論信息時代如何做好行政事業單位會計風險防控

張東輝 沈陽市鐵西區疾病預防控制中心

引言

會計信息化是指利用信息化技術首先對會計數據進行收集，其次對收集的信息數據進行嚴格篩選，最后在對相關數據信息進行有效歸納匯總，形成對單位有用的信息，為單位管理者進行決策提供科學數據支撐。

信息化時代下，傳統的會計工作模式面對當前的市場情形會面臨諸多風險。行政事業單位會計工作領域應積極進行創新、變革，提高會計工作質量和會計工作效率，提升行政事業單位整體工作質量和工作效率，增強社會公共服務管理工作質量。但任何事物都有兩面性，信息技術的應用不僅給各行各業帶來了機遇，也會由于信息技術的應用而帶來一定的風險。因此，行政事業單位應積極應用各種技術手段，提出有針對性的措施有效規避各種會計風險，充分利用信息技術手段，確保行政事業單位實現長遠發展。

一、會計信息化對于行政事業單位的意義

信息技術與會計工作進行全面結合，相關會計工作人員應順應時代發展，及時調整原有的知識結構，提升行政事業單位綜合業務能力，確保單位內部各部門之間實現資源共享、提升工作效率以及單位決策能力，避免出現財務風險。

（一）提高了會計工作效率

信息時代背景下，信息化技術已經涉及各行各業。行政事業單位采用原有傳統的會計工作模式已經無法適應當前時代發展需求。行政事業單位會計工作利用信息技術可以有效提升會計數據分析和決策能力，提高單位內部管理水平，有利于行政事業單位更好地履行政府職能，為單位管理進行決策提供科學的數據保障。同時，行政事業單位會計工作利用信息技術可以極大程度地解放勞動力，減輕了會計相關工作人員的工作負擔，會計相關工作人員無須再進行數據的重復錄入工作，促進會計相關工作人員可以更加方便準確地對相關會計數據登記、生成和查詢，確保會計相關工作人員可以有更多精力參與到單位會計數據分析和決策以及單位日常管理工作中。

（二）提高了會計信息質量

行政事業單位會計工作利用會計信息技術可以實現數據的共享，避免由于人為因素造成的數據處理錯誤，提高單位會計信息的準確性。行政事業單位利用信息技術可以在財務信息系統中科學合理設置會計管理安全權限，避免造成會計信息數據錯誤，提高單位會計信息的可靠性和真實性。同時，行政事業單位會計工作利用信息技術可以將財務系統數據和業務系統數據進行有效對接和融合，確保單位會計信息數據來源渠道更加多元，確保單位會計信息質量更高，提高了會計信息的相關性和可比性。

（三）實現了信息資源共享

行政事業單位會計工作利用信息化技術，將單位內部各部門數據通過信息平臺進行直接采集，確保各部門相關數據實現信息共享，單位內部各部門間不再是信息孤島，避免因信息不對導致單位管理者決策失誤。例如，行政事業單位在采購固定資產時，單位可以利用信息化技術搭建電子采購平臺，拓寬固定資產采購渠道。并實現對供應商的跟蹤管理，完善供應商信息庫。通過建立供應商信息庫可以對所要采購的物資性能、價格等信息進行準確統計、科學分析，實現對采購物資質量進行嚴格控制，避免給單位造成經濟損失。

二、信息時代行政事業單位會計風險現狀

作者本次設計了一些調研問題，制作了調研問卷，并在相關業務學習群以及相關單位工作群發放調查問卷。根據調研問卷反饋情況看，部分行政事業單位會計風險防控情況不容樂觀。

（一）對于會計信息化認知存在偏差，導致存在會計風險

部分行政事業單位會計相關工作者以及部分管理者對于會計信息化認識不夠充分，認為會計信息化建設就是會計電算化。事實上，會計信息化與會計電算化是完全不同的理念。二者產生的時代背景不同，會計信息化產生于信息時代，本質上是對會計模型進行重新整合，會計電算化強調的主要是單機處理會計信息。與會計電算化最大的區別便是，會計信息化的重要意義是體現在決策層面，但部分行政事業單位由于會計相關工作設備相對來說比較落后，不利于單位進行開展信息化工作。例如，行政事業單位如果實現有效地會計信息化，其公務卡使用便可以實現信息資源共享，其公務卡可以與銀行、POS機間搭起有效銜接，從而提高公務卡使用效率。但由于部分行政事業單位管理者對于會計信息化認知存在偏差，不利于單位會計信息化建設。

（二）會計信息系統與其他部門信息系統缺乏聯動

通過調研顯示，有25%的單位會計信息系統與其他部門信息系統還沒建立聯動機制，28%的單位信息聯動機制無法順暢地運行，這就說明大部分行政事業單位信息聯動機制構建不完善。實際工作中，業務部門在執行預算時沒有與財務部門進行及時溝通。單位內部資產使用部門與財務部門沒有定期對資產明細進行嚴格核對，這樣就會造成行政事業單位出現賬實不符的現象。

（三）會計內控“防火墻”不完善

通過調查發現，多數行政事業單位已搭建起了會計信息風險防控系統，但會計風險防控“防火墻”尚未完全搭建完成。數據顯示，單位會計風險防控流程建立方面為48.5%，完善率不是太理想。47.8%的單位沒有明確界定會計相關工作崗位職責設置、工作權限與授權管理等方面，部分行政事業單位表示由于單位內部相關工作人員較少，無法針對相關工作崗位安排專門的工作人員，因此無法按照相關規定對會計風險防控崗位職責進行明確。

三、信息時代做好行政事業單位會計風險防控的措施

（一）提升會計信息化認識

新《政府會計制度》的全面落實，行政事業單位會計工作應做到公開、透明。信息時代下，行政事業單位應轉變思想觀念，認識到信息時代下會計工作特點，確保單位會計工作更加科學有效。同時，行政事業單位還應對會計信息系統進行科學規劃、設計、開發，確保單位財務信息與業務信息相互影響與相互融合，進而形成協同工作的局面，提高行政事業單位風險防范意識與風險防控能力。

（二）加強信息系統安全建設

信息時代下，行政事業單位應加強信息系統建設，實現對會計信息系統的優化升級，提高會計信息系統的安全層級。這樣才能確保行政事業單位避免出現安全風險，提高會計相關信息的安全效能。首先，行政事業單位應采取信息系統安全保障措施，采用安全等級較高的防護手段和技術。例如，采用權限管理以及信息備份技術等，確保可以對于信息系統進行全面防護，避免行政事業單位出現會計信息泄露、被竊取以及丟失的情況。同時，行政事業單位還應定期檢查優化相關安全防護技術，對于存在的系統漏洞進行完善，確保會計信息系統更加安全可靠。其次，行政事業單位還應根據自身會計管理需求，對崗位設置以及組織結構進行重新調整，并定期或不定期對財務數據信息進行核查、檢驗，確保會計相關信息更加準確可靠。最后，行政事業單位還可以在對信息系統進行設計時加入數據異常反饋程序，從而提高財務信息質量。如果會計相關工作人員在填寫數據時出現失誤，系統可以進行自動識別，并進行及時提醒，確保會計相關數據更加規范準確。

（三）加強內部控制

信息時代下，行政事業單位應加強內部控制制度建設。在執行內部控制制度過程中應堅持嚴格執行不相容崗位相分離原則，設置網絡訪問權限，對訪問等級進行嚴格劃分，避免不相容崗位人員進行越級訪問。同時，行政事業單位還應及時更新檔案管理制度，并充分結合電子與紙質檔案管理，確保行政事業單位會計信息更加安全。同時，行政事業單位還應將會計數據風險控制預算、成本費用、固定資產等進行緊密聯系，并對全流程數據進行有效監控。這樣就可以保證行政事業單位可以對歷史數據進行有效整理、歸納，從而對歷史數據進行科學分析，并成為參考信息，如果發現異常信息，可立即啟動數據收集與回報功能，從而避免發生財務風險。

（四）構建完善的風險防控體系

行政事業單位應構建完善的風險預警系統，并根據自身會計信息化工作情況，并將風險控制納入預算管理、固定資產購置管理、成本控制等工作體系中。同時，行政事業單位可以根據歷史數據編制風險控制標準，嚴格監控會計信息化操作關鍵環節，并對會計信息化系統中的數據進行及時掌握，避免發生會計信息化風險，從而提高行政事業單位會計信息化系統的安全水平。此外，行政事業單位還應對會計信息風險防控方向進行明確，對會計信息化風險進行有效防范。

四、案例

某市體檢中心為市衛生局下屬單位，屬行政事業單位類型，其主要經營范圍以提供各類體檢服務、診療服務、慢性病治療等方面。該中心2019年、2020年、2021年，實現營業收入分別為2500萬元、2800萬元、3200萬元；利潤分別為235萬元、252萬元、273萬元；該體檢中心收費前臺應用電子收費管理系統、各體檢科室使用健檢系統、財務使用用友系統。

從表1中可以清晰地看出來，該體檢中心近三年來到檢收入呈逐年上升趨勢，但是銷售凈利率卻呈下降趨勢，針對此事體檢中心領導要求財務對近三年利潤下滑問題給予研究并形成報告。

表1 某市體檢中心財務指標分析

財務部門經調查研究發現體檢中心存在以下幾方面問題，個檢套餐變動成本過高；部分崗位存在用工成本不實問題；體檢試劑、耗材領用不規范，導致材料成本偏高。上述問題的出現，有人為因素成分在其中，更為重要的是與該體檢中心財務信息化管理不健全，導致內部控制質量不高、成本無法控制。財務部門報告中指出，該中心財務管理系統搭建存在問題，前臺收款、職能科室體檢服務與財務管理系統缺乏信息化管理平臺搭建；財務軟件中雖然有庫房管理系統，但是庫房管理系統與各科室沒有建立信息共享平臺，導致體檢用試劑、耗材浪費情況較為嚴重；健檢系統存在問題，人力部門計算各科室工作量不準確，導致人力成本不可控。

解決方案：

1.體檢中心建立ERP系統，將前臺收款系統、職能部門健檢系統、醫療耗材使用、人力資源管理系統并入ERP系統，由財務部門統一考核。

2.體檢中心設定體檢套餐成本預測系統。將相關設備折舊、耗材成本、人工成本及各類費用攤銷計入成本預測系統之中。對于個檢、團檢套餐成本予以審核，對于超出成本部分要予以調整。

3.引進公立醫院診療交費模式。體檢中心引入公立醫院體檢交費模式，以每名體檢者身份證作為計費依據、運用信息化系統來考核相關體檢科室的材料消耗及人力成本。

該體檢中心通過上述三方面的改革，2022年上半年體檢銷售凈利率達10.68%，較上年度高出近兩個百分點。由此可見，行政事業單位未來將參與市場競爭，其只有廣泛的應用信息化系統、提升內部控制管理質量與水平，才能使其獲得利潤的同時，為社會更好地作出貢獻，并為事業單位轉制奠定堅實基礎。

結語

綜上所述，信息技術的廣泛應用促進行政事業單位會計工作也應積極進行變革。會計信息化風險管理工作是行政事業單位綜合管理的重要組成部分，會計風險防范與控制在行政事業單位的業務活動中意義重大。當前，部分行政事業單位會計信息化還存在諸多問題，因此行政事業單位應積極應用信息技術，有效推進會計信息化進程，并對相關會計信息風險進行有效防控，從而促進行政事業單位可持續發展。