檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

楊 玚 棗莊市市中區公共就業和人才服務中心

當前，檔案管理越來越受重視，有力地推動了檔案管理模式的轉型升級。在信息化技術已全方位滲透到人們生產生活的背景下，實現檔案管理信息化逐漸成為檔案管理的發展主線。因此，以強化檔案管理信息化建設為目標，探討檔案管理信息化發展的現實意義和建設要求，通過論述檔案管理信息化建設要素及面臨的工作困境，探索適用于當下的檔案管理信息化發展路徑。

隨著數字化、信息化技術的發展，以及無紙化、自動化辦公模式的普及，紙質檔案已不能滿足信息時代的要求。檔案載體的改變直接影響了檔案管理工作，在實踐中以電子檔案代替紙質檔案，傳統人工作業模式轉變為信息化管理模式，逐漸成為檔案管理工作的發展趨勢。基于此，深入研究檔案管理信息化有助于提高工作質效。

檔案管理信息化發展的現實意義

網絡時代背景下，檔案管理信息化發展是大勢所趨，是提高檔案管理質效，進一步發揮檔案應用價值的必然選擇。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求深化檔案信息化戰略轉型，明確提出各地必須認真貫徹落實檔案信息化建設工作。事實上，檔案管理信息化發展意義重大，是檔案管理改革的新方向，也是推進檔案管理科學發展、轉型升級的良好思路。結合實踐不難發現，檔案管理信息化發展的現實意義如下。

第一，提高工作質效。檔案管理信息化發展，可以實現信息技術與檔案管理工作的深度融合，基于先進技術全面革新工作模式，從根本上實現檔案管理模式轉型，使檔案管理工作質效得以提升。這一過程中，可依托先進技術和設備減輕檔案管理人員的工作量與工作壓力，起到降本增效的作用。

第二，增強各類單位綜合實力。檔案可用于反映歷史，也可用于預測未來。無論是政府部門還是企事業單位的內部管理，都需要以檔案管理為基礎。在實際作業環節中，檔案管理信息化發展能進一步挖掘檔案價值內涵，提高檔案實用性，切實增強檔案使用單位的綜合實力。

第三，完善檔案服務。檔案管理本身具有服務價值，管理水平越高，服務能力越強。基于檔案管理信息化發展，檔案輸入輸出便捷性、檔案信息的安全性與保密性、檔案應用有效性都將得到提升，檔案的綜合服務水平也會得到提高。

第四，社會資源共享。檔案是一種十分重要的社會資源，它對社會經濟發展起到了關鍵性作用。隨著檔案事業發展，構建檔案資源體系，打造檔案強國成為檔案事業的發展目標，而這一過程要求各單位做好檔案管理以及數據共享工作。檔案管理信息化發展是加速社會資源共享，提高檔案應用便捷性和靈活性的有效方法。因此，強化檔案管理信息化發展至關重要。

檔案管理信息化建設要素

檔案管理信息化發展不可一蹴而就。在檔案管理信息化建設過程中必須強化建設要素分析和構建分析框架，以確保檔案管理信息化的全面性和科學性。從現實角度來看，檔案管理信息化建設要素主要分為四大類：主體要素、客體要素、中介要素、環境要素。這四種要素共同形成了檔案管理信息化建設系統，且相互影響，相互促進。

所謂主體要素，是指檔案管理信息化建設的參與主體，無論是機構還是個人，都可被視為主體。通常來說，檔案管理信息化建設主體分為內主體和外主體。內主體多為檔案管理部門及員工，外主體則可分為企業、政府、高校等多種類型。檔案管理信息化建設的客體要素既是檔案信息資源，也是檔案使用者。隨著檔案管理要求的變化，檔案數量激增且載體類型不斷豐富，實現海量化、多樣化檔案的有效管理是檔案管理信息化建設的根本目的，所以必須在建設分析階段重視對檔案客體要素的管理。與檔案信息資源相比，檔案使用者屬于外部客體要素，是檔案管理信息化建設的主要服務對象，他們的使用需求也是檔案管理信息化發展的主要驅動力。

檔案管理信息化建設的中介要素，主要用于溝通主體和客體，即中介要素和主體要素可作用于客體要素。所以，檔案管理信息化建設環節中的中介要素是不可或缺的。它是保證檔案信息化管理順利開展，檔案價值作用有效發揮的基礎。從現實角度來看，信息處理與共享技術、信息組織形式、檔案管理流程、信息傳播平臺、大數據、區塊鏈等都屬于中介要素。檔案管理信息化建設深受環境因素影響，所以在建設分析階段需要強調環境要素分析。在實踐中，檔案管理信息化建設的環境要素同樣有內外之分，外環境要素為宏觀環境要素，即國家信息化政策；而內環境要素則屬于微觀環境要素，主要指檔案管理信息化的軟件和硬件環境。

檔案管理信息化的發展困境

檔案管理信息化建設之路已經開啟，各級各類單位都在以信息化發展為目標推動檔案管理模式轉型升級。但從當前情況來看，檔案管理信息化轉型并不順利，大部分單位都進入了發展瓶頸期，而這種普遍性現象的出現讓檔案管理信息化發展受到阻礙。國家雖然大力支持和倡導檔案管理信息化建設，但仍有許多單位并未重視這一問題。無論是出于成本考量還是自身認知有誤，很多單位的檔案管理信息化建設基礎都較為薄弱。在實際作業環節中，檔案管理信息化的思想、制度以及物質基礎都有待提升。此外，檔案管理信息化建設過程中一直存在專業人才不足、檔案載體轉型不徹底、“信息孤島”現象嚴重以及先進工作模式難以落實等問題。這暴露了現行工作模式的局限性，若無法妥善解決這些問題必然會導致檔案管理信息化建設發展停滯不前。

檔案管理信息化的創新發展路徑

檔案管理信息化發展必須以提高檔案管理服務水平為根本目標，信息化建設必須推進檔案管理服務模式創新。在實際作業環節中，各單位必須加強資金、資源的投入，強調技術、方法、制度、人才的支持，全面革新檔案管理發展體系，使信息化管理理念和方法得到有效落實。對于檔案管理工作人員來說，只有強化對主客體要素、環境要素以及中介要素的分析，明確檔案管理信息化發展現存困境及突破口，提出個性化解決措施，才能實現檔案管理信息化創新發展。

夯實工作基礎

檔案管理信息化發展基礎薄弱，是檔案管理信息化創新發展難以順利推進的根本原因。無論是思想層面的不重視，還是物質層面的不充足，抑或是制度層面的不健全，都導致檔案管理信息化建設“無所依”，檔案管理工作質效難以提升。基于此，提高檔案管理信息化建設質量，實現檔案管理信息化創新發展必須以夯實工作基礎為落腳點。

1.思想基礎

建立正確認知、提高重視程度、革新工作理念，是夯實檔案管理信息化創新發展思想基礎的三大步驟，也是打破思想基礎薄弱桎梏，保證管理者思想先進的根本方法。在這一環節中，各單位管理層以及檔案管理人員要進一步提高重視程度，使檔案管理信息化發展理念深入人心，讓檔案管理信息化管理意識作用于實踐。為此，各單位必須強調思想層面的正確引導，從思想上改變認知，轉變思想，使管理層和檔案管理人員高度重視檔案管理信息化發展。比如，轉變管理層思維，讓他們正確認知這一發展模式的必要性和重要性，并基于中高層管理者的以身作則，為單位內其他員工樹立榜樣；重視思想教育和宣傳，自上而下地宣傳國家對檔案管理的新要求、新規定，大力推廣檔案管理信息化理念，使其深入人心；重視檔案法、“十四五”規劃學習和宣傳，增強管理者與檔案管理人員的責任感與使命感，使其重視并積極參與檔案管理信息化建設。在這一階段，必須做好檔案管理信息化發展教育培訓工作，改變檔案管理意識和觀念，從而為推動傳統檔案管理模式向檔案管理信息化發展模式轉型提供思想支持。

2.制度基礎

檔案管理信息化建設必須有制度支持，所以夯實制度基礎十分必要。在實踐中，應該強調管理制度建設及保障措施的落實，重視制度體系的成熟性和完善性，強調制度實施的可靠性。新修訂的《中華人民共和國檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業發展規劃》是各單位檔案管理信息化制度體系建設的主要依據，無論是政府部門還是企事業單位，在構建檔案管理信息化建設方面的規章制度時，都必須遵循以上政策法規，保證制度建設方向的正確性。在實際作業環節中，還應該運用精細化管理思維推動檔案信息化管理制度建設。比如，建立電子檔案綜合管理制度，為電子檔案歸檔、保管、使用、共享提供明確指導；建立信息安全保密制度和數據移交接收制度，為檔案資源安全使用提供保障；建立檔案數字化技術制度、儲存技術制度，為實現檔案數字化管理做好準備；建立檔案查詢制度、分層使用制度、信息發布制度，為提高檔案管理服務水平奠定基礎。當然，還需要建立全過程監督機制、責任倒逼制度、績效評價機制以及長效化保障機制，以持續推動檔案管理信息化創新發展。

3.物質基礎

檔案管理信息化創新發展，需要以充足的資金和資源作為支撐。在這一階段中，必須強化信息化建設，重視基礎設施完善；還必須引進先進技術和高素質人才。從現實角度來看，加大經費投入是保證物質資源充足、夯實檔案管理信息化發展的根本方法。因此，應強調專款專用，為檔案管理信息化發展提供專門的資金支持，并確保經費在軟硬件設施建設和運行維護與教育培訓中的合理分配。為保證資金充足，可通過自籌經費、多渠道融資以及申請撥款等方式籌措資金。

優化平臺建設

與傳統的檔案管理方式相比，檔案管理信息化對人工的依賴性并不強。檔案管理信息化更強調技術與平臺支持。所以，檔案管理信息化創新發展階段，必須優化平臺建設，以構建集成化、全面化、動態化的檔案管理平臺。從現實角度來看，政府部門、企事業單位的檔案管理需求并不完全相同，檔案資源的類型、數量、管理標準也存在差異，所以在構建檔案管理平臺時要“因地制宜”，重視個性化設計，保證檔案管理系統的實用性。

在實踐中，可基于檔案管理現實需求打造智慧檔案管理平臺，可采用分層管理技術、模塊化設計理念，打造與自動化辦公系統相連的線上管理平臺。比如，打造具有人機交互功能，以及智慧采集、管理、儲存、移動服務功能的檔案信息化管理平臺，在平臺內部設置多個管理模塊：（1）人機交互模塊，設有管理者和使用者兩個入口；（2）檔案歸檔模塊，設置多個子系統為不同載體的檔案歸檔提供支持；（3）檔案管理模塊，電子檔案數據庫以及檔案實體管理服務；（4）檔案儲存模塊，設有云儲存以及電子檔案長期管理子系統；（5）移動服務模塊，提供檔案查詢、展示、共享服務。

加速檔案轉型

檔案管理信息化創新發展，同樣需要重視檔案資源管理，強調紙質檔案重建，加速檔案數字化轉型，為實現檔案管理信息化發展奠定良好資源基礎。此外，必須強調檔案數字化建設，基于OCR識別技術將老舊的紙質檔案以電子檔案形式重新錄入歸檔，為提高檔案管理便捷性，延長檔案使用壽命和提高檔案信息安全性奠定基礎。同時，檔案管理人員還應基于多種方式采集檔案資源，保證檔案形式的豐富性，推動檔案資源數據化管理水平的提升。在實踐中，要強調檔案信息轉化，重視數據資源的多形式存儲。比如，利用文字識別技術、聲音轉化技術、人臉識別技術，將音像檔案數據轉化成文本或電腦可處理的數據，讓檔案管理具有“雙保險”。

重視人才培養

結合實踐不難發現，由于認知錯誤或重視程度不高，許多單位的檔案管理工作崗位設置較為隨意，導致工作質量難以達標。事實上，檔案管理本身是一項專業性極強的工作，而檔案管理信息化則對工作人員的從業素質和能力提出了更高的要求，非專業人士很難勝任。要想保證工作質量，必須重視專業人才培養。為此，管理層需要優化崗位設置，從實際出發進一步明確檔案管理信息化建設環節的崗位職責，從而有針對性地開展人才培養。在實踐中，各單位可通過完善人才招聘與引進機制不斷為管理隊伍補充新鮮血液；構建長效化培訓考核機制，基于專業性培訓、定期考核、綜合測評持續提升檔案管理人員綜合實力。此外，必須強調跟崗培訓，重視實操訓練，基于“線上+線下”模式全面提升檔案管理人員的信息化工作水平。

綜上所述，檔案管理信息化建設是實現檔案事業高質量發展的必經之路，也是保證檔案管理方法先進性、時代性和科學性的必然選擇。對于各類單位而言，檔案管理水平早已成為評價其核心競爭力的重要指標。優化檔案管理模式，提高檔案管理信息化創新發展能力，不僅對優化各類單位內部管理大有裨益，更對其激發發展潛力和增強綜合競爭力十分有利。