內部控制視角下高校經濟合同管理分析

武衛明 武漢音樂學院

引言

隨著我國《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》的發布，為我國高校提出了新的要求。在內部控制視角下，高校經濟合同管理工作需要進一步加強。高校需要依據國家要求，采取一定的手段與方式，將學校的目標完成，降低學校的經濟風險，使高校能夠更好地開展活動。在內部控制的視角下，高校必須更加嚴格要求經濟合同管理工作的規范性，并且及時采取一定的手段來提升經濟合同管理的效率。本論文立足于高校經濟合同管理，探討內部控制視角下如何加強高校經濟合同管理水平，對提升高校內部控制效果具有理論意義。

一、加強高校經濟合同管理的必要性

（一）能夠有效提升高校經濟合同管理水平

在內部控制中，合同管理是較為重要的部分。在合同中，委托方與被委托方需要完成合同中的工作內容，按照時間、質量與資金等要求滿足合同中的條件，以此來保障雙方的權利與義務能夠得以實現。高校經濟合同管理的特點為標準高、周期長、邏輯嚴謹、內容寬泛，在此情況下加強經濟合同的管理力度，能夠有效提升管理水平，不斷縮減管理工作需要耗費的時間，減輕壓力，進而提升工作的整體效率，并且節約成本，更加完善的規范高校經濟合同管理工作。

（二）能夠促進高校依法治校

在當前我國教育法律逐漸完善的情況下，我國的高校更加強調依法治校，需要進一步完善學校的相關制度。在此情況下，高校加強經濟合同管理，能夠更加符合依法治校的要求，使經濟合同管理制度能夠與國家相關法律完全適應，并依據相關法律的修改及時修改學校制度。尤其是當前我國高校在依法治校方面認識較少的情況下，只有積極加強機關及合同管理，才能有效地促進高校依法治校。

二、當前高校經濟合同管理中存在的問題

（一）經濟合同制度不完善

當前，高校的經濟合同管理存在著一定的問題，首要問題是經濟合同制度不完善。合同管理的工作在高校中屬于行政管理的范圍，缺乏完善的經濟合同制度，會加大這一工作的難度，不僅在合同管理的過程中缺少標準工作流程，而且無法以相關制度來約束合同管理工作人員。在出現合同糾紛時，由于沒有完善的制度，也會降低工作人員的處理效率，處理結果也會對高校產生消極的影響。這種情況下，高校經濟合同管理工作可能難以順利開展，也會阻礙高校的制度完善，降低高校的發展速度。高校應該積極解決這一問題，避免產生難以處理的情況。

（二）歸口管理部門不健全

我國教育部對高校有一定的要求，高校需要將經濟合同管理工作完善，按照經濟合同的不同類別，將歸口管理部門與經濟合同執行部門建立起來。但是在當前，我國高校的歸口管理部門十分不健全，在這一方面而言存在著較為嚴重的問題。目前，部分高校在進行合同管理時，科學技術部門負責相關的自然科學類合同管理工作，而與培訓相關的合同則由繼續教育部門負責歸口管理。在此情況下，能夠明顯地看出目前高校的經濟合同歸口管理工作是按照經濟合同所在的領域進行分類的，沒有經過歸口管理部門的審查，缺少統一的歸口管理部門，以至于合同的管理十分混亂，經濟合同管理與高校的預算管理等無法關聯，增加高校的風險。

（三）合同簽訂、履行過程缺乏監督

《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》對于我國的眾多高校提出了一定的要求，高校需要完善經濟合同履行監督審查制度，有效地監督合同履行過程，保障合同簽訂雙方按照合同內容進行執行，保障合同能夠被履行。然而在當前，高校在合同履行的過程中缺乏監督，產生了一定的風險，影響高校的正常發展。高校的相關工作人員在合同履行的過程中，只有經辦人員會注重合同的履行效果，高校沒有安排專業的人員與專門的部門進行合同履行監督，以至于在合同履行的過程中容易出現差錯。同時，在經濟合同中的某些條款因為各種可控或不可控原因導致高校經濟受到損害時，高校沒有按照相關標準流程進行合同的補充與變更，以至于合同對雙方的約束力并不強，無法降低高校的損失。

（四）經濟合同管理信息化建設不完善

隨著我國經濟的發展與科學技術的進步，當前高校的經濟合同管理工作已經轉為線上，逐漸開始使用信息化系統完成相關工作。然而在當前，部分高校中的經濟合同管理系統缺乏與財務系統等校內系統的對接，形成了“信息孤島”。在經濟合同中規定的資金沒有按照約定時間或數額到賬或進行支付時，高校經濟合同管理缺乏預警機制，無法與其他職能部門及時溝通，缺少溝通平臺，做不到信息共享。在此情況下，經濟合同管理工作人員無法將合同的相關信息及時獲取，降低了工作效率，使財務人員無法按照合同的規定時間進行核算工作，對高校的內部管理工作會產生較為嚴重的消極作用。高校需要將這一問題解決，加強經濟合同管理信息化建設，保障高校的資金安全，使各個職能部門之間能夠友好交流。

（五）經濟合同歸檔機制不健全

在當前，高校的經濟合同歸檔機制不健全，影響著高校的合同管理工作。高校中的各個職能部門負責自己的經濟合同，經濟合同的管理沒有進行統一，缺少對合同的編號與分類，一些收入類型的經濟合同的記賬方式較為落后，需要財務人員手動進行記賬，無法提升工作效率，而且會影響記賬的準確性，使經濟合同歸檔的工作難度較大，工作人員無法更好地完成此工作，經濟合同歸檔機制不健全，對高校維護自身合法利益起到消極作用，沒有完善的機制作為保障，必然會加大合同丟失、合同履行效果不佳等風險，無法大力推動高校的經濟合同管理能力進步，也難以進一步完善高校的內部控制。

（六）經濟合同管理人員綜合能力不足

高校中負責經濟合同管理的工作人員需要較高的個人專業能力。在當前高校雖然已經招聘了一些經濟合同管理工作人員，但是隨著時代的發展，高校經濟合同管理工作對工作人員的要求逐漸提高，不僅需要工作人員擁有經濟合同管理與歸檔的能力，也需要其懂得財務、維護等內容。只有復合型人才，才能夠符合當前高校對經濟合同管理人員的需求。然而在當前，高校中的經濟合同管理人員掌握的內容并不全面，在財務等方面的掌握程度較差，缺乏綜合性的知識，在當前的情況下已經無法滿足高校的需求。同時，經濟合同管理人員在工作中，常常只會關注自身負責的部分，大多數情況下都很難將經濟合同中的問題發現。高校應該改善這一問題，避免經濟合同管理工作出現隱患。

三、內部控制視角下高校經濟合同管理措施

（一）制定完善的合同管理制度

高校的內部控制工作能夠對高校的各個方面進行管理，對高校的經濟合同管理工作具有一定的控制力。針對當前高校經濟合同管理制度不完善的問題，需要高校針對這一問題制定出解決對策。首先，高校需要將經濟合同管理制度盡快完善，補充制度中的細節內容，當合同糾紛出現時能夠更好地將糾紛解決，避免高校受到影響，無法保障高校的合法權益。同時，需要將內部控制中與經濟合同管理的內容納入其中；其次，高校需要將經濟合同管理制度向相關工作人員進行宣傳，使經濟合同管理人員能夠明確相關制度，并在日常工作中將制度應用其中。當出現經濟合同問題時，能夠依據制度中規定的內容維護高校的合法權益，降低高校風險，使內部控制能夠更好地對經濟合同管理工作進行控制，推動高校積極發展。

（二）健全歸口管理部門

高校的經濟合同范圍較大，種類相對較多。在這樣的情況下，如果將所有的經濟合同都納入同一個歸口管理，反而會對高校的經濟合同管理造成一定的影響。在此情況下，結合高校內部控制的實施，高校可以采取統一流程、分口分類管理、每個歸口負全責的方式，將歸口管理部門完善，使其能夠根據經濟合同的類別不同進行分類，使經濟合同能夠得到更好的管理與保存。同時，在經濟合同被保存的情況下，需要將責任明確，落實到人頭上，在出現問題時能夠找到主要的問題負責人。另外，歸口管理部門需要將工作流程制定完善，不僅需要將合同的審批各環節完善，也需要規范合同的簽訂、履行等各個流程，讓經濟合同的管理工作能夠更加有秩序，在內部控制的基礎上形成完善的管理體系，在健全的歸口管理部門中完成經濟合同的管理與保存等工作。

（三）實施合同簽訂、履行過程動態監督

高校經濟合同管理工作不僅需要在簽訂之前注意合同中是否存在問題，而且要在合同簽訂之后，將合同履行的過程完善監督，保障合同中的規定能夠被雙方完全地執行。在內部控制的視角之下，高校對合同履行的監督需要形成較為完善的體系，不僅要將經濟合同中需要雙方履行的條件列舉出來，而且需要做好實時記錄，全方位監督合同的履行情況。同時，針對經濟合同中的資金相關問題，需要以合同上顯示的付款時間為基準，雙方都應按時履行，并在到賬之后及時記錄，將記錄保存好，保障高校的經濟利益，使高校能夠不斷降低風險，使合同的管理工作更加完善，避免出現合同履行效果差或是不履行的問題。只有這樣，高校才能夠保障合同得到完善的履行，雙方提出的條件都能夠被滿足。在內部控制的視角下，將經濟合同履行工作的流程明確，加強對其監管，才能有效地推動高校健康運轉。

（四）加強經濟合同管理信息化建設

內部控制在高校中實施，信息化建設是必不可缺的，只有將信息化建設的水平增強，才能夠保障內部控制的正確實施。針對當前經濟合同管理信息化建設水平較差的情況，需要高校積極加大經濟合同管理的信息技術投入，在內部控制的基礎上做好經濟合同管理工作。對此，高校可以加大資金投入，建立起先進的經濟合同管理信息化系統，使信息化系統能夠與財務系統以及其他系統進行對接，完善高校內部控制平臺，為各個職能部門之間的溝通建立起橋梁，為高校經濟合同管理工作打下較好的基礎。另外，高校需要在經濟合同管理系統中增設合同的確立、審批、履行、歸檔等模塊，使經濟合同管理相關工作能夠在線上完成。與此同時，加強對經濟合同中與資金相關內容的管理，將需要支付的資金與待收取的資金納入信息化系統中，在資金支付或收取后及時記錄，如果到了合同上規定的時間，卻沒有履行合同中規定的相關內容，則需要及時采取措施，使合同的條款能夠被有效履行。

（五）完善經濟合同歸檔保密措施

高校經濟合同的歸檔保密工作需要積極完善，只有這樣才能更好地保障高校的經濟利益，避免高校產生經濟損失。在內部控制的情況下，高校需要結合內部控制的內容，將經濟合同的管理工作嚴加管控，針對經濟合同中涉及工作機密等內容的重要材料加密保存。對此，高校可以在經濟合同歸口部門中設置專門的崗位，負責這一類材料的管理工作。同時，對這一類需要保密的合同信息進行編號，采取信息化技術對其進行科學的管理，使其便于查找，在日常工作中能夠查看其履行狀況，避免影響高校的合法利益。另外，高校應該注重對負責這一工作的工作人員的教育指導，使其能夠在工作中保密，注意內容的機密性，在日常工作中更加謹慎耐心。只有這樣，高校才能夠將這一問題解決，不斷加強經濟合同管理的整體效率，使經濟合同管理工作水平得到高速提升。

（六）提升經濟合同管理人員專業水平

經濟合同管理工作人員的個人能力十分重要，對經濟合同管理效果具有十分大的影響。在這種情況下，需要高校對經濟合同管理人員進行一定的培訓，使其能夠掌握財務、維護、法律等方面的知識內容。對此，高校可以開設講座、討論會議等，使經濟合同管理人員學習新知識，在日常工作中加以使用。同時，高校可以利用內部控制中的考核機制，將經濟合同管理人員的工作能力與績效相掛鉤，并將責任落實到個人身上，在出現問題時可以進行追責。

結語

綜上所述，高校的經濟合同管理工作在當前存在著一定的問題，影響著高校的發展運轉。在內部控制視角下，高校經濟合同管理工作能夠產生更好的工作效果，不僅會對高校起到推動作用，而且會降低高校的風險。對此，高校應該制定完善的合同管理制度；健全歸口管理部門；實施合同簽訂、履行過程動態監督；加強經濟合同管理信息化建設；完善經濟合同歸檔保密措施；提升經濟合同管理人員專業水平。只有這樣，才能夠高效管理經濟合同，避免出現合同糾紛。