信息化系統(tǒng)在高校后勤管理中的實(shí)踐研究

徐 華

(南京林業(yè)大學(xué)，江蘇 南京 210000)

0 引言

在學(xué)校的教學(xué)管理工作中，后勤是不可或缺的一部分。后勤管理者對管理活動(dòng)進(jìn)行有計(jì)劃的組織協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)后勤物資的資源優(yōu)化配置與利用，幫助全校師生、職工奠定豐富的物質(zhì)基礎(chǔ)，確保學(xué)校可以順利開展更優(yōu)質(zhì)的教育活動(dòng)。高校后勤實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，促進(jìn)后勤工作內(nèi)容及技術(shù)的改善與提升，通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)后勤工作的管理，從而為后勤工作效率提升與服務(wù)質(zhì)量的改善奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，高校的后勤信息化中主要內(nèi)容就是加強(qiáng)信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)引起學(xué)校的重視，切實(shí)把握信息化發(fā)展帶來的機(jī)會(huì)，強(qiáng)化后勤管理先進(jìn)的理念，逐步提高后勤部門的信息化建設(shè)水平，確保向全體師生與教職工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 信息化建設(shè)現(xiàn)狀

通過研究了解到，高校通過加強(qiáng)后勤信息化建設(shè)工作的推進(jìn)，極大地提升了工作效率。針對分布在各個(gè)校區(qū)的后勤部門而言，高校通過信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了管理文件及資料的網(wǎng)絡(luò)共享，有效縮短了工作流程，為后勤人員節(jié)約了時(shí)間與精力，簡化后勤管理工作。此外，在完成后勤公共物資的整合配置與共享之后，高效后勤工作初步實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，具體設(shè)備的使用狀況、人員信息及后勤財(cái)務(wù)信息等，都可以利用信息化系統(tǒng)簡便地呈現(xiàn)給人們，為后勤物資及財(cái)務(wù)信息的公開、透明奠定了基礎(chǔ)，能使后勤職工加速物資配置與整合共享，進(jìn)而切實(shí)做到物盡其用，發(fā)揮物資的最大作用，降低浪費(fèi)與不必要的消耗[1]。這有效提高了信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的精準(zhǔn)度。利用信息化管理系統(tǒng)，后勤部門能夠在短時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)工作，并且精準(zhǔn)度與完整度也更高。利用信息化建設(shè)，能夠針對各類復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速精準(zhǔn)的分析，并及時(shí)完成統(tǒng)一的報(bào)表，有效改善了傳統(tǒng)手工統(tǒng)計(jì)過程中效率低、錯(cuò)誤頻出的情況。

2 現(xiàn)狀分析

近年來，隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，后勤管理水平也隨之有了很大的提高。因此，大家對業(yè)務(wù)系統(tǒng)依賴越來越大。反觀某高校后勤，其整個(gè)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)是跟隨業(yè)務(wù)需求發(fā)展形成的。以需求為導(dǎo)向，系統(tǒng)建立在層次分明、邏輯清晰、操作簡便、維護(hù)方便、便于升級的設(shè)計(jì)準(zhǔn)則上，利用分層設(shè)計(jì)、分塊實(shí)施，不斷地建設(shè)、改造與升級。

2.1 信息化建設(shè)內(nèi)容

建立完善的報(bào)修業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)范圍覆蓋整個(gè)校園，能快速響應(yīng)用戶需求，高效地完成維修工作，并且事后進(jìn)行跟蹤、回訪。建立工資系統(tǒng)，將人員檔案規(guī)范化管理；核算月度薪資，通過工資系統(tǒng)，高效準(zhǔn)確地進(jìn)行計(jì)算，按時(shí)發(fā)放工資。通過信息系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)面向服務(wù)、安全可靠、操作便捷、靈活可擴(kuò)的信息化系統(tǒng)，為學(xué)校提供人性化服務(wù)[2]。

2.2 信息化建設(shè)目標(biāo)

首先，后勤信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)建立在先進(jìn)的理念上，不斷加強(qiáng)后勤信息化管理制度的完善，實(shí)現(xiàn)規(guī)范的操作流程，加強(qiáng)后勤人才隊(duì)伍的信息化能力建設(shè)；其次，在推動(dòng)信息化建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)樹立先進(jìn)的理念，積極憑借信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)后勤物資的統(tǒng)一調(diào)配與文件數(shù)據(jù)共享，使后勤部門能夠順利地進(jìn)行各項(xiàng)后期工作，并提供效率更高、更便捷、更規(guī)范的服務(wù)；最后，通過創(chuàng)建信息化后勤使服務(wù)質(zhì)量、管理效率得到改善與提升，將信息化管理服務(wù)理念實(shí)現(xiàn)由上至下的傳達(dá)，確保每位職工能夠樹立全新的服務(wù)理念，使其在信息化建設(shè)過程中不斷提升信息化素養(yǎng)，積極利用信息化技術(shù)提供更高效、更有價(jià)值的服務(wù)[3]。

2.3 信息化建設(shè)的成果展示

報(bào)修系統(tǒng)流程優(yōu)化如圖1所示，提升了效率。人力資源系統(tǒng)如圖2所示。

圖1 報(bào)修流程

圖2 工資管理功能結(jié)構(gòu)

3 信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 信息化建設(shè)過程中存在的問題

最近幾年，在部分高校的后勤工作中，將信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重要的工作，而根據(jù)現(xiàn)在的信息化建設(shè)現(xiàn)狀來分析，一些學(xué)校在創(chuàng)建信息化過程中依舊存在較多的問題，匯總分析可知集中在以下方面：(1)高校未認(rèn)識到后勤信息化建設(shè)的重要性。(2)對信息化建設(shè)未形成統(tǒng)一的規(guī)劃，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。(3)各個(gè)系統(tǒng)彼此獨(dú)立，不能實(shí)現(xiàn)信息共享。(4)后勤的信息化建設(shè)缺乏有效的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)及完善的規(guī)范。(5)后勤信息化建設(shè)缺乏專業(yè)化的人才。

3.2 原因分析

(1)發(fā)展不均衡，對信息化不夠重視，對信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢缺乏認(rèn)識。沒有一套全面的、系統(tǒng)的規(guī)劃，導(dǎo)致各自為政，各行其是，造成了不同系統(tǒng)的信息阻隔，信息封鎖[4]。

(2)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，人員素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)人才，人員年齡結(jié)構(gòu)老化。實(shí)際工作缺乏懂技術(shù)、懂管理又懂業(yè)務(wù)的信息化人才。

4 信息化建設(shè)的發(fā)展思路

4.1 業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)和管理

(1)對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，并基于流程梳理工具將流程繪制出來，最終形成標(biāo)準(zhǔn)化流程圖。

(2)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化流程圖對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)處理過程進(jìn)行整改與發(fā)布。

(3)對整改后的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)控，監(jiān)測實(shí)際處理過程與標(biāo)準(zhǔn)化流程的符合情況。

(4)流程一旦固定后，各個(gè)部門必須按照流程執(zhí)行，管理部門定期檢查各個(gè)部門的執(zhí)行情況。

4.2 用戶權(quán)限、職責(zé)細(xì)化管理

(1)明確各個(gè)部門、各個(gè)崗位的職責(zé)，明確各部門的工作內(nèi)容，明確部門內(nèi)每個(gè)人的工作職責(zé)和工作內(nèi)容。

(2)利用系統(tǒng)，結(jié)合各個(gè)部門的職能，明確部門的業(yè)務(wù)范圍，明確每個(gè)人的工作職責(zé)，然后進(jìn)行系統(tǒng)權(quán)限的劃分。給每個(gè)用戶分配賬號，用戶擁有此賬號的對應(yīng)權(quán)限。用戶負(fù)責(zé)賬號產(chǎn)生業(yè)務(wù)內(nèi)容[5]。

5 結(jié)語

通過對高校后勤信息化建設(shè)的深入研究和分析，將信息化技術(shù)運(yùn)用到后勤的日常管理中去，系統(tǒng)地闡述了后勤的業(yè)務(wù)流程和信息化系統(tǒng)功能，最終為后勤的未來發(fā)展指明了方向。研究結(jié)果顯示，業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)管理和用戶權(quán)限、職責(zé)細(xì)化管理能夠推動(dòng)高校后勤的發(fā)展和管理。該結(jié)論具有可推廣性，可以推廣應(yīng)用到各大高校的后勤。該研究為高校后勤建設(shè)做出了突出的貢獻(xiàn)。