探究財務共享服務中心實施效率及影響因素

裴 蕊 山西省安裝集團股份有限公司

引言

財務共享服務中心作為企業發展中開展關鍵的項目，在財務工作部進行實施的階段總部和提高整體的實施效率是非常值得關注的一項內容。因此，探討財務共享服務進行實施效率及影響因素明確相關的基礎策略意義重大。

一、財務共享實施階段方案以及措施保障意義

隨著社會的發展和人們觀念的不斷更新，共享服務建設的理念越來越深入企業中心，伴隨著國家政策的號召，對于財務共享服務中心的重視度很多企業都給予高度重視。許多企業使用財務共享服務來對公司的財務系統進行管理，通過使用財務共享服務可以有效地幫助企業降低使用成本，增加經濟效益，實現利益最大化。在過去的共享服務建設中將建設過程大致分為“項目啟動”“項目設計”和“項目實施”三個階段。項目啟動是指在項目開設前要對施工項目進行提前的了解，根據項目的特點和特性，提出針對性的設計方案。項目設計主要是指對整個項目的實施過程以及戰略的制定。例如，在具體實施過程中對于人力系統和運營管理等方面都需要制定詳細的計劃，保證工程的順利實施。項目實施是對前面兩個階段的貫徹落實，通過對工作人員的團隊組建、信息溝通以及對工程進度的整體把控來將計劃方案逐步實現。目前在大多數企業的財務共享服務中心建設的過程中，將大部分精力主要放在了項目啟動和項目設計的兩個階段上，從而忽略了對于項目實施這一過程的重視。這會給財務共享服務中心的搭建過程帶來非常多的問題。例如，在實施過程中具體的進度無法控制，導致一系列的規劃和業務流程以及服務系統會消耗很長的時間來進行業務的簽訂，這樣不僅浪費資金成本，而且還會消耗企業大量的精力，使企業經營和業務處理的時間不足；還有可能導致在財務共享服務中心建設過程中，由于財務工作人員和基層的業務人員之間存在溝通不足的問題，使財務共享服務中心的計劃方案無法順利實施。并且還有可能導致在工作過程中出現工作人員的積極性和覺悟性不高，對于工作的具體任務不明確、運營方面沒有足夠的優化意識等問題。通過觀察和比較，發現建立了完備的實施實施方案的企業，在財務共享服務中心的建設過程中，能夠更加高效地進行工作，這樣能夠有效地節約成本，提高企業效益。例如，海爾集團在推行財務共享服務中心的建設中，經常組織財務人員參加集訓，通過對財務人員的集中培訓使工作人員能夠盡快地對共享服務中心的具體工作進行了解，這樣可以使工作人員在后期的工作中能夠減少工作失誤保障企業的利益，并且在實施過程中還采用了“先試點再推廣”的策略，這樣可以保證財務共享服務中心正式投入使用時能夠將財務進行平穩的過度。

二、對財務共享服務中心造成質量影響的主要因素

(一)服務中心的信息系統功能有待進一步的完善

在具體的工作過程中，財務共享服務中心一般要對多個企業財務平臺進行管理，故而在財務工作的共享讀完中心運營系統中，每天需要處理的財務數據信息是非常龐大的。然而要完成對這些企業信息的處理，都需要在財務系統的幫助之下完成。就目前信息系統的處理能力來看，是遠遠不能夠承受這些龐大的數據處理的，并且在具體的財務工作過程中，工作人員往往需要進行多個界面之間來回轉跳的操作，然而現在的信息系統在頁面轉跳之間的功能還不夠靈活和完備，這就導致了在具體的工作過程中工作人員往往會遇到非常多不便的影響，這樣會嚴重影響財務工作的工作效率。尤其是在一些對財務工作處理比較密集的時間段。例如，在年末和月末等，由于信息系統功能的缺失，和操作的不便利性導致在具體進行工作時，數據信息可能存在一定的誤差，導致數據誤差的原因還存在于目前財務系統沒有實現完全自動化的工作流程，在某些環節還需要人工進行輔助，所以也會導致一定程度地出現信息數據的誤差。

(二)整個業務核算體系還不夠規范化

在財務共享服務中心的使用過程中，如果業務核算體系不夠規范化，也會給整個財務共享服務中心建設和實際工作造成非常嚴重的影響。如果財務共享服務中心中出現其業務核算能力不夠規范的問題時，就會導致在財務統計過程中出現差異。這樣不僅會影響到對于成本的估算，也會對企業內部的財務系留下非常大的風險隱患。另外，如果業務核算體系出現不規范的問題，那么就會在具體的財務工作過程中導致對其處理結果造成偏差的影響，一旦會計信息出現了偏差，那么就會導致整個財務共享服務中心的信息獲取出現一定的誤差，其核算處理能力就會受到相應的影響而導致有所下降，以至于影響到整個財務共享服務中心的服務水平和工作質量，長此以往對于財務共享服務中心的發展和建設是非常不利的。

三、財務共享服務中心實施具體措施

在具體的財務共享服務中心工作過程中，為了保證實施的進度和質量，相關企業可以參考以下措施來對財務共享服務中心的工作進行科學有效的推進。

(一)進行財務共享服務建設動員

要想財務共享服務中心的建設和投入實際使用過程后可以順利進行工作，就需要對企業內部進行動員工作，動員工作主要是針對企業內部的管理層、財務層和業務層，動員工作主要針對滿足企業的戰略管控需求以及推進業務能力和財務轉型的方面來進行動員，在對核心管理層進行動員時，要從共享服務中心的運行以及和公司中長期的戰略規劃層面來對其進行理念方面的宣傳。在對業務層進行動員時，要展示財務共享服務中心在數據挖掘和業務管控等方面具有的價值來對業務層進行動員。在對財務管理層進行動員時，要針對財務共享中心在財務管控效率和助力企業財務方面轉型的重要表現來對管理層進行動員。具體的動員工作可以采用理念宣傳、專家講座以及對企業進行實地考察等形式來進行，通過不同的動員方式來揭示和展示共享服務中心建設的價值，使公司各層人員能夠認識到建立財務共享服務中心的必要性，推動各層人員能夠積極地配合企業進行財務共享中心的建設。

(二)確立系統化工作和服務機制

1.在建設財務共享服務中心時同時建立“日清日結”的工作機制，因為在日常的財務共享服務工作中工程質量和進度受到各種因素的影響，為了能夠使工程按照規定的計劃和方案進行，所以相關企業應該采取有效的措施建立項目建設管理糾偏機制，對共享服務工作中出現的問題采取及時的糾正措施。所以在建設財務共享服務中心時要采取“日清日結”的工作機制，對工作中出現的問題要做到每日清算，把工作中出現的問題落實解決方案，逐步提出解決的相關措施并且相關責任人要及時對其進行追究，對于具體的負責項目，要派專職人員進行督導對工作進程進行全程跟進。

2.在建立財務共享服務中心時也要建立點對點專人對接的服務機制，這主要是針對全公司各層工作人員而制定的，對于不同層次的工作人員要實行專人對接、一對一服務的工作機制，這樣可以使公司的管理層、業務部門領導以及業務實施人員能夠對其工作進行更明確的了解，減少工作中的失誤提升企業利益。此外，在財務共享系統中心建設完成上線之后，要落實建設責任到人工作機制，這樣可以有效地提升工作人員的工作積極性和效率，最大程度地保障企業成本和經濟效益不受損害，從而保障財務共享服務中心的工作可以順利地實施。

3.在建立財務共享中心的建設過程中，要與信息化部門進行深度融合交流，在企業中由于各部門的信息化基礎和信息化水平是參差不齊的，并且在財務共享服務中心體系的建設過程中，網絡條件和硬件設施也會對其造成影響，所以在建設財務共享服務中心項目時就要提高團隊與信息化部門的交流，這樣可以促進整個項目建設更加順利。在建設過程中信息化部門的領導要對整個建設項目進行全程的參與和方案設計的跟進，信息化的主要工作人員也需要對整個工程來進行跟進，這樣可以對財務共享服務中心建設中的信息化模塊進行技術支持，這樣不僅能夠保證財務信息系統的網絡安全，而且還能夠在企業各層工作人員中起到一個溝通的紐帶作用，這對整個財務信息化建設項目的推動作用是非常大的，可以有效地提高工作效率和工作質量推動項目順利完成。

(三)實施全方位和體系化培訓

1.在企業內部建立培訓體系，要推廣對財務共享服務中心建設的理念，就需要對公司的各級人員進行財務共享服務中心理念的宣貫，這樣才能夠使財務共享服務中心企業內部的歡迎。在對財務共享服務中心理念進行宣貫和培訓的過程中，針對企業高層來說，他們往往把關注點放在成效和提升效率的問題上，所以要針對財務共享服務中心的理念、建設效果以及核心功能來進行培訓，以達到企業高層能夠對此項目得到認同和支持。對于企業的中層工作人員來講，他們往往更關心的是對效率管理的提升以決策數據的支持，所以要將此作為重點來對人員進行培訓，培訓的過程中要對系統的使用流程以及內控流程演變等來進行重點的講解。對于企業中的具體工作人員來講，他們應該更多的對實操性方面的系統理念進行了解，所以在培訓的過程中要著重對實操性技術進行培訓。

2.財務共享服務中心的建設者應該積極參加外部培訓活動。因為在具體的發展過程中，技術和理念是不斷更新和前進的，所以無論是在財務共享服務的建設期間還是正式使用階段，都應該對其理念進行創新以及技術的拓展，這樣才能夠使財務共享服務中心不斷開拓創新，其主要措施有：首先，要加強對財務方面的理論知識學習，不斷地發展自己的理念。這樣可以為財務共享中心的建設不斷地開拓思路、創新理念，為其建立明確寬廣的發展道路。其次，要與前沿的財務共享服務核心技術和軟件供應商多進行溝通，與其交流最先進的關鍵技術，通過對財務關鍵技術的學習和挖掘探索來為服務中心化建設，創造智能化的發展前景。最后，可以向財務共享建設設優秀的企業進行學習，對其管理模式與管理系統進行學習和參考，來擴展自身的管理制度，找到適合自己最佳的管理模式，對企業財務共享服務中心的功能和戰略定位不斷地進行優化和提升，幫助企業增強自身的財務優勢，提高經濟收益。

(四)選取試點實施并全面推廣

1.進行試點單位選取。在共享中心建設階段投入使用之前，應先采用試點制來推進計劃試點計劃一般的試用周期在3—6個月之間，也會有一些企業的試用時間較長。通過試點制來推進共享中心建設可以有效地對其問題和缺點進行了解，幫助企業對共享中心建設實行優化。在試點之前可以采取三種方案：一是對一兩個省市來進行試點制的試驗，二是還可以選擇一兩個固定的法人機構來進行試點，三是可以選擇一兩個流程來進行試點試驗。在具體的選用試點企業之前，要對企業的經營規模以及行業特點等關鍵的因素進行了解，同時要對企業所處的地區和企業文化等重點因素進行調查和了解。選定的企業應該綜合多方面對其進行考慮，企業應該具有豐富的理論和實踐經驗。這樣才能夠有利于共享服務中心建設。順利實施以及后期系統全面上線后，利于其到行業的帶動作用。具體的試點企業可以和軟件公司以及公司項目團隊的配置情況來決定是否可以帶領多個財務共享中心，或者是多個等級的財務共享中心共同建設，這樣可以有效地減少在項目推進方面的工作難度，有效推進企業集團跨地域的經營管理模式。

2.模塊差異化實施。在財務項目推薦和建設初期，應該在各試點單位首先來對其業務水平和財務管理體系中的易于標準化的體系納入集中管理操作系統，將其作為第一個階段的實施目標，利用這種方法能夠在一定的程度上將財務共享服務中心的分析效果體現出來，這樣有利于獲得公司管理層的信任和支持。等到第一個建設模塊運行穩定之后，可以再對其他方面進行上線工作，這樣可以有效地發揮財務共享服務中心在統計數據分析資源和戰略支撐等方面的價值，并且可以有效地對前期的成果進行鞏固。在工作過程中，對于存在不足和問題的地方要提出有效的解決方案和措施，有效推動其他企業對財務共享服務中心建設使用的勇氣。

3.對財務共享服務中心系統進行全面的推廣，等到試點單位完成之后，就可以對財務共享服務中心進行全面推廣，在推廣的過程中，主要是把之前的試點方案落實到實踐當中進行推廣，在推廣時如果采用的策略不同，其得到的效果也是不相同的，主要有兩種：首先，一些激進的企業選擇的方法是轉移策略，如果轉移成功，那么會給整個企業的收益帶來非常大的提升如果。在轉移過程中出現了管理不利的問題，那么可能會給企業帶來非常大的損失，所以如果一次性的轉移策略就需要具有非常強大的管理能力；其次，對各個機構實行逐個推銷的策略，這種方式比較穩定和安全，但是其缺點是推廣的時間比較長，收益較慢。

四、結語

綜合性分析，在財務共享服務中心構建的階段中要綜合實際情況明確財務工程服務中心的要點，并且更新工作理念工作方法排除一切不良影響因素，這樣才能夠確保財務共享服務中心的作用價值能夠發揮出來。■