中小學教育集團財務信息化建設的思考

李曉宇 北京師范大學附屬實驗中學

引言

在事業(yè)單位財務轉型、信息化技術飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)中小學財務工作的內外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化，信息化支撐不足已成為制約中小學財務發(fā)展的重要障礙。教育集團對多個成員校實施統(tǒng)籌管理，但由于缺少一個教育集團層面集中統(tǒng)一的內部管理平臺，造成了教育集團對各校區(qū)實施全面財務管理存在很大難度。本文將從中小學教育集團財務信息化建設的背景、特點及難點、組織推進方式及未來發(fā)展方向等方面，詳細闡述教育集團為什么要開展財務信息化建設，以及如何開展財務信息化建設。

一、財務信息化發(fā)展背景

（一）國內外財務信息化發(fā)展趨勢

財務信息化不僅能夠大幅提升工作效率，增加信息透明度，還能更好地向財務信息使用者或者利益相關者精準提供所需要的信息，以支持戰(zhàn)略和經(jīng)營決策、管理控制和獎懲問責。放眼世界，我們正身處百年未有之大變局，眾多大型全球連鎖企業(yè)、上市公司都已在財務信息化發(fā)展中突飛猛進，領跑的企業(yè)已提前進入了未來數(shù)字化財務的新階段——財務流程與業(yè)務流程的銜接已漸成體系，財務機器人廣泛應用，大數(shù)據(jù)、AI技術在多維度財務數(shù)據(jù)及報表中自動審核與搭建模型，形成一套業(yè)財各領域相互關聯(lián)、相對完整的數(shù)字化版圖。我國開啟建設現(xiàn)代化國家新征程，政府機關大力推進行政事業(yè)單位財務信息化建設進程，北京市各區(qū)政府主管部門自2022年已正式啟用貫穿預算、采購、合同、支付、核算等各功能模塊的一體化財務管理平臺，財務信息化已成為各領域越來越重視實施財務管理的有效手段。

（二）傳統(tǒng)中小學財務管理及信息化建設現(xiàn)狀

傳統(tǒng)中小學財務管理模式為每個學校設一個財務室，由一名會計和一名出納搭檔，負責全校的財務收支、工資發(fā)放、會計核算及繳稅報表等財務工作，一定程度上存在管理意識相對薄弱、業(yè)財脫節(jié)、制度流程不夠健全、各校區(qū)數(shù)據(jù)共享程度較低等問題。學校各部門信息系統(tǒng)分散建設，導致學校內部形成了許多小而全的系統(tǒng)，資源重復占用，各系統(tǒng)之間缺少聯(lián)系。如今財務轉型已成為行政事業(yè)單位財務發(fā)展的主要趨勢，而財務信息化建設由于系統(tǒng)設計缺乏整體考慮、系統(tǒng)維護及更新難度大、缺乏具有信息化背景的復合型財務人才以及存在安全隱患等問題，信息化支撐不足已成為制約中小學財務發(fā)展的重要障礙。

（三）教育集團財務管理及信息化建設現(xiàn)狀

教育集團對多個成員校實施統(tǒng)籌管理，旨在實現(xiàn)校區(qū)間資源優(yōu)化配置，形成辦學的規(guī)模效應；教育集團對成員校的管理一般存在授權緊密型、合作緊密型和自治松散型等多種管理模式。成員校均為獨立的法人單位，需接受各自上級主管部門和教育集團的雙重管理。對于松散型成員校，集團化辦學一般不改變其原有的財務管理模式和信息系統(tǒng)的選擇使用，財務運營基本上各自為政；而對于緊密型成員校，教育集團需要在預算、資金、制度、流程等方面對其實施一體化財務管理，同時成員校還需要按照各自上級主管部門的要求在相互獨立的財務系統(tǒng)中分別進行預算申報、授權支付及財務核算等工作。由于缺少一個教育集團層面集中統(tǒng)一的內部管理平臺，造成了教育集團對各校區(qū)實施全面財務管理存在很大難度。

二、教育集團財務信息化建設聚焦解決的問題

（一）教育集團財務信息化建設的目標

教育集團通過設立集中運營的財務組織、建立規(guī)范的財會制度和內部流程體系以及建設集中統(tǒng)一的財務信息系統(tǒng)，對人員、資產(chǎn)及經(jīng)費收支實行集團化統(tǒng)籌管理，從而有效提升財務的標準化與規(guī)范性。此背景下，我們要構建教育集團層面以建設集中、規(guī)范、整合、統(tǒng)一的財務信息系統(tǒng)為目標的財務與內控管理一體化平臺，打破校際邊界，通過各功能模塊全面集成，將多維度財數(shù)據(jù)整合利用，提升財務管理水平，促進戰(zhàn)略實施及風險防范目標的實現(xiàn)。

首先，解決功能支撐與業(yè)財融合的需要。借助信息化手段有助于提升財務工作效率和質量，可將人工從重復性較高的工作中解放出來，投入更高層級的財務管理工作中。系統(tǒng)作為業(yè)財融合的工具，將財務管理與教育教學高度融合，通過全面預算管理將教育集團全年工作任務進行通盤籌劃，為資源合理分配提供科學依據(jù)。

其次，提升財務管控與風險管理的需要。支持各校區(qū)、各部門日常收支查詢及管理，預算進度把控及績效評價，可以提高信息的一致性和可比性。通過管理制度化、制度流程化、流程信息化，將各項管理制度、流程和標準通過系統(tǒng)固化，實現(xiàn)對業(yè)務的無感化管理。

最后，滿足戰(zhàn)略引領的需要。面對日益復雜的多校區(qū)管理現(xiàn)狀，按照學校管理需求和業(yè)務現(xiàn)狀設計統(tǒng)一的財務指標體系，快速準確生成報表及財務分析，支撐管理層戰(zhàn)略決策，逐步使其成為教育集團管理中高效的協(xié)同工具、先進的增效手段、堅固的風控堡壘和重要的共享支撐。

（二）教育集團財務信息化建設的主要特點和難點問題

財務工作面臨著從傳統(tǒng)型核算會計向現(xiàn)代化管理會計的轉變，財務在業(yè)務決策過程中的參與力度不斷加強，財務工作的外延已逐步擴展為包含預算、考核、核算、報表、資金、資產(chǎn)等多個領域的綜合性管理工作。信息化建設不僅是技術上的飛躍，某種程度上也是一種觀念上、體制上的創(chuàng)新與革命，因此信息化建設往往被公認為重要性很高，但推行起來卻比較困難。教育集團財務信息化工作主要存在以下特點和難點問題：

1.財務信息化建設是一項關乎教育集團發(fā)展的全局性系統(tǒng)工程，項目組織實施難度大。財務信息化涉及學校管理的各項主要業(yè)務流程，從決策、建設到應用幾乎覆蓋全校各級崗位角色，不僅需要財務人員的密切支持，同時也需要校領導和各相關部門的通力配合與協(xié)作。信息化的結果會使管理環(huán)節(jié)更加透明，往往還會涉及工作流程、部門職責和管理權限的調整，導致學校內部權力的重新劃分，因此系統(tǒng)實施組織協(xié)調工作難度較大。

2.對制度和流程的重新梳理與整合是信息系統(tǒng)能否發(fā)揮效益的關鍵，需要兼顧統(tǒng)一性與靈活性的平衡。信息化不是簡單地將線下工作搬運到線上處理，信息化建設的優(yōu)勢之一就是將重要的制度和流程通過系統(tǒng)進行固化，很多管理思想可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，因此對制度和流程的重新梳理與整合是信息化能否發(fā)揮效益的關鍵?？紤]到各部門在業(yè)務特點、人員特征及組織結構的差異，甚至某些約定俗成的歷史傳統(tǒng)，需要在系統(tǒng)設計時適度保留一定的靈活性，不能搞一刀切。如何科學合理的確定各校區(qū)、各部門之間需要絕對統(tǒng)一的內容，也是信息化建設中考驗管理者決心與智慧的難點之一。

3.教育集團預算和資金的全流程管理對系統(tǒng)功能要求較高。教育集團對各成員校實施一體化管理，不僅包括對教育教學業(yè)務領域和崗位人員的多校共治，還有對整個教育集團經(jīng)費的統(tǒng)籌管理和在各主體之間的分配使用。與企業(yè)資金管理主要包含資金的歸集和調度不同，中小學校作為財政全額撥款事業(yè)單位，在接受教育集團一體化統(tǒng)籌管理的同時，還需要在預算環(huán)節(jié)將各項經(jīng)費合理地分配至相關事項，并按成員校追蹤每一筆經(jīng)費的具體去向，完成資金收支及預算考評管理閉環(huán)，同時保持各成員校財務核算及經(jīng)費管理的獨立性。教育集團對預算和資金的全流程管理都必須依托強大的財務信息系統(tǒng)為支撐，不僅包含預算申報、資金分配、報表編制、績效管理等基礎性功能，還需要具備預算調整調劑、資金調配使用等相對復雜的功能，對系統(tǒng)設計及開發(fā)的要求較高。

4.市場難以找到中小學教育集團管理所適用的現(xiàn)成軟件。信息化建設是一項投資較大、建設周期與回報周期較長的系統(tǒng)工程，由于市面上現(xiàn)成的財務軟件功能過于復雜，基本是為大型連鎖企業(yè)集團的管理而設計的，與中小學校的業(yè)務契合度不高，如客戶化功能定制也存在成本過高、后期維護困難等問題。財政一體化平臺實現(xiàn)了各功能模塊的互聯(lián)互通，但其設計思路是從政府主管部門的視角出發(fā)，以學校作為最末級單位進行管理，因此教育集團對各成員校及校內各部門的管控很難直接借用這個平臺。

5.系統(tǒng)上線后需確保各部門的規(guī)范應用。信息化系統(tǒng)上線后，面對一個全新的系統(tǒng)，學校各部門的業(yè)務人員均有自己的理解和操作習慣，各級領導和使用人員也將面臨新的操作方式帶來的不適應。如何確保新系統(tǒng)平穩(wěn)上線并實現(xiàn)系統(tǒng)的全面應用、流程的一致操作、業(yè)務的規(guī)范處理，從而達到信息化建設的目標，也是財務信息化工作的難點。

三、教育集團財務信息化建設的原則與推進方式

信息化建設可以顯著提升工作效率、改善管理水平、降低風險隱患，促使學校管理向現(xiàn)代化、規(guī)范化、流程化、精細化轉變。同時信息化建設是一項系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，其發(fā)展與建設都是一個循序漸進的過程，是與單位的組織形式、運作模式等多方面因素相輔相成的。

（一）系統(tǒng)設計應以標準化、集成化、通用性和前瞻性為原則

1.標準化。做好標準體系建設，信息系統(tǒng)所執(zhí)行的系統(tǒng)結構規(guī)范、建設規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、流程規(guī)范、安全規(guī)范等標準均在教育集團范圍內有統(tǒng)一的標準與規(guī)定。

2.集成化。各功能模塊互聯(lián)互通，軟件技術與業(yè)務模式深度耦合，全面提升各流程的運作效率。

3.通用性。系統(tǒng)設計應以教育集團整體為研究對象進行方案設計，并基于中小學事業(yè)單位普遍適用的業(yè)務、財務規(guī)則，從財務管理需求出發(fā)，具備中小學通用性。

4.前瞻性。系統(tǒng)設計需要符合業(yè)務和技術發(fā)展潮流，業(yè)務模式和技術方案在滿足現(xiàn)期功能的前提下具備一定的前瞻性與先進性，才能獲得更好的應用體驗。

（二）需做好頂層設計，以項目制形式推進，部門間高度協(xié)同

由于信息化關乎學校發(fā)展戰(zhàn)略，投資比較大，并可能會涉及管理機制和工作習慣的調整從而牽涉到眾多人的利益，因此信息化建設是一把手工程，領導的支持力度直接影響到項目的成敗。項目前期要做好項目頂層設計和流程梳理，以項目制的形式推進，整體規(guī)劃、分步實施。保持開放的心態(tài)，重視部門間協(xié)同，主動邀請相關業(yè)務部門參與項目建設，努力爭取業(yè)務部門的支持與配合。

（三）分階段穩(wěn)步推進，減小阻力

系統(tǒng)建設可以按兩步走的策略分階段推進——第一步完成系統(tǒng)搭建，實現(xiàn)互聯(lián)互通；第二步再逐步延伸到管理決策層面對業(yè)務實質的改變，可避免對業(yè)務過大的沖擊，減小項目阻力。比如針對各部門業(yè)務標準不夠統(tǒng)一的問題，可先通過系統(tǒng)使各部門標準透明化并進行系統(tǒng)固化，實現(xiàn)標準摸底和數(shù)據(jù)積累，后續(xù)再通過業(yè)務梳理和財務分析逐步實現(xiàn)標準的合理、統(tǒng)一。針對系統(tǒng)初期功能不夠成熟的問題，可先選取部分單位或領域進行試點，按照“試點、推廣、再試點、再推廣”的模式促進系統(tǒng)功能螺旋式穩(wěn)步提升。針對用戶對線上辦公不適應的問題，可暫時保留線下手工簽字的形式，待用戶普遍建立網(wǎng)上報銷的習慣后再進一步推行電子審批流程。

（四）充分發(fā)揮系統(tǒng)便利優(yōu)勢，加強培訓與運營支撐

信息化通過流程重構提升管理的精細化水平，需要在業(yè)務前端采集更多基礎信息，不可避免地增加經(jīng)辦人在填報環(huán)節(jié)的工作量，因此系統(tǒng)設計應充分發(fā)揮系統(tǒng)便利優(yōu)勢，通過模塊間自動取數(shù)減輕填報工作量和確保數(shù)據(jù)唯一性，利用排序、搜索、匯總、復制等功能提升系統(tǒng)效率。加強系統(tǒng)操作培訓與演示，充分發(fā)揮財務助手的業(yè)財紐帶作用對業(yè)務人員提供報賬指導，逐步形成并完善系統(tǒng)運營支撐體系，為系統(tǒng)的持續(xù)健康發(fā)展打好基礎。

四、教育集團財務信息化建設的未來發(fā)展方向

（一）全面互聯(lián)互通，更加智能化

具備中小學財務管理所需的全部重要功能模塊，模塊間互聯(lián)互通，接口自動連接上級主管部門的賬務處理系統(tǒng)、社保及稅務申報系統(tǒng)等外圍系統(tǒng)，財務流程與業(yè)務流程高度銜接，充分利用移動APP、AI技術及機器人等智能化應用提升系統(tǒng)效率。

（二）內控關鍵業(yè)務領域全覆蓋，有效降低風險

以實現(xiàn)內控關鍵業(yè)務領域信息系統(tǒng)全覆蓋為目標，將各業(yè)務要素嵌入信息系統(tǒng)，確保集團化管控的一致性，構建完善的內控流程及組織治理架構，降低學校各項運行風險。

（三）強化數(shù)據(jù)分析，提升數(shù)據(jù)價值

準確、快速提供數(shù)據(jù)展示和多維分析，更好地將財務數(shù)據(jù)服務于管理決策，促進學校精細化管理，進一步提升數(shù)據(jù)價值，真正實現(xiàn)財務工作從“電算化”到“信息化”的轉變。

（四）開展教育集團財務共享探索

在財務職能的三支柱模型中，共享財務是業(yè)務財務和戰(zhàn)略財務的起點和支撐，既是提供信息的基礎，也是管控的手段。以強大的財務信息系統(tǒng)為依托，探索建立教育集團財務共享中心，是加強教育集團管控、促進流程標準化、提升會計核算效率及質量的未來目標與要求。

結語

綜上所述，隨著社會發(fā)展與技術進步，財務信息化已成為各領域越來越重視的財務管理手段。在對中小學教育集團管理的探索中，建設教育集團層面集中統(tǒng)一的內部管理平臺，大力推進教育集團財務信息化建設，是教育集團固化財務流程制度、提質增效、收集數(shù)據(jù)信息、降低內控風險、解決各種財務矛盾及提升教育集團內部管理水平最有效的途徑之一。