高校畢業生檔案轉遞安全性研究

文/王 梅

根據教育部統計，2022屆高校畢業生規模預計達到1076萬人，較2021年增加167萬人。畢業生人數首次突破千萬大關，規模和數量創歷史新高，對檔案轉遞工作也提出了新的更高的要求。根據規定，高校每年將在畢業前夕完成檔案轉遞工作，高校畢業生檔案按生源地及工作地，存放于縣級以上人社部門所屬公共就業和人才服務機構，以及經省級人力資源和社會保障部門授權管理流動人員人事檔案的機構，由其保管非公單位就業和離校未就業高校畢業生檔案。在機關、國有企事業單位就業的畢業生，檔案由其人事部門保管。暫未找到就業單位的，可申請由高校免費保管，時間為兩年，兩年內找到工作的，均可由保管學校開具報到證。嚴禁個人保管自己的檔案。在具體轉遞過程中，高校畢業生檔案安全性一直備受用人單位和學生的廣泛關注。檔案轉遞是否安全、及時、準確，不僅會影響高校畢業生的就業，甚至還會制約人才的流動和資源共享。因此，要高度重視高校畢業生檔案轉遞過程中影響安全的問題，提前做好應急預案和各項準備工作，確保高校畢業生檔案轉遞安全、及時。

1 高校畢業生檔案轉遞特點

根據“人隨檔走”的原則，高校應根據畢業生的去向決定其檔案轉遞的具體存放位置。隨著畢業生檔案轉遞方式、轉遞要求和轉遞內容的變化，高校畢業生檔案轉遞工作呈現以下特點：

1.1 轉遞時間集中化

高校畢業生檔案轉遞主要集中于7月份，雖然有些畢業生選擇將檔案繼續暫存于高校內，但大部分高校畢業生因就業或因方便使用需要將檔案轉遞至專門機構或場所。因此，高校必須在轉遞前完成畢業生檔案的提檔、資料接收、檔案袋密封、寄送信息審核等相關工作。時間緊，任務重，給檔案安全轉遞帶來巨大挑戰。

1.2 轉遞方式多元化

高校畢業生檔案轉遞方式也是隨著國家的相關規定變化而變化。2015年前，明確要求高校畢業生檔案轉遞要么選擇機要交通，要么采取專人取送，絕大部分都采取機要通信方式進行轉遞，學校、機要部門轉遞工作繁忙。2015年6月開始，國家郵政局、教育部、人社局聯合發布《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》，高校畢業生檔案轉遞可采用“郵政EMS標準快遞”形式轉遞，對涉密高校、涉密專業和到涉密單位就業的高校畢業生檔案，要求繼續以“郵政機要通信或派專人轉遞”。自此，高校畢業生檔案轉遞為以EMS轉遞為主，其他轉遞為輔的多元轉遞模式。

1.3 轉遞去向多樣化

隨著高校畢業生數量和規模的不斷增加，國家也積極推動靈活就業模式。2020年，國務院專門出臺《關于支持多渠道靈活就業的意見》，就業領域更加多樣，就業方式更加靈活，就業時間更加寬泛。與之相對應，高校畢業生檔案轉遞去向就呈現出更加多樣化的特點。在國家機關、國有企事業單位就業，且有編制的，將檔案直接郵寄其人事部門；沒有編制的非公人員檔案，則將檔案郵寄至用人單位委托的專業人事代理機構；就業于民營企業或私營企業的，檔案則郵寄回原籍所在縣級及以上人社部門下屬的人才服務機構，或者就業單位所在地人才服務機構妥善保管；暫未就業的，可暫存于高校；自主創業或暫未就業的，也可選擇將其人事檔案托管至原籍人才服務機構；選擇留學或暫存于高校（最長時間為2年）超過暫存期限的，由學生本人提出轉遞或由具有檔案接收權限的單位、機構來函調檔。

1.4 轉遞資料多樣化

高校畢業生檔案轉遞并非簡單的郵寄、轉交學生檔案，在此之前還需要做好畢業生檔案的歸檔工作。本科生、碩士生、博士生檔案材料不盡相同。其中，主要是錄取通知書、學生成績單、畢業生登記表、報到證、學位授予材料、在校期間的獎懲資料、取得的各類資格證登記資料、個人體檢材料，以及黨員發展材料，等等。畢業人數多，每人情況不同，材料不同，這就需要大量時間和人力對檔案材料進行核查，以保證檔案材料的完整性。

1.5 轉遞流程可追溯

隨著信息技術的發展，高校畢業生檔案轉遞信息化技術含量越來越高，使轉遞流程及結果可實時追溯，為高校畢業生檔案轉遞提供可靠技術保障。每一次檔案轉遞，都可一鍵導入畢業生檔案轉遞信息，轉遞地域、行業、時間等信息快速統計，形成檔案轉遞回執信息，提高檔案轉遞效率。將EMS郵寄單號與檔案轉遞數據共享，能夠實時跟蹤畢業生檔案轉遞信息。作為高校畢業生轉遞主體，可實時跟蹤檔案轉遞流程，變被動服務為主動服務，提前告知接收單位檔案轉遞的時間等信息，使檔案接收單位或部門把握接收時間節點。由于檔案轉遞軌跡可追溯、可查詢，減少了因檔案快遞環節引發的矛盾糾紛。

2 高校畢業生檔案轉遞安全問題

高校畢業生檔案記錄了學生的成長經歷，以及高校的培養過程，是用人單位考察、了解人才，以及后期提拔、晉升的重要依據。但由于高校畢業生檔案轉遞量大、轉遞時間集中、轉遞流動性強、轉遞去向廣泛等等，影響了檔案轉遞中的安全性和可靠性。高校畢業生檔案轉遞中存在的安全問題主要表現如下：

2.1 轉遞方式“多元”存隱患

安全，是高校畢業生檔案轉遞必須堅守的底線，在轉遞過程中任何閃失都會給畢業生就業和成長、發展帶來不良影響。但從發生的檔案轉遞安全問題來看，除了機要通信轉遞具有較強的安全性外，因特快專遞郵寄而導致的檔案安全問題時有發生。還有畢業生檔案轉遞至原籍后，學生未在指定時間內報道，也未確認檔案是否郵寄到。極易造成不知檔案“所蹤”或不知在何環節，久而久之，發生的安全問題無法挽回。

2.2 轉遞資料多樣缺規范

高校畢業生檔案大多只經簡單的收集、歸檔，并未按人事檔案管理要求進行系統的整理、編目，同時各個高校對材料的收集要求又不盡相同，材料內容多樣化。轉遞檔案時，由于沒有詳細的目錄清單，收檔單位也很難及時發現資料是否缺少或不規范，常常難以及時解決。時有印章不全、裝錯材料等情況，給用人單位或人才服務機構的檔案接收工作帶來不便。

2.3 轉遞回執作用有缺失

高校畢業生檔案轉遞通常參照干部檔案轉遞規定和要求，需要有轉遞通知單，并要求收檔單位核對無誤后，在轉遞回執簽名蓋章；完成轉遞后，逾期未退回者，發檔單位應予以催問，防止丟失。高校畢業生檔案轉遞時，一般都附有“回執”或“檔案轉遞通知單”，但在實際轉遞過程中，收檔單位未及時將回執退回高校或者不予退回。高校對檔案轉遞結果不清楚，發生檔案丟失安全問題也未能及時追查。部分收檔單位退回回執單或通知單，但回執欄目填寫不完整，或未填寫，同樣易造成發生安全問題無法查證。

2.4 轉遞過程管理現失控

近年來，隨著高校畢業生規模的不斷擴大，重就業輕檔案轉遞的現象不同程度存在，轉遞過程中的管理存在失控現象。高校按照之前畢業生提供的就業單位或人才機構進行檔案轉遞，在就業發生變化，或因為升學及其他原因未報道的，未及時與學校溝通，出現人檔分離。例如，一些用人單位通過考試擇優錄取畢業生，發出調檔函，本人卻不知檔案所蹤，最終未被聘用或錄用，以致影響個人發展。

3 高校畢業生檔案轉遞安全問題原因

3.1 安全意識不強

高校畢業生檔案轉遞量大、轉遞時間較為集中，但從事檔案轉遞工作部門及人員的安全意識不強，對檔案轉遞的相關安全規定和要求落實不到位。例如，未按照教育部27號文件，專門設置學生檔案機構，配備的專職檔案人員力量薄弱。轉遞檔案前，未重視畢業生檔案歸檔、整理、裝檔、編目和封裝等，導致畢業生檔案資料不夠規范、完整，個別出現裝錯情況。每年檔案轉遞前，未有效組織具體從業人員安全培訓及核查，對畢業生檔案轉遞過程中可能存在的安全風險估計不足、防范措施跟不上。

3.2 轉遞信息不準

由于畢業生檔案轉遞信息填寫不準確、不規范而導致學生檔案轉遞不到位、不及時，埋下諸多安全隱患和問題。例如，接收單位填寫不規范，收件單位使用簡稱，郵寄至多校區的未標明具體校區，或者快遞至有分址單位而未明確具體地點。填寫接收單位不具有畢業生檔案接收權限，一旦發生退檔，高校檔案快遞部門還需要再次聯系畢業生進行二次轉遞，轉遞不成功的，便會長時間滯留學校，出現人檔分離，時間久了就會容易造成檔案丟失。此外，轉遞檔案信息查詢服務不及時，EMS終端投遞人員變動大，快件滯留代收點等情況時有發生，甚至未見回執默認送達。

3.3 留滯檔案處理不及時

高校畢業生檔案因轉遞信息填寫錯誤而被退回高校，以及超過2年自主擇業期繼續保留檔案在學校而未聯系學校進行檔案轉遞，都屬于留滯檔案，此類問題處理不及時極易造成檔案安全問題。目前，高校也缺少留滯檔案處理的專門辦法和措施，要么坐等畢業生聯系學校，要么等待用人單位來函調檔。隨著高校畢業留滯檔案的增加，不僅占用了寶貴的高校檔案館公共空間資源，也降低了檔案轉遞效率，限制了高校畢業生檔案的查詢和利用。

4 高校畢業生檔案轉遞安全保障措施

4.1 增強檔案意識

要切實增強高校師生的檔案意識，尤其是畢業生檔案，通過各種途徑引導和鼓勵師生參與到檔案轉遞工作。首先是加強檔案宣傳。既要在平時做好檔案宣傳，也要在臨近畢業學年有重點的加強檔案知識宣傳，通過校園網站、官方微信、微博平臺，以及班級QQ群等，加強畢業生檔案相關知識及注意事項的宣傳，潛移默化地影響和引導師生正確認識畢業生檔案轉遞工作的重要性。其次是把握宣傳重點。在畢業生檔案轉遞環節，重點就檔案轉遞的途徑、方法、要求等進行宣傳教育，讓師生了解檔案的重要性、檔案轉遞流程，按照要求提供檔案準確的轉遞信息，時刻關注檔案轉遞去向，監督高校檔案轉遞環節，從而形成檔案轉遞工作合力，防止出現“死檔”、留滯檔案等，確保檔案安全。

4.2 規范檔案整理

把檔案安全關口前移，一是檔案管理人員要注重日常管理，按照人事檔案管理有關要求，及時收集檔案材料、整理、編目，把工作做在平時，每一案卷內既有統一編號，又有詳細案卷目錄；二是加強材料內容的甄別，核對印章是否齊全，材料前后是否連續，無錯裝、漏裝。檔案翔實規范，也為接收單位提供了準確檔案信息。

4.3 嚴格轉遞手續

要嚴格遵守高校畢業生檔案轉遞程序和要求，始終把安全放在第一位。在轉遞學生檔案前，履行必要的檢查程序，確保高校畢業生檔案的完整性。

在轉遞過程中，要認真填寫回執單或轉遞通知單，詳細寫清楚轉遞檔案卷數、分數，以及頁數，確保通知單中所填的信息內容與轉遞的畢業生檔案實際內容完全一致。嚴格封包，包口封條處加蓋密封印戳。規范填寫郵寄單，保存記錄備查。

轉遞后，要做好“回執單”的接收整理，轉遞完成收到接收單位的“回執”，應逐件附于對應的“檔案轉遞通知單存根”之后，存檔備查。重點關注退回檔案，要檢查其是否與原樣保持一致，是否有拆封等情形。逾期一個月未收到轉遞檔案回執的，要及時向接收部門或機構發函或去電索取。

4.4 完善轉遞查詢

畢業生檔案轉遞完成并非轉遞工作的真正結束，還需要做好檔案去向查詢工作，利用現代信息數字技術，將高校畢業生檔案轉遞過程全程“留痕”，開通信息查詢渠道，方便學生或用人單位，甚至是高校自身實時查詢檔案，了解畢業生檔案轉遞進展。具體來說，要求高校提前做好畢業生檔案轉遞查詢方案，及時將查詢路徑和方法通過校園網等渠道公布，后期將檔案轉遞時間、轉遞人員、轉遞EMS單號等信息實時錄入系統，畢業生根據其學生號或EMS單號及時查詢檔案轉遞情況。高校應提供網絡查詢、電話查詢、短信查詢和人工查詢等各種查詢手段，滿足畢業生檔案轉遞信息查詢需求，維護當事人利益。

4.5 強化業務培訓

高校畢業生檔案轉遞是一項專業且重要的工作，關乎學生、學校及用人單位多方權益。要加強業務知識培訓，既要讓師生掌握一些基本的檔案轉遞知識，更要做好具體從事檔案管理工作的業務知識培訓，重點要做好檔案轉遞安全方面的宣傳教育，讓相關人員熟練掌握檔案流轉規定和要求，始終在思想上繃緊安全防線，做好檔案轉遞工作，為檔案的利用提供方便。