數字檔案室建設面臨的困境及對策

文/康晨煒

數字檔案室是檔案部門為順應數字化時代發展而建設的，其與傳統檔案管理方式不同，具有檔案信息化的特征。數字檔案室建設是一項系統工程，應解決好傳統檔案信息化轉型和檔案數字化建設問題，更新管理思維、方式和手段，提升數字檔案服務水平，使其與數字化時代檔案事業發展的環境相匹配。

1 數字檔案室建設的主要內容與現狀

數字檔案室建設包含許多內容，是集合檔案信息的采集、加工、存儲、管理、利用為一體的集成化管理體系和平臺。數字檔案室建設的前提是厘清其基本內涵，進而有計劃、有步驟地推進檔案室建設工作。相較于傳統檔案室來說，數字檔案室的儲存介質發生了改變，傳統檔案室以紙質檔案為主，數字檔案室則以數字電子檔案為主，具有可復制性。另外，傳統檔案室檔案資料的儲存需要占用較多的空間，而數字檔案室則主要以數據存儲為主，既能夠節省物理空間，也能夠節省一部分人力，且檔案資源可實現靈活取用，檔案利用的效率也大大提高。

一般而言，數字檔案室建設包含規范制度、基礎設計、應用系統、檔案資源數字化轉化、檔案服務保障等方面內容，由于是一項復雜的系統工程，需要相關部門的密切配合與分工協作。

1.1 應建設數字檔案室基礎網絡架構

所謂基礎網絡架構是指能夠滿足數字檔案室建設與管理要求的軟硬件設施，并且保障檔案信息的安全，能夠為數字檔案建設提供技術支撐。

1.2 開發數字檔案應用系統

該應用系統要具有便捷性、安全性和多功能性，能夠體現出自身與傳統檔案室檔案管理系統的不同，如可實現檔案室辦公自動化。

1.3 應用先進技術和手段實現檔案的電子化管理

一是將原始檔案資源進行數字轉換，為數字化管理奠定基礎；二是應嚴格按照檔案規范標準執行，形成完整、可用、安全的數字檔案資源體系，為檔案的后續數字化存儲、管理和利用打好基礎。

1.4 持續改進并完善數字檔案室工作流程、管理制度、人員建設

明確數字檔案服務的基本內容和服務流程，對于不同類型的檔案實施分類管理，同時加強技術建設與更新，切實保障數字檔案信息的安全和順暢運行。數字檔案室建設對技術和人才的要求有所提高，傳統檔案室的人員隊伍結構迫切需要重組或優化，尤其是面對新技術和新方法，加大對檔案人員的培訓力度，引進復合型人才，加強現有人員的知識管理，有助于為數字檔案室建設和后續管理提供智力保障。

數字檔案室建設需重點關注如下方面，一是推進傳統檔案的數字化轉換，以豐富數字檔案室的檔案信息資源；二是形成管理規范、運行有序的制度機制，優化工作流程，對檔案信息資源進行有效利用，為相關部門提供可靠的決策數據，為廣大群眾提供社會化、個性化的檔案服務。從實際情況來看，近年來我國檔案事業改革得到穩步推進，尤其是在檔案數字化建設方面取得了一定進展。

各地積極推進數字檔案室建設，更新檔案管理技術，搭建檔案數字化管理平臺，重藏輕用的檔案管理觀念得到明顯改善。從未來發展的趨勢來看，進一步推進數字檔案室建設仍是一段時間內需重點關注的課題，且伴隨信息技術、數字化設備等的不斷創新更新，數字檔案室的功能也會更加豐富。從這個意義上講，數字檔案室建設應是一個持續發展和完善的過程。

2 數字檔案室建設面臨的現實困境

雖然近年我國數字檔案室建設取得一定成效，但與數字檔案需求相比，仍存在一定差距。主要表現為部分數字檔案室信息化水平不高，缺乏成熟的理論指導，相關技術更新遲滯，缺少結合市場需求的動態化方案，地方檔案室的特色不鮮明等。這些是現階段數字檔案室建設面臨的主要困境。

2.1 理論指導與技術支持不足

數字檔案室建設是一個新鮮事物，相關理論研究和實踐探索均處于初級階段，且新技術發展速度快，檔案載體、檔案形式等變化顯著。一方面，對于檔案管理主體來說，既要了解新技術和新手段，并能夠有效利用新技術優化檔案工作，穩步推進數字檔案室建設。另一方面，數字檔案室建設尚缺乏科學、系統的理論作為指導，由于檔案資源種類繁多，加上缺少數字檔案室建設的模式和標準，不利于各地數字檔案室建設的穩步推進。在技術支持層面，雖然電子文件管理積累了一些經驗，但數字檔案室作為一個整體，其本身就是以網絡環境為基礎的，除了電子文件整合與管理以外，還需要組建若干具有獨立性的數字檔案實體。現實中，在電子文件著錄標準、全文數據庫標準、數字檔案室效果評估標準等方面尚未形成嚴密的體系，因而難以為數字檔案室建設提供有力支撐。或在實際建設中經常出現檔案信息資源不全面、數量不足、質量不高等問題。由于缺乏科學理論和技術標準體系等的指導，數字檔案室建設進展緩慢，未來數字檔案室的高質量發展需重點加強理論研究和技術推廣，在明確數字檔案室建設標準的前提下保障各項工作的穩步推進。

2.2 數字檔案信息資源整理困難

數字檔案室建設前期需要對傳統檔案資源進行整理、分類以及數字化轉換，面對繁多冗雜的檔案資料，整理過程中需耗費大量的時間和精力。同時還需要對這些檔案資料進行再加工，減少檔案資源重復的問題。由于許多檔案資源的管理是多主體的，所以在檔案整理過程中可能會出現不同意見，進而影響檔案資源建設的效率。在實踐中，數字檔案室建設同樣面臨資源浪費的問題，尤其是各部門之間的協調不足，檔案資料被重復數字化，消耗了大量的人力、物力、財力。究其原因，一是各部門之間的溝通不足；二是各部門之間存在意見不一致或各自為政的情況；三是不同單位對于檔案資源建設的標準和要求不一致，加大了檔案資源整理和數字化的難度。由上可知，數字檔案室信息資源整理困難，既受到檔案資源繁雜的影響，也有檔案信息資源建設主體協同性不足帶來的挑戰。

2.3 數字檔案室基礎設施不完善

數字檔案室建設的前提要件是相對完善的軟硬件設施，這也是檔案管理和服務開展的前提。相關基礎設施主要包含滿足數字檔案收集、整理和利用的硬件設施、軟件系統以及相關網絡系統設備，這些基礎設施是數字檔案室建設的物質基礎。但在實際工作中，許多數字檔案室的軟件硬件設施并不完善，或存在網絡系統更新不及時，硬件設施配備不到位的情況，現有基礎設施條件難以為數字檔案室高效建設提供有力支持。由于基礎設施不完善，相應地也會影響數字檔案室檔案的安全性，造成一定的安全隱患。保障檔案信息安全應是數字檔案室建設的一項重要內容，務必保證。尤其是伴隨網絡信息技術的快速發展，在改變檔案管理工作格局的同時，也給檔案安全工作帶來了挑戰。數字檔案室以電子檔案為主，如果各環節技術支持不足或管理上存在漏洞，就可能會出現嚴重的安全問題。

2.4 缺乏高質量技術人才隊伍

任何數字檔案室的建設，都需要有專業技術人員進行數據管理、分析和利用。與傳統檔案室不同，數字檔案室的技術性更強，且需要結合檔案事業發展的要求創新服務形式，能夠提供個性化的服務。這對檔案人員提出了新的挑戰，檔案人員應結合數字檔案室建設與運行情況，加強檔案數據分析，為單位建設、管理和發展的各項決策提供科學依據。雖然各地比較重視數字檔案室建設，管理人員也基本能夠認識到專業人才隊伍建設的重要性，但是在具體落實中，仍然存在高質量技術人才缺乏的問題。一方面，現有檔案人員的專業技術能力與數字檔案室建設的要求不相符，不能很好地滿足檔案數字化改革的需要。另一方面，檔案人員整體結構不合理，為檔案人員提供的新技術領域培訓和學習較少或不深入，影響了數字檔案室建設工作的順利開展。此外，部分數字檔案室管理人員對綜合型人才隊伍建設的認識不足，也在一定程度上制約了數字檔案室的建設與管理工作。

3 數字檔案室建設的創新對策

立足于數字檔案室建設的實際，結合數字檔案室的特征，為進一步完善數字檔案室建設，應堅持“資源為本”，不斷加強數字檔案資源建設與整合，為科學利用檔案資源奠定基礎；注重使用價值的開發，在推進資源特色化建設的基礎上，開通資源共享與開放服務功能，改變“重內輕外”的數字檔案室建設弊端；促進數字檔案室之間的合作，將分散在各單位的相關資源進一步整合，形成整體效應。

3.1 有機整合數字檔案資源

數字檔案室建設需要檔案管理部門的積極參與和科學指導，以彌補現階段在理論研究和實踐創新中的不足。首先，檔案主管部門應承擔好數字檔案室建設的指導、監督、檢查、培訓、評估等職能，將自身作為數字檔案室建設以及其后續運行的橋梁。數字檔案室管理人員應主動學習數字化技術、提高數字檔案建設與管理能力，積極參與行業內前沿的學術交流活動，并實地走訪參觀，借鑒各地和有關單位的經驗和做法。在實際管理過程中需充分發揮主動性，敢于突破和創新，并能持續進行反思，遇到問題及時糾正，不斷帶領檔案人員提高檔案工作能力和服務水平。其次，加大對檔案數字資源的挖掘力度。改變傳統檔案管理模式，借助現代信息技術，實現數字檔案的自動化檢索，在海量的數據資源中實現高效、精準檢索，實現智能化的數據挖掘與加工。再次，建設數字檔案室開放體系。開放是數字檔案室的顯著特征，但作為一個虛擬的概念，增強檔案室的開放性應從如下幾個方面入手：一是將檔案數據開放與共享納入數字檔案室建設的整體規劃之中，建設數字化平臺時增加相應功能。二是考慮不同檔案資源之間的關聯性，避免重復性的數字化資源轉換，減少無用功，提高數字檔案轉化效率。概言之，數字檔案室建設要做好資源建設工作，結合時代環境的需要，豐富檔案數字資源，同時注重提質增效，保障數字檔案室向高質量方向發展。

3.2 保障數字檔案平臺的高效運行

數字檔案室的很多服務都是借助網絡平臺來實現的，因而保障數字檔案平臺的高效、安全運行尤為重要。首先，應提高數字檔案平臺的信息處理能力。一般而言，檔案具有較高的應用價值，如查詢、證明、決策、數據分析、宣傳教育等的應用，具有極強的社會價值。但海量的數據資源擺在人們面前，如沒有相應的平臺，很難發揮其價值。提高數字檔案平臺的信息處理能力，就是要改變數據的存儲格式，實現數字檔案的規范化、標準化管理，促使各主體能夠運用統一標準檢索關聯數據，提高數字檔案的可用性。其次，將不同類型的數字檔案統一于平臺上。數字檔案也有文本、視頻、圖紙、照片等不同類型，應將各類數字檔案資源進行有機整合，以便能夠提升檔案服務的針對性，如為企業決策提供有價值的信息等，進而發揮好數字檔案室的優勢功能。再次，增強數字檔案室網絡平臺的交互性。了解市場需求，收集用戶反饋，是新時代數字檔案室建設的一項重要內容。為此，應將其作為與受眾交流的一個窗口，為檔案服務的持續改進提供參考。此外，用戶在反饋信息時也會不斷累積一些數據資料，可在此基礎上對數據進行收集、整理和分類，進而探索更多具有針對性的專題類檔案服務，加速推進檔案室建設的轉型升級。

3.3 提升數字檔案應用的整體效應

數字檔案室建設在新時代應做出積極回應，改變原有的“信息孤島”式的檔案資源建設現狀，實現檔案建設的集成開發和資源利用的整體效應。首先，立足于大環境，與時俱進，加速數字檔案室更新，尤其是軟硬件設施和網絡系統要及時更新，保障其能夠走在大環境的前沿陣地。當前，數字檔案室建設具有突出的優勢，充分利用各類信息技術資源，并從自身實際出發，打造獨具特色的主題檔案室是一條可行路線。如地方檔案室在挖掘本地檔案資源的基礎上，打造特色檔案室，有助于提升自身的知名度和影響力，形成檔案品牌。其次，應重視開展集成化工作。所謂集成化工作是指對現有檔案資源和服務的充分利用。在各地普遍推進特色檔案室建設的情況下，應發揮好各自的優勢互補作用，形成開放化的檔案管理體系，促使各數字檔案室掌握更系統的檔案資源。還應加強檔案室之間的交流與合作，形成數字檔案室整體化發展的局面，提升整體效應。

推進數字檔案室建設，是服務時代發展和科技發展的需要。當前數字檔案室建設積累了一些經驗，同時也面臨一些現實困境。我們應提高數字檔案室建設的能力，進一步提高數字檔案資源整合能力，網絡平臺信息處理能力和不同主體之間的協同能力，進而從整體上提高數字檔案室建設的成效。