機關事業單位檔案管理創新與改革分析

文/李姍姍

2021年，中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，提出當前檔案事業發展處于重要戰略機遇期，同時也面臨嚴峻挑戰。尤其是新時代，大數據、云計算、計算機信息網絡技術在檔案領域中的深度應用，推動了機關事業單位檔案工作環境、工作對象、工作內容發生巨大變化，需要從檔案工作理念、工作方法、工作模式方面加大創新力度，加快推動機關事業單位檔案數字化、信息化和智能化轉型升級。新時代，需要機關事業單位檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）工作人員及機關事業單位管理者加大檔案管理理念創新，以最新理念引導檔案模式創新，不斷優化檔案管理路徑，始終堅持“創新、協調、綠色、開放、共享”發展，以適應新時代機關事業單位現實需要，為機關事業單位檔案事業發展提供持久動力。

1 新時代機關事業單位檔案管理特征

1.1 管理更便捷

傳統檔案管理模式下，以紙質化人工管理為主，不論是檔案收集、歸檔、存儲以及檔案檢索，效率始終較低，檔案管理技術含量不高。計算機信息技術、大數據技術，以及檔案管理軟件的普及應用，將先進技術應用于檔案管理，實現技術與檔案管理有效結合和深度融合，有力促進了檔案管理效率提升。尤其是大數據、云計算、計算機信息技術應用于檔案管理數據庫建設及管理中，使檔案管理的各個流程技術含量更高，智能化、便捷性水平顯著提升。

1.2 載體更多元

傳統檔案管理工作的載體以文件資料、照片、紙質材料為主，無論是資料收集、保存還是后期的檢索利用，均過程繁瑣，效率較低。將互聯網、大數據、信息技術與檔案管理融合，深刻地改變著檔案管理的載體形態。尤其是大數據技術的應用，機關事業單位具有保存價值的視音頻、數據文件等均可直接存儲于檔案管理平臺。光盤、硬盤、云盤等新型數據存儲技術的應用，也進一步豐富了機關事業單位檔案管理的載體形態，使新時代機關事業單位檔案管理載體更加多元化。

1.3 歸檔更及時

傳統檔案管理時，檔案資料歸檔、交接、整理、編目、上架等需要耗費大量人力、物力和財力，需要建立專門的檔案存儲室或庫房。此外，隨著機關事業單位業務的開展，歸檔數量不斷增加，歸檔工作時效性難以保障，歸檔不及時的情況時有發生。隨著計算機信息技術、互聯網數據技術的應用以及“單軌制”等檔案管理理念的革新，在機關事業單位日常業務開展過程中產生的資料，其搜集、檢索、歸檔等工作均可通過數據處理技術完成，檔案管理人員可隨時根據辦公OA系統將相關檔案資料進行收錄、整理，實現歸檔工作的常態化，確保了歸檔工作的及時性，有效避免因歸檔不及時而造成的檔案數據資料丟失等問題。

1.4 服務更人性

傳統模式下，機關事業單位檔案重管理輕利用，受制于人員配備力量不足、技術條件有限等約束，檔案管理工作效率較低、服務質量始終難以得到有效提升，館藏檔案資料的價值未得到充分展現。計算機信息技術、互聯網技術已經深度運用于檔案管理領域，提升了檔案查詢、檢索效率，簡化了檔案查詢、檢索流程，使檔案服務更人性化、個性化。例如，可通過身份認證技術登錄局域網系統，及時查詢到所需檔案資料，突破了傳統時空限制。在檔案數據庫中，通過搜索關鍵詞，可第一時間檢索到所需檔案資料，直接下載、打印。

2 新時代機關事業單位檔案管理創新

2.1 堅持創新管理

創新是引領新時代機關事業單位檔案發展的第一動力。新時代，應將創新擺在檔案管理的關鍵位置，不斷激發檔案管理活力。具體來說，就是要從管理的理論、服務和方法三個方面進行大膽探索，勇于創新。

2.1.1 理論創新。機關事業單位檔案管理部門應牢固樹立新發展理念，適應新時代檔案要求，從傳統思維模式中走出來，開拓思維空間，總結成功經驗和規律，將其他領域的先進管理理念，如PDCA、6W、QCC、閉環質量管理等新管理理論引入到新時代檔案管理工作中，用以指導檔案實踐，為新時代機關事業單位檔案管理提供豐富理論支撐。

2.1.2 服務創新。隨著信息技術的發展和應用，機關事業單位檔案管理人員要積極創新服務模式、服務載體和服務內容。例如，選用服務質量差距模型，及時發現檔案服務存在問題和不足，及時跟進解決。又如，立足館藏檔案資源，注重檔案編研，增加檔案文化產品供給。還如，利用互聯網技術，實現24小時在線查詢服務。

2.1.3 方法創新。隨著現代信息技術的應用，機關事業單位檔案管理已經從傳統的勞動密集型逐漸向技術密集型轉型，數字化檔案、數據庫技術應用，管理方法上要積極推進文檔一體化、全過程質量管理，搭建局域性檔案管理數據庫平臺，借助現代信息技術，推動檔案管理方式更加精細、智能。

2.2 堅持協調管理

協調管理是機關事業單位檔案可持續發展的內在要求，通過協調管理，逐步解決檔案管理不平衡、不協調等難題，推動檔案管理質量整體提升。當前，重點需要協調管理與利用、紙質與電子檔案管理兩大方面。

2.2.1 要堅持管理與利用并重。加強機關事業單位檔案編研工作力度，多渠道、多領域、多途徑開發檔案信息資源，切實發揮檔案經濟、社會效益。建立利用信息反饋機制，暢通郵件、郵箱、電話、在線等利用信息反饋渠道，廣泛收集檔案利用過程中存在的問題和不足，不斷總結利用過程中經驗教訓，提升檔案利用效率和質量。積極拓寬利用渠道，通過局域網、互聯網技術，搭建檔案利用平臺，為檔案利用者實時檔案利用提供便利。

2.2.2 要協調紙質與電子檔案管理。單套制（又叫單軌制）模式下，電子檔案擁有了與紙質檔案同等效率，要協調處理好電子檔案與紙質檔案管理之間的關系，避免重復歸檔，增添工作量。

2.3 堅持綠色管理

綠色發展是機關事業單位檔案可持續發展的必要條件，也是實現可持續發展的重要體現。新時代，機關事業單位檔案綠色管理就是要做到數字化、信息化，營造綠色管理環境。利用計算機信息技術，對機關事業單位檔案進行著錄，并實現快捷查詢、檢索和利用，提高檔案管理效率；利用大數據、云計算技術，推動機關檔案管理數字化，打通檔案信息資源之間的相互聯系，發揮檔案管理聚合效應。此外，要積極營造綠色管理環境，從整體上統籌檔案室功能分區、結構分組，打造生態、健康、舒適辦公環境。樹立綠色生態環保管理理念，通過技術手段，對接檔案管理系統與辦公系統，減少紙質材料收集。積極推動網上檔案利用審批、網上查詢、網上提供利用，最大限度降低紙質檔案磨損。此外，要定期做好館藏檔案鑒定銷毀工作，減少無效檔案保管，清理庫容。

2.4 堅持開放管理

開放是檔案事業繁榮發展的必由之路。機關事業單位檔案工作應在開放中拓寬視野，提高檔案資源開放利用，擴大檔案影響力和輻射面。

2.4.1 要樹立開放管理理念。打破檔案管理半封閉狀態，轉變檔案工作“作為難”“難作為”觀念，積極參與機關事業各項工作，主動提供優質檔案服務產品，推動檔案管理從幕后邁向臺前。

2.4.2 堅持主動開放管理。以更加開放的姿態，豐富館藏檔案資源，將凸顯機關事業單位的人事、財務、行政管理等特色檔案進行歸檔和數字化，為檔案利用打下堅實基礎。

2.4.3 踐行“大檔案”理念。檔案管理者要牢固樹立“大檔案”管理理念，摒棄部門利益的桎梏，堅持走出去，加強與其他機關事業單位檔案部門之間交流，邀請檔案領域專家來單位講座，提升工作人員業務素質。

2.5 堅持共享管理

共享是中國特色社會主義的本質要求。機關事業單位檔案管理的最主要目的，就是高效、優質地開發利用檔案信息資源，最大限度地滿足社會各界檔案信息需求，不斷創造檔案管理的經濟效益和社會效益。其中，做好檔案信息資源共享是實現這一目的的主要手段。

2.5.1 堅持以人民為中心的發展理念。讓機關事業單位及社會公眾享受改革發展成果。切實加強機關事業單位檔案信息化建設力度，推動信息化、數字化進程，使“死檔案”變為“活信息”，將“檔案庫”成為“智庫”，為領導決策和其他利用者提供更加優質、豐富的信息資料。通過編纂大事記、年鑒、組織機構沿革、史志、制度匯編等，提供高質量編研成果。

2.5.2 檔案管理部門共享改革發展“紅利”。檔案管理部門積極爭取單位對檔案工作的重視，從人財物等方面加強檔案管理投入力度，編制機關事業單位檔案管理工作規劃，在機關事業單位營造重視檔案工作的濃厚氛圍。

2.5.3 注重共享平臺搭建。機關事業單位積極建立可兼容的信息資源管理共享平臺，結合檔案標準化、規范化管理理念，針對機關不同部門檔案管理內容，制定統一規范和操作標準，將各自管理的“信息孤島”有效連接，并集中起來，建立檔案資源信息共享平臺。

3 新時代機關事業單位檔案管理改革

2020年，新《檔案法》修訂完成，于2021年1月1日頒布實施。檔案行政主管部門成為檔案主管部門，并專門增設了檔案信息化建設。面對著這些新情況新變化，需要機關事業單位檔案管理部門深化改革，適應新《檔案法》的新規定新要求，為機關事業單位提供豐富優質的檔案信息支撐。

3.1 重構檔案業務流程

新修訂的《檔案法》 突出強調要加強檔案信息化建設，機關事業單位進行檔案信息化建設，需要對傳統的檔案收集、整理、利用等內容進行優化改革，重構檔案業務流程。例如，收集環節。應充分利用機關事業單位內部信息系統，各部門人員通過信息管理系統及時將需要保存的資料上傳，由檔案部門人員及時接收、更新。整理環節。則根據檔案信息具體情況，進行相應的歸檔和分類，并做好備份。根據檔案類型、形成時間、管理要求、密級等，設立具體對應的安全管理權限，增強檔案信息安全性。利用環節。按照信息化管理需要，實行網上申請、網上審批和網上反饋，提升檔案利用效率。

3.2 健全檔案管理體制

新修訂的《檔案法》將檔案行政管理部門修改為檔案主管部門，并以法律形式確定下來，專門設立“監督檢查”章節，這就要求機關事業單位檔案管理部門在傳統管理基礎上，加大日常檔案管理監督檢查，明確部門機關事業單位檔案日常檢查的具體范圍、檢查的流程和檢查的具體方法及要求，根據新時代機關事業單位檔案管理呈現的新情況、新變化和新要求，在檔案管理體制上不斷健全和完善，通過自我監督和外部檢查，共同推動機關事業單位檔案管理效率及公信力的有力提升。對機關事業單位自身檔案的統籌規劃、組織協調和建立統一制度，實行扁平化檔案管理模式，縮短檔案管理流程。

3.3 加強專業檔案管理

在“條塊結合”的體制下，稅務系統、工商部門、城建領域、住建行業等若干專業化檔案管理主要受其主管部門的管理，地方檔案行政主管部門對這些專業檔案管理的影響和指導作用十分有限，缺少必要的指導對這些專業領域檔案管理的專業化、規范化建設不利。新修訂《檔案法》，將檔案行政主管部門修訂為檔案主管部門，并以法律形式進一步明確了檔案主管部門在整個檔案事業中居于重要的主導性地位。針對此變化，檔案主管部門應將其檔案管理的相關規定和要求覆蓋至專業檔案管理行業或領域，理順專業檔案領域條塊關系。

3.4 構建多元治理體系

新修訂的《檔案法》將檔案行政主管部門修改為“檔案主管部門”，顯示檔案管理正朝著“去行政化”趨勢發展，規范檔案管理行政權力，使檔案管理更加符合國家治理體系和治理能力現代化的內在要求。因此，要突出共建共治理念，尤其是機關事業單位機構改革后，應突出檔案管理的專業化建設，設立專門的檔案管理部門，同時借助檔案行業學會、第三方專業機構力量，共同推動檔案事業高質量發展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。

4 結語

新時代，機關事業單位檔案管理的環境、對象、內容，呈現出管理更便捷、載體更多元、歸檔更及時、服務更人性的顯著時代特征，需要機關事業單位檔案管理工作人員及機關事業單位管理者加大檔案管理理念創新，始終堅持“創新、協調、綠色、開放、共享”發展，以適應新時代機關事業單位現實需要，為機關事業單位提供豐富優質的檔案信息支撐，為檔案事業發展提供持久動力。