提升高職院校教學秘書管理工作效率芻議

古 麗

（常州工程職業技術學院，江蘇 常州 213164）

高職院校越來越重視內涵建設，尤其是在教學管理方面，更應注重科學的管理和人才隊伍的培養與激勵。教學秘書是教學管理的基層人員，在維持學校的正常教學運行中起到了至關重要的作用，教學秘書的工作成效將直接影響教學管理工作的順利開展。

1 高職院校教學秘書工作現狀

1.1 工作任務跨度大、內容繁雜

隨著高職院校的不斷深化改革，多數學校設置了二級學院，學院擁有更多的自主權和決策權。教學秘書不再是單純地上傳下達，而是加入學院的教學改革中，直接參與制定相關的教學管理文件，工作層次多，繁雜性大。在縱向方面，學校下達的教學文件，教學秘書需認真研究，領會文件精神，協助學院主管領導進行文件的傳達，做好相關教研室教學文件的解釋、執行和監督，并與老師進行溝通與解讀。在這個過程中，教學秘書需要做好從學校、二級學院、教研室、教師和學生個體的大跨度溝通與協調，才能保證教學文件的順利執行。在橫向方面，包括課務安排、課務調整、考務安排、畢業事務、期初期中期末教學質量檢查、工作量核算，以及學校、二級學院、教研室的各種教學文件、檔案資料收發歸類整理等等。由于工作跨度大、內容繁雜，教學秘書有時會出現顧此失彼，難以理清頭緒的現象。

1.2 工作任務周期短負荷大

高校教學秘書工作，涉及具體工作內容繁多，往往需要在短時間內處理很多事情，尤其是大的二級學院，這種現象更顯突出，導致工作應接不暇，力不從心。雖然高校常規的教學管理工作有一定的可規律性，每個學期的開始、中期和期末，工作內容有一定的預見性，可提前準備。但有時由于人員換崗不能及時處理現有的教學工作，或新上崗人員對工作內容不熟練，或長時間學習和熟悉新的教學管理軟件系統，或由于其他原因導致工作任務的滯后等，而這些工作往往還需和多個部門、教研室和教師個人進行協調、解釋和溝通等。這些都會導致教學秘書的工作任務周期變短，工作負荷加大，精神壓力增加，身心疲憊。

1.3 工作認同感低積極性差

高職院校教學秘書的工作是繁雜瑣碎的，大多都是協助二級學院教學主管領導處理教學事務。這些“服務性”工作的終極目標就是維護教學的正常運行。而這些繁雜的工作很難體現在年終的績效考核中，且對其職稱晉升的貢獻度低，對其自身職業發展的受益性低。教學秘書對其自身工作等價性的認同感很低，會出現職業倦怠，“不思進取”。長此以往，人員流動現象頻繁，不利于隊伍穩定。因此，教學秘書工作績效的量化及等價考核是關乎其職業發展的重要依據，只有明確了奮斗目標，教學管理工作者才有崗位的期待感和認同感。針對教學秘書制定科學合理的考核政策，完善獎勵績效職稱晉升制度是至關重要的。

1.4 職業發展受限沒有獲得感

高職院校教學秘書出現職業倦怠和其職業發展受限，與沒有獲得感有一定的關聯。高職院校教學秘書職業發展受限，原因主要有兩方面。其一是管理業績不突出。高職院校教學秘書人數比較少，一般二級學院只設一個教學秘書崗位，一人承擔整個學院的教學維護及日常教學事務管理。由于教學秘書自身工作性質決定其絕大多數時間均在忙于教學管理與維護，很難升華為突出業績，限制了自身發展。其二是個人業績無法歸位對標。如學校對教學秘書的管理工作沒有系統規劃，缺少專門培養教學秘書的政策，教學秘書很少有學習進修的機會；且職稱晉升、獎勵制度等政策往往傾向于教學科研人員，導致教學秘書目前從事的工作無法對標職稱晉升政策。當然也有部分教學管理人員自身缺乏計劃，沒有明確的職業規劃，個人期待較低，在工作中缺少激情和責任，導致自身發展受到限制。總之，由于種種原因，高校部分教學管理人員常常缺乏獲得感，容易產生職業倦怠。

2 教學秘書在教學管理中的作用

2.1 是學校與二級學院教學業務傳達的關鍵紐帶

教學秘書的管理更偏重于過程管理，將教學過程的各要素進行分類、整理、管控等，使教學過程有序運行。高校教學管理人員的層次結構為分管教學的校領導、教學工作部、教學督導、二級學院分管教學領導、教研室和教學秘書。雖然教學秘書管理層次較低，但在實際工作中往往都穿插于各級別的教學管理中，需要協助二級學院領導傳達上級教學管理文件的精神并按時執行，協調、監督并收集教研室人員的執行情況，及時向上級反饋教研室的意見及建議。總之，教學秘書是學校與二級學院教學工作的關鍵紐帶，也在學校教學秩序正常運行中起到關鍵作用。

2.2 是維護二級學院正常教學運行的重要保障

教學秘書是學校的基層管理人員，其重要職責之一是維護二級學院日常的教學事務管理，確保教學秩序正常運行。學期初的教師課務落實方面，合班、分班、定向培養班級的課表安排情況、各類教學場所（包括理論教學場所、實訓操作場所和理實一體教學場所）的分配，補考重修考試安排，期初的教學質量檢查等；學期中督導聽課安排、各類課程銜接及課務調整安排、期中考試安排以及了解整個教學過程中的落實情況并做好相應的監督工作；學期末考試安排、國家級省級大型英語考試安排、畢業班的頂崗實習和畢業設計、學生成績統計分析、各類教學材料的收繳分類歸檔等。整個學期的教學運行過程中，只要中間某個環節出現問題，就會影響整個教學進程的有序進行。因此，教學秘書肩負重要職責，不能掉以輕心，教學秘書是高職院校教學正常有序進行的重要保障，是促進教學質量提升的中堅力量。

2.3 在教學質量提升方面有促進和監督作用

教學秘書在教學方面的監督與管控主要有學生學習和教學運行。首先，教學秘書是教學管理者中工作在基層的人員，直接接觸教師和學生，能及時了解他們的想法和建議，為進一步完善人才培養提供最切實的參考素材。其次，教學秘書在期初、期中、期末的教學質量檢查中，可以直接發現問題，為學院進一步規范教學，提升教學質量起到有效的監督和管控作用。再者，一個綜合素質良好的教學秘書，能夠本著學院長遠的發展目標，提出一些具有建設性的意見及建議，如人才培養方案的調整，課程的合理安排，教學資料的科學歸檔，工作量的合理計算等等，促進學校教學管理現代化。

2.4 促進教學檔案規范管理

教學資料的歸檔存儲，不僅是任課老師平時努力的沉淀，更為老師在后期查閱自己的教學資料提供便捷的平臺。同時教學資料科學歸檔，可為后期的教學改革、監督和管控提供有力依據。教學資料分門別類合理歸檔，在查閱時才能準確省時。每個學期的人才培養方案、教學標準（大綱）、課程標準、考試試卷、課程總結、試卷分析、作業等等的歸檔；跟崗實習日記、周志，頂崗實習日志、周志，畢業設計任務書、開通報告、畢業論文（設計）等等常規教學資料的歸檔。每個學期下達的文件整理、會議內容整理、各種活動的記錄及整理等的歸檔。教學秘書的工作內容幾乎覆蓋二級學院整個學年的所有教學環節，非常廣泛，能及時把握和準確執行高職院校教育政策、改革創新，上課、考試等，是學院教學資料歸檔整理的關鍵人員之一。合理規范的歸檔教學資料是教學秘書的重要工作之一，也有助于提升學院教學質量。

3 如何提升教學秘書的工作效率

3.1 教學秘書應具備良好的綜合素質

首先，教學秘書應認真負責，善于分析歸納。高職院校教學秘書的工作內容非常廣泛且復雜煩瑣。這就需要教學秘書對平時工作內容進行及時歸納總結，分類規劃，對不同時間段的工作內容有提前預判，這樣工作中就會做到胸有成竹，不慌不亂。其次，教學秘書還應具備過硬的專業知識儲備。教學秘書的工作很多會涉及二級學院的專業事務，只有充分了解專業背景及發展，才能在教學管理過程中解決遇到的各種與專業相關的問題。比如專業建設、人才培養、課程建設等，均需要教學秘書的參與、監督和評價，沒有過硬的相關知識儲備，很難勝任這一工作。再者，教學秘書還應有良好的溝通能力和健康的心態。教學秘書在工作中難免會遇到不被理解或者工作難以執行下去的情況，這就要求教學秘書本著對事不對人的態度，耐心解釋和氣溝通，最終解決問題。

3.2 提高教學秘書工作的規范化

規范化管理強調的是在管理過程中，要充分體現人文價值和經濟價值，在充分考慮人的工作價值和需求的基礎上合理制定管理流程。高職院校應樹立以人為本的現代管理理念，為教學管理人員制定人性化的工作環境，杜絕“一刀切”的懶政思維，摒棄“平均主義”和“論資排輩”的老舊思想。要對教學管理流程進行科學合理的整合，避免無謂的工作消耗，盡量采用信息化管理。尤其教務管理應建立長效機制，循序漸進，逐步完善。如在教學信息管理軟件系統方面，涉及人員縱橫層次較多，應根據實際使用情況逐步完善，不應遇到問題就徹底更換，這樣容易導致教學管理人員重新學習和難以適應，同時還要花費大量時間進行培訓，耗時耗力，又容易與正常的教學環節脫節。總之，教學秘書的工作規范，沒有統一模式，應一校一策，根據實際情況科學合理地制定。

3.3 提升教學秘書工作的認同感和獲得感

教學秘書工作任務繁重，工作量大，且自身職業發展受限，對自己的崗位認同感低，獲得感少。學校在管理過程中應注入人文關懷，為教學管理人員明確工作定位和角色期待，為其提供一條清晰的職業發展路線。為此，高校應為教學管理人員建立專門的考核、評價及激勵政策，在其績效考核、職稱評定、職務晉升等方面做到有據可依。如年度考核優秀者，應給予適當獎勵，可以優先進修學習、外出培訓等，或者在職務晉升方面給予適當傾斜。在職稱晉升方面，高校應充分考慮教學秘書工作性質的特殊性，為其制定職稱晉升渠道和相關政策。學校應給予教學秘書相關績效的政策支持，充分調動其積極性和能動性，以保障隊伍的穩定性和長久性。