數據對接在儀器設備一體化管理中的應用研究

趙以濤

（浙江理工大學 資產與實驗室管理處，杭州 310018）

0 引言

儀器設備作為高等學校開展教學、實驗、科研等相關活動的基礎性保障與重要支撐條件，是學校發展中的重要組成部分。近年來隨著教育經費的不斷投入，高校儀器設備購置的數量、價值均有大幅度的提升，這也給高校儀器設備的固定資產管理帶來了新的挑戰與新課題。如何借助信息技術、信息化手段更好地做好儀器設備全生命周期的管理、提升儀器設備績效、提升服務水平、降低管理成本，更好地做好“互聯網＋服務管理”工作，一直是相關人員研究并探索的問題。

1 影響儀器設備全生命周期一體化管理“瓶頸”問題分析

1966 年雷蒙德·弗農提出的產品生命周期理論的思想，現已經被很多高校應用到儀器設備管理中，借助產品生命周期理論，可以實現對儀器設備的全生命周期管理。儀器設備全生命周期管理是指設備的立項（論證）、采購、建賬、使用（維修／維護／調撥）、報廢、退庫的多環節動態化管理，是一項涵蓋用戶、采購、管理、財務等多部門的整體性工作。

隨著信息化的發展，各業務部門依據各自業務需求開發了相應的管理系統，如采購部門的采購系統、資產管理部門的資產管理系統、財務部門的財務系統、人事部門的人事系統等，但是各部門的系統間相對獨立，系統間缺乏有效的通信與共享，造成了信息流的中斷，形成了“數據孤島”。全生命周期視角下的儀器設備管理要求各系統之間協同合作而非孤軍作戰，因此要求我們在充分分析影響其協同合作因素的基礎上，打破系統間的信息壁壘，以“大資產”視角實現各系統間的協同業務模式。

影響設備全生命周期管理的主要因素有：

（1）設備資產與財務資產賬賬不符，影響數據準確性。所謂賬賬不符就是指財務固定資產賬上余額與資產管理部門賬上固定資產余額不相符。財務系統中記錄的資產賬與資產管理系統中的資產賬中存在的資產數目或者資產總額等信息不一致的現象，數據的不一致性影響數據的準確性。當前針對賬賬不符的處理方法主要是采用定期對數據進行人工比對，查找出不一致的數據進行處理，此方法所耗費的人力較大且具有較大的滯后性。

（2）同一業務不同環節多部門的辦理模式，增加了相關人員的辦理成本。以設備購置過程為例，從用戶視角來看就是一次購置行為，而從職能部門的工作角度來看需要涉及采購申報、采購實施、設備驗收、固定資產入賬、財務報銷等業務流程。因為各部門管理系統相對獨立，導致了經辦人要在不同的系統中分別填寫相關內容，如采購要在采購系統中申報、資產登記要在資產管理平臺上填寫、財務報銷要到財務系統中進行報賬預約，各個系統之間業務數據流中斷導致出現了“跑一個部門蓋一個章”的辦理模式，出現業務流脫節現象。業務流脫節現象不僅影響了業務的辦理效率，也影響了整個業務信息的完整性。實現傳統的“跑一個部門蓋一個章”的辦理模式向“一窗受理”模式的轉變，讓數據跑代替人員跑，讓數據用起來活起來，實現各系統間數據的流轉不僅僅是推進“最多跑一次”的改革要求，而且是新時代新形勢下資產管理改革的推進手段。

（3）各系統獨立數據變動無法實時通信，無法實現變動數據的同步更新。各部門系統大多是滿足自己的工作業務需求而定制的個性化系統，系統之間缺乏有效同步變更，某個系統中的數據變化，如人事系統中人員增減無法及時同步到其他系統中，房產系統中房屋調整沒有同步更新資產的存放地點，設備資產系統中設備入庫、退庫沒有及時更新到財務系統中的資產賬等，導致出現各部門對同一資產信息數據的記錄不一致現象。各系統之間的數據中斷導致了“一數多源”現象的出現，導致了各系統中數據的不一致，且對于不一致的數據難于追溯和查找源頭，給設備管理的相關工作帶來了額外的工作。

（4）儀器設備精細化管理不足，缺少電子檔案，難以對設備實施績效評價。設備的動態變化、流轉情況記錄不足，對于設備的來龍去脈難以追溯。尤其是對大型儀器設備的使用情況監測力度不夠，無法客觀地對儀器設備使用情況進行績效評價。建立資產全生命周期動態電子臺賬，不僅有利于查詢設備資產的相關信息、設備資產的狀態，便于掌握設備的使用機時數、共享機時數和設備的維修情況，而且有利于從整體上把握設備的使用狀況，為儀器設備評價尤其是大型儀器設備的績效性評價的開展與實施提供基礎性數據，也為后期儀器設備的購置提供決策支撐。

（5）儀器設備盤點效率低下，準確性不夠高。當前盤點大多采用依據設備清單對照實物逐一盤點的方式進行，由于盤點數據量較大，盤點人員多，容易造成漏盤、錯盤等相關問題，同時對盤點數據的統計也容易發生錯誤，導致盤點效率低下且準確性差。盤點中發現的問題如設備狀態、存放地點發生變化等設備信息無法實時修改，不利于數據的實時更新，影響數據的準確性。

2 全生命周期一體化管理視角下的數據對接設計

數據庫中的中間庫是進行數據訪問服務的中間件，獨立于數據管理與共享平臺且方便部署與卸載，有助于提高數據庫中數據的共享程度。借助中間庫技術可以打破各平臺之間的數據壁壘，既保持各個系統的功能特色又可以有效實現數據通信與更新，有效避免了數據孤島的形成。

針對上述影響儀器設備一體化管理的問題，借助中間庫技術，采用數據對接方法主要解決以下問題：

（1）借助中間庫技術實現各系統之間的數據通信以及警示機制。借助數據推送與接口技術，將各系統中共享數據推送至數據中心，各系統依據各自需求智能提取相關數據，實現數據的共享與同步更新。通過系統間的通信可以實現業務風險前期預警機制，有利于加強資產管理的風險防控。通過在采購實施前資金凍結機制，做到“有預算后采購”的措施，可以有效防控資金無法支付的風險；通過業務轉交機制可以將相關業務移交其他人完成后續業務，避免了因人員變更導致的后續業務無法辦理的流程風險等問題；通過財務系統中的入賬狀態可以及時發現已登記資產而未辦理報銷的相關業務，及時提醒經辦人完成后續業務，有利于防范因業務未完成導致的賬賬不符。

（2）系統流程優化，借助數據通信實現數據“一源多用”。原來各系統中數據相對獨立，同一業務信息如儀器設備的名稱、型號、價格等統一性信息要在不同系統中重復填寫，導致了“一數多源”的問題。重塑業務流程，以業務為主線，優化整合各部門業務需求信息，從業務源頭實現一次填寫各業務部門數據共用的業務辦理模式，有助于減少經辦人的業務，實現了傳統從業務為中心向用戶為中心處理模式的轉換。

（3）借助儀器監控系統實現對儀器設備的監控，借助射頻技術、條形碼技術等提升盤點效率。RFID 技術在儀器設備盤點中的高效率，是一項明顯的優勢。RFID技術以非接觸、非可視、遠距離、大批量的方式讀寫電子標簽。通過將儀器設備信息寫入到電子標簽中，將標簽粘貼在相關儀器設備上，借助自動數據采集裝置，即可實現對固定資產的快速化、無接觸式、批量式盤點，有助于提高盤點效率。

（4）統籌整合設備信息，形成全生命周期動態化數字化檔案。通過對設備尤其是大型儀器設備的使用過程進行監控，對大型儀器設備的使用（共享）、維修等情況進行記錄分析，為儀器設備的績效評價提供數據依據。通過在儀器設備前段安裝電流智能檢測儀終端設備，可以實時記錄監測儀器設備工作狀態，對記錄的數據按照自動生成設備的使用情況動態化電子檔案，為設備的績效考核提供依據，也為后續大型儀器設備科學化、系統化的配置等方面提供決策依據。

3 數據對接在儀器設備一體化管理各環節中的應用

（1）設備購置環節。設備購置主要包括采購申請、采購實施、設備驗收、資產登記、財務報賬等相關業務環節。以用戶為中心的事件流程把各部門相關業務集中為一條事件主線，有效避免了系統信息流的中斷，同時也為用戶后續的操作提供了便捷。

經辦人在采購系統中提交設備采購申請并提交，相關負責人完成在線審核同意后，采購中心進行審批。采購中心審批同意后，采購系統向中間庫發出資金占用標識，財務系統接收資金占用標識對資金進行凍結后實施采購。采用資金凍結機制，不僅能確保后續業務資金支出順利進行，還能讓項目負責人實時掌握資金變動動態。

（2）設備入庫環節。經辦人登錄設備管理系統在線填寫設備基本信息如名稱、型號（規格）、單價、供應商等，并讀取中間庫中的房產地點信息選擇存放地點，關聯采購系統中對應的采購單等將對應的設備信息讀取過來，并上傳采購合同、發票、驗收單等相關憑證附件，填寫財務報銷預約信息，核對無誤后提交等待設備管理部門審核。設備管理部門在線審核通過后，自動生成設備預登記信息、財務預約號并將財務預約信息提交中間庫，系統自動發送消息、短信等通知經辦人完成自助打印增置單并將相關憑證材料交財務辦理。財務部門依據增置單上的預約號及相關憑證做財務入賬處理，并生成財務入賬標識。系統自動監測業務狀態，對生成財務入賬標識的業務做設備入庫處理，對一定時間內未辦理財務入庫的業務進行預警提醒機制，及時提醒相關經辦人處理。借助財務的入賬標識，有效實現了設備資產入賬與財務入賬一致，從源頭有效避免了賬賬不符的情況。

（3）設備調撥環節。依據儀器設備相關管理辦法規定，設備領用人發生變動時，應及時辦理設備調撥手續并完成實物交接。從學院或部門設備資產總額是否發生變化角度劃分，可分為兩種：一種是部門內調撥，即在學院或者部門內部發生的調撥，此類調撥不影響學院或者部門的設備資產總值；另外一種是部門間調撥，即不同學院或者部門之間發生的調撥，此類調撥會導致學院或者部門設備資產總額增加或減少。基于校院兩級管理模式考慮，為充分發揮二級管理部門對儀器設備的使用管理權限，提升設備使用效能，設備調撥采用兩種不同的方式進行在線調撥。部門內在線調撥流程為：設備當前領用人在線發起調撥申請—學院（部門）資產管理員審核同意—新領用人收到實物并在線確認。部門間調撥流程為：設備當前領用人在線發起調撥申請—調出部門資產管理員審核同意撥出—調入部門資產管理員審核同意撥入—設備管理部門（資產管理部門）審核同意—新領用人收到實物并在線確認。部門間調撥在線完成，設備變更信息通過中間庫更新到財務資產數據中，確保學院設備臺賬、財務資產賬與學院（部門）資產賬的一致變動。

在線調撥擺脫了傳統依據紙質調撥單進行人工修改的弊端，形成的調撥歷史記錄有利于追溯設備的流轉過程，有效避免了因調撥產生的財務資產賬與學院（部門）資產賬不一致問題。

（4）設備的使用、共享環節。提高儀器設備的使用績效，促進儀器設備的保值與增值已經成為資產管理的一個重要問題。合理配置儀器設備資產，盤活閑置設備、提高儀器設備使用率、推進儀器設備共享、在現有設備資源的基礎上進行二次技術開發等已經成為提升儀器設備績效的有效手段。借助儀器設備前端監測設備，可以實時記錄儀器設備的實時使用情況，通過對設備使用數據進行分析形成儀器設備使用情況的報表，對設備的使用情況進行定量分析，也有利于挖掘效率較低、閑置的儀器設備，進行優化資源配置，提升設備使用效率。針對儀器設備尤其是大型貴重儀器設備，在滿足教學、科研的基礎上，借助大型儀器設備共享平臺積極實施開放共享。通過對儀器設備的共享情況、預約情況以及使用狀況等數據，形成大型儀器設備的績效報表，為大型儀器設備績效評價提供參考數據。借助儀器設備使用監測手段，不僅有利于盤活閑置設備、提升儀器設備使用效率、有利于設備資源的優化配置，同時也能有效避免設備的重復性購置造成資源浪費等問題。

（5）設備查詢、盤點環節。教職工登錄系統即可查閱本人領用的設備明細，通過查看設備動態電子檔案可以查看合同發票等相關憑證信息、調撥記錄、狀態等相關信息，實時了解設備具體變化情況。設備盤點是核實賬物是否相符的一種重要手段，通過盤點可以及時發現儀器設備的盈虧情況。盤點通常采用在線盤點和離線盤點兩種方式進行。兩種盤點方式都是借助掃碼設備掃描條形碼或二維碼進行盤點，不同之處在于：在線盤點將盤點結果以及變更信息即時更新到系統中；離線盤點是將盤點結果以及變更信息暫時存儲到掃描器中，待盤點結束后，再將盤點信息更新到系統中。借助在線盤點方式可以及時地了解設備盤點情況，可以逐條或者批量修改更新設備信息，可有效提升盤點過程、盤點結果處理的效率。

（6）設備報廢（處置）環節。申請人在線提交設備報廢申請，學院（部門）資產管理員審核后提交設備處審核。設備處統一匯總審核后，在平臺上進行提交報上級部門審批，設備處依據上級部門審批的結果更新系統里的設備“現狀”，系統自動生成同意報廢設備清單供申請人或者學院（部門）查看。設備處依據報廢設備清單統一回收報廢設備并交上級部門處置完畢后，對報廢的設備提交退庫申請，并且通過中間庫將設備信息推送至財務系統與財務資產庫進行對應數據匹配，財務處對匹配數據審核無誤后，進行財務銷賬處理并將設備銷賬標識推送至中間庫。設備管理系統依據中間庫中的財務銷賬標識對對應的設備進行系統自動退庫處理，并且自動生成設備退庫與資產銷賬信息對照報表存檔。

4 小 結

針對當前限制儀器設備一體化管理的問題，在保留各部門系統功能特色的基礎上，借助中間庫技術實現各系統間數據對接，通過優化各部門業務流程，從源頭解決了賬賬不符問題，實現了儀器設備管理登記入庫、調撥、報廢審核等“非現場化”辦理，借助圖像識別、電子標簽等提升了儀器設備盤點的效率與準確性。針對儀器設備尤其是大型儀器設備建立了動態電子檔案，為儀器設備使用的績效評價提供了較高的參考依據。借助資產管理平臺可以實時了解設備的相關信息，有助于提升儀器設備管理意識，充分發揮“人人都是資產管理員的”優勢。