關于食品公司內部控制問題的探討

陳祥 上海香奈食品有限公司

引言

在市場經濟快速發展的新形勢下，我國食品行業的發展十分迅速，并且已經取得了一定的進步，發展成效十分顯著。但是需要注意的是，在目前食品行業的發展中，仍然存在部分問題，在多種因素的綜合影響下，尚未得到徹底解決。比如，部分食品公司的內部控制工作不到位，再加上可能會發生的不安全事件，導致整個食品行業的發展比較低迷。因此，對于食品公司來說，需要采取針對性、可行性的發展策略，解決內部控制方面存在的問題，為食品行業提供有利于發展的內部條件。

一、食品公司內部控制存在的問題

（一）內部控制基礎環節薄弱

在內部控制工作的開展過程中，工作環節較多，除了需要提供足夠的資金之外，還需要由專人負責具體的工作。工作人員的工作量在增加的同時，公司則相應的需要投入更多的成本。內部控制工作在短時間內無法完成，需要經過一個長期、持續性的工作過程，如果所開展的工作時間較短，很難看到經濟效益的提升。部分管理人員對于內部控制相關知識的了解不夠深入，甚至還有部分工作人員，他們認為沒有必要將過多的精力與資金放在內部控制方面，在管理時比較習慣于自身所積累的經驗。長此以往，內部控制制度無法發揮應有的作用，且對于制度中的漏洞、缺陷也無法在短時間內發現。還有一些管理人員，他們認為內部控制工作不是自己的本職工作，應該需要由財務部門來全部負責。此外，再加上食品公司中的部分員工認為，只需要完成自己本職的工作就可以，不需要參與其他工作，就算不進行內部控制工作，也不會對自己的薪資水平產生影響，導致員工在參與內部控制工作時的態度比較消極、被動。

（二）風險評估方面的問題

通過對大部分公司的了解發現，不管在開展任何項目之前，都需要提前對項目進行全面、詳細了解，對風險點進行分析。然后，可以根據風險點的情況，設置相應的預防措施，設定好具體的控制活動。而食品行業具有自身獨特的特點，具有比較明顯的特殊性。在具體的風險考察過程中，僅僅考慮資金方面的運行情況是遠遠不夠的，對于現階段的消費者來說，他們更加重視食品的質量安全。從目前食品公司的發展情況來看，大部分公司并沒有制定科學、可行的風險控制體系。還有部分食品公司，雖然已經制定了相應的管理體系，但是很難對風險起到預防和控制的作用，且無法快速排查出公司運行過程中的隱性風險。與此同時，食品公司在具體的發展過程中所涉及的環節較多。比如采購環節、生產環節等等，不管是哪一個環節，都需要消耗大量的人力。由于公司對于人工的依賴性較強，人為方面的因素對公司發展造成了或多或少的負面影響，無法保證對每個環節的操作風險進行全面控制。從另一個層面上來說，風險管理方面比較薄弱是食品公司普遍存在的問題，需要盡快得到解決。

（三）控制活動方面的問題

1.生產與存貨

首先，在大部分食品公司的發展中，在成本核算方面主要存在以下兩個問題。第一，成本核算工作不夠及時，往往很難按時完成；第二，成本核算不夠準確。還有部分食品公司，為了使內部的管理更加規范性，通常會以生產環節為切入點，制定具體的成本控制策略。但是通過對執行情況的了解發現，并沒有從本質上發揮作用，公司資源浪費的情況仍然存在。以黑龍江某個地區中的甲公司為例，甲食品公司在2003年成立，可以從事食品的研究與開發，進行生產、銷售等業務，其主要業務是生產罐頭、果汁飲品等等。甲公司在生產玉米漿飲料過程中，需要大量的原料。因此，在具體的生產環節，需要生產一定量的半成品。但是對于車間的負責人來說，他們在日常的工作中，不僅需要做好食品加工相關的工作，并且需要及時登記原材料的使用情況、采購情況等等，這些工作的難度不高，但是卻比較復雜、繁瑣，在登記過程中不可避免地會出現一些錯誤。比如，數據重復登記、登記錯誤等等，直接影響了后續的成本核算工作；其次，還有一些食品公司，食品質檢制度不夠嚴格，產品并沒有根據相關規定進行質量檢測，就直接進行了入庫處理。車間工作人員弱化了質檢的作用，導致產品的質量比較容易出現問題；最后，在庫存管理方面，部分食品公司要求相關部門要定期對產品、半成品的庫存情況進行檢查，但是相關部門通常不能在規定的時間內進行庫存清點工作，導致庫存管理方面存在較大漏洞。

2.采購與付款

一般情況下，在食品公司的發展中，采購部門會根據采購的具體情況，對供應商檔案進行管理。采購部門在采購各種類型的原材料時，通常會優先與檔案中登記的供應商進行合作，部分采購部門只會與檔案中的供應商合作。如果食品公司中忽略了對工作人員崗位的分工，一些采購人員可能會在采購環節通過一些違規操作牟取暴利。與此同時，一些食品公司沒有與供貨商之間簽訂協議，對供貨應的行為沒有明確要求，在后續的采購環節，一些供貨商可能會提供部分質量較差的原材料，但是價格卻出現上漲的情況；最后，部分食品公司對市場上的信息不夠敏感，習慣于通過固定的渠道采購原材料，一些原材料的價格可能會出現虛高的情況，導致采購成本大大提升。比如，以甲企業為例，其在生產過程中需要用到玉米原料，為了避免質量出現問題，與相關的供應商建立了合作關系，采用直接采購的方式保證原材料質量，但是由于企業對于市場的調查不夠深入，原材料的價格波動較大，對公司的發展造成了一定的負面影響。

3.銷售與收款

一方面，通過對食品公司銷售部門的了解發現，他們對于客戶的檔案更新不夠及時，尤其是對于新客戶的檔案，更新具有滯后性的特點。與此同時，對于客戶的具體信息了解不夠清楚。比如，客戶的信用情況、經營情況等等，沒有做出明確說明。一些食品公司為了獲得競爭優勢，通常會采用賒銷手段進行發展，這種方式看似能夠在一定程度上促進公司的發展，但是需要注意的是，也大大提高了企業發展的賬款風險；另一方面，在銷售合同的制定方面，主要是領導或者具體的一個部門進行制定，其他部門的參與度不高。比如，財務部門、法務部門等等，并沒有參與到銷售合同的制定中，進一步加大了食品公司發展的風險。

二、完善內部控制機制的策略

（一）加強內部控制基礎環境的建設

第一，對于公司內部的領導人員，需要強調其決策的權利，明確其責任。對于審計的決策，要及時反饋給相關領導人員；第二，企業文化作為一種抽象的存在，雖然看不到、摸不著，但是卻能夠推動公司的發展，成為公司發展的內在動力。對此，可以將內部控制工作與企業文化結合起來，通過對工作人員的宣傳，使工作人員能夠意識到內控的重要性，支持和配合內控工作。與此同時，對于工作中的問題，要鼓勵員工之間進行互相交流，可以向相關負責人提出自己的意見，對公司的發展起到積極的促進作用；第三，做好對員工的培訓工作。在食品公司中，通過對大部分員工的了解發現，他們并不清楚內部控制工作的內容、意義、作用是什么。對此，在具體的培訓工作中，可以制定長期培訓計劃和短期培訓計劃。通過短期培訓計劃，要使其能夠認識到內部控制工作到公司發展的積極作用，使其了解具體的工作內容，從行動上支持公司的各項工作。通過長期培訓計劃，要使其的內部控制意識能夠得到有效提升，在后續的培訓工作中，可以根據公司工作內容的調整，及時對培訓內容進行調整。通過培訓工作，能夠使員工以積極、主動的態度對待內部控制工作，且意識到自身在工作中的具體職責。

（二）建立全面的風險管理機制

食品公司風險管理工作的重要性不言而喻，主要有以下幾個方面需要注意。第一，要從評估、風險識別等多個不同的方面入手，結合公司的經營特點、性質，成立相應的風險管理部門。在具體的部門中，需要由公司中的關鍵人員參與，對于具體的項目，需要對與風險相關的信息進行全面收集，做好分析工作；第二，要明確風險管理的目標，制定出風險識別的具體方法、應對風險的具體策略等，保證在發生風險時，公司能夠第一時間采取相應的措施，靈活應對各種風險，避免對公司的發展造成負面影響；第三，對于風險管理的相關部門來說，需要定期將自己的風險管理內容進行匯報，形成風險評估報告。比如，決策所產生的風險、產品質量方面的風險等等，建立與風險相關的數據庫，使食品公司能夠輕松應對各種風險。

（三）優化內部控制活動

1.解決生產與存貨問題的具體策略

第一，在原材料以及產品、半成品的管理方面，食品公司要細化管理工作的內容，由專人負責管理具體的部分。具體地來說，對于各種資源的入庫記錄、生產記錄，都需要及時以數據的形式記錄下來，并且錄入到系統中，確保信息的準確；第二，制定具體的質量監測程序，在產品入庫前，需要有專人嚴格按照相應的質量監測標準、要求進行檢測。對于一些質量較差、有問題的產品，需要了解具體情況，追究責任到具體的工作人員；第三，相關部門要定期對倉庫中產品、原材料的情況進行統計，做好清算工作。與此同時，要加強各個部門之間的聯系，財務部門要及時與倉庫管理部門進行溝通，在完成庫存盤點工作之后，需要及時編制成清算報告，最后交給財務部門，使財務核算工作能夠順利進行。

2.優化采購與付款的控制

第一，對于食品公司來說，需要對供貨商的具體信息、經營情況等進行詳細登記，完善對供貨商的管理制度。在選擇供貨商時，需要充分考慮各方面的因素。比如，采購時的成本，并且在原材料質量相同的情況下，要選擇價格低廉的供貨商。采購部門的相關工作人員要提高對市場信息的敏感度，對于市場信息的變化情況要及時了解，掌握市場中原材料的價格變化情況，定期篩選市場上的優質供貨商。與此同時，還可以成立專門的評估小組，由采購人員、質量監測人員組成，對于優質的供貨商，可以與其簽訂信任管理機制，建立長期的合作關系；第二，針對供貨商各方面的信息，需要優化和完善檔案管理制度，需要有專人負責檔案的管理工作。具體地來說，需要對供貨商的信息、信用等級等信息進行及時更新，且記錄好市場價格的變化，避免采購人員利用自己的工作之便從中謀取私利，最大程度上的保證采購成本的控制策略的執行與落實；第三，采購部門要及時配合風險管理部門的工作。一方面，要了解產品在市場上的實際需求，結合行業的發展情況，了解發展過程中可能會遇到的風險，對風險點進行詳細評估；另一方面要避免單一的采購方式，可以從多個不同的渠道進行采購，為采購決策提供更多有用的信息。

3.加大銷售與收款的控制力度

第一，完善客戶信息的管理制度。在具體的管理過程中，針對優質客戶，可以建立單獨的管理部門，不僅要收集與客戶相關的各項信息，并且要對客戶的信息進行及時整理。與此同時，還可以對客戶的信用情況進行詳細調查，建立信用評價機制。比如，在進行正式交易之前，除了要了解客戶是否有足夠的資金之外，還需要掌握其資信情況，根據客戶的實際情況確定賬款額度，確定在必要情況下，是否需要采取催收措施。在與客戶進行交易時，不能一味地重視發展規模的擴大，要在維系好與客戶關系的同時，避免出現壞賬的情況；第二，需要注意的是，如果客戶已經超出了規定的時間，仍然沒有還上賬款，公司需要采取催收措施。在必要的情況下，也可以采取合理、可行的手段，維護自身的合法權益；第三，食品公司要提高銷售合同管理制度的規范性。通過這種方式，能夠避免公司內的資金出現問題，為資金的正常運轉提供重要保障。比如，可以針對銷售合同建立責任機制，由負責人進行簽字，在合同簽署的全過程，都需要有相關部門參與進去，發揮重要指導作用，最大程度上的降低食品公司的經營風險。

（四）強化公司內部的監督職能

一方面，對于食品公司來說，針對成本的投入與產出情況、資金的支出與收益，都需要制定相應的控制措施，并且成立監督小組。不管是資金的投入方面，還是成本的消耗方面，都需要堅持以經濟效益為導向，采取多種方法節約資源，避免出現對資源的不合理利用或者浪費的情況；另一方面，可以設置監察部門，使其對財務部門相關信息進行核查，在確定信息的真實性、可靠性的同時，對財務部門的工作進行評價。與此同時，還可以與外部控制工作結合起來，形成審計分析報告，為公司的決策以及管理工作提供更多有價值的信息。

結語

綜上所述，解決食品公司的內部控制問題十分重要。對此，在目前的發展背景下，對于食品公司來說，要想在激烈的市場競爭中處于優勢，需要重視現代化管理制度的建立，將內部控制管理應用到公司經營管理的各個環節，通過對公司發展中各個環節的控制，提升公司經營活動的規范性，在保證食品公司健康發展的同時，為食品行業的長遠發展奠定堅實的基礎。