做好兩個服務 彰顯檔案價值淺談新時代檔案利用工作

文/喬會博 潘 瑩

2021年7月6日，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，此次重要批示精神與習近平總書記之前對檔案和檔案工作作出的一系列重要講話精神一脈相承，再次強調了檔案工作基礎性、支撐性地位，特別是提出了四個“好”、兩個“服務”的價值取向和最終目的，其根本是堅持和加強黨的全面領導、堅定人民立場，為新時代的檔案工作指明了思路，也為今后檔案工作的發展提供了根本遵循。

當前，中國特色社會主義進入新時代，新《檔案法》的實施及習近平總書記的7·6重要批示也標志著檔案工作進入了一個形態更高級、任務更復雜的新階段。貫徹落實習近平總書記重要批示，必須主動適應開啟全面建設社會主義現代化國家新征程的要求，學批示、踐行動、開新局。結合檔案利用現狀，為更好踐行兩個服務，談幾點初步想法和意見。

1 檔案利用現狀

1.1 檔案利用基本情況

“十三五”期間，吉林省檔案館接待3672個單位、25320人次，調卷數205666件，復制148779頁。接待網上預約、留言、代查檔案等500余人次。接收318個省直部門報送政府公開信息原始文本18470份，接待查閱政府公開信息1631人次，調卷數6168件，復制15473頁，利用服務效能不斷提高。

查閱我館館藏檔案，可按用途主要分為工作查考、為民服務、編史修志、學術研究和其他五大類。總體來講，2016—2020年間以工作查考和為民服務為目的的利用占據了整體利用服務的主體地位，切實體現了檔案工作“兩個服務”的基本特性。以工作查考為目的的查檔利用人次分別占歷年利用總人次的25%、61.1%、41%、69.5%、57%；在服務社會群眾方面的查檔利用人次分別占利用總人次的6.6%、17.1%、13.9%、12.7%、28.2%。

以工作查考為目的的查檔利用多集中于機關單位，主要涉及：一是核查干部履歷信息，補充完善干部人事檔案中缺失的檔案信息材料；二是涉及信訪案件，糾紛雙方都需要相關的佐證支撐材料；三是巡視組、督查回頭看等，查閱相關依據；四是紀檢監察機關因查辦相關案件需要提供佐證檔案材料；五是結合重要時間節點，為各單位舉辦展覽、開設展廳、拍攝宣傳片等提供素材支撐。在為民服務的查檔利用方面則多是個人利用者，其目的多涉及自身利益。具體包括法律參考、核實工齡、補充檔案、落實政策待遇、土地確權、房產過戶等。其中大部分是因為面臨退休，個人社保檔案材料不齊全，需補充完善個人相關檔案材料。

1.2 檔案利用特點分析

通過對2016—2020年間檔案利用情況進行統計分析，可以看出：一是在服務社會群眾方面，雖然整體利用人次有所反復，但平均總體呈大幅度上升趨勢，全民的檔案意識逐漸增強，越來越多的群眾主動走進檔案館，在服務民生方面發揮積極作用；二是雖然在學術研究方面，受我館舊政權檔案開展數字化工作影響整體利用人次占比降低，但檔案作為一手資料，在學術研究上發揮著毋容置疑的重要作用，利用者提出的利用需求凸顯了這一點；三是工作查考仍會是今后檔案服務利用工作的主體重點，且此利用情況受當年的中心、重點工作影響較大，如2017年為加快轉變政府職能，深入推進簡政放權、放管結合，國務院要求各地各部門對本地區本部門印發的新中國成立以來文件進行全面清理，我省也積極開展文件清理工作，此專項任務占當年整體利用工作調卷量的58%以上。

2 檔案利用服務工作存在的難點

在實際的利用工作中，除利用者對檔案館認知存在偏差，易將我館業務范圍與其他部門職能相混淆，誤以為我們是保管個人人事檔案的部門，或是認為吉林省檔案館保管檔案范圍應涵蓋省內所有信息外，還存在受自身工作限制的難點與困境：

2.1 現有檔案開放鑒定進程無法滿足利用需求

分析近五年的利用數據，雖然受我館舊政權檔案數字化等情況影響，學術研究利用人次有所下降，但從接到的利用申請來看，此方面的利用需求仍在增長。現有的開放鑒定工作情況無法充分滿足此種利用需求，多需要依靠提供利用的工作人員憑借經驗進行現場把關，既增加了工作量和工作難度，也延長了利用者的等候時間。同時，新《檔案法》中將檔案的開放期限縮減至25年，這就對檔案開放鑒定工作提出了更高的要求。

2.2 檔案資源編研開發力度難以滿足利用需求

“欲知大道，必先為史”，檔案因其記憶備忘的工具性特征具有憑證價值，是提供文化供給的好養料。匯集檔案史料的編研開發成果，更是使社會群眾直觀、便捷接觸檔案的有效手段。我館雖一直深度挖掘館藏信息，擴大檔案影響力，但其成果仍不足以滿足利用者的需求，檔案資源編研開發需進一步向縱深擴展。

2.3 跨館服務進程需進一步加強

我館現有的利用服務中，雖有提供跨館服務的選擇空間，但因服務平臺尚未建立，服務主要依托電話、傳真、信函等，其時效性與信息傳遞的準確性都有待加強，無法在民生需求方面提供更加方便、快捷的服務。

3 優化檔案利用服務措施及建議

在今后的利用服務中，要進一步深入踐行以人民為中心的發展理念，加大檔案開放力度，優化檔案利用環境，簡化檔案利用程序，使檔案工作更好地服務人民群眾。

3.1 做好宣傳，繼續提升社會檔案意識

通過展覽、微視頻、公眾號、講座、宣傳片等多種方式，依托新媒體，繼續做好檔案常識普及。不能將宣傳局限于國際檔案日等重要時間節點，要主動把握、甚至主動創造宣傳機會，依托館藏，讓檔案資源的多樣價值得到發揮，提升社會檔案意識。

3.2 積極探索檔案鑒定新渠道

檔案的開放鑒定工作兼具政治性、政策性和專業性，需要工作人員以政治嗅覺、政治政策觀念和知識儲備做支撐，易出現人力不足的情況。建議積極探索檔案開放鑒定新渠道，將專業人力鑒定與大數據、云計算和人工智能相結合的新模式，以新技術激發檔案開放鑒定工作活力，促進鑒定工作穩妥、高效、逐步地進行。

3.3 加快檔案跨館服務進程

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對跨館服務提出新要求，要“從國家、地區多層面一體推進檔案信息共享利用工作，建設以全國檔案查詢利用服務平臺為支撐、檔案查詢‘一網通辦’的全國檔案信息共享利用體系”。這也對跨館服務提出更高要求，將服務區域提升到了國家范圍，在當下，我館應積極探索接入跨館服務新模式，吸取其他先進省份的成功經驗，運用信息網絡技術，打通省內民生檔案省市縣三級跨館服務渠道，方便民眾利用。統一服務標準，推進業務標準化、管理精細化，并為接入全國檔案查詢利用服務平臺，實現檔案信息平臺對接、資源共享留下充分發揮余地，為檔案資源更好地服務民生和檔案事業可持續發展、高質量發展提供有力的基礎支撐。

3.4 檔案資源開發工作向縱深挖掘

深入挖掘館藏檔案信息，研究開發利用的方向要始終與黨和人民的需要高度一致，尋找館藏開發工作與中心工作相結合的融合點。立足館藏、立足中心工作、立足國際國內社會焦點熱點，以黨史學習教育為契機，與時俱進更新檔案新觀念，及時有效發揮檔案的獨特優勢。通過舉辦展覽、編印書籍、拍攝專題片、編撰資政參考等形式，更多渠道、更多維度地為各方面發展提供高質量的檔案研究成果和高水平的檔案服務。

檔案是最真實的記錄，檔案工作在黨和國家事業中發揮著總結經驗、認識規律等支撐性、基礎性作用，更在弘揚民族精神、傳承民族文化中發揮著獨特的作用。檔案工作者要深刻認識到檔案工作的重大意義，增強責任感、使命感和榮譽感，主動作為，立足新發展階段，貫徹新發展理念。增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”，著眼“兩個大局”，積極找準檔案服務的切入點、發力點，圍繞黨和國家中心任務、經濟社會重大問題、人民群眾需求，做好兩個服務、彰顯檔案價值，推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化，推動檔案工作再上新臺階，為吉林振興發展率先實現新突破做出新貢獻。