以華為為標(biāo)桿的企業(yè)檔案管理工作水平提升策略研究

陳小平

（湖南海利高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司，湖南 長(zhǎng)沙 410007）

一、引言

檔案是企業(yè)開展各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)和參考依據(jù)。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)存儲(chǔ)信息的重要途徑，記錄了企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程，可以為企業(yè)提供可靠的信息資源。因此，提高企業(yè)檔案管理工作水平，將其視為管理活動(dòng)的重要工作，對(duì)推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展具有積極作用。

目前，許多企業(yè)的檔案管理工作流于形式，管理者未引起重視，對(duì)檔案管理缺乏細(xì)致深入的研究，這使得檔案管理工作滯后于時(shí)代的發(fā)展。為增強(qiáng)我國(guó)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，2020年，國(guó)資委發(fā)布了《關(guān)于開展對(duì)標(biāo)世界一流管理提升行動(dòng)的通知》，對(duì)標(biāo)一流企業(yè)的檔案管理工作，有利于企業(yè)全方位自我審查，補(bǔ)齊短板弱項(xiàng)，提升檔案管理工作水平。

華為技術(shù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“華為”）作為我國(guó)高科技產(chǎn)業(yè)的標(biāo)桿企業(yè)，當(dāng)面對(duì)美國(guó)施加的壓力時(shí)，堅(jiān)定地發(fā)表了遵守開展業(yè)務(wù)的國(guó)家所有適用法律和監(jiān)管規(guī)定的相關(guān)聲明。華為能毫不畏懼地發(fā)表該聲明，其檔案管理部門起到了關(guān)鍵作用。華為的業(yè)務(wù)涉及全球多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，在2017年至2018年間，美國(guó)對(duì)華為采取了一系列的制裁措施，進(jìn)行了各類無(wú)端調(diào)查和相關(guān)文檔數(shù)據(jù)的檢查，但都沒有找到任何關(guān)于華為的致命證據(jù)。由此可見，華為對(duì)其檔案管理工作的重視程度。立足多年實(shí)踐，華為構(gòu)建了符合安全、規(guī)范、統(tǒng)一和效率標(biāo)準(zhǔn)的“四位一體”全球化文檔管理框架，并融合知識(shí)和信息管理工作，建立了全球化的聯(lián)動(dòng)型檔案管理體系。因此，本文選取華為作為對(duì)標(biāo)企業(yè)，通過(guò)分析該公司全球化文檔管理工作的框架與具體措施，以期為高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作提供參考。

二、華為的檔案管理框架與具體措施

（一）華為的“四位一體”全球化文檔管理框架

華為以安全、統(tǒng)一、規(guī)范和高效為準(zhǔn)則，建立了“四位一體”的全球化檔案管理體系。“四位一體”是指一套規(guī)則、一套流程、一站式平臺(tái)、一套組織和一套運(yùn)營(yíng)體系，其目的是簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)企業(yè)合法合規(guī)運(yùn)行。具體來(lái)說(shuō)，一套規(guī)則是華為制定的統(tǒng)一的符合法律法規(guī)要求的檔案管理規(guī)章制度；一套流程是各部門遵循的包括文檔定義、形成、利用和銷毀四個(gè)部分的檔案管理流程；一站式平臺(tái)是指統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，提供各類文檔管理服務(wù)，如檔案查詢、編碼、儲(chǔ)存和發(fā)布等；一套組織是指根據(jù)檔案管理成立的“文檔管理能力中心（COE）+領(lǐng)域團(tuán)隊(duì)+區(qū)域團(tuán)隊(duì)”的組織體系；一套運(yùn)營(yíng)體系主要包括檔案管理的監(jiān)督和運(yùn)營(yíng)工作，如對(duì)檔案管理工作進(jìn)行核查等。

（二）華為檔案管理的具體措施

1.制定統(tǒng)一的檔案管理規(guī)則與流程

華為在集團(tuán)層面制定了一系列的文檔管理規(guī)則、制度和流程，以此為分布世界的各子公司業(yè)務(wù)提供指導(dǎo)。檔案管理的第一要義是做到有法可依，要從根本上和源頭上定義檔案分類清單與模板，在此基礎(chǔ)上制定檔案管理的計(jì)劃，該過(guò)程結(jié)果的可視化可以保證檔案管理結(jié)果高效清晰，不僅符合檔案最初定制的計(jì)劃，也是符合國(guó)家法律要求的體現(xiàn)。另外，華為的檔案管理分布于企業(yè)的信息系統(tǒng)中，法務(wù)部和檔案管理部對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督。

2.建立檔案管理IT平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文檔自動(dòng)化

華為不僅要求檔案管理合法合規(guī)，還指出要實(shí)施電子檔案自動(dòng)化，促進(jìn)電子檔案流程的簡(jiǎn)潔高效，縮減檔案管理的人工費(fèi)用，提升文檔管理的效率。華為由于經(jīng)營(yíng)通信設(shè)備，在系統(tǒng)開發(fā)上具有重要的優(yōu)勢(shì)與資源，因此，華為依靠這一優(yōu)勢(shì)，開發(fā)了相關(guān)的文檔管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，簡(jiǎn)化控制流程，促進(jìn)文檔的自動(dòng)化。不僅如此，華為還用二維碼對(duì)其檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)記，促進(jìn)業(yè)務(wù)的高效管理。

3.制定全球化企業(yè)檔案監(jiān)管制度

華為建立了“文檔管理能力中心（COE）+領(lǐng)域+區(qū)域”的組織體系。COE是指企業(yè)總部的檔案管理中心，領(lǐng)域包括財(cái)務(wù)、人力資源和采購(gòu)等部門的檔案管理內(nèi)容，區(qū)域指國(guó)外業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。每年文檔管理能力中心（COE）都會(huì)對(duì)不同國(guó)家和地區(qū)的檔案管理工作進(jìn)行考評(píng)指標(biāo)的設(shè)置，例如，各個(gè)企業(yè)都要按時(shí)報(bào)告其不同時(shí)間的簡(jiǎn)報(bào)，并告知檔案和人員數(shù)量。不同的地區(qū)和不同的領(lǐng)域分支機(jī)構(gòu)之間要構(gòu)建平臺(tái)進(jìn)行知識(shí)交流與信息管理。國(guó)外的檔案機(jī)構(gòu)要定期向文檔管理能力中心（COE）匯報(bào)檔案管理工作。COE也會(huì)每年派員工走訪不同國(guó)家和地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)，檢查檔案管理工作，對(duì)其進(jìn)行文檔管理培訓(xùn)，還會(huì)開發(fā)相應(yīng)的教材。

4.積極推進(jìn)文檔管理創(chuàng)新，融合檔案管理和知識(shí)管理

除了在其他國(guó)家和地區(qū)法律規(guī)定情況下保留紙質(zhì)文檔以外，華為實(shí)現(xiàn)了電子化檔案管理。華為的電子化檔案管理將知識(shí)管理和信息管理相融合。在組織結(jié)構(gòu)關(guān)系上，知識(shí)管理和檔案管理劃分為同一個(gè)職能部門，在自動(dòng)化和集成化的檔案管理系統(tǒng)下，兩者共同促進(jìn)，互相融合，為公司的價(jià)值創(chuàng)造帶來(lái)重大貢獻(xiàn)。在知識(shí)管理方面，華為部署了兩個(gè)階段性計(jì)劃。一是檔案管理和知識(shí)管理的結(jié)合面要延伸到檔案形成的背景，提升知識(shí)的利用價(jià)值。二是要關(guān)注具有高創(chuàng)新和高變現(xiàn)價(jià)值的檔案，由此推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的知識(shí)沉淀，更好地服務(wù)于研發(fā)、交付和銷售。此外，華為的知識(shí)管理的績(jī)效考評(píng)與業(yè)務(wù)指標(biāo)相關(guān)聯(lián)，所有的知識(shí)管理結(jié)果都是為最終效益服務(wù)，是結(jié)果導(dǎo)向而非過(guò)程導(dǎo)向。

5.制定數(shù)據(jù)分類管理框架，重視數(shù)據(jù)安全

經(jīng)過(guò)多年的探索，華為形成了體系完整的數(shù)據(jù)分類管理框架，該框架包括幾方面的內(nèi)容。第一，數(shù)據(jù)分類與數(shù)據(jù)定義。華為將數(shù)據(jù)劃分為內(nèi)部數(shù)據(jù)、外部數(shù)據(jù)兩種類型，在此基礎(chǔ)上，劃分了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。第二，數(shù)據(jù)治理。在外部數(shù)據(jù)治理方面，華為主要遵循“合規(guī)遵從優(yōu)先”的原則，即不同類型的數(shù)據(jù)需登記在不同的注冊(cè)程序。如果是外部采購(gòu)的數(shù)據(jù)，需先注冊(cè)才能合規(guī)地進(jìn)行共享。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相對(duì)較難理解，需要管理該數(shù)據(jù)的特征與定義，還需要理解其內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上通過(guò)元數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)落地。華為公司的元數(shù)據(jù)治理遵循“入湖有依據(jù)，出湖可檢索”原則，將元數(shù)據(jù)覆蓋企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程。高質(zhì)量的元數(shù)據(jù)使企業(yè)能夠通過(guò)數(shù)據(jù)地圖實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)搜索。

華為數(shù)據(jù)管理組織體系采取矩陣式組織結(jié)構(gòu)，由企業(yè)級(jí)的公司數(shù)據(jù)管理部，以及各個(gè)功能部門下的領(lǐng)域數(shù)據(jù)管理部?jī)蓚€(gè)層次構(gòu)成。其中，公司數(shù)據(jù)管理部位于公司質(zhì)量與流程IT管理部門，并向公司數(shù)據(jù)Owner匯報(bào)。華為的數(shù)據(jù)管理組織設(shè)置采取了虛實(shí)結(jié)合的形式，“虛”是指公司數(shù)據(jù)管理部對(duì)下屬的不同功能數(shù)據(jù)管理部進(jìn)行虛線管理，“實(shí)”是指部門主管對(duì)其負(fù)責(zé)的組織實(shí)施績(jī)效考評(píng)或工資評(píng)定等實(shí)線管理。該方式可以約束數(shù)據(jù)管理部門的主管績(jī)效以及員工的工資績(jī)效。此外，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，華為數(shù)據(jù)管理部構(gòu)建了基于元數(shù)據(jù)的安全隱私保護(hù)框架，這一隱私保護(hù)框架提升了公司的數(shù)據(jù)安全防護(hù)能力，打消了各業(yè)務(wù)部門在數(shù)據(jù)共享風(fēng)險(xiǎn)方面的顧慮，更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值。

三、對(duì)標(biāo)華為的企業(yè)檔案管理水平提升策略

（一）重視檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

華為在開展檔案管理工作的過(guò)程中，企業(yè)的變革指導(dǎo)委員會(huì)對(duì)重大事項(xiàng)具有決策權(quán)。領(lǐng)導(dǎo)者制定檔案管理體系促進(jìn)其落地。華為沒有束縛于傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是通過(guò)前端控制簡(jiǎn)化管理，將檔案管理與知識(shí)管理相結(jié)合，并且實(shí)現(xiàn)檔案電子化和自動(dòng)化，有利于提升業(yè)務(wù)效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，為公司創(chuàng)造價(jià)值。因此，企業(yè)唯有先提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，才能有效促進(jìn)檔案管理工作的改善。作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)的法律條例，促進(jìn)對(duì)檔案管理的認(rèn)知，組織優(yōu)秀的檔案管理人才推進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者要意識(shí)到檔案的重要意義和價(jià)值所在，將檔案管理工作視為核心戰(zhàn)略任務(wù)，并且努力推動(dòng)其在日常工作中的實(shí)施。結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際以及未來(lái)規(guī)劃，最大限度地利用檔案資源，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中，成功或失敗的案例記載都可以成為創(chuàng)新突破點(diǎn)。

（二）完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度

為指導(dǎo)各個(gè)子公司高效開展文檔管理工作，華為制定了統(tǒng)一的檔案管理政策和流程。華為根據(jù)法律法規(guī)要求，定義了檔案的分類模板，在此基礎(chǔ)上制定檔案管理計(jì)劃，從而促進(jìn)檔案管理高效清晰。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，制定統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理政策，推動(dòng)檔案工作的落地。同時(shí)，規(guī)范檔案管理工作者的行為，提高工作效率，對(duì)于檔案管理工作至關(guān)重要。另外，管理者要明晰檔案管理工作的各項(xiàng)流程和注意事項(xiàng)等細(xì)節(jié)問(wèn)題，無(wú)論是在傳統(tǒng)檔案管理方式上，還是在自動(dòng)化的檔案管理方式上，都要制定統(tǒng)一規(guī)范的流程，使其具有互操作性，這樣才能確保原始數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展提供重要的信息來(lái)源，使得檔案管理工作發(fā)揮最大的價(jià)值。

（三）提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)

華為在全球化檔案管理體系建設(shè)上的成功很大程度上依賴于其優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)。華為設(shè)置了虛實(shí)結(jié)合的數(shù)據(jù)組織，確保數(shù)據(jù)工作能夠有效落地。其中，對(duì)于員工的考核體系也是其業(yè)務(wù)落地的關(guān)鍵。由此可見，檔案管理人員的專業(yè)能力會(huì)對(duì)其檔案管理工作的推進(jìn)產(chǎn)生重要的影響。因此，首先，企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際選擇檔案管理人員，對(duì)上崗人員的工作能力、專業(yè)知識(shí)以及檔案管理的工作態(tài)度進(jìn)行考核。其次，要進(jìn)行專門的檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要因人而異。最后，要建立公平的激勵(lì)制度和考核制度，根據(jù)華為的考核體系，可以設(shè)置公司數(shù)據(jù)管理部對(duì)員工專業(yè)能力有評(píng)定權(quán)，根據(jù)檔案管理人員的表現(xiàn)，制定公開、透明的激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工的積極性。

（四）加快信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理

華為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)治理和數(shù)字化運(yùn)營(yíng)，隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，檔案的數(shù)字化建設(shè)非常重要。企業(yè)可以從以下三個(gè)方面借鑒華為所采取的措施：首先，實(shí)施檔案自動(dòng)化管理。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，擴(kuò)大電子檔案的范圍，適當(dāng)削減傳統(tǒng)檔案，這是提高檔案管理工作效率和實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然要求。其次，企業(yè)要建立數(shù)字檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)從檔案管理部門到全公司的全面覆蓋，促進(jìn)部門之間、成員之間的溝通以及業(yè)務(wù)的有效執(zhí)行。最后，企業(yè)需要關(guān)注數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用。數(shù)字化技術(shù)可以優(yōu)化檔案管理模式，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。數(shù)字化技術(shù)也可以為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展提供數(shù)字化資源，推動(dòng)企業(yè)建立一個(gè)制度化和規(guī)范化的企業(yè)檔案管理體系。

（五）強(qiáng)化檔案安全管理

華為數(shù)據(jù)管理部在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下構(gòu)建了基于元數(shù)據(jù)的安全隱私保護(hù)框架。其在數(shù)據(jù)安全保護(hù)能力提高的前提下，消除了業(yè)務(wù)部門對(duì)數(shù)據(jù)共享風(fēng)險(xiǎn)的擔(dān)憂，提高了數(shù)據(jù)共享的廣度和深度，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的價(jià)值。強(qiáng)化檔案安全管理不僅可以提高檔案管理的工作效率，還能影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的發(fā)展方向。現(xiàn)如今，許多企業(yè)對(duì)檔案的安全管理停留在物質(zhì)層面，而在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下，檔案安全管理還包括系統(tǒng)安全、防病毒、防攻擊等范圍。因此，企業(yè)應(yīng)該對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行常態(tài)化和足夠頻率的殺毒防毒處理。同時(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊要加強(qiáng)預(yù)防，避免數(shù)據(jù)的泄露，減少由網(wǎng)絡(luò)攻擊造成的損害。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化時(shí)代，檔案信息是一項(xiàng)非常重要的資源，有利于企業(yè)獲取核心競(jìng)爭(zhēng)力。華為的檔案管理工作在國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)中表現(xiàn)突出，以華為為對(duì)標(biāo)企業(yè)，借鑒其先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理工作的重視、完善相關(guān)規(guī)章制度、提高檔案管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)、推進(jìn)檔案數(shù)字化管理以及強(qiáng)化檔案安全管理，有效提升檔案管理工作水平，對(duì)于充分發(fā)揮檔案信息資源的作用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。