淺析三級公立醫院基建檔案精細化管理實踐

文/淄博市中心醫院 張超

近年來，隨著醫藥衛生體制改革不斷推進，醫療市場競爭日趨激勵，三級公立醫院不斷加快優質醫療資源的擴容，醫院診療技術水平、服務能力、人才規模不斷增強。與此同時，為解決人民群眾日益增長的醫療健康服務需求，解決群眾看病難、住院難等問題，為患者和醫務工作者提供更加優質、溫馨、便捷、安全的診療和工作環境，三級公立醫院不斷擴建醫療用房面積，對原有建筑進行修繕改造，形成了各種形式、各種載體、數量巨大的基建檔案。2018年12月，中央經濟工作會議提出加快新型基礎設施建設，為基建檔案管理的改革升級帶來了新機遇，也對基建檔案管理工作提出了更高的要求。

一、我院基建檔案管理工作現狀

淄博市中心醫院是淄博市規模最大的三級甲等綜合醫院，是全市醫療、教學、科研、預防保健和康復中心，是山東省區域醫療中心，是省內首家地市級互聯網醫院。目前設置三個院區（分別是東院區、北院區和西院區），編制床位4080張，總占地面積28.33萬平方米，總建筑面積40.71萬平方米，在建面積7.79萬平方米（分別是感染性疾病病房樓、西院區住院二部病房樓、科研樓）。作為醫院科技檔案的重要組成部分，我院基建檔案收集的內容是醫院開展基本建設和工程項目過程中形成的各類原始信息材料，是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的全生命周期所形成的，其主要內容包括：從建設項目的規劃立項、測繪勘察、招投標，到設計、建設施工、設備安裝、監理，再到竣工檢查、驗收、交付使用，乃至改擴建、修繕各環節形成的各類合同文檔、項目圖表、設備文件、工程圖紙、管理文件和聲像文件等資料，部分工程項目還包括土地劃撥、拆遷補償等內容。檔案的形成人有醫院、設計單位、施工單位、監理單位、政府主管部門等。

近年來，隨著我院進一步推進精細化管理，基建檔案引入精細化管理模式，健全完善了基建檔案管理制度、流程；加強專、兼職基建檔案管理人員的業務培訓，提升了整體業務素質；強化基建檔案各形成人的收集責任，擴大了基建檔案信息資源；加大硬件投入，引進現代化管理設備，為檔案管理現代化、電子化提供了物質基礎；與專業的軟件公司合作，不斷更新升級檔案管理系統的基建檔案管理模塊；充分利用現代化技術手段，實現基建檔案數字化管理；加強檔案信息開發，充分利用基建檔案的知識價值，在醫院新建項目的可行性研究和立項，原有建筑修繕和改擴建等工作中發揮了重要作用，為醫院領導決策提供了有力依據。2020年2月，醫院北院區改建為省級新冠肺炎后備定點醫院時，充分研究和參考醫院基建檔案，利用其編研成果，僅用10天時間，就將20世紀90年代初建成投用的6200平方米舊病房樓改造成為高標準的負壓病房樓。

二、三級公立醫院基建檔案推行精細化管理的必要性

精細化管理是現代管理學的一種管理理念，是社會大分工精細化和服務質量精細化的必然要求，是在常規管理的基礎上，將常規管理引向深入的管理思想、管理模式和管理文化，以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。

（一）基建檔案精細化管理有利于工程項目的順利安全開展。加強基建檔案精細化管理，精確、完整、系統地記錄工程項目的歷史情況和完整過程，及時收集建設過程各個環節形成的各類資料，妥善保存并高效提供利用，為保證工程項目的立項、設計、施工、監理、驗收交付等各階段的順利、及時、安全推進，提供了第一手的基礎資料，是工程項目竣工驗收、交付使用、有效監督的必備條件。管理人員通過對基建檔案的核查，能夠發現工程項目中存在的缺陷和問題，在基建項目竣工投用后的利用、修繕、改擴建、維權等再開發環節和效益評估方面，具有非常重要的參考價值，對于工程項目的傳承、發展、創新具有深遠的意義，對于醫院的整體建設規劃、綜合管理提供了專業的資料依據。

（二）基建檔案精細化管理有利于提高檔案管理的整體水平。加強基建檔案的精細化管理，在工程項目管理和建設施工過程中，注重環節管理、過程管理，精細進行目標劃分，落實建設方、施工方、監理方等各方面檔案管理人員責任，及時全面收集各類文字、圖片、圖表、聲像等材料，做好分類整理工作，進行集中統一保管，做到竣工圖紙與實際驗收情況相符，信息標注、關聯準確，對于提高檔案的利用價值，全面增強醫院檔案管理工作的合理化、規范化、科學化，有著非常重要的作用。對比建筑工程實體而言，基建檔案具有更長久的壽命，為研究醫院的發展建設歷史、弘揚醫院文化傳統，提供了第一手真憑實據。

（三）基建檔案精細化管理有利于節約醫院運營成本。加強醫院基建檔案精細化管理，建立規范化、制度化、流程化的管理模式，不斷提升基建檔案管理質量，可以提高醫院運營管理效率，降低運營成本。醫院每年末對下一年度建設、改擴建項目進行立項申報和財務預算時，可充分借鑒和利用準確完整的基建檔案，來精確計算和科學調整相關工程量、工程項目造價等，提高管理工作的質量和效率。工程項目的設計檔案一般經過了一定時期的施工考驗和運營檢驗，在新建同類建筑時，可進行參考利用，不但可以提高設計質量，還可以加快設計速度，減少設計成本。對于各種水電管道的改造和維修，更是需要基礎檔案來提供詳細信息，避免重復建設，減少醫院財力、人力、物力的浪費。

（四）基建檔案精細化管理有利于醫院開展監督審計工作。醫院基建項目多有大額度資金支出，是監督和審計工作的重點。加強醫院基建檔案的精細化管理，及時、完整、準確收集各類基建檔案資料，提取檔案中記錄的投資預算、招投標記錄、會議紀要、施工設計變更、合同文本和竣工圖等資料，與項目決算數據進行對照，為紀檢監察和審計部門提供第一手資料依據。醫院應嚴格落實“一崗雙責”，推進全面從嚴治黨，將基建工作落實推進和“清廉醫院”建設相結合，加強基建工程項目的監督和審計工作，實施全程同步審計監督，加強對工作量清單及工程結算款等環節的重點審計，顯著提升投入產出效益，確保建設資金安全。同時，基建檔案也是醫院維權的重要憑據，在工作責任、管理責任、安全責任追究方面能夠提供基礎依據。

三、加強醫院基建檔案精細化管理的措施

（一）健全完善基建檔案管理制度。對醫院基建檔案進行精細化管理，首先需要建立并不斷完善管理體制，保障檔案管理與工程項目推進的同步性。根據醫院基建工作實際，針對基建檔案管理各個環節、各個步驟進行細致劃分，細化檔案收集范圍、分類管理、管理責任、時間節點、工作流程、應急預案等，使各個主體分工合作、密切配合，各項工作有據可依、有序推進。醫院領導要加強對檔案管理的關注與重視，明確認識基建檔案精細化管理對醫院運營管理和發展建設發揮的重要作用，由上而下推動制度和責任落實。各參建部門也應明確自己的檔案管理職責，加強業務交流和工作溝通，落實工作責任，共同做好基建檔案收集管理工作。要設立檔案管理工作考核制度，加強基建檔案管理的績效考核，設立一定的獎懲激勵規則，確保各項管理制度落地生效。同時，要落實好相關責任追究制度，若出現資料檔案錯漏、遺失、損毀等問題，必須嚴格追究相關人員責任，采取必要措施進行有效整改。

（二）加強檔案管理工作隊伍專業化建設。一是要提升基建檔案專、兼職管理人員精細化管理意識。通過加大宣傳力度、推薦閱讀精細化管理書目、開展線上線下各種方式的學習，讓檔案管理人員意識到加強基建檔案精細化管理工作的重要性，了解精細化管理對于加強工作質量、推動工作落實的意義。堅持思想先行，行動跟進，只有檔案管理人員思想意識得到提高，在具體管理實踐中才能積極投入，取得實效。二是要加強基建檔案管理人員的培訓教育。通過舉辦專題講座、業務培訓、參加相關內容的培訓班等，學習管理理論和方法、網絡和信息技術知識等，使檔案管理人員熟悉基建專業知識和工作程序，使工程管理人員熟悉基建檔案管理相關知識，拓寬知識面，培養現代復合型人才。建立基建檔案管理微信群研究探討工作，解決工作中出現的問題。不斷更新有關人員知識技術結構，提升實踐技能水平，促進基建檔案的管理質量、工作效率和精細化水平進一步提升。三是要加強基建檔案管理人員的考核。定期組織檔案工作檢查：一方面，做好檔案管理的自我檢查，確保檔案管理工作質量；另一方面，對管理人員業務能力進行考核評價，考核的內容包括信息化管理水平、檔案資料收集的完整性、檔案資料的編研成果、制度流程的掌握情況等。同時，對考核成績優秀的人員進行適當獎勵，對考核成績較差的管理人員有針對性地加強業務技能培訓，甚至調整工作崗位。通過檢查考核，倒逼管理人員不斷增強業務能力，發揮自身優勢，促進檔案管理的精細化發展。四是加強檔案管理人才的培訓與引進。發揮醫院人才引進政策優勢，增加檔案管理崗位設置，調動一切積極因素，積極“外引內培”。一要從醫院工作人員中選拔業務能力強、科技知識豐富、德才兼備的優秀人才，安排到基建檔案管理崗位；二要積極引進高校具有專業學歷、熱愛檔案管理事業、創新能力強的檔案管理人才和信息技術人才；三可外聘具有豐富工作經驗的基建檔案管理專家，除了做好基建檔案管理工作外，還可以踐行學徒制，發揮傳、幫、帶作用，對醫院檔案管理人員因材施教，積極培養工匠型人才，整體提升基建檔案管理團隊的業務素質，為檔案精細化管理提供人才支撐。

（三）推進基建檔案管理的信息化建設。1.加快基建檔案信息化管理步伐。三級公立醫院基建檔案管理工作需要運用網絡技術與數字化技術等先進信息技術手段，加快基建檔案管理與網絡信息技術、大數據技術的有效融合，不斷開發和優化管理技術、管理方法，對基建檔案進行整合存儲、自動化識別、高效傳輸和全文搜索等，實現遠程傳輸、保管和查閱，建成科學系統的基建檔案信息數據庫，為基建檔案的開發利用提供便利條件。同時，要保證基建檔案信息系統的穩定性、安全性，在安全保密前提下，做好檔案數據的備份工作，提升檔案信息容災能力。2.高效利用智能化手段進行檔案收集工作。基建檔案形成的周期較長，往往會經過數年時間。在工程項目招標、簽訂合同初期，醫院就應提高對檔案信息資料收集管理的重視，將收集工作列入合同條目，明確檔案管理責任，使設計施工單位在保證工程項目順利完成的基礎上，配合醫院及時做好檔案資料的收集工作，確保收集工作與工程項目的立項同步、與施工進度同步、與竣工驗收同步。醫院要建立并不斷完善基建檔案數字資源收集管理制度，樹立檔案資源全流程管理、質量事前控制意識，充分利用智能化手段，創新基建檔案數字資源的在線收集、自動收集、智能收集等方式方法，提高檔案收集效率。基建檔案中大量的過程文件、實時數據是在基建應用系統中直接產生的，管理人員要充分運用智能化的手段實現在線歸檔，積極打通基建業務系統與檔案管理系統數據的對接通道，將各項基建活動數據以在線方式自動導入檔案管理系統之中，減少人工操作環節，實現閉環管理，保障信息的完整性、準確性和系統性，提高歸檔率和工作效率。3.利用數字化手段做好檔案歸檔存儲工作。按照“存量檔案數字化，增量檔案電子化”的要求，我院加大投入力度，對于存量文件，采用社會化服務方式，由專業檔案管理服務公司負責將基建圖紙等資料進行掃描，制成圖形文本刻錄成光盤，并上傳至檔案管理系統；對增量文件，則由基建業務系統直接在線導入檔案管理系統，進行科學整理、歸類、排序和編號。截至目前，我院檔案數字化率達到80%以上。在存儲方式上，除了利用光盤、硬盤服務器等存儲介質外，還通過數字備份、數字遷移等技術手段，做好基建檔案資料的備份容災工作，保障檔案信息資料安全。

（四）做好基建檔案的開發利用工作。利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿。醫院基建檔案中保存著大量的數據和信息，需要不斷探索加強相關內容的關聯性，做好開發利用，提供知識服務，為新建項目基礎研究、科研立項和醫院領導的管理決策提供依據。一是開通高效的查詢、獲取、利用渠道。醫院要不斷更新智能化檢索系統，實現基建檔案信息共享和網絡遠程查閱、傳輸，提供基建檔案的自動化檢索、高效利用和知識服務。二是積極整合各類信息資源。建成跨載體形式的基建檔案專題數據庫，充分利用人工智能與數據挖掘技術對基建檔案信息資源進行深度融合，深入挖掘和組織各類信息資源的關聯性、系統性，有針對性地為醫院提供知識服務和智能決策參考。三是不斷開發基建檔案服務潛能。創新服務形式，通過應用VR、3D全息投影、數據融合等新技術，提供可視化的知識服務，編制基建檔案編研材料，不斷提高檔案利用效率。

總之，檔案管理人員要與時俱進，轉變觀念，開拓創新，改革務實，推進基建檔案精細化管理，運用智能化技術更新完善檔案工作平臺；提升基建檔案的收集、管理效率，不斷豐富基建檔案資源；進一步提高檔案管理的工作質量，提高工作效率，避免安全隱患；發揮基建檔案資源的知識價值，為醫院管理決策、為新建項目研究創新提供優質服務。