城建檔案數字化加工的研究

王俊剛 鄒厚祝

青島市城市建設檔案館

城建檔案詳實地記錄著城市規劃、建設以及完善的總過程，其具有廣泛性和綜合性等優勢，并突出地體現在城建檔案的數量以及范圍等層面。城建檔案包含民用建筑類、市政工程類、工業建筑類、地下管線類等18大類，每個類別都有著不同的歸檔規范及歸檔要求。針對不同類別的檔案，也需要不同的收集和利用的方式，結合現階段數字城市、“互聯網+”以及大數據時代的推動，紙質檔案的利用變得越發困難。而“檔案數字化”的就是高效率、高質量的將檔案資料由“紙質化”轉變為“電子化”，為檔案數據的便捷化利用，提供堅實的基礎。而城建檔案數字化工作是中國檔案信息化工程的重要基石與組成部分，是進行信息資料集成化專業服務管理的必要途徑，也是建設數字城市不可或缺的重要組成部分，所以需要進一步做好檔案數字化工程。唯有通過提高檔案管理的數字化程度，更高效地實現新技術與檔案管理工作的有機統合，從而提高檔案管理工作的現代性，助推檔案建設工作朝欣欣向榮的局面健康發展。

一、紙質檔案整理

為進一步提高城建檔案的管理規范化程度，數據成果符合《建設工程文件歸檔規范（GB/T50328-2019）》[1]的歸檔規范要求，并適應各地城建檔案的實際情況。在借助數字化技術加工城建檔案之前，管理者需要將原有的紙質材料進行有序整理，而這一整理的過程就是將散亂的施工資料轉變成有規律的城建檔案。

檔案整理包含：資料領取、資料清點、資料分揀、圖紙折疊、檔案組卷、檔案編碼、檔案裝盒、封面、目錄、備考表打印等流程。見圖1。

圖1 城建檔案整理流程圖

（一）資料領取、資料清點

資料領取環節是檔案加工人員將未進行規范整理的檔案從中轉庫房領取到加工場地的過程。

1.資料領去出庫流程：

①檔案加工人員提出檔案領用申請；

②檔案館相關人員接受申請并同意檔案領用；

③檔案加工人員領取此次需加工的檔案，并詳細填寫《檔案領用登記表》；

④檔案館相關人員對領取的檔案進行確認，并在《檔案領用登記表》上簽字；

⑤檔案加工人員只有在確認的情況下，方可領走檔案資料；

⑥檔案加工人員需要保管好《檔案領用登記表》。

2.注意事項：

①在檔案出庫時確保檔案的完整性，核對檔案的數量，及時發現問題并上報改正。

②檔案出庫后確保檔案庫房的門窗關好，并與館方檔案庫房的管理人員確認，確保安全性。

③檔案進入加工場地后，要嚴格按照相關的流程進行檔案的放置，遠離水電，加工過程中確保檔案的完整，避免出現檔案的遺失與損壞。

④檔案加工結束后，檢查的數量，確保與檔案出庫時的數量一致，與館方確認時間并發出申請進行檔案的驗收與入庫。

（二）資料分揀

為進行規范整理資料，為雜亂狀態，在資料分揀環節，需要對資料按照《歸檔目錄》的順序進行排列，剔除資料中不需要歸檔的多余資料進行集中銷毀。并且，在資料分揀的過程中，需將資料中會影響檔案保存的塑料、金屬等裝訂材料去除。

（三）圖紙折疊

針對已經分揀完成的紙質檔案，將圖紙檔案進行規范折疊，折疊成A4大小。根據國家標準以及《城建檔案館工程文件整理規定》，將建設工程圖紙按照建、結、水、電、暖施等進行分類，并按照“手風琴式折疊”排列方式對應折疊。

（四）檔案組卷

根據《移交目錄》要求，按照資料數量、文件類別進行檔案組卷。組卷以“前期資料”“施工資料”“竣工資料”“竣工圖”等階段分開組卷，文字型資料與圖紙型資料分開組卷。

文字型資料按照各類資料的數量，組卷成2cm、3cm、4cm、5cm等規格的案卷，圖紙型資料按照建筑、結構、給排水、電氣、暖通等專業類別進行分卷，根據不同類別的數量，組卷成2cm、3cm、4cm、5cm等規格的案卷。

（五）檔案編碼、檔案裝盒

完成組卷的案卷，需進行編碼操作。編碼工作，以案卷為單位，每卷單獨編號：

1.每卷頁號從“001”開始；2.頁號位置：單面書寫的文件統一標注在右下角，雙面書寫的文件則分為正反面兩種標注情況，正面標注在右下角，背面則標注在左下角，圖紙頁號一律在右下角；3.頁號與紙張邊距：橫向2.5cm以內，縱向2.0cm以內，頁號大小：1.2*0.5cm。

完成編碼的檔案即可進行裝盒操作，以工程為單位，文字案卷在前，圖紙案卷在后，將文字與圖紙匯總在一起，為后期的數字化加工做準備。

（六）封面、目錄、備考表打印

完成“資料領取、資料清點、資料分揀、圖紙折疊、檔案組卷、檔案編碼、檔案裝盒”的操作后，城建檔案已經形成有規律、符合規范的檔案案卷[2]。為了后期更方便區分和利用，需要對案卷封面、目錄、備考表進行打印，打印完成的封面置于案卷扉頁，目錄置于封面之后，備考表置于案卷尾頁。

二、城建檔案數字化加工

通過對紙質歸檔處理后的電子城建文件，還可以開展數字化加工項目，數字化加工包括：電子文件內容著錄、文件掃描、圖像處理、加工質量檢驗、階段性驗證、電子文件掛接、刻盤備份、電子歸檔裝訂等過程。見圖2。

圖2 城建檔案數字化加工流程圖

（一）檔案信息著錄

在進行掃描操作前，需在檔案管理系統中對城建檔案進行著錄，完整展現建設工程檔案基本信息，方便后期項目信息檢索與查詢，著錄分為項目級著錄、工程級著錄、案卷級著錄和文件級著錄4個部分：見圖3。

圖3 檔案信息著錄

1.項目級：項目名稱（具體的證件信息一字不差的錄入）、項目地點、建設單位、項目類型按照檔案類型選擇等；

2.工程級：工程名稱、工程地點、建設單位、設計單位、勘察單位、規劃許可證號、工程幢數層數等；

3.案卷級：編制單位（為建設單位）、密級（保密）、保管期限（長期）；4.文件級：按照實際文件著錄文件級題名、載體類型、起止頁等。

（二）檔案掃描

檔案掃描是收集檔案圖像的重要手段和必要環節，在該環節之中，管理者需要按照工程掃描的正確次序，完成一個工程后再掃描下個工程。利用各類掃描儀，針對不同幅面的紙質檔案，進行數字化掃描操作。

掃描環節使用的設備有：A4高速掃描儀、A3高速掃描儀、A3平板掃描儀、A0圖紙掃描儀。掃描過程中，按照紙張質量情況，選擇不同類型的掃描儀。比如，針對紙張狀況良好的檔案，可選擇使用高速掃描儀并配合連續模式進行制止檔案掃描；而針對質量不良（即存在厚薄過度、紙質過軟問題）的紙質檔案，管理者可通過平板進行掃描，以此規避因紙張質量不良而導致的卡紙以及掃描進程受阻等問題。

尤其需要注意的是，掃描圖像的比例、內容以及色彩都需要嚴格遵循完整還原的原則，掃描分辨率不低于300dpi；掃描時應根據紙張原有的性質，設置匹配度最高的掃描明暗度、對比度，確保電子檔案與原始檔案的統一性；掃描圖像采用彩色模式掃描，彩色深度24位，使用JPEG圖像格式。

（三）圖像處理

利用PS等圖像處理軟件，對圖像進行糾偏、去黑邊、去污以及色彩與對比度校準等加工處理。

圖像處理要求：圖像100%時，頁面污點小于1mm，內容完整且版面、文字及線條清晰，圖像保持水平，傾斜度不超過1度，保證電子檔案圖像的原始性。圖像處理時要尊重原件，補隨意添加圖元，對有效信號不得有涂改現象。特殊情況，需要進行特殊處理，如圖紙幅面超過A0掃描儀最大尺寸時，需進行折疊或裁剪掃描，將同一張圖紙掃描成兩張，再通過PS等圖像處理軟件進行合并。

（四）加工質檢

對進行掃描和圖像處理后的電子檔案進行質檢操作，質檢環節包含圖像質量檢查、著錄信息比對。

加工完成后安排專人進行質檢工作，對加工成品按頁次逐頁檢查，確保電子檔案的內容、排序與紙質檔案一一對應，并對電子圖像的清晰度與還原度進行比對核查。

質檢時發現著錄、掃描、圖像處理等出現質量問題，需將問題文件打回并記錄，如：圖像方向、傾斜度不符合要求時，需及時反饋給圖像處理環節的工作人員，有圖像處理人員進行整改。

（五）階段性驗收

檔案驗收采取階段性驗收的方式，階段驗收周期為一周或兩周，每次驗收將所有加工完成的紙質檔案、電子檔案及《階段性驗收表》移交給檔案館檔案管理人員并驗收，管理人員對加工情況進行10%抽查，發現問題后可在《階段性驗收表》中進行指出，并退回給檔案加工人員，由檔案加工人員在指定時間內完成檔案整改工作，直至檔案抽查完成無誤后由管理人員簽章確定，方可進行下一步工作。見表1。

表1 階段性驗收表

（六）電子檔案掛接

階段性驗收，確認檔案數字化加工沒有問題后，可進行電子檔案掛接工作，通過檔案管理系統，使用流水號（總登記號）、工程信息、文件題名等依據，對完成數字化加工的案卷進行批量掛接工作。

掛接完成后，需對電子檔案掛接情況進行檢查，確保每個文件均掛接到系統中，并條目順序、存儲位置、工程案卷對應關系等沒有問題后，即可完成電子檔案掛接工作。

（七）刻盤備份

對檢查無誤，且已經完成電子檔案掛接的案卷，進行刻盤備份工作，按照工程或案卷的方式進行備份。備份內容為完成數字化加工的成品PDF文件，以及掃描完成后的原始JPG文件。

按照工程備份，文件夾命名格式為：工程名稱-案卷名稱-文件題名.pdf（成品PDF文件）；工程名稱-案卷名-圖片序號.jpg（原始JPG文件）。

按照案卷的方式，文件夾命名格式為：案卷流水號（總登記號）-文件名稱.pdf（成品PDF文件）；案卷流水號（總登記號）-圖片序號.jpg（原始JPG文件）。

考慮到光盤使用期限的問題，為了更好地保護檔案數據不會丟失，正常光盤需每3年復刻一次，無法保證數據安全的同時也會耗費大量的人力物力，而使用檔案級藍光光盤，使用期限可延長至20年，可以極大減少人力物力的消耗。所有在刻盤備份環節，選擇采用100G檔案級藍光光盤，使用專業的刻錄設備完成電子檔案備份工作。

光盤備份后，為保護光盤不受外部磁源的損壞，保存介質采用防磁柜，將光盤進行防磁保護。

三、結語

檔案數字化建設是一項長期的系統工程，只有持續地優化加工管理措施，全方位加強質量管理，切實提升加工成效，落實好保密要求，才能確保這一工作的有序開展，為檔案信息化提供有效保證。然而檔案數字化進程中也面臨一定困難，唯有不懼挑戰，扎實工作，才能保障檔案數字化建設順利推進。