微信公眾號(hào)推文制作流程體驗(yàn)優(yōu)化—以中國美術(shù)學(xué)院設(shè)計(jì)藝術(shù)學(xué)院編輯部為例

2022-11-10 15:10:22陳凌霄中國美術(shù)學(xué)院

文化產(chǎn)業(yè) 2022年29期

陳凌霄中國美術(shù)學(xué)院

現(xiàn)聚焦中國美術(shù)學(xué)院設(shè)計(jì)藝術(shù)學(xué)院（以下簡稱設(shè)計(jì)學(xué)院）學(xué)生編輯團(tuán)隊(duì)，以解決公眾號(hào)推送制作流程中存在的痛點(diǎn)為目標(biāo)，從結(jié)課成果推送出發(fā)，重點(diǎn)探究推文審核流程體驗(yàn)的優(yōu)化，為高校新媒體工作提供一定的實(shí)踐參考。通過了解設(shè)計(jì)學(xué)院公眾平臺(tái)發(fā)布內(nèi)容、編輯團(tuán)隊(duì)、發(fā)推流程，調(diào)查流程中相關(guān)人員體驗(yàn)感受，剖析公眾號(hào)現(xiàn)狀無法滿足平臺(tái)受眾需求以及編輯團(tuán)隊(duì)工作體驗(yàn)的原因，并提出相關(guān)優(yōu)化策略。

高校微信公眾號(hào)依托其龐大的師生微信用戶及校內(nèi)組織機(jī)構(gòu)的官方權(quán)威性，結(jié)合文字、視頻、語音等多種傳播形式來傳播信息，以滿足用戶對(duì)多樣化內(nèi)容的需求。但高校微信公眾號(hào)的運(yùn)營和推廣存在一定的局限性：訂閱號(hào)運(yùn)營管理團(tuán)隊(duì)每天可推送一次信息；對(duì)已發(fā)布的推文中需要更改的文字會(huì)限制更正次數(shù)，若需要大范圍更正信息，只能刪除當(dāng)前信息，然后重新發(fā)布，內(nèi)容修正后隔天進(jìn)行推送；上傳的視頻會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)壓縮等。

設(shè)計(jì)學(xué)院微信公眾平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)狀

我們歷時(shí)一周對(duì)設(shè)計(jì)學(xué)院編輯團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了結(jié)構(gòu)式訪談與半結(jié)構(gòu)式訪談?wù){(diào)研，便于進(jìn)一步了解公眾平臺(tái)內(nèi)容發(fā)布與平臺(tái)建設(shè)的情況。通過對(duì)訪談信息的梳理，筆者發(fā)現(xiàn)當(dāng)前中國美術(shù)學(xué)院設(shè)計(jì)藝術(shù)學(xué)院微信公眾平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀如下。

設(shè)計(jì)學(xué)院公眾平臺(tái)發(fā)布內(nèi)容的特殊性

該公眾號(hào)在學(xué)期間所發(fā)布的內(nèi)容質(zhì)量較高，更新速度快，以日更狀態(tài)常態(tài)化運(yùn)行，但每日發(fā)布時(shí)間較晚，內(nèi)容包含思想政治教育、教學(xué)成果、熱點(diǎn)新聞、重要賽事、人物介紹等方面；而在寒暑假期間所發(fā)布的內(nèi)容量較少。其中，相較于綜合類大學(xué)的文理科、工科等專業(yè)，以藝術(shù)設(shè)計(jì)為主要學(xué)科的設(shè)計(jì)學(xué)院涵蓋視覺傳達(dá)、染織服裝、工業(yè)設(shè)計(jì)、綜合設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)學(xué)理論五類學(xué)科，這幾類學(xué)科的專業(yè)特點(diǎn)決定了該公眾平臺(tái)的分享內(nèi)容有很大一部分被大量可視覺化展示的課程作品成果占據(jù)。

設(shè)計(jì)學(xué)院官方微信公眾號(hào)作為該二級(jí)學(xué)院最主要、流量最大的課程成果展示渠道，不定期向公眾展示不同設(shè)計(jì)專業(yè)的學(xué)科特色與成果（發(fā)布時(shí)間取決于各系課程安排）。各類課程成果通常先在線下以展覽的形式向師生展現(xiàn)，通過上傳設(shè)計(jì)成果與實(shí)地拍攝、訪談、報(bào)道等形式，通過微信公眾平臺(tái)以視覺化的方式呈現(xiàn)展覽。當(dāng)下，校內(nèi)課程展覽只可向校內(nèi)師生開放，因此，公眾平臺(tái)的線上呈現(xiàn)方式也是課程展覽面向大眾的重要渠道。

設(shè)計(jì)學(xué)院微信公眾號(hào)編輯團(tuán)隊(duì)情況

公眾號(hào)編輯團(tuán)隊(duì)由學(xué)院學(xué)生自主管理，部門指導(dǎo)老師根據(jù)學(xué)院工作計(jì)劃把握編輯團(tuán)隊(duì)的整體工作方向，并策劃和組織相應(yīng)的活動(dòng)。團(tuán)隊(duì)由20位欄目小編（學(xué)生），1位責(zé)任編輯（學(xué)生）以及6位指導(dǎo)老師組成，每一學(xué)年更新招募新學(xué)員構(gòu)成微設(shè)計(jì)編輯部。團(tuán)隊(duì)編輯人員以責(zé)任編輯為中心，開展每日的推文編輯工作，團(tuán)隊(duì)成員分別擔(dān)任欄目小編、采編、值日小編，根據(jù)各自分工協(xié)同完成設(shè)計(jì)學(xué)院的新媒體工作，由欄目小編每日負(fù)責(zé)上傳素材且讓責(zé)任編輯審核，經(jīng)指導(dǎo)老師與學(xué)員領(lǐng)導(dǎo)把控并通過后發(fā)布推送，結(jié)束當(dāng)日工作任務(wù)。

當(dāng)前微信公眾號(hào)推文制作流程

責(zé)任編輯通常需要提前規(guī)劃往后一周甚至更久時(shí)間的推文順序安排，并根據(jù)各小編的工作能力與個(gè)人特長，給每一位小編分配任務(wù)。責(zé)編需對(duì)小編提交的推文初稿進(jìn)行審核，在反饋修改意見并驗(yàn)收推文后提交給相關(guān)職能部門的老師審核，多層審核完畢后在平臺(tái)發(fā)出。

一份推文的制作需要經(jīng)過責(zé)任編輯分配任務(wù)給各成員，采集推文所需的文字、圖片、視頻等素材，編輯部成員編輯排版，負(fù)責(zé)人審核調(diào)整等幾大步驟。結(jié)課推文的編輯過程更為復(fù)雜，編輯人員需對(duì)接相關(guān)任課老師、班級(jí)同學(xué)，收取大量作品成果，并從中挑選質(zhì)量較高的作為推廣素材，初稿完成后需經(jīng)過相關(guān)專業(yè)老師與職能部門負(fù)責(zé)人全部審核后方可發(fā)布。

設(shè)計(jì)學(xué)院微信公眾平臺(tái)存在的問題及原因分析

推文發(fā)布時(shí)間集中

學(xué)院非常重視微信公眾平臺(tái)的建設(shè)，對(duì)推文的需求量日益增大。設(shè)計(jì)學(xué)院一個(gè)學(xué)期會(huì)經(jīng)歷3—4個(gè)課程周期，各專業(yè)課程的結(jié)束日期常集中于同一周，多門課程需要在同一時(shí)間（或幾天內(nèi)）發(fā)送結(jié)課推文，需求量的激增在一定程度上導(dǎo)致信息傳遞效率降低。若將多篇推文集中于同一天發(fā)布，次推文相對(duì)于主推文的信號(hào)功能較弱，關(guān)注度較低。

推文專業(yè)性強(qiáng)

課程成果的公眾號(hào)推文與其他日常推文最大的區(qū)別在于，課程成果的推文涉及設(shè)計(jì)學(xué)院不同專業(yè)的課程，不僅內(nèi)容的專業(yè)性強(qiáng)，圖片、視頻、文字等內(nèi)容對(duì)接量大，而且需要額外增加任課老師審核甚至相關(guān)專業(yè)教學(xué)負(fù)責(zé)人審核的步驟。在不改變推文編輯審核流程的前提下，編輯內(nèi)容與審核環(huán)節(jié)增多，編輯團(tuán)隊(duì)的工作量也隨之增大。此外，結(jié)課成果推文的圖文資料素材通常需要向課程所在班級(jí)的班長獲取，且圖文資料經(jīng)常存在資料不全、素材質(zhì)量低以及內(nèi)容陳舊等情況。

分配任務(wù)效率低

分配任務(wù)時(shí)，責(zé)編需要通過單獨(dú)詢問小編是否可以承接任務(wù)后再安排其工作。此外，在人員管理上沒有明確的職責(zé)分配與量化目標(biāo)，尤其是在處理臨時(shí)任務(wù)時(shí)，沒有相對(duì)完善的應(yīng)急方案，無法快速分配工作。

審核過程煩瑣

推文審核耗時(shí)長、效率低，需協(xié)調(diào)各相關(guān)人員。微信將人們的工作與生活交織在一起，高校微信公眾平臺(tái)存在審核環(huán)節(jié)未設(shè)置專項(xiàng)提示機(jī)制的情況。責(zé)編需要依次催促各職能部門的老師進(jìn)行審核，微信傳播消息具有即時(shí)性，信息常常被忽略，信息傳播效率低，進(jìn)而影響審核進(jìn)度，導(dǎo)致當(dāng)日推文延遲甚至無法在當(dāng)日發(fā)布，影響往后的每日推文安排。同時(shí)，審核狀態(tài)沒有清晰詳細(xì)的時(shí)間線展示，如果沒有得到及時(shí)回復(fù)，編輯人員會(huì)在漫長的等待審核的過程中產(chǎn)生焦慮情緒；結(jié)課推文需經(jīng)過多位專職教師審核，不僅在操作上存在多次轉(zhuǎn)發(fā)等煩瑣步驟，更增大了編輯人員的工作量；審核過程存在大量反饋信息，在表達(dá)修改意見時(shí)經(jīng)常產(chǎn)生誤讀現(xiàn)象，導(dǎo)致重復(fù)工作。

修改推文模式不規(guī)范

表達(dá)修改要求主要有兩種方式：其一，審核人員將需要修改的部分截圖，并用截圖自帶的編輯功能進(jìn)行勾畫反饋；其二，審核人員遇到利用文字與圖畫表述不便的情況時(shí)，通常用語音表達(dá)需要修改的地方。通過與編輯團(tuán)隊(duì)的溝通交流，我們得知，責(zé)編和老師每次在審核的過程中都要截圖，在截圖上用手劃線、涂改、畫符號(hào)，標(biāo)注修改意見并返回責(zé)編，再由責(zé)編反饋給推文編輯人員，這就經(jīng)常導(dǎo)致內(nèi)容傳達(dá)不清晰，不易于推文編輯人員理解；大量的圖片也會(huì)占據(jù)手機(jī)存儲(chǔ)空間，因此通常在推文發(fā)布后把修改過程中的內(nèi)容刪除，無法較好地保留修改過程；語音表達(dá)修改要求很難快速定位到所描述的具體內(nèi)容。

公眾號(hào)推文制作流程體驗(yàn)優(yōu)化策略與實(shí)踐

根據(jù)上述存在的問題及其原因，我們?cè)O(shè)計(jì)了一個(gè)能夠提供發(fā)布推送任務(wù)、發(fā)送審核提醒、批注推文的程序。該程序包含任務(wù)發(fā)布功能，審核時(shí)間線的展示，對(duì)加急推文的特殊處理以及修改推文模式的規(guī)范。

人員管理統(tǒng)一化

編輯團(tuán)隊(duì)的管理在微信公眾號(hào)推文制作中是較為重要的一環(huán)。20位小編在原先實(shí)際工作開展的過程中沒有較為明確的任務(wù)劃分，因此，從策劃、編輯到審核的每個(gè)環(huán)節(jié)，編輯人員都需要了解完整的流程，并在此基礎(chǔ)上提高自己的專業(yè)技能和審美能力，提高自身對(duì)文字內(nèi)容的敏感度，提升整體工作效率。在任務(wù)發(fā)布的過程中設(shè)置發(fā)布日期、主題、專業(yè)、負(fù)責(zé)小編、審核老師等相關(guān)事項(xiàng)，使責(zé)編能夠統(tǒng)一發(fā)布任務(wù)，同時(shí)，小編的任務(wù)狀態(tài)要實(shí)時(shí)顯示，責(zé)編可根據(jù)狀態(tài)顯示來進(jìn)行人員管理，減少分配任務(wù)時(shí)所消耗的時(shí)間。

修改要求清晰化

線上信息傳達(dá)的有效性影響著編輯團(tuán)隊(duì)的工作效率。我們?cè)O(shè)計(jì)了針對(duì)審核修改意見的批注工具及統(tǒng)一反饋方式，運(yùn)用“刪除”“調(diào)序”“插入”等常用批注工具，清楚定位需要修改的部分，明確表達(dá)修改方向，并引入語音批注工具，讓審核人員能夠更清晰地表達(dá)修改想法。

審核進(jìn)度透明化

審核效率是影響設(shè)計(jì)學(xué)院微信公眾號(hào)推送和發(fā)布信息效率的首要原因。對(duì)完備的推送內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)審核通過，以便推文以最快的速度發(fā)布，搶占時(shí)效先機(jī)；而對(duì)需要返工修改的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)并清晰地給予反饋意見。這樣不僅有利于推送內(nèi)容的不斷完善，還可以減少審核微信推送內(nèi)容所需要的時(shí)間。審核狀態(tài)透明、審核進(jìn)度明確是做好時(shí)間管理的第一步。審核進(jìn)度的顯示雖然不會(huì)對(duì)任務(wù)的推進(jìn)起到實(shí)質(zhì)性作用，但可以使團(tuán)隊(duì)成員產(chǎn)生心理滿足感與安全感，可以使團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)把控審核進(jìn)度，從而明確當(dāng)前任務(wù)步驟以及下一步的執(zhí)行目標(biāo)。建立明確、簡潔、高效的審核模式。微信消息提醒不及時(shí)，時(shí)常導(dǎo)致任務(wù)延誤。與盡量避免打擾用戶的設(shè)計(jì)思路不同，我們?cè)诔绦蛑性O(shè)置層級(jí)審核提醒機(jī)制，使得信息重復(fù)出現(xiàn)，催辦審核流程，尤其對(duì)加急推文，要進(jìn)行特殊的提醒處理，保障推送和發(fā)布工作順利進(jìn)行，使該推文獲得更高的關(guān)注度。

原型迭代測試實(shí)踐

產(chǎn)品交互原型經(jīng)歷了兩次迭代，主要存在測試反饋集中于操作，限定選項(xiàng)死板，批注工具圖標(biāo)的語義不清晰，狀態(tài)顯示不明確等幾類問題。在第一次迭代中，責(zé)編表示發(fā)布任務(wù)的信息填寫格式要求過于死板，細(xì)節(jié)太多，操作起來較為煩瑣；從當(dāng)前原型邏輯來說，其無法滿足單日發(fā)布多篇推送任務(wù)的需求；批注工具的功能有些重復(fù)，無法通過直接識(shí)別批注工具圖案來理解其代表的具體功能；“審核狀態(tài)顯示”的層級(jí)關(guān)系未得到區(qū)分，導(dǎo)致表意不清；設(shè)置“審核提醒”步驟存在歧義，不明確提醒對(duì)象。針對(duì)上述存在的問題進(jìn)行了改進(jìn)：設(shè)置“添加同日次推文”步驟；在審核狀態(tài)的顯示中，采用文字說明的同時(shí)用不同顏色進(jìn)行區(qū)分——紅色“待審核”、黃色“審核中”、綠色“待發(fā)布”三種審核狀態(tài)；任務(wù)發(fā)布的要求更改為選填項(xiàng)且允許任意添加，并新增“推送加急”選項(xiàng)；推文主題、專業(yè)等重點(diǎn)信息放在頂層予以區(qū)分，使編輯人員快速獲取重點(diǎn)信息；簡化批注工具，合并同類工具，提高工具圖形的易讀性；審核狀態(tài)用顏色區(qū)分的同時(shí)，按照層級(jí)關(guān)系遞進(jìn)排序。第二次迭代的原型測試與改進(jìn)相對(duì)第一次迭代更加細(xì)致?！霸O(shè)置稍后提醒”的時(shí)間不夠靈活；審核狀態(tài)用顏色作區(qū)分反而導(dǎo)致顏色雜亂；未設(shè)置“取消修改批注”的操作方式，如果操作失誤則無法返回。我們根據(jù)日常審核時(shí)間區(qū)間設(shè)置對(duì)應(yīng)的“稍后提醒”功能；減少審核狀態(tài)的顏色表達(dá)；增加“選擇長按刪除批注”功能。迭代后的產(chǎn)品擬實(shí)現(xiàn)以下功能：責(zé)編收到老師或?qū)W院下發(fā)的推文任務(wù)，可在該程序中點(diǎn)擊任務(wù)發(fā)布框，并填寫相關(guān)任務(wù)事項(xiàng)或添加同日次推文，在查看小編手頭任務(wù)情況后，選擇相應(yīng)編輯人員與審核老師完成任務(wù)；責(zé)編可以查看其他推文的審核進(jìn)度，并對(duì)需要推進(jìn)任務(wù)的相關(guān)人員進(jìn)行提醒，被提醒者會(huì)收到提示信息；如有小編對(duì)推文設(shè)置了加急，責(zé)編和審核老師都會(huì)收到加急消息提示；審核人員如遇到“當(dāng)前審核不便”的提示，可選擇“稍后審核”，系統(tǒng)將在設(shè)置的時(shí)間后進(jìn)行提醒；審核人員可使用批注中的“修改”“刪除”“調(diào)序”“插入”或“取消批注”工具進(jìn)行審核，并傳回給小編。

對(duì)高校而言，在日常運(yùn)營管理中應(yīng)當(dāng)不斷探索更高效便捷的微信公眾平臺(tái)推文發(fā)布工具，來配合編輯團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，提高推文制作流程的體驗(yàn)，從而使團(tuán)隊(duì)能夠投入更多的精力建立更有學(xué)院特色、專業(yè)特色的發(fā)展模式，并推出更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)容，以展示學(xué)校風(fēng)貌。