中小學(xué)教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)的思考

李曉宇 北京師范大學(xué)附屬實驗中學(xué)

引言

在事業(yè)單位財務(wù)轉(zhuǎn)型、信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)中小學(xué)財務(wù)工作的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化，信息化支撐不足已成為制約中小學(xué)財務(wù)發(fā)展的重要障礙。教育集團(tuán)對多個成員校實施統(tǒng)籌管理，但由于缺少一個教育集團(tuán)層面集中統(tǒng)一的內(nèi)部管理平臺，造成了教育集團(tuán)對各校區(qū)實施全面財務(wù)管理存在很大難度。本文將從中小學(xué)教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)的背景、特點及難點、組織推進(jìn)方式及未來發(fā)展方向等方面，詳細(xì)闡述教育集團(tuán)為什么要開展財務(wù)信息化建設(shè)，以及如何開展財務(wù)信息化建設(shè)。

一、財務(wù)信息化發(fā)展背景

（一）國內(nèi)外財務(wù)信息化發(fā)展趨勢

財務(wù)信息化不僅能夠大幅提升工作效率，增加信息透明度，還能更好地向財務(wù)信息使用者或者利益相關(guān)者精準(zhǔn)提供所需要的信息，以支持戰(zhàn)略和經(jīng)營決策、管理控制和獎懲問責(zé)。放眼世界，我們正身處百年未有之大變局，眾多大型全球連鎖企業(yè)、上市公司都已在財務(wù)信息化發(fā)展中突飛猛進(jìn)，領(lǐng)跑的企業(yè)已提前進(jìn)入了未來數(shù)字化財務(wù)的新階段——財務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程的銜接已漸成體系，財務(wù)機器人廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)、AI技術(shù)在多維度財務(wù)數(shù)據(jù)及報表中自動審核與搭建模型，形成一套業(yè)財各領(lǐng)域相互關(guān)聯(lián)、相對完整的數(shù)字化版圖。我國開啟建設(shè)現(xiàn)代化國家新征程，政府機關(guān)大力推進(jìn)行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程，北京市各區(qū)政府主管部門自2022年已正式啟用貫穿預(yù)算、采購、合同、支付、核算等各功能模塊的一體化財務(wù)管理平臺，財務(wù)信息化已成為各領(lǐng)域越來越重視實施財務(wù)管理的有效手段。

（二）傳統(tǒng)中小學(xué)財務(wù)管理及信息化建設(shè)現(xiàn)狀

傳統(tǒng)中小學(xué)財務(wù)管理模式為每個學(xué)校設(shè)一個財務(wù)室，由一名會計和一名出納搭檔，負(fù)責(zé)全校的財務(wù)收支、工資發(fā)放、會計核算及繳稅報表等財務(wù)工作，一定程度上存在管理意識相對薄弱、業(yè)財脫節(jié)、制度流程不夠健全、各校區(qū)數(shù)據(jù)共享程度較低等問題。學(xué)校各部門信息系統(tǒng)分散建設(shè)，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部形成了許多小而全的系統(tǒng)，資源重復(fù)占用，各系統(tǒng)之間缺少聯(lián)系。如今財務(wù)轉(zhuǎn)型已成為行政事業(yè)單位財務(wù)發(fā)展的主要趨勢，而財務(wù)信息化建設(shè)由于系統(tǒng)設(shè)計缺乏整體考慮、系統(tǒng)維護(hù)及更新難度大、缺乏具有信息化背景的復(fù)合型財務(wù)人才以及存在安全隱患等問題，信息化支撐不足已成為制約中小學(xué)財務(wù)發(fā)展的重要障礙。

（三）教育集團(tuán)財務(wù)管理及信息化建設(shè)現(xiàn)狀

教育集團(tuán)對多個成員校實施統(tǒng)籌管理，旨在實現(xiàn)校區(qū)間資源優(yōu)化配置，形成辦學(xué)的規(guī)模效應(yīng)；教育集團(tuán)對成員校的管理一般存在授權(quán)緊密型、合作緊密型和自治松散型等多種管理模式。成員校均為獨立的法人單位，需接受各自上級主管部門和教育集團(tuán)的雙重管理。對于松散型成員校，集團(tuán)化辦學(xué)一般不改變其原有的財務(wù)管理模式和信息系統(tǒng)的選擇使用，財務(wù)運營基本上各自為政；而對于緊密型成員校，教育集團(tuán)需要在預(yù)算、資金、制度、流程等方面對其實施一體化財務(wù)管理，同時成員校還需要按照各自上級主管部門的要求在相互獨立的財務(wù)系統(tǒng)中分別進(jìn)行預(yù)算申報、授權(quán)支付及財務(wù)核算等工作。由于缺少一個教育集團(tuán)層面集中統(tǒng)一的內(nèi)部管理平臺，造成了教育集團(tuán)對各校區(qū)實施全面財務(wù)管理存在很大難度。

二、教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)聚焦解決的問題

（一）教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)

教育集團(tuán)通過設(shè)立集中運營的財務(wù)組織、建立規(guī)范的財會制度和內(nèi)部流程體系以及建設(shè)集中統(tǒng)一的財務(wù)信息系統(tǒng)，對人員、資產(chǎn)及經(jīng)費收支實行集團(tuán)化統(tǒng)籌管理，從而有效提升財務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范性。此背景下，我們要構(gòu)建教育集團(tuán)層面以建設(shè)集中、規(guī)范、整合、統(tǒng)一的財務(wù)信息系統(tǒng)為目標(biāo)的財務(wù)與內(nèi)控管理一體化平臺，打破校際邊界，通過各功能模塊全面集成，將多維度財數(shù)據(jù)整合利用，提升財務(wù)管理水平，促進(jìn)戰(zhàn)略實施及風(fēng)險防范目標(biāo)的實現(xiàn)。

首先，解決功能支撐與業(yè)財融合的需要。借助信息化手段有助于提升財務(wù)工作效率和質(zhì)量，可將人工從重復(fù)性較高的工作中解放出來，投入更高層級的財務(wù)管理工作中。系統(tǒng)作為業(yè)財融合的工具，將財務(wù)管理與教育教學(xué)高度融合，通過全面預(yù)算管理將教育集團(tuán)全年工作任務(wù)進(jìn)行通盤籌劃，為資源合理分配提供科學(xué)依據(jù)。

其次，提升財務(wù)管控與風(fēng)險管理的需要。支持各校區(qū)、各部門日常收支查詢及管理，預(yù)算進(jìn)度把控及績效評價，可以提高信息的一致性和可比性。通過管理制度化、制度流程化、流程信息化，將各項管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)通過系統(tǒng)固化，實現(xiàn)對業(yè)務(wù)的無感化管理。

最后，滿足戰(zhàn)略引領(lǐng)的需要。面對日益復(fù)雜的多校區(qū)管理現(xiàn)狀，按照學(xué)校管理需求和業(yè)務(wù)現(xiàn)狀設(shè)計統(tǒng)一的財務(wù)指標(biāo)體系，快速準(zhǔn)確生成報表及財務(wù)分析，支撐管理層戰(zhàn)略決策，逐步使其成為教育集團(tuán)管理中高效的協(xié)同工具、先進(jìn)的增效手段、堅固的風(fēng)控堡壘和重要的共享支撐。

（二）教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)的主要特點和難點問題

財務(wù)工作面臨著從傳統(tǒng)型核算會計向現(xiàn)代化管理會計的轉(zhuǎn)變，財務(wù)在業(yè)務(wù)決策過程中的參與力度不斷加強，財務(wù)工作的外延已逐步擴(kuò)展為包含預(yù)算、考核、核算、報表、資金、資產(chǎn)等多個領(lǐng)域的綜合性管理工作。信息化建設(shè)不僅是技術(shù)上的飛躍，某種程度上也是一種觀念上、體制上的創(chuàng)新與革命，因此信息化建設(shè)往往被公認(rèn)為重要性很高，但推行起來卻比較困難。教育集團(tuán)財務(wù)信息化工作主要存在以下特點和難點問題：

1.財務(wù)信息化建設(shè)是一項關(guān)乎教育集團(tuán)發(fā)展的全局性系統(tǒng)工程，項目組織實施難度大。財務(wù)信息化涉及學(xué)校管理的各項主要業(yè)務(wù)流程，從決策、建設(shè)到應(yīng)用幾乎覆蓋全校各級崗位角色，不僅需要財務(wù)人員的密切支持，同時也需要校領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)部門的通力配合與協(xié)作。信息化的結(jié)果會使管理環(huán)節(jié)更加透明，往往還會涉及工作流程、部門職責(zé)和管理權(quán)限的調(diào)整，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部權(quán)力的重新劃分，因此系統(tǒng)實施組織協(xié)調(diào)工作難度較大。

2.對制度和流程的重新梳理與整合是信息系統(tǒng)能否發(fā)揮效益的關(guān)鍵，需要兼顧統(tǒng)一性與靈活性的平衡。信息化不是簡單地將線下工作搬運到線上處理，信息化建設(shè)的優(yōu)勢之一就是將重要的制度和流程通過系統(tǒng)進(jìn)行固化，很多管理思想可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，因此對制度和流程的重新梳理與整合是信息化能否發(fā)揮效益的關(guān)鍵?？紤]到各部門在業(yè)務(wù)特點、人員特征及組織結(jié)構(gòu)的差異，甚至某些約定俗成的歷史傳統(tǒng)，需要在系統(tǒng)設(shè)計時適度保留一定的靈活性，不能搞一刀切。如何科學(xué)合理的確定各校區(qū)、各部門之間需要絕對統(tǒng)一的內(nèi)容，也是信息化建設(shè)中考驗管理者決心與智慧的難點之一。

3.教育集團(tuán)預(yù)算和資金的全流程管理對系統(tǒng)功能要求較高。教育集團(tuán)對各成員校實施一體化管理，不僅包括對教育教學(xué)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和崗位人員的多校共治，還有對整個教育集團(tuán)經(jīng)費的統(tǒng)籌管理和在各主體之間的分配使用。與企業(yè)資金管理主要包含資金的歸集和調(diào)度不同，中小學(xué)校作為財政全額撥款事業(yè)單位，在接受教育集團(tuán)一體化統(tǒng)籌管理的同時，還需要在預(yù)算環(huán)節(jié)將各項經(jīng)費合理地分配至相關(guān)事項，并按成員校追蹤每一筆經(jīng)費的具體去向，完成資金收支及預(yù)算考評管理閉環(huán)，同時保持各成員校財務(wù)核算及經(jīng)費管理的獨立性。教育集團(tuán)對預(yù)算和資金的全流程管理都必須依托強大的財務(wù)信息系統(tǒng)為支撐，不僅包含預(yù)算申報、資金分配、報表編制、績效管理等基礎(chǔ)性功能，還需要具備預(yù)算調(diào)整調(diào)劑、資金調(diào)配使用等相對復(fù)雜的功能，對系統(tǒng)設(shè)計及開發(fā)的要求較高。

4.市場難以找到中小學(xué)教育集團(tuán)管理所適用的現(xiàn)成軟件。信息化建設(shè)是一項投資較大、建設(shè)周期與回報周期較長的系統(tǒng)工程，由于市面上現(xiàn)成的財務(wù)軟件功能過于復(fù)雜，基本是為大型連鎖企業(yè)集團(tuán)的管理而設(shè)計的，與中小學(xué)校的業(yè)務(wù)契合度不高，如客戶化功能定制也存在成本過高、后期維護(hù)困難等問題。財政一體化平臺實現(xiàn)了各功能模塊的互聯(lián)互通，但其設(shè)計思路是從政府主管部門的視角出發(fā)，以學(xué)校作為最末級單位進(jìn)行管理，因此教育集團(tuán)對各成員校及校內(nèi)各部門的管控很難直接借用這個平臺。

5.系統(tǒng)上線后需確保各部門的規(guī)范應(yīng)用。信息化系統(tǒng)上線后，面對一個全新的系統(tǒng)，學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)人員均有自己的理解和操作習(xí)慣，各級領(lǐng)導(dǎo)和使用人員也將面臨新的操作方式帶來的不適應(yīng)。如何確保新系統(tǒng)平穩(wěn)上線并實現(xiàn)系統(tǒng)的全面應(yīng)用、流程的一致操作、業(yè)務(wù)的規(guī)范處理，從而達(dá)到信息化建設(shè)的目標(biāo)，也是財務(wù)信息化工作的難點。

三、教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)的原則與推進(jìn)方式

信息化建設(shè)可以顯著提升工作效率、改善管理水平、降低風(fēng)險隱患，促使學(xué)校管理向現(xiàn)代化、規(guī)范化、流程化、精細(xì)化轉(zhuǎn)變。同時信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，不能一蹴而就，其發(fā)展與建設(shè)都是一個循序漸進(jìn)的過程，是與單位的組織形式、運作模式等多方面因素相輔相成的。

（一）系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)化、集成化、通用性和前瞻性為原則

1.標(biāo)準(zhǔn)化。做好標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，信息系統(tǒng)所執(zhí)行的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)規(guī)范、建設(shè)規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、流程規(guī)范、安全規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)均在教育集團(tuán)范圍內(nèi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。

2.集成化。各功能模塊互聯(lián)互通，軟件技術(shù)與業(yè)務(wù)模式深度耦合，全面提升各流程的運作效率。

3.通用性。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)以教育集團(tuán)整體為研究對象進(jìn)行方案設(shè)計，并基于中小學(xué)事業(yè)單位普遍適用的業(yè)務(wù)、財務(wù)規(guī)則，從財務(wù)管理需求出發(fā)，具備中小學(xué)通用性。

4.前瞻性。系統(tǒng)設(shè)計需要符合業(yè)務(wù)和技術(shù)發(fā)展潮流，業(yè)務(wù)模式和技術(shù)方案在滿足現(xiàn)期功能的前提下具備一定的前瞻性與先進(jìn)性，才能獲得更好的應(yīng)用體驗。

（二）需做好頂層設(shè)計，以項目制形式推進(jìn)，部門間高度協(xié)同

由于信息化關(guān)乎學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，投資比較大，并可能會涉及管理機制和工作習(xí)慣的調(diào)整從而牽涉到眾多人的利益，因此信息化建設(shè)是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)的支持力度直接影響到項目的成敗。項目前期要做好項目頂層設(shè)計和流程梳理，以項目制的形式推進(jìn)，整體規(guī)劃、分步實施。保持開放的心態(tài)，重視部門間協(xié)同，主動邀請相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與項目建設(shè)，努力爭取業(yè)務(wù)部門的支持與配合。

（三）分階段穩(wěn)步推進(jìn)，減小阻力

系統(tǒng)建設(shè)可以按兩步走的策略分階段推進(jìn)——第一步完成系統(tǒng)搭建，實現(xiàn)互聯(lián)互通；第二步再逐步延伸到管理決策層面對業(yè)務(wù)實質(zhì)的改變，可避免對業(yè)務(wù)過大的沖擊，減小項目阻力。比如針對各部門業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的問題，可先通過系統(tǒng)使各部門標(biāo)準(zhǔn)透明化并進(jìn)行系統(tǒng)固化，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)摸底和數(shù)據(jù)積累，后續(xù)再通過業(yè)務(wù)梳理和財務(wù)分析逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的合理、統(tǒng)一。針對系統(tǒng)初期功能不夠成熟的問題，可先選取部分單位或領(lǐng)域進(jìn)行試點，按照“試點、推廣、再試點、再推廣”的模式促進(jìn)系統(tǒng)功能螺旋式穩(wěn)步提升。針對用戶對線上辦公不適應(yīng)的問題，可暫時保留線下手工簽字的形式，待用戶普遍建立網(wǎng)上報銷的習(xí)慣后再進(jìn)一步推行電子審批流程。

（四）充分發(fā)揮系統(tǒng)便利優(yōu)勢，加強培訓(xùn)與運營支撐

信息化通過流程重構(gòu)提升管理的精細(xì)化水平，需要在業(yè)務(wù)前端采集更多基礎(chǔ)信息，不可避免地增加經(jīng)辦人在填報環(huán)節(jié)的工作量，因此系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)充分發(fā)揮系統(tǒng)便利優(yōu)勢，通過模塊間自動取數(shù)減輕填報工作量和確保數(shù)據(jù)唯一性，利用排序、搜索、匯總、復(fù)制等功能提升系統(tǒng)效率。加強系統(tǒng)操作培訓(xùn)與演示，充分發(fā)揮財務(wù)助手的業(yè)財紐帶作用對業(yè)務(wù)人員提供報賬指導(dǎo)，逐步形成并完善系統(tǒng)運營支撐體系，為系統(tǒng)的持續(xù)健康發(fā)展打好基礎(chǔ)。

四、教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)的未來發(fā)展方向

（一）全面互聯(lián)互通，更加智能化

具備中小學(xué)財務(wù)管理所需的全部重要功能模塊，模塊間互聯(lián)互通，接口自動連接上級主管部門的賬務(wù)處理系統(tǒng)、社保及稅務(wù)申報系統(tǒng)等外圍系統(tǒng)，財務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程高度銜接，充分利用移動APP、AI技術(shù)及機器人等智能化應(yīng)用提升系統(tǒng)效率。

（二）內(nèi)控關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域全覆蓋，有效降低風(fēng)險

以實現(xiàn)內(nèi)控關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域信息系統(tǒng)全覆蓋為目標(biāo)，將各業(yè)務(wù)要素嵌入信息系統(tǒng)，確保集團(tuán)化管控的一致性，構(gòu)建完善的內(nèi)控流程及組織治理架構(gòu)，降低學(xué)校各項運行風(fēng)險。

（三）強化數(shù)據(jù)分析，提升數(shù)據(jù)價值

準(zhǔn)確、快速提供數(shù)據(jù)展示和多維分析，更好地將財務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)于管理決策，促進(jìn)學(xué)校精細(xì)化管理，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)價值，真正實現(xiàn)財務(wù)工作從“電算化”到“信息化”的轉(zhuǎn)變。

（四）開展教育集團(tuán)財務(wù)共享探索

在財務(wù)職能的三支柱模型中，共享財務(wù)是業(yè)務(wù)財務(wù)和戰(zhàn)略財務(wù)的起點和支撐，既是提供信息的基礎(chǔ)，也是管控的手段。以強大的財務(wù)信息系統(tǒng)為依托，探索建立教育集團(tuán)財務(wù)共享中心，是加強教育集團(tuán)管控、促進(jìn)流程標(biāo)準(zhǔn)化、提升會計核算效率及質(zhì)量的未來目標(biāo)與要求。

結(jié)語

綜上所述，隨著社會發(fā)展與技術(shù)進(jìn)步，財務(wù)信息化已成為各領(lǐng)域越來越重視的財務(wù)管理手段。在對中小學(xué)教育集團(tuán)管理的探索中，建設(shè)教育集團(tuán)層面集中統(tǒng)一的內(nèi)部管理平臺，大力推進(jìn)教育集團(tuán)財務(wù)信息化建設(shè)，是教育集團(tuán)固化財務(wù)流程制度、提質(zhì)增效、收集數(shù)據(jù)信息、降低內(nèi)控風(fēng)險、解決各種財務(wù)矛盾及提升教育集團(tuán)內(nèi)部管理水平最有效的途徑之一。