“放管服”視閾下高校科研經費管理流程一體化策略探析

王芳 天津城建大學財務處

引言

隨著國家對高校科研工作重視程度的增加，高校科研經費的來源逐步多元化，與此相對應的經費管理制度在“放管服”的大背景下需要在符合各項財經法規和專項管理辦法的基礎上拓展思路，更進一步進行完善和改進。高校作為科研工作的重要平臺，其經費管理水平直接影響科研工作者的資金使用效益和工作積極性。

2021年11月29日財政部出臺的《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》提出以無紙化、“零跑路”為重點，持續深化會計領域“放管服”改革，積極推動會計工作數字化轉型。特別提到要做好會計工作數字化轉型頂層設計，推動行政事業單位借助信息化手段確保內部控制制度有效實施。這為高等學校科研經費管理改革指明了方向。

一、高校科研經費管理現狀分析

目前，高校科研活動大致分為申報項目、填寫任務書、立項、日常科研活動及報銷、結題驗收和科技成果轉化活動等。科研活動流程中涉及的相關部門既有高校行政部門又有教學部門，但經費管理部門通常被認定為財務部門，涉及跨部門業務處理需求時由于缺乏頂層設計，會出現相互推諉和效率低下的現象，進而影響科研活動效率。

（一）科研經費管理制度種類多，更新快

高校科研項目按資金來源不同大致分為兩類：縱向項目和橫向項目。縱向項目是指由國家、部位、省市的財政經費撥款支持的項目，如常見的國家自然基金項目、國家社科基金項目和科技計劃項目等。橫向項目是具體部門或企業為了攻克技術難題或解決實際問題，制定項目并提供經費形成平等協商的合同關系。

縱向科研經費的管理應在遵守經費撥款管理單位相關資金管理辦法的前提下，制定本單位相應的經費管理辦法。如依據2021年出臺的國家自然基金管理辦法，項目依托單位作為資金管理的責任主體，應當建立健全資金管理體制和制度。這就需要高校在遵循相關資金管理辦法的前提下，結合“放管服”的相關文件要求，實時制定或修訂本單位相關經費管理辦法，將制度改革的紅利落到實處。高校在出臺專門的橫縱向管理辦法后，面對政策變化及專項檢查出現問題時需要拓展思路，積極配合出臺相應的補充實施細則進行完善和改進。報賬所需準備材料相關信息的快速更迭對科研經費報銷人員來說極具挑戰性，大大降低了報銷效率。

（二）科研業務涉及部門間流轉時缺乏指引

科研業務涉及在不同部門信息流轉的環節包括：（1）立項環節：科研人員在財務處網站查詢到來款信息后，需要自行聯系科技處在科研管理系統填寫項目基本信息情況及預算分配情況，并由科技處打印科研經費入賬單并交送到財務處辦理經費入賬手續；（2）報銷環節：對使用科研經費購置固定資產或圖書的科研項目，需要報銷人員登錄資產管理系統錄入需要入庫資產信息，打印相關單據后再辦理報銷手續，如果項目經費預算額度超支可能需要退庫，又需要對上述流程進行反向操作；如果項目執行過程中遇到需要調整經費預算額度的情況，需要先經過科技處審批，由其出具科研經費預算調整表，并將表格流轉到財務處完成調整預算手續；（3）結題驗收環節：結題報告中財務數據部分需要與財務系統數據一致，項目執行情況則由科技處認定。

（三）各職能部門信息系統各自獨立

隨著信息技術在各行各業的廣泛應用，高校相關業務部門也分別引進各自的信息管理系統并根據日常業務需求不斷升級改造。高校與科研項目經費管理有關的系統包括：科技處的科研管理系統用于科研項目相關信息錄入及結題等事項；財務處的財務管理系統用于項目查詢及報賬業務；國資處的資產管理系統用于采購資產的入庫登記。各個部門的信息系統各自獨立運行，缺乏共同的數據存儲介質，且軟件性能不兼容無法做到數據互聯互通。

（四）科研財務助理培養不科學

高校科研項目負責人一般為高校教師，其既有繁重的教學任務，又要完成科研考核目標，所以實際進行報賬工作的人員大致分為以下幾類：項目負責人本人、項目團隊較為固定的其他教師成員或項目負責人所帶的研究生。其中項目負責人本人獨自完成報銷業務的只占極小部分，大部分項目負責人將報銷業務交由其研究生完成，包括網上報銷單據填寫打印、提供發票等紙質單據，業務退單處理直到報銷事項完成。尤其是疫情暴發以來，高校教師受疫情防控要求居家辦公，其所帶研究生更是成了報銷業務處理的主力軍。項目負責人委托其研究生作為科研財務助理存在以下問題：（1）缺乏專業性。研究生助理對報銷單據涉及的科研業務有時只是一知半解，且其對財務報銷相關要求有時甚至是一片空白，導致單據退單率高而且修改或者提供補充資料出錯率高。（2）職責界定不清。科研報銷助理因為缺少專業講解培訓，對自己的職責界定不清。有些科研助理僅將自己定位為報銷票據傳遞員，財務人員發現單據問題時還需反饋給項目負責人或經辦人，極大降低了工作效率。（3）缺少傳承制度。研究生財務助理在校期間周期為兩到三年，其積累的科研相關報銷經驗由于缺少相關制度，隨著其畢業離校沒有及時系統地傳承給新的接班人。

（五）網上報銷系統運行效率低

在信息技術快速發展應用的大環境下，雖然大部分高校引入了財務網上報賬系統，但離真正做到完全信息化、無紙化報銷還有一定距離。

首先，預算分配不合理。預算作為規范科研活動范圍和方向的基本收支計劃，是日后科研報銷的主要框架。但科研人員大都缺乏基本財務知識，難以將預算分類項目與科研活動具體經濟事項對應起來，做預算時僅憑主觀判斷，較為隨意，缺乏專業性和科學性。這就導致在后期報賬過程中會出現需要支出的預算類型額度超支的情況，而在額度調整時缺乏全局考慮，可能需多次調整，失去了預算的科學性和嚴肅性。

其次，網報填寫相關信息、提供報銷原始憑據及整理票據等環節容易出錯。在網報填寫信息時可能遇到財務專業術語，報賬人員僅憑常識判斷或者隨意選擇，造成填寫信息有誤。對于不同經濟業務，報銷時需要提供的相關佐證資料各不相同，報賬人員憑經驗按自己熟悉的報賬業務整理各類資料，難免出現紕漏。在整理票據環節，票據的粘貼需要按照財務資料裝訂平整有序的要求進行，隨意疊摞粘貼也不符合粘貼標準。以上幾種情況是引起網報退單的主要原因。對面遞交紙質單據的場景下，接單的財務人員可以及時對單據進行初審，當面溝通單據存在問題；而在投遞式報賬情形中，財務人員接收單據初審后需要主動聯系報賬人員，受溝通場景，單據不能同時共享等限制，解釋溝通效率更低，而且當單據問題處理完畢再次投遞到財務人員手中，需要重新審核報銷要點是否合規，反而成倍增加了工作量。

二、一體化流程構建

（一）高校科研經費管理一體化流程頂層設計

一體化流程的頂層設計決定著一體化所能達到的廣度和深度。現階段大部分高校的科研經費管理部門主要是財務處，涉及跨部門業務，如上述提到的在不同部門信息流轉環節時缺乏指引、各職能部門信息系統各自獨立問題根源是頂層設計不科學，缺乏上級部門統籌規劃，構建一體化平臺，進而提高資金使用效率。一體化平臺的建設并不是從零開始，而是以相關部門現有在用的信息系統為基礎，進行資源整合，建立一個各司其職、互聯互通的有機整體。與此同時，一體化平臺的建設不可能一蹴而就，是一個由近及遠、逐步改進業務流程進而實現業財融合的過程，最終將財務信息化融入高校數字校園建設的總體目標當中。

（二）高校科研經費管理一體化的特點

1.可擴展性

由于高校不同層面科研經費管理辦法、財務會計制度和信息化技術都在發展變化，所以科研經費管理一體化建設是一個持續動態發展的過程，需要軟硬件功能都具有可擴展性。

2021年底出臺的國家自然基金管理辦法和社科基金管理辦法中將科研經費管理分為了預算制項目資金管理和包干制項目資金管理。這就要求科研項目管理系統和財務管理系統能對不同的資金管理項目分類管理：包干制管理的項目由項目負責人在規定的開支范圍內自主決定使用，調整額度無須履行程序；按預算制管理的項目，由原來細分為設備費、材料費、測試化驗加工費和差旅費等細項的預算框架，按現有管理規定合并調整為業務費、勞務費和設備費三大類結構。同時，以前年度申請的此類項目結題時也需要按新的三大類進行劃分，需要將已完成的支出重新分類歸集到新模板中。

高校科研經費管理涉及的資源包括：項目基本信息、財務信息、項目購置資產信息、項目組成員科研績效信息以及供應商信息等。上述資源涉及的部門或單位包括：高校科技處、財務處、國資處、人事處和政采平臺、商旅平臺等。這些信息日常存儲在不同的部門管理系統中分類管理，通過建立校內其他業務系統、財務系統與校外業務系統的數據接口，使用時可以將起著承上啟下作用的財務系統作為切入點，實現數據提取與共享。

2.安全性

在信息化廣泛應用的大環境下，信息安全的重要性不言而喻，高校的網絡安全和信息化辦公室負責學校信息安全總體工作，保障校內各部門信息系統平臺安全運行。財務部門按照內控規則，在財務管理系統中根據內控要求，設置不同角色的使用及審批權限、操作范圍等，通過軟件設定及不相容崗位相分離等原則保障財務核心數據的安全。

（三）高校科研經費管理一體化實現路徑

1.財務系統設計

高校財務部門需構建標準化的財務基礎信息，將現有財務管理系統中的不同模塊整合到統一系統中，實現數據在同一系統中一次錄入，后續能實時共享的功能。在網報系統中嵌入報賬流程指引，引導缺乏報賬基礎人員按步驟完成報賬過程，從而降低報賬門檻及網報退單率，提高報賬效率，解決本文前面提出的科研經費管理制度種類多，更新快；科研財務助理培養不科學；網上報銷系統運行效率低的問題。此外，財務部門通過引入影像化系統，將記賬憑證和所有的原始單據通過專門的掃描儀器將電子版上傳并綁定到相應憑證，實現相關責任人不受時間空間限制，可隨時隨地查看財務憑據的功能。

具體到科研財務查詢業務，首先，對于科研來款查詢需求，需要建立網銀系統與高校財務系統連接的銀校互聯系統，用戶可通過銀校互聯系統功能實時查詢科研來款信息；其次，對于科研結題時支出進度查詢需求，需要將網查系統對接財務系統的額度控制模塊，實時進行共享數據，了解支出進度；最后，對于查詢報銷原始憑證的需求，需要依托財務憑證影像化的功能，建立網查系統與憑證影像化模塊的數據接口，代替原來獲取財務報銷憑據需要拍照或復印的煩瑣程序。

具體到科研報賬業務，首先，需要提供基礎報賬信息，如對方單位開發票、高校收款銀行的基本信息、強制使用公務卡結算目錄、不同金額的簽字審批權限和電子發票查驗方法等公用信息；其次，需要將科研日常報銷按發生經濟業務的類別進行分類，列出每個類別報銷所需提供資料，使用時只需搜索所要報銷事項關鍵信息，就能得到報銷所需資料清單，再按網報系統流程指引步驟依次操作，自助完成報銷過程，提高報賬效率；在報銷票據粘貼環節，為了配合憑證影像化工作，票據需要平鋪粘貼，不能遮擋，具體操作方法可以在網報系統中通過鏈接相關配以文字描述的圖片展示和演示視頻作為參考依據；再次，在網上報銷操作系統中根據科研項目類別，設置鏈接能索引到報銷對應科研項目所屬的資金管理辦法，方便報賬人員查看相關規定的出處，理解報銷相關要求的由來，同時還需財務部門根據相關資金管理辦法或制度的變化及時更新已上傳文件，做到相關要求都有據可查；最后，對于給校內外人員發放勞務的網上申報系統，需要與校內人員信息庫建立數據接口，發放勞務時可直接提取個人信息，也便于個稅計算。

2.高校內部數據共享

高校應積極推進一體化平臺建設，設立校級一體化平臺領導小組，統籌規劃高校內部數據共享。具體到科研經費管理，能夠實現財務管理系統與科研管理信息系統、固定資產管理系統、人事管理信息系統和審計系統的業務協同和數據交互，解決本文前面提出的科研業務涉及部門間流轉時缺乏指引和各職能部門信息系統各自獨立的問題。

在立項環節，高校科研人員在收到項目準予立項的批復時，通過科技處的科研管理信息系統錄入項目基本情況、經費總額及額度劃分等相關信息，經科技處審核后將項目經費信息通過建立的數據接口同步到財務管理系統，財務人員據此在財務系統中完成項目立項入賬及初始額度登記工作，有權限的科研項目管理人員便可同時在科研系統和財務系統中查詢到項目基本信息和經費具體情況。

在日常報銷環節，科研項目發生經濟業務涉及采購固定資產時，通過將固定資產管理系統與財務管理系統建立數據交互，既避免了采購資產可能超出項目額度的問題，又省略了需要人工將固定資產入庫紙質單據由國資處傳遞到財務處的煩瑣流程。如果在項目執行過程中，由于超出原有預算或變更預算項目，確需調整預算額度的，由項目負責人在科研管理信息系統中根據項目相關預算調整管理辦法要求錄入調整后的數據，經科技處審批后的數據會自動同步到財務管理系統。這一數據推送環節避免了報銷人員人工傳遞預算調整紙質單據及財務人員手工錄入調整信息可能出現的錯誤。財務人員據此完成賬務處理，經費調整完成。

在結題環節，如果涉及單位內部審計，從審計系統中通過與科研和財務部門的數據接口提取項目在科研管理信息系統及財務管理系統中的數據，按照項目相關評審程序和要求，對項目執行的政策相符性和經濟合理性等進行評審，綜合評價后給出評審意見。同時，項目負責人通過科研管理信息系統也可以查看從審計部門同步過來的項目評審意見，真正實現數據互聯互通。人事處在科研績效評價環節，可通過人事管理系統與科研、財務和審計部門的數據接口提取項目種類、數量及完成度等相關信息，按照相關科研績效考核文件規定，輔助完成績效核定工作。作為科研項目全過程管理的延續，可以將項目審計及績效評價結果作為新項目申請的參考指標，完成科研項目閉環管理，以期形成對科研團隊的正向激勵。

3.借助數字化平臺實現內外部數據互聯互通

作為高校一體化平臺建設的必要組成部分，連接校內外業務的相關系統，實現科研經費管理科學化，提升科研人員服務體驗至關重要。

其中校內業務系統包含部門涉及科技、財務、國資、審計、人事等部門；校外業務系統包含單位涉及稅務、財政、銀行、政采及其他平臺供應商等。建設一體化平臺過程中，應立足校內現有的信息化系統平臺，按照業務需求逐步建立與校外相關系統的對接，實現數據交互。高校目前較為容易實現的是校內財務系統與財政和銀行系統建立數據接口，完成科研零余額及基本戶收付款數據傳輸工作。對接稅務系統需要考慮相關政策規定，而連接政采及其他平臺需要考慮政采要求及招標條件等外部因素，需逐步推進。

三、高校科研經費管理流程一體化的優點及思考與展望

（一）高校科研經費管理流程一體化的優點

（1）高校一體化平臺的建設，實現了辦理科研項目相關業務流程與財務流程的深度融合，打通了相關業務部門的數據壁壘，做到了數據網上交互，科研人員少跑路，大大簡化了業務流程，提升了報賬效率。

（2）高校一體化平臺利用網絡便捷化、透明化的特點，通過公開相關辦事流程、具體要求對應的法規制度，嵌入流程指引，發布操作視頻等方式，鼓勵科研人員根據需求不受時間空間限制自助獲取所需資料，解決了信息不對稱可能產生的問題，提升了科研人員服務體驗。

（3）高校一體化平臺還兼具數據分析功能，輔助科研人員快速從海量數據中提取符合具體需求的準確信息，進行數據自助分析，完成決策。此外，還要根據科研人員使用體驗及實際需求開發更為精準智能、貼合實際的服務模式，提升服務效率，促使財務工作向管理與服務并重轉型。

（二）高校科研經費管理流程一體化的思考與展望

高校科研經費管理流程一體化建設是信息技術廣泛應用和經費管理效率提升需求綜合作用的產物，在享受其創造的便利性同時也需注意其可能存在的局限性及由此引起的相關變化。

（1）高校科研經費管理流程一體化的建設不可能一蹴而就，是一個不斷往復、循序漸進的過程。在推進一體化建設的過程中，新功能的開發需要充分衡量其帶來的便捷性與實現的可行性。

一體化平臺的建設本質是將原來分散在不同業務部門的事項按照一定的規則重新規劃、整理排序，運用信息化技術進行數據傳輸，最終以界面和模塊的形式呈現出來。所需達到的效果越便捷，后臺設置的邏輯對應關系相對越復雜，需要設置和填寫的基礎數據越詳細，而對填報信息的人員在基礎信息填報時期預測經驗及能力要求越高，若實際填報人員并不掌握細節信息極易造成執行效果與預期脫節。所以，在一體化建設中，首先需要根據以往業務執行經驗充分考慮新功能涉及的角色獲取信息難易程度，其次需要按不同角色模擬演練系統運行的實際效果及便利性，最后在所有測試環節均達到預期效果后再進行試運行。

（2）財務人員的職能重心從“管理”轉向“服務”。財務人員的傳統職能是按照經費管理辦法審核經濟業務內容是否合規，提供的報銷資料是否合法、齊全等并完成入賬支付流程。引入高校科研經費管理流程一體化平臺后，原來屬于財務人員審核環節的相關流程都可以從平臺方便快捷地找到相關依據并準確填報，大大減少了財務人員的日常工作量。

在“放管服”相關政策不斷推行的大環境下，通過一體化平臺的推廣應用，財務人員從煩瑣的審核、制單工作中解放出來，將更多的精力投入到諸如如何加強內控管理，進行風險控制，為科研人員提供數據分析等服務層面的工作中。

結語

隨著信息技術在日常業務中的逐步深入應用及業務的相互融合，高校建立經費管理流程一體化系統逐漸成為發展趨勢，其中科研經費又具有相對獨立、研究周期固定等特性，對實踐經費管理流程一體化及拓展其他應用場景具有借鑒意義。