線上競爭性談判的管理與實踐

文｜劉明基

線上競爭性管理平臺通過與國家電網新一代電子商務平臺相互配合，為招標方和供應商搭建了線上競爭性平臺，供應商在本地就可以完成投標、談判、報價等招標相關所有操作，促進招投標雙方降本增效的同時，也減低了疫情傳播風險

線上競爭性談判由于其特殊的環境和場景，容易出現各種風險。一是由于操作方式的改變，容易省略必要的流程。二是談判的相關數據需要在互聯網上進行傳輸，容易面臨數據被違規抓取、篡改等網絡安全風險。三是在談判過程中，可能出現系統無法正常使用、數據傳輸錯誤等風險。四是線上競爭性談判基于操作系統、軟件等存在的漏洞，修復不及時會帶來系統崩盤的風險。

競爭性談判作為招標采購方式之一，因其競爭充分、方式靈活的特點，在企業采購中發揮了重要的作用。但傳統線下競談采購方式受場地、人員容量等限制，再加上新冠疫情的影響，已不適用于疫情常態化情況下有效開展工作。

為盡量地減少人員接觸，建立線上競爭性談判方式，成為當務之急。2019年，國網公司在原有的電子商務平臺（ECP1.0）的基礎上，應用“大云物移智”等現代信息技術，建成了新一代電子商務平臺（ECP2.0）。新一代電子商務平臺以電子招標為業務核心，上游與計劃管理無縫銜接，實現招標采購與工程項目管理的業務協同；下游與合同管理、質量監督等業務自動貫通，實現對招標結果的剛性執行。特別是針對競爭性談判采購，該平臺已能夠全程在線完成項目準備、發標、投標、開標、多輪報價等多項活動，供應商足不出戶就可以完成相關操作。

從線下到線上，方式的轉變也帶來管理方式的轉變

新冠疫情常態化情況下，綜合考慮競爭性談判的現實情況，以建立線上競爭性談判為指導思路，既能夠進行談判，也能夠防范疫情傳播的風險。同時從線下到線上，原有的管理理念和方式也需要根據情況做進一步調整。

建立合規的非接觸式線上競談機制。競爭性談判與其他招標方式相比，流程相對較長，人員關系更為復雜，為保障線上競爭性談判的合規性，必須嚴格遵守包括《中華人民共和國招標投標法》在內的所有招投標相關的國家和地方的法律法規。同時，線上競爭性談判應遵循固有的操作流程要求，不應因采用線上方式而省略相關必備步驟；線上需要參照原有線下的競爭性談判操作要求，全程記錄整個競爭性談判過程，保障競談效果深入、公平且充分；競爭性談判工具還必須滿足安全方面要求，保障系統安全。此外，還需要提供線上咨詢通道，便于供應商與現場人員進行咨詢溝通，保障競爭性談判的順利進行。

打造線上競談相適應的人員體系。競爭性談判方式由線下變為線上，溝通方式和溝通渠道都有變化，需要建立與之相適應的人員體系。招標方、專家等參與線上競爭性談判的角色，需要使用電腦進行操作，相關的人員必須經過多次培訓和實操后才可以上崗操作，對談判過程中可能出現的問題要做到了然于胸，并能夠及時做出合適的處理。特別是選取專家時，也需要把線上競爭性談判工具的熟練度納入考慮因素，每個競談小組至少需要一個熟練操作線上競爭性談判工具的成員。供應商需要提前通告和培訓，培訓要充分考慮供應商的現實情況，使用結合線上會議、培訓視頻等多種方式，建立溝通交流渠道解決供應商的咨詢和疑問。

線上競談的風險識別與風險規避。線上競爭性談判由于其特殊的環境和場景，容易出現各種風險。一是由于操作方式的改變，容易省略必要的流程，如違背固有步驟進行談判，違反競爭性談判相關法律等人為因素風險。二是由于線上競爭性談判的過程中，相關數據需要在互聯網上進行傳輸，容易面臨數據被違規抓取、篡改等網絡安全風險。三是在談判過程中，由于談判工具設計不合理、流程不規范、權限不明確等問題，可能導致系統無法正常使用、數據傳輸錯誤等風險。四是線上競爭性談判基于操作系統、軟件等存在的漏洞，修復不及時會帶來系統崩盤的風險。上述幾類問題是前期可以預見到的風險，對于風險的管理不能僅僅停留在現已識別問題上，需要建立風險識別和風險規避機制，除現有風險要建立歸檔記錄和定時排查外，要在日常使用過程中提高風險識別意識，對已經觸發的風險立即進行風險識別和記錄，并通過會議、咨詢、改造等方式對已識別的風險進行修復和規避。

新冠疫情常態化情況下，原有的線下競爭性談判面臨諸多風險，為保障競爭性談判安全，減少疫情傳播風險，以搭建線上競爭性談判方式為目標，構建了與ECP2.0系統配合，形成全流程線上參與競爭性談判的閉環。

建設線上平臺，重點做好分工、規章制度和工具建設

線上競爭性談判項目組設置圖。

在進行線上競爭性談判時，結合實際業務情況，采購部在招投標過程中使用競爭性談判方式較多，所以整個線上競爭性談判的人員體系應由采購部牽頭，從采購部門中挑選資歷深，經驗足的員工和采購部主任組成項目組，負責整個線上競爭性談判的工作開展，分管領導負責資源調度進行輔助。項目組下一共分四個小組，分別為規則組、標準組、產品組、談判組。

項目小組明確分工任務。規則組作為競爭性談判規則制定組，最先開始執行和操作，并持續跟進到最后；標準組根據制定的規則來完成各項標準的建立；產品組根據規則組和標準組的各項要求，確定線上競爭性談判工具開發的系統要求和功能要求，工具開發完成后需要由規則組和標準組進行再次驗證，以確保滿足規則組和標準組制定的各項要求。驗證通過后給談判組及相關用戶進行培訓，培訓要求談判組成員達到如下要求：一是充分了解并實際操作線上競爭性談判平臺的所有的功能；二是了解線上競爭性談判工具的常見問題和常見問題處理方式；三是熟悉突發問題的處理規范和處理步驟。談判組除了需要接受產品組的培訓外，還需要組織項目經理、專家、供應商培訓的相關事宜。

規章制度及處理標準。規則組在收集項目相關要求時主要考慮國家級、地方行政級以及電網內部對競爭性談判的相關要求。對于收集的規則按照以下三種類型處理：一是有明確要求的，記錄并作為強制要求執行內容；二是對于建議類的要求，綜合考慮競爭性談判從線下搬到線上后，談判環境的變化，對于風險高的作為強制要求，風險低或無風險的，有選擇性地執行；三是不適用的部分，經過內部討論后確為不適用，記錄并說明不適用理由。標準組制定處理標準，首先需要充分考慮規則組收集整理后的規則要求，制定的標準主要考慮合規性、便捷性、安全性三個方面，具體到處理標準內容考慮以下幾點：一是線上競爭性談判的流程，需要重點突出由線下變為線上后的流程變化內容；二是為適應線上競爭性談判，招標文件里對談判要求的變化，最終需要給出線上競爭性談判內容編寫標準模板；三是系統公告發布內容模板和項目經理、供應商等培訓計劃方案；四是軟件功能模塊，用戶權限、軟件安全及部署環境要求；五是為適應線上競爭性談判場景，評審專家的要求和人員選擇條件及建議；六是供應商線上反饋渠道的打通和溝通方式的建議。

線上競爭性談判工具。線上競爭性談判工具根據處理標準和用戶使用要求，針對使用談判工具的三類用戶提供不同的客戶端：一是提供給專家和項目經理使用的專家助手端；二是提供給供應商使用的供應商端；三是提供給內部管理用戶的系統管理端。系統主要包括用戶身份認證、項目數據管理、談判會議調度、競爭性談判會議、談判數據記錄及歸檔、消息通知、供應商咨詢、監督查看、數據統計等功能模塊。運行過程中，由于要進行實時競談，專家助手端和供應商端均采用CS 架構，確保業務消息的快速傳輸。同時，談判工具作為承載線上溝通的渠道，系統的安全性就顯得尤為重要，可以從三個方面來保障：一是軟件自身安全，軟件設計之初就需要充分考慮安全問題，識別傳輸和存儲過程中的重要數據，使用國網要求的加密方式對數據進行加密，談判工具必須通過國網電科院的安全評測；二是軟件部署環境的安全，選擇有高級別安全防護網絡的環境，數據必須存儲于內網，對于內外網等網絡邊界需要嚴格采用物理隔離的方式，主機操作需滿足密碼強度、及時更新等要求；三是工具開發過程的安全，開發終端必須始終處于內網，需求設計等材料需要按照要求進行管理，不允許出現在互聯網環境，項目材料及源碼的管理使用權限控制，不允許互相訪問，項目研發方和研發人員必須簽訂保密協議，確保整個研發過程安全可控。

疫情常態化情況下，線上方式開拓競爭性談判新成果

新冠疫情常態化情況下，原有的線下競爭性談判面臨諸多風險，為保障競爭性談判安全，減少疫情傳播風險，以搭建線上競爭性談判方式為目標，構建了與ECP2.0 系統配合，形成全流程線上參與競爭性談判的閉環。系統建成后已經在多個招標批次進行試用，體現出能夠有效彌補線下競爭性談判的不足，擴展競爭性談判方式，對采購的提質增效有非常積極的作用。

成功探索非接觸式線上競爭性談判。線上競爭性談判工具的上線，在原有線下競爭性談判方式的基礎上，擴展了線上競爭性談判方式，通過運用信息化手段，使供應商足不出戶便可以參與到競爭性談判過程中來，屏蔽地域、時空等方面差異，讓數據多跑路，讓群眾少跑腿，實現競爭性談判的新業態。

提高組織研究能力。搭建線上競爭性談判需要從競談的規則要求入手，一直到產品最終實現，有很多管理方式和技術難點需要一一克服，整個系統的研發過程中，已發表多項研究專利和學術論文。

為線上競爭性談判提供先行經驗和人員培養。競爭性談判方式改變后，流程、規則和人員素質要求均有一定程度的變化，要求項目組成員根據實際情況不斷調整，以適應線上競爭性談判的現實場景，為線上競爭性談判提供了先行經驗的同時，也鍛煉了招投標采購人員。

實踐證明，線上競爭性談判能夠在不接觸供應商的情況下完成招投標項目的談判，不僅能夠有效地防范新冠疫情帶來的傳播和感染風險，同時也提高了競爭性談判的效率，降低了供應商的招投標成本，提高了采購質量。線上競爭性談判的管理理念、方法和談判工具可復制性強，可以平滑推廣到其他兄弟單位，有效助力采購質量提高和新冠疫情的防控。