醫院文書檔案管理創新的有效途徑分析

吳寶明

海南省中醫院

在醫院中的文書檔案管理中，有著綜合性、專業性和階段性的特點，在實際的管理中會將醫院的各種管理工作和臨場研討內容進行記錄和保管，對于醫院的發展而言，這些臨床的記錄和重要文件都有著重要價值，在共同組成醫院的文書檔案后，能夠直接影響到醫院的正常發展。不過當前在醫院的文書檔案管理中還出現著一些問題，制約了文書檔案管理質量的提高，結合當前醫院在文書檔案管理工作中出現的問題，如何有效提高文書檔案管理的創新程度，便成為了每個醫院在發展中需要考慮的問題。下面將對加強醫院文書檔案管理創新的有效途徑進行分析。

一、醫院文書檔案管理創新的價值

(一)發揮輔助作用

對于醫院的發展而言，積極進行文書檔案管理工作，可以充分對醫療部門的研究項目進行體現，同時也能涵蓋各種回會議記錄和規劃總結，能有效促進醫院的運轉，具體而言，通過文書檔案的管理可以為醫院的各種疑難雜癥的治療提供檔案數據支持，同時在科研和醫療方面也可以提供數據經驗和優秀的認知，最后在醫院進行發展決策和研究時，也能結合實際需要提供對應的輔助資料，在對文書檔案管理進行有效創新下，可以更好地發揮促進醫院運行的輔助作用，滿足醫院的發展需要。

(二)發揮憑證作用

醫院的文書檔案管理可以對各種的制度、活動、上級批復和會議進行記錄，能通過文書的有效管理為醫院的運轉提供數據依據，滿足醫院高質量和高效率運轉的需求。在醫院的文書檔案管理中，通過對發展歷程的有效記錄，可以將記錄作為憑證發揮在醫療衛生方面中的教育作用，不僅具有較高的說服力，還有著較強的感染力。

二、醫院文書檔案管理的特點

(一)綜合性特點

因為醫院的文書檔案管理會涉及到醫院各個部門和科室的資料，所以在管理上具有綜合性特點，一般涵蓋醫院中的年度工作計劃、年度工作計總結、合同、會議記錄、委任書和發展規劃等方面內容，是醫院開展醫療護理管理和行政管理等活動的重要憑證。

(二)專業性特點

在醫院文書檔案管理中，實際的管理工作具有專業性強的特點。具體而言文書檔案需要對各種手術操作流程、規范和注意事項進行記錄，同時也要對各種專業工作進行記錄，所以需要有著極高的專業性，只有保證文書檔案記錄和保管的有效性，才可以發揮出有效的指導作用。

(三)保密性特點

傳統的醫院檔案需要以紙質的形式進行保存，不過紙質檔案會受到紙張性質的影響，在保存時間較長后會出現不同的問題，制約了檔案管理效果的提高。結合新時代下的文書檔案管理，需要進行電子形式的轉變，這就要求加強文書檔案管理的保密性。首先，既要加強紙質檔案的管理，也要加強電子檔案的轉變和儲存，且兩種資料都可以發揮重要的價值。其次，加強兩種文書檔案管理的保密性和加密性，因為電子檔案會受到黑客的攻擊，所以需要通過網絡技術進行加密處理，提高文書檔案的保密性，保證醫院的發展需求。

(四)階段性特點

醫院是一個綜合程度較高的發展體，在建院到發展中，會產生很多數據文件，不僅有錄音和文件，也有錄像和圖表等檔案，這些檔案都是對醫院發展、學術研究、臨床記錄、設備使用和后勤服務等方面的表現，可以為醫院的發展提供完整和有效地數據檔案支持。結合目前在文書檔案管理中出現的問題，需要醫院相關人員加強問題的解決，滿足實際的發展需要。

三、醫院文書檔案管理創新面臨的問題

(一)文書檔案管理制度未健全和完善

結合當前醫院進行的文書檔案管理創新工作看，存在著制度未完善的問題，無法提高文書檔案管理的質量。結合醫院的實際文書檔案管理情況看，狠毒文書檔案管理制度不能結合自身文書檔案管理的實際情況進行制定和完善，大部分醫院習慣性使用傳統的管理方式，未結合信息時代的發展積極對信息技術進行利用，所以不能通過信息技術發現實際的管理問題，進而針對問題對管理制度進行完善，不僅降低了文書檔案管理的質量，也影響了文書檔案信息化的發展。

(二)文書檔案管理工作未得到重視

隨著醫院的不斷發展，文書檔案管理作為醫院管理中的主要組成部分，積極提高文書檔案管理的質量可以有效促進醫院的健康發展。不過結合醫院的文書檔案管理工作看，大部分醫院并不重視文書檔案管理工作，并不能充分認識到文書檔案管理對醫院提高核心競爭的影響，進而無法有效高文書檔案管理的水平，一定程度上制約了醫院的可持續健康發展。具體而言，醫院的管理者并沒有認清文書檔案管理的價值，所以沒有集合醫院的具體情況對相應的管理制度和標準進行完善，所以很多文書檔案管理工作處于形式化的狀態，并不能通過有效的管理發揮出文書檔案管理的價值。其次，在醫院缺乏對文書檔案管理的重視下，很多檔案管理人員便在實際崗位中缺乏工作積極性，所以在工作效率低的情況下也會逐漸出現工作質量低的問題，從而無法做好文書檔案的管理工作，不能有效提供給醫院各方面對文書檔案方面的要求，制約了醫院的運行發展效率。

(三)文書檔案管理手段較為落后

隨著信息時代的不斷發展，各行業都在積極應用信息技術后獲得了有效發展。針對醫院的文書檔案管理而言，需要通過管理手段的提高和優化實現管理質量的提高，具體需要結合時代的發展對管理手段和技術進行優化和引進，從而促進醫院的健康發展。不過結合當前醫院所進行的文書檔案管理工作看，很多管理手段缺乏先進性，在傳統落后的管理手段下并不能有效提高文書檔案管理的效果，反而會在工作人員高強度下工作量下制約了工作效率和質量的提高，為此需要醫院的文書檔案管理積極結合時代的發展對管理手段進行優化。

(四)文書檔案管理工作缺乏專業人才

在當前醫院的文書檔案管理工作中，因為缺乏對應的管理人才，所以很多工作的質量得不到保障，從而制約了文書檔案整體的管理效果。結合當前的社會發展而言，各企業的競爭實際上是人才和人才之間的競爭，為此需要醫院加強在文書檔案管理中加強人才的培養和引進。目前醫院并未注重有關文書管理人才的引進和培訓工作，所以很多實際崗位中的人員缺乏足夠的專業技術能力，同時在綜合素養上也有一定的缺乏，所以需要醫院加強在文書檔案管理人才上的重視。

四、加強醫院文書檔案管理創新的途徑

(一)建立并完善文書檔案管理制度

為了有效提高醫院文書檔案管理的質量，需要積極建立并完善文書檔案管理的制度，從而對各項實際工作進行有效地規范，促進各管理流程的有效落實。具體需要醫院管理者在完善管理制度時加強和實際管理情況進行聯系，針對各細節工作進行完善，使管理工作做到有度可循和有法可依，在制度的支持下保證文書檔案管理質量的提高。首先，需要對文書檔案立卷和銷毀制度進行建立和完善，需要管理人員結合對應年限積極完成歸檔工作，同時也要最好文書的分類工作，從而幫助使用者進行查詢，針對需要銷毀的文書需要及時進行銷毀，要嚴格按照制度進行銷毀確保銷毀的文書滿足銷毀要求，保證醫院文書檔案管理的有效性。其次，需要醫院加強文書檔案借閱制度的完善，需要對借閱的流程進行嚴格規定，使相關借閱人員可以在借閱中保證文書的完整性和安全性。最后，還需要通過制度對管理人員的工作職責和義務進行明確劃分，使其在充分了解自身的工作職責后切實提高文書檔案管理的效果，滿足醫院的發展需要。

(二)提高對文書檔案管理的重視

對于醫院的發展而言，醫院的文書檔案管理工作有著重要價值，可以服務于醫院的運行，使醫院提高運行效率，增強在行業中的競爭力。為了有效提高醫院的文書檔案管理效果，需要醫院管理者提高對文書檔案管理的重視，積極改變傳統的管理理念，真正認識到文書檔案對醫院發展的價。要做好以下兩方面工作：第一，需要文書檔案管理人員及時丟棄傳統的管理理念，及時提高自我的學習意識，在有效地學習下提高自身的工作能力和管理理念，從而提高文書檔案的管理效果；第二，醫院在促進文書檔案管理質量的提高時還需要及時加強對醫院文書檔案管理的宣傳，通過有效地宣傳可以讓醫院認識到文書檔案管理的重要性，既可以提高文書檔案管理人員的工作積極性，也能提高其他部門人員對文書檔案管理的認識，從而可以更加配合文書檔案管理的工作，有效提高文書檔案管理的質量和效率；第三，為了更好的提高文書檔案管理的質量，還需要對相關的管理工作進行檢查和考核，及時將考核和薪酬進行結合，提高文書檔案管理人員的工作積極性，加強文書檔案管理質量的提高。

(三)豐富文書檔案管理的手段

結合醫院文書檔案管理的情況看，缺乏一定的管理手段，所以不能有效提高文書檔案的管理效果。為此，需要結合時代的發展，及時對管理手段進行有效創新，保證文書檔案管理的質量和效率。首先加強對文書檔案管理上的基礎設施建設資金投入，確保該工作有著高精端電子設備的支持，在積極淘汰掉老舊的機器設備后，為文書檔案管理信息化手段升級創造了有利條件。其次，需要積極建設文書檔案信息化管理平臺，隨著社會的不斷發展，近些年由于患者的不斷增多，醫院得到了較好的發展，不過在患者不斷增多的背景下，醫院每天產生的患者資料和會議記錄等資料的數量也逐漸增多較多，給檔案管理帶來了一定的挑戰，常出現檔案利用效率低、檔案管理質量低和檔案不完善等問題，且隨著檔案數量的增多和檔案存放空間環境的差異性，會使各種檔案出現各種問題，因此需要對文書檔案管理模式進行優化，積極建設檔案管理的信息化平臺。結合當前時代的發展，積極應用信息時代中的先進技術，有利于促進管理工作的進行，通過檔案資源管理平臺的建立，可以更有效的幫助醫院完成文書檔案信息的收集整理，存儲和利用等方面工作，有利于促進醫院的可持續發展。基于互聯網技術的強大儲存功能和分析功能，可以對儲存的文書檔案進行有效的分類整理，例如音頻、文本、圖片、影像等信息都可以分類組成，分類保管。有利于相關管理人員更好的對檔案資源進行查詢、管理和利用，保證檔案具有較高的利用價值，發揮應有的目的效益。所以要積極建設檔案資源的信息化管理平臺，保證文書檔案管理的有效創新。

(四)加強文書檔案管理隊伍的培養

人才對于各行各業的發展而言都有不可替代的作用，在醫院的文書檔案管理中，檔案管理人員具有較高的綜合能力和綜合素養，有利于實現檔案管理創新工作的有效進行。因此，在文書檔案管理的創新中需要確保管理隊伍有著較高的綜合能力和職業素養，具體需要做好培訓和招聘兩方面工作，來提高文書檔案管理隊伍的整體能力。首先在招聘工作中，要培養管理人員的崗位責任意識和工作態度，使其重視自身的崗位工作，同時還要結合當前信息時代的發展，對各種信息技術進行有效培養使檔案管理人員可以熟練使用信息技術，提高在檔案文書檔案管理中的工作質量和效率。在培訓手段上，可以通過聘請檔案管理方面的專家來進行講座，需要注意的是，可以在培訓過程中輔助一些獎懲措施，以此提高檔案管理人員在培訓中的培訓積極性，這樣也可以提高培訓的效果，滿足醫院在檔案管理隊伍上的要求。其次，可以通過人才的招聘來提高醫院檔案管理隊伍的綜合能力，在招聘過程中，既要考察人才的專業能力，也要考慮人才的綜合素養，使檔案管理人員可以滿足醫院的發展需要。最后，在經過培養和招聘后，要定期開展思想政治教育和相關的技能考核工作，以此保證文書檔案管理隊伍具有較高的自主學習意識，可以自主學習，跟上時代的發展步伐，確保有著較為先進的管理理念和管理技術，促進人事檔案管理的有效創新。

五、結語

當前醫院在進行文書檔案管理創新時，還存在一些問題不利于有效提高文書檔案管理的實際效果。主要問題表現在制度、管理手段、重視程度和人才隊伍方面。結合實際問題需要醫院在進行文書檔案管理創新時，積極建立并完善文書檔案管理制度，確保檔案管理工作有著制度支持。同時還需要加強對文書檔案管理的重視程度，確保檔案管理工作可高效進行。其次還要豐富文書檔案管理的手段，通過信息化手段提高管理的質量。最后加強文書檔案管理隊伍的培養，確保該工作有著充足的人才支持，最終促進醫院文書檔案管理創新的有效進行，滿足醫院的發展需要。