辦公室精細化管理中工作效率的提升途徑

潘勇 國網襄陽供電公司

辦公室作為綜合管理部門，為其他部門提供相應的服務，從內部、外部為企業發展提供服務。辦公室涉及工作內容較多，日常工作十分復雜，尤其是新時代對辦公室管理提出了更高的要求。精細化、信息化、規范化的管理模式是企業競爭發展對辦公室部門提出的需求。辦公室部門也要積極思考提高工作效率的方法，貫徹落實精細化管理理念，提高管理質量。

一、辦公室精細化管理概念

精細化管理概念大都應用到行政管理之中，結合企業或者單位實際的運行情況落實具體的管理辦法。精細化管理更加注重管理細節的完善，通過制定管理細則、管理手段、管理策略，落實具體的管理措施，降低管理成本，提高辦公室工作、服務的系統性與整體性。精細化管理更加注重科學理念、信息理念、效率思維、效益提升等內容，適應經濟發展、社會發展的客觀需求，符合時代特征。精細化管理模式涉及內容較多，形式也比較復雜，在落實精細化管理模式期間需要不斷思考管理策略與企業之間的適應性，促進各部門、人員、業務之間的協調。企業也在思考如何具體落實精細化管理模式，其在辦公室管理期間仍延續著傳統的管理模式，存在一定的弊端，缺乏精細化管理理念，具有廣闊的工作效率提升空間。以下是辦公室管理模式中可以提升的內容，并通過積極探討精細化管理理念應用對具體工作落實提出的要求。

二、辦公室管理模式存在問題

（一）管理目的不明確

精細化管理對管理目標要求更加明確。企業沒有采用量化的指標落實管理辦法，辦公室部門管理目標并不明確。例如，在人員管理中，企業雖然制定了考核標準、考核內容，但考核管理的最終目的是判斷個人參與工作的態度以及能力，并沒有思考如何通過考核在企業內部形成良好的競爭氛圍，促進工作效率的提升。辦公室的行政管理工作涉及職位管理時，管理目標與職位之間的協同性不足，致使管理辦法落實期間出現混亂，工作效率難以達到最優化。

（二）管理意識滯后

精細化管理意識要求應用現代化管理理念，落實規范化、系統化的管理措施，具備精細化管理意識。然而就目前而言，辦公室管理由于意識滯后，管理體系中部分內容仍沿用傳統管理模式，很多具體的管理工作在具體實踐工作中無法落實，導致很多地方存在漏洞，管理效率無法得到保障。

（三）管理辦法不科學

精細化管理要求應用具體化的管理辦法，落實具體的管理制度，制定并執行管理細則與管理方案。由于辦公室涉及工作任務量較為龐大，管理制度、管理指標等落實缺乏量化標準，對具體的管理要素很難進行細致的劃分，常常出現管理失衡問題。不科學的管理辦法導致辦公室工作效率無法得到最大保障。

三、辦公室精細化管理路徑優化

（一）細化管理內容

精細化管理要求在以往辦公室管理內容、管理方向的基礎上進一步細化，結合企業實際發展與業務管理形式，明確具體管理內容。例如，常規性的管理模式中辦公室同時負責企業的行政管理內容與后勤管理等內容，并將多項工作融合在一起，各個管理內容之間缺乏銜接性，導致管理狀態長期處于朦朧、模糊的階段。通過進一步細化管理內容的方式，可以使得各項內容之間相互協調、劃分明確，使得各項管理內容更加具備層次性、條理性，按照工作內容性質、工作內容的重要性對其進行分類管理，減少形式主義管理模式的存在。企業按照辦公室的工作內容對管理內容進行進一步細化，每個員工分別負責不同的工作，落實相應的職責。崗位職責優化是精細化管理模式提出的主要內容，也是落實精細化管理制度的內在要求。具體而言，以科學合理的崗位分配與職責優化，來提高員工的工作效率。

（二）優化管理理念

精細化管理模式落實應充分貫徹落實現代化管理理念，認識到先進管理理念對于企業發展的積極意義。企業應改變傳統管理理念，學習現代化、精細化管理理論，改變以往傳統落后的管理理念，使其符合當下時代的發展需求。管理理念優化可以采取以下措施。

1.引進管理理念

引進是指將其他企業、其他組織辦公室管理的精細化管理先進理念引入到本企業辦公室管理模式之中。對于企業單位而言，引用現有的管理理念可能與企業發展之間存在不適應，需要進一步進行改良或者完善，使其與自身發展相適應。管理理念決定著辦公室管理模式，是影響辦公室工作效率的意識形態。如何引進、完善是企業需要著重考慮的內容。以某供電企業為例，結合自身現有管理模式與人員構成，可以引進現有的系統化、標準化、流程化管理理念，將辦公室業務內容進行分解，學習股份有限公司的辦公室管理模式，將現有的工作進行分解，如后勤保障工作中包括辦公室資源補給、辦公室垃圾清理等，行政管理包括人員管理、檔案管理、資料分配等多項工作。引進先進的管理理念將其他發展良好、辦公室精細化管理理念應用較好的企業作為標桿，嘗試將其管理理念應用到企業之中，探索該理念與自身之間的契合性，對其進行改良、優化。

2.學習先進理念

引進與學習均是優化現有管理理念的重要內容，引進與學習不同，前者是將其他的先進理念引入到本企業辦公室管理之中，而學習是企業學習新的知識、新的模式，嘗試將其應用到辦公室管理之中。受企業性質與業務范圍影響，同樣的管理理念在不同企業之間也具有不適應性。企業應派遣專門人才參與社會座談會、先進企業管理經驗交流會、社會知名人士講座，學習先進管理理念，將其應用到辦公室管理中，判斷其對工作效率提升是否有積極作用。

目前，智能技術、大數據技術等在管理中的應用效果越來越好，其對于精細化管理模式的完善具有積極作用。優化管理理念，應學習現代化、信息化、數字化管理理念，將其與企業精細化管理模式相結合，制定出更加完善、優質的管理策略，提高辦公室工作效率。

（三）建立績效管理制度

建立績效考核制度是指應用量化指標實現辦公室管理目標，應用精細化的指標作為管理人員、工作人員評估考核標準，全面提高辦公室工作效率，調動管理人員與工作人員的思維積極性。將績效作為衡量管理人員管理策略是否科學、工作人員工作質量是否滿足要求的重要指標，需要對其進行細化、細分，這樣才符合精細化的管理理念。評估績效考核應堅持周期考核機制、采取量化指標，并設定相應的獎懲機制，充分落實精細化績效管理模式。

1.明確考核周期

績效管理考核周期應以月考核、年考核的方式執行考核標準，評估員工的月表現與年表現。通過設計每個月的員工工作內容、工作性質與工作方法，確定月考核內容，并將績效考核評估內容進行綜合，制定年評估考核內容。以月為周期的考核周期可以調動員工之間的良性競爭，調動員工參與辦公室工作積極性。以年為標準的考核周期制定可以實現對全年管理工作與業務工作的總結，找到不足之處，進行完善，在下一年更好地開展工作。

2.制定量化指標

量化指標是指將績效考核內容進行評估，制定精細的評價細則，按照內容與重要程度進行細分，制定量化的績效考核指標。量化指標是指將評估考核與績效管理內容進行細分，按照一定的權值對工作人員的工作效率、工作情況以及工作態度等進行評價?；诹炕笜藢⒕毣芾韮热葸M行細分，作為績效評估考核的基礎內容。根據量化指標開展具體的辦公室管理工作，將各大指標細化在日常的工作之中，可以有效提高辦公室人員工作效率。

3.優化獎懲措施

將績效考核與獎懲措施相結合，通過獎勵、懲罰手段在辦公室管理中形成良好的氛圍。如精細化管理人員及辦公室職員表現較好，日常規范、工作質量、職業素質均滿足實際的管理需求，分值達到80分以上，給予一定的獎勵；達到60 分以上，則降低相應的獎勵；在60 分以下，則給予相應的懲罰。將獎懲措施進行細化、細分，實現精細化分層管理，可以調動辦公室員工的積極性。

（四）強化責任管理意識

強化責任管理意識是精細化管理模式對辦公室管理提出的要求，辦公室各階層人員、各業務人員應明確自身的崗位職責，承擔相應的義務，強化自身的責任管理意識。繁重的工作對于管理人員而言可能影響工作效能與協調性，管理人員需要統一思想、統一理念，建立契合的辦公室文化，使其可以發揮引導員工參與工作，落實具體職責的作用。

具體而言，責任管理意識應落實責任管理制度，采用制度化的管理方式對管理細則進行優化、細分，使其符合精細化管理的客觀需要。責任管理制度中應明確辦公室中人員數量、人員負責內容、日常工作規范，按照崗位和職責對管理進行劃分。當辦公室工作出現一定的漏洞或者問題時，相關人員應按照崗位職責結合職責管理制度追究個人責任，找出問題、解決問題，實現辦公室精細化管理目的。

從領導階層而言，其也需要具備辦公室管理的責任感與使命感，將身心投入到如何開展辦公室精細化管理工作之中。管理階層需要具備敏銳的洞察力以及良好的溝通能力，采取剛性的責任管理制度與柔性的組織文化滲透方法，剛柔并濟開展管理工作，以責任、態度、認真、高效等作為組織文化管理內容，提高辦公室的團結性。

（五）精細化管理制度建立

辦公室精細化管理必須建立與之匹配的管理制度，結合企業實際發展情況與未來戰略發展目標，落實管理制度內容，為企業長效發展奠定基礎、提供保障。傳統管理制度雖然具有一定的滯后性，但其與企業發展模式之間具有一定程度的契合性，辦公室管理制度也是如此。精細化管理制度建立需要以以往的管理制度為基礎，不斷進行細化、完善，添加一些新的理念、新的內容，使得管理制度更加精準、高效。例如，將辦公室工作細節融合到管理制度之中，將各項業務內容的工作規范與工作目標與實際管理工作相結合，確保辦公室組織管理的每項工作任務均有章可循。

精細化管理制度的建立是以辦公室職員為基礎的，管理人員可能對職員現下工作中的難點、重點了解程度不足，需要將辦公室全部職員納入到具體的制度建立之中，鼓勵和引導辦公室職員參與到管理制度優化之中，確保制度內容更加完善，確保其符合辦公室工作任務落實的具體需求。

（六）重視管理型人才培養

目前，企業之間的競爭不僅僅是業務之間的競爭，也是人才之間的競爭。越來越多的企業重視復合型人才、成長型人才、綜合型人才的培養與應用，企業在落實精細化管理目標時也要充分發揮人才在此間的作用，培養與自身相適應的復合型、管理型人才。人才培養大致分為兩種，一種是內部培養，另一種是外聘，兩種模式均具有一定的優勢和弊端。企業可將兩種人才培養模式相結合，派遣內部專業人才前往其他大型企業進行學習，提高人才對精細化管理知識的理解。也可以引進具備高素質、高能力的社會人才，采用社會招聘的方式引進人才，使其可以滿足辦公室工作效率提升的客觀需要。

四、結語

綜上所述，辦公室精細化管理應貫徹落實管理制度與管理規范，從意識角度出發認識到當下管理模式中的不足之處，學習先進的精細化管理理念與管理策略，積極尋找提高管理質量的策略。企業應采取評估考核機制、人員培訓機制、績效管理模式、信息化管理手段，為工作效率提升奠定良好基礎，從內部提高企業的核心競爭力。