科研試劑管理流程及信息化系統構建研究：以XH醫院為例

蘇薇，王璐，高健

1.華中科技大學同濟醫學院附屬協和醫院財務處，湖北武漢 430022；2.華中科技大學同濟醫學院附屬協和醫院醫學工程科，湖北武漢 430022

2016 年習近平總書記在全國衛生與健康大會上指出，要抓好建立現代醫院管理制度建設，要顯著提高醫院管理的科學化、精細化、信息化水平，規范醫療行為，不斷提高服務能力和運行效率[1]。隨后國家眾多文件的頒布也指出公立醫院必須堅持高質量發展和內涵建設，通過完善管理制度，再造業務流程，保證醫院經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗，提高資源配置和使用效益[2-3]。

習近平總書記在2020 年9 月11 日的《在科學家座談會上的講話》[4]中談到：“希望廣大科學家和科技工作者肩負起歷史責任，堅持面向世界科技前沿、面向經濟主戰場、面向國家重大需求、面向人民生命健康，不斷向科學技術廣度和深度進軍。”

科研工作對于我國醫療事業的發展有著舉足輕重的作用，科研試劑是從事科研工作的重要材料，科研試劑指利用科研經費購買的試劑?？蒲薪涃M是指上級部門或平級單位撥付過來用于科學研究的經費[5]。科研試劑的管理是指科研試劑采購、申領、使用一系統活動的總和，對集臨床、科研、教學為一體的大型公立醫院來說極其重要[6]。

1 XH 醫院科研試劑管理的現狀

1.1 XH 醫院科研試劑的特點

XH 醫院是一所學科齊全的，集教學、科研、醫療為一體的大型綜合型醫院。各個科室都有自身的學科研究方向，科研任務非常繁重。所以科研試劑的總體開支巨大，同時試劑的種類繁多且用量相對零散。另外科研試劑存放條件要求非常嚴格，一個疏漏就會造成試劑的活性減弱，影響實驗效果，對科研工作造成極大影響。

1.2 XH 醫院科研試劑管理的原有流程

①課題組通過醫院統一招標議價產品。公司接到醫院發出產品訂單后，制作《科研試劑送貨驗收單》并將產品送至試劑管理部門驗收人員處驗收，驗收合格后交給申購人使用，《科研試劑送貨驗收單》由試劑管理部門驗收人員和課題組收貨人員確認簽字。送貨后，公司按照送貨金額開具發票，發票需經費負責人和科研管理部門負責人確認簽字。

②課題組人員制作《供貨清單》，填寫購買產品明細及科研經費信息，由領物人和經費負責人確認簽字。每月科研經費報銷時，課題組報賬人員提供經費負責人和科研管理部門負責人簽字的發票；有科研經費信息、領物人簽字和經費負責人簽字的《供貨清單》及試劑管理部門驗收人員和課題組收貨人員確認簽字的《科研試劑送貨驗收單》到試劑管理部門辦理報賬事宜。

③試劑管理部門確認無誤后辦理出入庫，打印《科研試劑領物經費下賬單》，并將發票、《供貨清單》和《科研試劑領物經費下賬單》一并交到財務部門辦理結算手續，《科研試劑送貨驗收單》留試劑管理部門存檔。

④財務人員對發票、《供貨清單》和《科研試劑領物經費下賬單》 明細數據與科研系統內數據進行核對，并人工對發票進行真偽識別。將發票及《科研試劑領物經費下賬單》分類匯總與系統報表數據核對。確保本月購買試劑均已辦理出入庫手續，沒有疏漏及重復，并手工制作供應商付款數據以便下一步供應商回款使用。

⑤財務人員將整理完畢的付款資料送至付款會計人員進行制證付款，付款會計會再進行一遍數據的核對，以檢查在資料的傳遞過程中是否會有疏漏，并對供應商付款數據進行核對以確保資金安全準確匯出。

1.3 XH 醫院科研試劑原有流程及應用程序的缺陷

原有試劑管理流程及應用程序只是在一定程度上滿足科研活動的需求，但步驟與步驟之間人為因素過多，單據與單據之間易出現差錯。具體缺陷表現為：①由于科研試劑在申領時科研經費沒有凍結，經常會出現在辦理出庫時所使用的科研經費余額不足。②由于經費負責人暫時不在醫院，供貨清單有個別仿簽的現象。由于經費負責人人員眾多，單靠人工識別，存在內控風險。③由于經費、供應商、材料明細等均為手工填寫或錄入，會有系統內與供貨清單及驗收單不一致的風險。④紙質單據從試劑使用人到科研試劑管理部門再到財務部門，經過眾多環節，會有遺失風險，所以必須在每一流程點都整理核對，造成不同流程點都在花費時間做重復的工作內容。⑤原有科研試劑系統所制《科研試劑領物經費下賬單》是最后的步驟，無領用人簽字，經費負責人只在供貨清單上簽字，經常成為審計整改項。

綜上5 點缺陷歸結為3 類原因：①科研試劑系統與經費管理系統未聯網，使得科研試劑的經費數據為孤立數據，實時性差，且試劑數據及經費錄入為手工錄入易出現差錯。②依賴紙質簽名，使得有紙質簽名的單據非常重要，所有環節必須仔細核對，以免錯漏。③發票中商品數據與系統入庫數據的核對及發票驗真等眾多工作只能依靠人工審核。

2 XH 醫院基于自身成熟平臺基礎創建新科研試劑管理流程思路

隨著醫院科研任務的增多，原有科研試劑管理系統已經完全不能滿足現有的管理需求。由于各個環節人為因素過多，任何一個環節有疏漏都會在使得工作無法完成，使得科研及職能部門人員花費大量時間在更正錯誤上，嚴重影響科研工作的開展，同時也降低管理效率。為提高科研經費的使用效率，完善科研試劑的管理要求同時兼顧醫院財務管理的需求，財務部門利用自身的財務知識同科研試劑管理等各部門積極溝通，重新梳理科研試劑管理流程。

由于科研試劑為零庫存管理，試劑由項目組驗收領用后辦理結算。與高值耗材管理相類似，所以新的科研試劑管理流程較大程度借鑒醫用耗材供應鏈平臺[7]，以醫用耗材供應鏈平臺為重要基礎并有機融合網上財務報銷平臺及光學字符識別（optical character recognition,OCR）技術等平臺概念[8]，又將各平臺優點有機融合在一起：科研試劑的經費審批模塊利用網上財務報銷平臺的經費申請、審批、凍結及網上審批系統；科研試劑的出入庫模塊利用耗材供應鏈管理系統的出入庫及發票關聯功能；科研系統的發票驗真、發票數據與入庫信息核對模塊利用OCR 技術。由此構建起的XH 醫院科研試劑流程及管理程序可初步解決原有流程的缺陷，又可避免增加庫房人力物力的額外投入，增強管理的效率。

2.1 醫用耗材供應鏈管理功能在科研試劑管理系統中的運用

醫用耗材供應鏈管理是在供應鏈管理（supply processing and distribution,SPD）理念的基礎上將醫用耗材從供應到最終消耗全過程進行綜合性管理，以管理數據和任務為手段處理從患者需求發起到物資最終消耗的全程式管理模式[9-10]。

耗材供應鏈管理平臺是將耗材的招標、科室申購、物資入庫、科室領用，代銷管理、患者計費、耗材付款等耗材由進院到付款一系列物資流動匯總到一起的平臺，可以做到耗材的可查可控。而科研試劑則利用耗材供應鏈管理系統中的物流管理模塊，由各個課題組提出申請，進行招標及采購，在收貨領用時形成結算數據與供應商結算。名稱及規格均由招標系統推送，該過程無人工錄入，杜絕由于人為原因帶來的內控風險。

2.2 網上財務報銷平臺功能在科研試劑管理系統中的運用

網上財務報銷平臺是借助信息技術手段與先進管理理念實現財務信息全流程管理與優化的功能平臺，可實現財經政策宣講、政策咨詢答疑、經費預算管理、借支管理、費用報銷、商旅訂票、網上繳費、電子發票、電子票據、合同管理、查詢平臺、報表分析和銀醫直聯等線上服務[11-12]。可有效減少溝通障礙，降低溝通成本。對內提高運營效率，對外提升服務質量。科研試劑管理系統運用網上財務報銷平臺中的經費授權審批模塊，將科研試劑的試劑數據庫鑲嵌于經費使用模塊中，選定試劑種類和數量后經過經費使用審核及凍結，使經費數據與試劑采購實時聯通[13]。同時網上財務報銷平臺的電子簽名模塊可運用于經費授權確認和收貨驗收的確認，使得經費負責人無論身在何處都可操作，具有電子簽字的電子收貨驗收單存在于平臺內，可以在任何流程中查看打印，不再擔心仿冒和遺失的風險。

2.3 OCR 技術在科研試劑管理系統中的運用

OCR 技術是通過掃描等光學輸入方式將各種票據、報刊、書籍、文稿及其他印刷品的文字轉化為圖像信息，再利用文字識別技術將圖像信息轉化為可以使用的計算機輸入技術[14-15]。OCR 技術可批量識別紙質發票數據，發票數據可與國家稅務總局增值稅查詢系統相聯自動進行發票驗真，商品數據可與科研試劑出入庫數據核對，保障數據的一致性。同時OCR 技術可以抓取發票中供應商銀行賬號導入網上財務報銷平臺中的銀企直連模塊，進行付款操作后直接付款，節省手工轉賬的時間及風險。

三平臺中優勢互補，使一套數據可服務于各平臺，既提高工作效率又在內控關鍵點上運用信息化手段避免風險，保證資產安全和使用有效、財務信息的真實完整。

3 XH 醫院科研試劑新建流程及程序滿足

3.1 XH 醫院科研試劑新建流程

①建立科研試劑申領驗收管理網絡平臺，系統連通使用方、供貨方、各管理方。

②經辦人在平臺試劑庫中選擇試劑提出購買申請，經費負責人及經費管理部門審批凍結金額。耗材管理部門確認，發給供應商，生成科研試劑訂貨單。

③供應商攜帶科研試劑及訂貨單至耗材管理部門驗收，庫管人員查看試劑是否與訂貨要求一致在網絡平臺確認驗收后，供應商將科研試劑拿到科室，經辦人收貨，同時在網絡平臺操作確認收貨，同時完成入庫及出庫動作并生成結算單。運用電子簽名功能，使得簽名存在于電子版出庫單上，解決以往系統出庫單沒有領物人簽名的問題。

④供應商將結算單及對應發票交至耗材管理部門，耗材管理部門掃描結算單二維碼與發票關聯，并將期間試劑發票匯總交至財務部門辦理結算手續。

⑤財務人員將發票進行掃描，掃描結果中的產品及供應商信息自動與系統內信息對比，同時驗證發票真偽。發票掃描所得供應商賬號信息自動導入網上銀企直連賬號系統。

⑥財務人員將當月發票匯總交至付款會計人員付款，會計人員核對發票是否存在疏漏，核對完畢自動生成付款憑證及出入庫憑證。其中帶有領物人及科研項目負責人電子簽名的《科研材料領物經費下賬單》打印裝訂成冊。流程見圖1。

圖1 XH 醫院科研試劑新建流程圖

3.2 XH 醫院科研試劑新流程的使用效果

在此管理系統運行半年時間內，帶來的成效非常顯著，大大提高科研試劑管理的工作效率及工作質量。

①原試劑管理系統需10 個工作日完成的工作量，新程序降低到只需3 個工作日完成，發票數量減低50%。

②由于在申購環節就凍結經費，由此杜絕付款時經費不足情況的發生。

③由于科研試劑管理程序為層層審批層層控制，人為工作疏漏引起的差錯基本減少為零。

④由于運用電子簽名及網上OA 審批，使得經費負責人可隨時隨地審批，杜絕仿簽冒簽的情況。

⑤由于試劑所有出入庫信息都做到電子化可直接傳導至會計系統并自動生成會計憑單，減少人為核對單據的環節同時也保證會計信息的準確性。

⑥由于是試劑平臺，科研人員可隨時查看所購試劑的送貨及結款情況，遇到問題可以及時反饋，也將科研人員從繁瑣的運營業務中解放出來，可以全身心投入到科研中，同時提高科研效率。

⑦待電子發票及電子會計憑證管理全面實施后，可進一步免除匯總審核發票和打印出庫經費單據的時間，進一步提供工作效率。

4 總結

科研試劑管理平臺的建立是一次財務與業務及信息化內控管理的有益探索實踐，各程序的協調合作，取長補短，在一個整體框架下有機地結合在一起構成一個完整的管理系統[6，16]。財務人員與業務管理人員一同作為系統構想者與程序開發者的密切合作，也為管理會計在醫院各個環節中信息化的運用打下基礎[18]。除參與人員個人的努力外還需要以下方面的支持與協助。

4.1 各部門領導的支持

任何的改進必須得到領導層的支持，領導的支持是項目推進的重要保障。在實際工作中，涉及到整個流程的改進，勢必涉及其他工作崗位甚至其他部門的工作范圍，必須得到各部門領導的理解和支持。

4.2 各部門的溝通協助

整個流程的構建和改進，不是單一一個部門可以完成的，采購、招投標、業務部門必須參與其中。而流程的改進應該是整個流程環節的管理及工作效率的提高。絕對不是減少這個環節的工作使工作量轉移到其他環節，甚至只是減少某一環節少許工作量，卻使整個流程工作量大增，必須做到數據一經錄入，整個流程共享。各部門間數據的開放，程序之間的兼容，都需要溝通與協助，使之可以多贏。

4.3 程序開發的協調協助

系統開發構架搭建始終是理想狀態，特別是在程序上線初期，一定會有種種未曾料想的情況。所以必須不斷與程序開發溝通，讓程序開發了解項目的具體需求，做出適合自己的軟件。

在財務、試劑管理及信息化等各方面領導同事幫助協助下，財務人員得以理順新的科研試劑流程及搭建科研試劑管理系統的初步架構。同時由于財務人員對會計科目的熟悉，使在設計自動憑單時為程序設計提供正確的構架、分類，使之效率快速提高。另外對已開發程序的了解，運用現有資源進行有機的改造運用，節省大量開發成本。多程序間的聯通與磨合，充分了解其他部門的需求，再向程序開發提出需求時才能言之有物，做到既不異想天開，也不盲聽盲從。