檔案數字化建設與數字化檔案信息的利用研究

文/吉林油田公司檔案館 王艷麗

以往的檔案管理以人工為主，檔案以紙質材料為主。進入現代社會，電子檔案逐漸增多，這些不同類型的檔案堆積在一起，如果不能合理分類，利用難度較大，致使檔案信息難以充分發揮價值。結合信息技術推進檔案數字化建設工作，可以優化檔案管理水平，不僅可以減輕檔案管理壓力，而且可以充分挖掘檔案信息的價值。因此，在新形勢下，吉林油田公司檔案管理人員應不斷探索檔案管理形式，加強檔案的數字化建設和利用工作，使檔案管理成為社會經濟發展的催化劑。

一、檔案數字化建設和利用的意義

（一）規范檔案管理。傳統的檔案管理模式下，大量的檔案堆積在一起，不但不易查找，而且占據大量的空間，不能發揮應有的作用?；ヂ摼W時代，信息技術逐漸滲透于生產生活的各個方面，數字化手段逐漸應用于各種資源的收集、管理和利用當中。在檔案管理工作中，信息技術擁有較高的應用價值。通過檔案數字化建設工作，能夠使資源的管理更加規范，方便對資源進行歸類，從而發掘其內在價值，提高利用水平，為社會經濟發展提供助力。于吉林油田公司而言，積極推進檔案數字化建設，可以有效總結吉林油田公司發展中的相關數據，并結合未來發展方向調整發展模式，在這一過程當中，不僅檔案管理工作越發規范，而且可以為吉林油田公司的進一步發展提供數據支持。

（二）彰顯檔案價值。檔案管理工作內容復雜，呈現多元化的特點，檔案資源包含的信息量較大。因此，必須利用信息化手段對檔案管理工作進行優化，從而不斷提出新方案，提高管理和利用效率。使用計算機技術優化檔案管理工作，能夠對所有的資源使用統一的標準、統一的方法進行管理，創建共享平臺，提高信息共享水平。共享平臺建成后，可以實現吉林油田公司檔案管理的資源互聯互通，使檔案的價值發揮到最大。由此可見，數字化手段管理檔案除了方便利用之外，還能夠提高檔案的安全管理水平，避免因為人工操作方式不當導致檔案損壞問題發生，還能對檔案的安全級別實行分級管理，從而避免信息泄露。也就是說，檔案資源能夠在保證安全的情況下得以共享，油田工作人員可以結合共享信息，彌補油田公司發展中的不足，這在無形之中彰顯了檔案的價值。

二、檔案數字化建設和利用的緊迫性

（一）檔案開發的需要。紙質檔案占用面積較大，容易損壞，不易保管，而且使用的時候限制條件較多，因此無法發揮檔案的最大價值。紙質檔案的大量存在導致檔案管理部門無法加強開放工作，難以為國家的科技發展和生產建設提供高質量的服務，檔案管理的壓力也越來越大。另外，進入信息社會，檔案的載體變得豐富起來，磁盤、磁帶、光盤等各種移動存儲介質都是常用的檔案載體，多種樣式檔案載體出現，需要加強管理和整合，然后再進行開發利用，這都需要使用數字化方法對其進行管理。實現檔案數字化建設，提高數字化檔案的利用水平，發揮檔案的最大價值，從而為生產建設服務，所以檔案數字化建設是檔案開發利用的基礎。

（二）經濟發展的需要。中國是最大的發展中國家，經濟在高質量、高速發展的過程中，必須重視技術改造與技術創新工作，否則就不能夠實現可持續發展的目標。這個時候，檔案的價值開始凸顯。利用好檔案，能夠使工程技術人員從以往的經驗中獲得靈感，少走彎路，縮短研發時間，提高生產效率。但是傳統的紙質檔案管理方式不方便利用。因此，有必要對檔案進行數字化建設，使檔案的查閱變得更加方便，提高檢索效率，生產效率也將得到提升。

三、檔案數字化建設存在的問題

檔案數字化是利用計算機等多媒體設施以及網絡完成檔案的儲存、管理工作，并通過相應的硬件設備完成檔案的查找、利用工作。采用數字化方式進行檔案管理，已經成為未來檔案管理的主要趨勢，做好相關工作將提高檔案的利用水平，提高生產效率，促進經濟社會向前發展，但是當前檔案數字化建設工作存在的問題較多，影響了數字化檔案的利用工作。

（一）管理觀念落后。部分油田公司檔案管理人員的綜合素質有待提升，在檔案管理過程中缺乏信息化意識，導致檔案管理水平一直在低水平徘徊，影響檔案的歸檔、管理以及利用，影響檔案價值的發揮。部分公司甚至存在檔案收集、歸檔工作沒有落實到位的問題，這都對以后開展檔案數字化建設工作產生了不利影響。

（二）管理制度缺位。做好檔案管理，加強檔案數字化建設工作，才能夠使數字化檔案的利用成為可能，想做好這些工作，需要完善的監管制度進行約束。很多公司在檔案管理工作方面并未建立完善的監管制度，檔案的管理工作比較隨意。如此寬松的管理制度導致很多檔案長期滯留在庫房中，占用空間，不能夠產生價值。缺乏管理制度做約束，部分油田公司甚至存在管理檔案時記錄不詳細和不完整、字跡潦草等問題，導致下一步的檔案數字化工作受到了很大的影響。

（三）管理人才匱乏。提升檔案管理和檔案數字化管理水平，離不開專業人員的支持，一些油田公司檔案館雖然建立了完善的規章制度，引進了大量的設備，檔案收集也比較齊全，但是因為檔案管理專業人才和信息技術人才缺乏，或者水平低下，既無法對所有的檔案進行數字化錄入，也無法建立檔案數字化建設的標準，導致檔案的數字化工作受到很大的影響。尤其在吉林油田公司檔案館中，一些檔案管理人員年齡偏大，思想保守，不愿意或者沒有能力學習數字化技術，導致檔案數字化建設工作無法向前推進，導致數字化檔案利用工作無法實現。

（四）管理標準缺乏。于吉林油田公司的檔案信息而言，種類很多、內容龐雜，要想使用信息技術進行管理，形成數字化檔案體系，需要使用統一的標準對檔案的收集、錄入等數字化工作進行規范。但是受到技術水平、資金規模、管理理念等因素的限制，多數公司紙質檔案保存較好，但是數字化檔案的建設工作難以開展下去，這是因為沒有建立檔案管理的統一標準導致的。有些檔案保管公司雖然建立了自己的標準，卻與其他公司的標準無法互聯互通，不利于檔案的共享工作，不利于最大程度地發揮數字化檔案的價值。

四、加強檔案數字化建設的措施

（一）加強數據庫建設。吉林油田公司檔案的數量龐大，檔案的內容繁雜多樣，因此必須進行歸類，才能為吉林油田公司的進一步發展提供助力。數量眾多的檔案要想實現合理分類，有必要建立專題數據庫。只有建立了完備的多個專題數據庫，才能夠使檔案的數字化工作取得更好的成效，才能夠使檔案的管理變得更加便捷。數據庫的建立不能一蹴而就，而是一個逐步完善的過程，要不斷對數據庫進行更新，使數據庫的功能越來越強大，內涵越來越豐富，利用越來越方便。只有推進檔案信息的數字化建設，才能在油田公司發展的過程中結合以往發展數據以及發展方向，完善發展方案。但是在建設檔案數據庫的時候，要掌握一些原則，先實施重點項目，再實施普通項目，最后形成系列化的系統數據庫體系。

（二）完善檔案管理軟件。在吉林油田公司發展的過程中，產生了諸多數據信息，這些數據信息包括吉林油田公司的發展歷程，對于吉林油田公司的未來發展起著積極作用，但檔案信息較多，管理難度較大。在現代社會中，要想提升檔案管理水平，離不開信息技術的支持。因此，吉林油田公司要引進先進的檔案管理軟件，對原有的管理軟件進行升級。通過先進的檔案管理軟件，使文本檔案形成的電子文件具有統一的格式，這樣才能夠實現檔案的標準化管理工作，方便檔案的管理和開發利用，這樣才能夠提升檔案管理水平，才能夠為以后的檔案數字化工作基礎。

（三）提升檔案人員素質。只有儲備足夠數量的高質量人才，才能夠做好相關工作，檔案管理工作也是如此。檔案管理人員的素質提升，關系到檔案的管理水平、利用水平、數字化工作的有序開展，因此，需要引進高素質的檔案管理人員，加強對現有人員的教育培訓工作，使人才的工作能力有所提高，綜合素質得到提升。當然，檔案管理人員也要提高學習能力，加強專業知識的學習，擴大自己的知識面，掌握現代信息技術，這樣才能夠做好檔案管理工作，以完成檔案數字化工作。另外，油田公司要采用適當的獎懲措施來激勵工作人員不斷進步，提高自己的檔案管理水平，最終形成一支高水平的專業工作隊伍。

五、數字化檔案利用存在的問題

（一）信息化程度較低。想提高數字化檔案的利用水平，必須做好數字化檔案工作，如果檔案管理工作難以進行數字化建設，那么數字化檔案的利用問題就是紙上談兵。吉林油田公司做好了檔案的收集、管理、歸檔工作，但是沒有進行進一步加工，未能利用現代的信息技術進行數字化管理，導致檔案長期塵封在倉庫之中。檔案數字化工作情況不理想，有多方面的影響因素。例如技術方面的原因，如果缺乏相應的技術支撐，那么檔案的數字化建設工作會遭遇很大的困難，特別是一些照片和音視頻類的檔案，必須以高水平的信息技術做支撐，才能夠進行數字化存儲與檢索。另外，運用信息技術對檔案進行數字化建設，需要諸多的資金支持。吉林油田公司在發展的過程中側重于提高經濟效益，因此，在數字化檔案建設方面的投入不足，在引入網絡設施、先進軟件、引進人才方面缺乏力度，因此難以做好檔案的數字化管理工作。

（二）利用模式簡單。要想提高數字化檔案的利用價值，就要開發多種利用模式，但是吉林油田公司對檔案利用的模式比較單一，影響了檔案價值的發揮。產生這些現象，有以下幾方面原因：一是由于工作人員的利用意識不強導致的，我國的檔案管理部門素來存在重管理、輕利用的問題，未能重視到檔案的信息價值。二是各級檔案管理部門之間存在溝通壁壘，信息互聯互通程度不高，無法發揮合力作用以提高檔案資源的價值。三是公司只重視現場服務，不重視線上服務，只重視面對面服務，不重視遠距離提供服務，也影響了數字化檔案的價值發揮。

（三）配套制度滯后。做好數字化檔案利用工作，離不開配套制度的建設，但是很多油田公司對檔案利用相關制度的配套工作比較滯后，未能協調好各部門的工作。檔案管理的環節特別多，檔案的利用工作無法高質量開展，檔案的利用工作缺乏規范化的程序，檔案的管理缺乏標準化的制度做支撐，檔案利用的質量評估制度缺失，未能建立用戶反饋體系，不能夠很好地保證檔案的安全和用戶的隱私。

六、數字化檔案利用的策略

（一）完善配套資源。要想提升數字化檔案的利用水平，就要加強數字化檔案的建設工作，要想使數字化檔案的建設工作取得成果，就要完善配套設施。要豐富館藏資源，否則檔案利用就無從談起。吉林油田公司檔案管理部門應該根據地區經濟社會的發展特點和自身的能力，建設特色數據庫。檔案的內容要涵蓋文字類、音視頻類和圖片類材料，這樣才能夠提高發展質量。對檔案資源進行數字化處理工作，是為了方便檔案利用，所以要加強網絡管理體系建設，通過內部局域網的建設，實現管理水平的提升，通過與外部網絡的互聯互通，提高利用的便捷度，這樣才能夠建立好數字化檔案利用工作的基礎。

（二）挖掘檔案價值。要想使數字化檔案利用水平提高，就需要提升檔案的價值，只有充分挖掘檔案的價值，找出其亮點，才能夠使檔案信息發揮作用。吉林油田公司檔案管理部門在完成檔案的數字化整理工作以后，要對其進行分析和整理、挖掘，提高信息資源的利用價值，并做好宣傳工作，從而使社會公眾了解檔案的種類、價值，提高利用水平。還可以通過發放問卷調查表的方式，了解挖掘檔案價值的有效途徑，通過這樣的方式使檔案價值充分顯現。

（三）加強制度建設。要想使檔案利用水平提升，提高數字化檔案的價值，離不開制度保障，只有加強制度建設，才能夠使數字化檔案的建設和利用工作有法可依、有章可循，使檔案管理與檔案利用工作協調發展。在建立制度的時候，要對吉林油田公司檔案的現狀進行調研，根據吉林油田公司的具體情況，設立具有可操作性的檔案管理制度，這樣才能夠使數字化檔案的利用工作越發便捷。數字化檔案管理規章制度包括很多內容，其中檔案的標準化工作是一個非常重要的工作，只有按照標準化的方法進行管理，才有利于數字化檔案的利用，才能夠建立規范化的利用流程，使檔案的作用發揮到極致。另外，檔案的保密程度不同，只有建立符合規定的管理規章制度，才能夠做好檔案的保密工作，避免機密檔案和個人隱私信息泄露，同時提升其他檔案的利用效率。隨著時代的發展，檔案的保密等級、檔案的種類都在發生變化，因此要及時調整檔案的管理規章制度，使數字化檔案的利用工作積極推進，這樣才能夠使數字化檔案的價值發揮到最大。

七、結語

做好檔案數字化建設和利用工作，能夠推動經濟發展，推動社會進步，促進社會和諧。吉林油田公司檔案館的檔案管理人員要站在宏觀發展角度，構建發展大局，加強檔案管理工作，提升檔案數字化水平，提高數字化檔案的利用水平，使數字化檔案成為經濟社會發展的支撐平臺。