在系統(tǒng)中為不同本地管理員分配不同的管理權(quán)限，避免本地記錄檔案信息被隨意篡改更換。

圖1 MIS信息管理系統(tǒng)架構(gòu)

其次是要拓寬聲像檔案的應(yīng)用渠道，在文字信息描述無法直觀反映基本建設(shè)項(xiàng)目情況時，或者需要對檔案記錄信息的真實(shí)性進(jìn)行考察驗(yàn)證時，就可以在現(xiàn)場通過拍攝、錄音等方式形成多媒體檔案文件，再一并錄入本地計(jì)算機(jī)的電子檔案庫中。相比于文字檔案來說，聲像檔案的信息更加翔實(shí)，容載信息量更大且后期修改難度極大。因此在供電局基建項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)用聲像檔案，既可以確保檔案信息的記錄質(zhì)量，又可以顯著提高檔案記錄、歸檔與提取的管理工作效率。

3.2 區(qū)分檔案保管期限，定期做好檔案銷毀工作

解決供電局檔案數(shù)量與檔案“庫存量”之間的矛盾問題，就需要定期做好檔案銷毀工作。可以參考《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案保管期限暫行規(guī)定》，可將現(xiàn)館藏檔案按照實(shí)際考察利用價值劃分為以下兩類。

第一類是永久保存期限，部分基建項(xiàng)目工程不僅要滿足日常辦公生產(chǎn)的配套場地需求，且在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理、科學(xué)技術(shù)或歷史研究等方面具有長久考察價值的檔案文件[4]。例如供電局自籌資金建設(shè)的政治文化館、供外部觀摩學(xué)習(xí)的技術(shù)展廳等基建項(xiàng)目建設(shè)使用過程形成的檔案資料，除此以外凡是中外合資建設(shè)性質(zhì)的基建項(xiàng)目檔案，也應(yīng)列入永久保存期限類檔案中。

第二類是長期與短期保管期限，在一定時期內(nèi)具有考察利用價值的檔案文件，檔案歸檔期限分為10年、30年、短期保管期限為10年以下。此類檔案多為供電局辦公樓、倉庫、生產(chǎn)車間等生產(chǎn)辦公場所的工程竣工檔案。被劃分至短期保管期限的工程檔案，應(yīng)當(dāng)隨著實(shí)體基建項(xiàng)目工程的拆除而一同進(jìn)行銷毀。除此以外，部分經(jīng)過鑒定合格的物料采購單據(jù)、經(jīng)定額單價套用審查無虛報項(xiàng)的工程預(yù)算編制文件等不具備長期考察價值的文件，可以在工程項(xiàng)目竣工投產(chǎn)期間，在本地?cái)?shù)字檔案介質(zhì)上進(jìn)行備份轉(zhuǎn)存后，再進(jìn)行集中銷毀。

3.3 制定完善的檔案歸檔整編制度，提高檔案管理規(guī)范性

首先要保證檔案生成信息的完整性，例如在基建項(xiàng)目工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收結(jié)算時，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間檢查竣工上報的文件手續(xù)是否齊全；竣工圖紙的編制規(guī)格是否與要求一致，圖紙標(biāo)注信息是否與實(shí)體工程細(xì)節(jié)相符；檢驗(yàn)報告上監(jiān)理單位、勘察單位、環(huán)保部門、消防部門等多方部門負(fù)責(zé)人簽字是否缺漏。避免檔案信息記錄不全而給項(xiàng)目后期技改、擴(kuò)建與維護(hù)工作埋下隱患。

其次是做好基建項(xiàng)目建設(shè)期間的變動信息記錄，可以委托基建項(xiàng)目的監(jiān)理單位按照工程開展的時間順序積累收集相關(guān)的文件資料，定期與監(jiān)理檔案一并提交給供電局的檔案部門。同時另一方面還應(yīng)做好檔案文件的審查核對工作，要求檔案記錄的時間節(jié)點(diǎn)與建設(shè)進(jìn)度保持一致。例如在組織已完工段的驗(yàn)收工作時，為了避免相關(guān)質(zhì)量文件因“補(bǔ)登記”出現(xiàn)信息失真，需要將所有上報檔案資料進(jìn)行筆跡核查，以確保試驗(yàn)人員、場地、時間、試驗(yàn)數(shù)據(jù)等檔案信息的記錄真實(shí)性。

3.4 完善保密安全制度，強(qiáng)化安全防護(hù)技術(shù)水平

（1）要完善基建項(xiàng)目檔案的保密安全制度，應(yīng)當(dāng)定期在內(nèi)部組織開展保密安全教育培訓(xùn)，明確檔案泄密的危害性。在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格制定涉密檔案的安全管理制度，例如規(guī)定凡涉密類的基建項(xiàng)目檔案文件，在提取調(diào)用時必須提交由閱檔人所在部門分管負(fù)責(zé)人簽字的申請函，經(jīng)過檔案部門核實(shí)檔案資料的用途與去向后，方可批準(zhǔn)借閱。在檔案提取時，閱檔人還應(yīng)簽署保密安全責(zé)任書，一旦出現(xiàn)檔案泄密可以第一時間追溯到相關(guān)責(zé)任人[5]。

（2）加大保密安全技術(shù)方面的資金投入力度，圖2為一種基于網(wǎng)閘的內(nèi)外網(wǎng)對接組網(wǎng)策略，可以在本地涉密計(jì)算機(jī)中加設(shè)網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)閘、防火墻等軟件硬件設(shè)施，做好供電局本地網(wǎng)與公網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)隔離。同時還要在計(jì)算機(jī)上安裝安全防護(hù)軟件，避免外部的攻擊指令、木馬病毒導(dǎo)致本地檔案信息失竊。除此以外，還可以在存放基建項(xiàng)目檔案的計(jì)算機(jī)上安裝行為監(jiān)測軟件，避免內(nèi)部人員通過公用計(jì)算機(jī)泄漏檔案信息。

圖2 基于網(wǎng)閘的供電局內(nèi)外網(wǎng)安全對接設(shè)計(jì)

4 結(jié)語

綜上所述，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是事業(yè)單位日常管理活動中的重要環(huán)節(jié)，它的主要管理對象是非生產(chǎn)辦公設(shè)施以及場所的新建、維護(hù)，是事業(yè)單位管理公有資產(chǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目的最終信息依據(jù)。因此需要應(yīng)用信息化的檔案管理技術(shù)、定期銷毀冗余無用檔案、完善檔案規(guī)范性管理制度、提高安全保密意識，才能切實(shí)提高檔案管理工作的規(guī)范性與實(shí)際成效，確保供電局單位的生產(chǎn)辦公效率得到提升。