關于高校圖書館內部控制建設的思考

康清群

（重慶文理學院 馬克思主義學院，重慶 402160）

0 引言

根據教育部公布的統計數據，截至2021年9月，全國高等學校共計3 012 所。正常情況下，每個學校都會有一個圖書館，也就是說，目前全國有3 000 多個高校圖書館。因此，探索高校圖書館內部控制建設有很重要的現實意義。

1 新時代對高校圖書館內部控制工作的新要求

新時代有新的形勢、新的要求、新的作為和新的擔當。高校擔負著培養人才、科學研究和服務社會的責任，高校圖書館也不能置身事外，需要積極適應新時代的發展需要。高校圖書館的主要職能是提供教育服務和信息服務，這就需要健全和完善學校的文獻信息資源體系，為教學、科研提供文獻信息保障，為全校師生提供各類信息資源，多方位創新服務方式，積極參與各種資源的共建共享，發揮信息資源優點和專業服務優勢。近年來，高校圖書館的工作人員在圖書館建設和服務方面不斷地創新和改進，信息化圖書館成為新時代發展的必然趨勢，對高校的教學科研、學科建設、專業建設和資源共享等方面產生了重要影響。此外，本科院?！半p一流”建設和高等職業院校“雙高”建設的深入推進對高校圖書館的管理和服務工作提出了新的要求。圖書館如何融入“雙一流”和“雙高”建設，不斷創新，分層分類精準提供各項服務，助力高?！半p一流”和“雙高”建設發展，是目前擺在我們面前的重要任務。為了與“雙一流”建設和“雙高”建設相適應，高校圖書館需要有“雙一流”和“雙高”的格局、標準和能力，即高水平的資源配置能力和高水平的管理與服務保障能力。同時，在圖書館硬件和軟件投入不斷增加的情況下，圖書館領導和員工也應該具備與之相適應的業務水平。

2 當前高校圖書館內部控制建設存在的主要問題

隨著高等教育的規范發展，各高校的內部控制建設日趨規范化，圖書館的內部控制建設也有很大的進步。由于黨風廉政建設逐步深入，內部控制建設的要求也越來越高。對標新要求，高校圖書館在內部控制建設方面仍存在以下共性問題。

2.1 領導的重視程度不足

一是領導尚未真正樹立內部控制理念，內部控制意識比較淡薄，制度評價工作還沒有起步。二是高校領導忽視了對內部控制工作職責進行劃分與界定。多數人認為內部控制是財務部門的事，與圖書館沒有關系，所以一直存在高校圖書館內部控制建設落后的問題。

2.2 制度設計的系統性不足

一是傳統管理思想比較明顯。制度設計集中在行政管理和具體的業務管理層面。二是制度的制衡性較差，缺乏監督層面的制度設計。三是安全層面的制度設計不全面。比如，傳統的圖書館在安全管理方面沒有對傳染病防控作出規定，特別是個別學校發生的肺結核傳染疫情給了我們很深的警示。四是缺乏績效管理制度設計。無論是本科院校還是?？茖W校、學科建設還是專業建設、“雙一流”建設還是“雙高”建設，管理部門對紙質圖書、電子圖書、信息化系統等都有明確的要求，各校為了求生存、謀發展，想盡辦法加大投入，使得圖書館信息化程度越來越高，圖書館藏也越來越多，卻忽視了圖書的使用情況?；ㄥX必問效、無效必問責的機制還沒有形成。

2.3 圖書館履職盡責的力度不足

一是制度設計的質量不高，制度更新不到位。二是培訓和宣傳工作做得不到位，多數人員對制度不熟悉。三是監督檢查力度不足，監督檢查的結果沒有得到較好的應用。四是對各二級學院的資料室指導不夠。

2.4 圖書館制度建設思路不清晰，有待進一步厘清

圖書館現有人員基本上是非專業的內部控制人員，對內部控制制度建設的流程和思路不熟悉，也沒有對制度設計進行全面而系統的考慮，導致制度不健全、不完善，極易造成廉政風險。

2.5 圖書館工作人員對內部控制的理解不足

受傳統觀念的影響，圖書館工作人員主要來自兩方面，一方面是教師的家屬，另一方面是為節約經費而招聘的臨時工作人員。這些人綜合素質普遍不高，對內部控制的認識還沒有達到應有的高度。

3 高校圖書館內部控制建設的原則和目標

3.1 高校圖書館內部控制建設的原則

《行政事業單位內部控制規范（試行）》規定：單位建立與實施內部控制應當遵循全面性、重要性、制衡性和適應性原則，高校圖書館的制度設計也必須遵循這一原則。一是全面性。圖書館的制度設計覆蓋面要廣，要包括圖書館所有的業務活動。二是重要性。制度設計應當更加關注圖書館業務活動的重大風險情況（如圖書采購、疫情防控等）。三是制衡性。圖書館的制度設計應當遵循相互制約、相互監督的機制。四是適應性。圖書館的內部制度設計應當遵循合法、合理、合規的原則，并隨著社會環境的變化和學校管理的要求不斷修訂和完善。

3.2 高校圖書館內部控制建設的目標

一是保證圖書館開展的所有活動符合法律規定。二是保證圖書館的圖書資料、電子文檔、影像資料、館藏資源、信息資源、固定資產等安全完整，并提高使用效率。三是保證圖書館人員所提供的所有信息真實完整。四是明確責任。圖書館工作人員要有履職盡責、廉潔自律的主人翁意識。五是提升圖書館工作人員的服務能力，保障讀者權益，促進學校高質量發展。

4 高校圖書館內部控制建設的建議

基于高校圖書館組織架構和運行機制，高校圖書館內部控制建設可以劃分為行政管理、業務管理、安全管理和績效管理4 個主要方面。

4.1 行政管理方面

建立各科室崗位職責、工作人員守則、衛生管理制度和考勤管理辦法4 個制度。

①各科室崗位職責主要用來規范圖書館內部各科室的職責和工作流程。要根據學校機構設置情況并結合圖書館的實際狀況明確對各科室的職責和流程?？煽紤]設置辦公室崗位職責、技術部崗位職責、采編部崗位職責、流通部崗位職責以及后勤部崗位職責等。②工作人員守則主要是圖書館工作人員的職業準則，明確了工作人員的作息時間、工作紀律、服務意識以及廉潔自律等方面的要求。③衛生管理制度主要用來規范圖書館內部的環境衛生及圖書館周邊環境清潔衛生。根據圖書館的特殊性，明確書籍、書架、地面、計算機等設備設施以及周邊環境方面的要求。④考勤管理辦法主要用來考核圖書館員工的出勤情況。實行員工上下班打卡和會議簽到制度，每月末進行考勤情況統計，將職工的考勤結果與年度績效工資掛鉤。

4.2 業務管理方面

建立圖書借閱規定、圖書館自習室使用管理辦法、圖書館勤工助學學生管理辦法、校外讀者借閱管理辦法以及物品柜使用須知5 項制度。

①圖書借閱管理規定。要求讀者憑本人借書證借閱書刊，并明確規定讀者借閱的書刊數量、借閱時間、超期處罰。②圖書館自習室使用管理辦法。高校圖書館一般都設有自習室，用于學生自主學習。學生不按規定占用自習室座位的情況比較常見，因此必須對自習室進行規范管理。一是室內應保持安靜；二是讀者應愛護室內的設施設備，不允許在桌椅、墻面等地方亂寫亂畫亂貼；三是圖書館工作人員要不定期檢查室內物品，清理長期放置在桌凳上的物品；四是不允許將易燃、易爆等危險性物品帶入自習室。③圖書館勤工助學學生管理辦法。學生勤工助學既幫助了困難學生，又解決了圖書館人員不足的問題，建議從以下3 個方面進行規范。一是明確由學生處或者團委負責人員的選擇，圖書館只負責按館內的崗位需求進行崗位分配；二是對勤工助學的學生進行崗前培訓，主要包括崗位職責和安全問題等；三是落實圖書館服務育人的職能，不能只安排學生從事簡單的借書和還書工作，一定要安排管理經驗豐富的老師進行傳幫帶，讓學生在勤工助學的同時學到知識和經驗，在實踐中受到鍛煉。④校外讀者借閱管理辦法。為了充分發揮圖書館的使用效益，多數高校的圖書館都會對外開放，因此必須針對校外人員入館閱覽和借書制定規范的制度。建議從兩個方面進行規范：一是對辦證的流程進行規范，二是對證件使用作出規定。⑤物品柜使用須知。這是對師生自帶物品作出的制度規范。一是貴重物品不能放到物品柜中；二是物品柜內不得存放易燃、易爆物品；三是不得長期占用物品柜，物品在規定的時間之前必須取走，不能過夜。

4.3 安全管理方面

建立圖書館消防安全制度、落實意識形態工作責任制實施辦法、館藏圖書和影像資料管理辦法以及傳染病防控管理辦法4 項制度。

①圖書館消防安全制度。紙質圖書屬于易燃物，因此消防安全是圖書館安全管理的重要工作，必須有相應的制度規范。一是成立消防安全領導小組和應急處置小組，全面負責消防工作和火災發生時的應急處置工作。領導小組負責制定管理制度和督促檢查，確保有關制度和消防措施落地實施；應急小組負責在火災發生時及時組織人員疏散和撲滅火種，消除安全隱患。二是落實責任人制度，做到責任區域全覆蓋，不留一個空白區域。三是定期進行消防安全知識和消防技能的學習和培訓，邀請專業的消防人員開展消防講座和消防演練，提高相關人員處理火災事故的能力。四是定期組織有關部門對關鍵崗位的工作人員進行集體約談或單獨約談，提醒有關人員注意消防安全事項。五是在關鍵地方設置危險標識，標識一定要醒目，真正起到警示的作用。六是提醒師生不得攜帶易燃、易爆等危險品進館。七是消防安全責任人要定期檢查消防設施設備是否正常、消防通道是否暢通。②落實意識形態工作責任制實施辦法。圖書館作為學校最大的公共學習場所，制定落實意識形態工作責任制實施辦法不可缺少。一是落實圖書館意識形態工作責任人，實現網絡化管控。各部門對本部門業務工作中的意識形態進行嚴格管理，層層把關，責任到人。二是加強圖書館文獻資源采購的審核和管理，嚴把采購書刊的審核驗收和各類捐贈書刊的審核驗收。排查是否有違反意識形態的情況。三是明確專人負責排查網站信息發布及運行管理。四是加強對微博、微信、QQ、論壇等新媒體平臺的建設和管控，確保意識形態工作安全問題。五是定期研究意識形態工作，集中分析、排查存在的問題，制訂可行的解決方案。③館藏圖書和影像資料管理辦法。紙質圖書、電子圖書和影像資料都屬于固定資產，應該按照學校固定資產管理辦法進行管理。建立臺賬制并由專人管理，做到賬物相符，保障國有資產不流失。④傳染病防控管理辦法。圖書館屬于人員密集場所，工作人員應該根據疫情和肺結核等傳染病的防控要求，結合學校的制度和圖書館人員密集的特殊情況，制定切實可行的措施，保證圖書館的服務工作正常開展。

4.4 績效管理方面

建立計算機管理系統的管理規則和圖書資源綜合利用績效考核辦法兩個方面的制度。

①計算機圖書系統的管理規則。將圖書系統應用于圖書館內部業務管理工作中，為讀者提供快捷、方便的信息檢索渠道，并且安排專業的技術人員定期維護圖書系統。②圖書資源綜合利用績效考核辦法。從質和量兩個方面來對圖書資源進行績效評價。一是從量的方面，主要考核采購的紙質圖書和電子圖書在館藏數量方面是否滿足教育部規定的辦學條件指標；二是從質的方面，既要考核圖書資源的使用率、完好率、更新率和開放程度，也要考核所購圖書資源與學校專業的符合度。

5 結語

高校圖書館可以從行政管理、業務管理、安全管理和績效管理4 個方面進行內部控制建設。在建設過程中，高校圖書館應當遵循全面性、重要性、制衡性和適應性原則，保證圖書館所有的活動合法、合規、合理；保證圖書資料能夠安全和有效使用；保證圖書館人員提供的信息真實完整；防范圖書采購過程中的舞弊行為，預防腐敗行為發生，提高圖書管理服務的效率和效果。