RPA財務機器人在國有企業(yè)數(shù)字化轉型的應用

劉洋 國能民權熱電有限公司

引言

基于現(xiàn)階段市場經(jīng)濟的不斷完善，國有企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中面臨諸多機遇和挑戰(zhàn)。同時在國有企業(yè)深入改革的形勢下，對財務管理產生較大的影響。由以往內部記賬以及資產管理等逐漸轉變?yōu)閷ζ髽I(yè)的內部控制，同時，企業(yè)財務風險也由傳統(tǒng)財務資料上升到對市場行情的影響。在信息化和數(shù)據(jù)量持續(xù)增加的條件下，國有企業(yè)財務管理需要采用先進技術或工具實現(xiàn)進一步優(yōu)化，推動數(shù)字化轉型進程。

一、RPA財務機器人概述

RPA財務機器人是現(xiàn)代科學技術發(fā)展的主要成果，其是指流程自動化機器人。通過利用軟件自動化對常規(guī)任務進行有效處理。改善原本財務管理中重復、單調、機械以及低價值的事務性操作，借助RPA財務機器人能夠模擬勞動力，通過預先設置的程序功能開展自動化處理，提高業(yè)務效率，減少人力投入，促使財務管理向智能化方向轉型升級。從RPA財務機器人技術原理的角度出發(fā)，利用其所特有的軟件技術屬性，在既定規(guī)則腳本設計基礎上，取代人工實現(xiàn)電腦智能化操作，對傳統(tǒng)業(yè)務流程進行優(yōu)化。同時集成系統(tǒng)表層，跨系統(tǒng)連接網(wǎng)頁以及辦公軟件，在調用操作系統(tǒng)底層技術基礎上，識別和處理計算機中的所有程序，并可模擬人為操作，將多種技術進行組合，不間斷開展機器處理。綜合來看，RPA財務機器人是基于當前計算機系統(tǒng)架構，通過自主設定流程，借助計算機設備執(zhí)行明確的、業(yè)務數(shù)量較大的工作內容。

二、RPA財務機器人對企業(yè)數(shù)字化轉型的作用

（一）實現(xiàn)流程自動化

RPA財務機器人對于企業(yè)數(shù)字化轉型具有積極作用。首先即是能夠實現(xiàn)流程自動化，根據(jù)其技術原理，能夠利用界定較為清晰且存在重復性的業(yè)務流程中，針對具有既定規(guī)則的交易活動發(fā)揮較好的應用效果。尤其企業(yè)財務是一項規(guī)則性強的領域，往往在從事相關業(yè)務時，出現(xiàn)大量的重復性流程工作，傳統(tǒng)模式則是以手工完成為主。這一現(xiàn)狀與RPA財務機器人的應用條件具有很高的匹配性。所以在實踐中應用過程中，RPA財務機器人能夠根據(jù)企業(yè)財務的業(yè)務內容、流程特點等，模擬人工操作進行自動化處理分析，盡可能地降低財務偏差，預防數(shù)據(jù)欺詐以及操作不規(guī)范等問題。特別是近年來，國有企業(yè)將RPA財務機器人應用在財務共享服務中心，負責處理費用報銷、采購到支付、訂單到收款、總賬到報表以及資金管理等流程，基于自動化控制流程節(jié)點，有助于節(jié)省企業(yè)人才、技術和時間成本，進而推動財務流程高效運作。

（二）解放人力資源

由于RPA財務機器人的主要功能是模擬勞動力，所以在企業(yè)轉型升級過程中應用，有助于解放大量的人力資源。按照RPA財務機器人的原理，其能夠在成本效益原則基礎上，最大限度的發(fā)揮財務職能，推動財務人員實現(xiàn)轉型。在應用環(huán)節(jié)及時將財務人員從重復、簡單、低附加值工作中釋放出來，集中力量開展業(yè)務分析、決策支持以及財務預測等高端增值活動，保證財務人員趨向管理型和價值型發(fā)展，有利于為企業(yè)轉型提供堅定的人才支撐。

（三）構建組織層次化

企業(yè)在數(shù)字化轉型過程中，對于組織層次的要求較高。為實現(xiàn)企業(yè)順利完成數(shù)字化轉型，則需要嚴格按照數(shù)字化人才培養(yǎng)理念做好頂層設計，重點針對領導者、應用人才、專業(yè)人才等類型開展教育培訓，提高財務領域人才支持。一方面，通過應用RPA財務機器人，能夠進一步促進財務人員轉型，優(yōu)化組織架構。比如RPA財務機器人在財務共享服務中心的應用，有利于對海量財務數(shù)據(jù)進行自動化處理，解放基層財務人員，并轉移到服務業(yè)務、決策支持、預測分析等重點內容上，有利于輔助戰(zhàn)略制定和實施。另一方面，應用RPA財務機器人有助于構建“戰(zhàn)略財務+共享財務+業(yè)務財務”以及管理團隊等體系，最大化發(fā)揮人機協(xié)作效應。

（四）推動職能升級化

RPA財務機器人在企業(yè)數(shù)字化轉型中，最為突出的作用即是可推動財務職能升級化。其主要表現(xiàn)在以下三個方面：

（1）參與企業(yè)戰(zhàn)略決策制定。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中，財務部門是其控制成本、統(tǒng)計效益的核心部門，在日常業(yè)務中可記錄企業(yè)所有經(jīng)濟交易行為以及信息往來，有助于匯聚大量數(shù)據(jù)。通過應用RPA財務機器人能夠在一定程度上驅動數(shù)字化轉型進程，比如將傳統(tǒng)的小數(shù)據(jù)集升級為大數(shù)據(jù)中心，促使傳統(tǒng)財務職能發(fā)生有效轉變，在工作中從以往的數(shù)據(jù)計量等基礎工作，轉向數(shù)據(jù)深層挖掘、高效利用以及增值保值等功能，支持企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定。并且RPA財務機器人具有數(shù)據(jù)檢索、記錄、加工和分析等功能模塊，有助于對大數(shù)據(jù)進行挖掘分析。

（2）支持業(yè)務靈活發(fā)展。在企業(yè)內部管理中往往存在信息循環(huán)、業(yè)務循環(huán)和管理信息，其中在信息循環(huán)方面應用RPA財務機器人，有助于保障財務部門高效、準確地收集和加工信息，推動業(yè)務循環(huán)以及管理循環(huán)相結合，支持業(yè)務經(jīng)營活動順利開展。

（3）提高風險防范和控制能力。企業(yè)數(shù)字化轉型即是將數(shù)字技術與傳統(tǒng)行業(yè)進行融合，從而產生新業(yè)態(tài)以及新模式。但在數(shù)字經(jīng)濟高速發(fā)展的形勢下，企業(yè)會計環(huán)境面臨著一些新挑戰(zhàn)，很容易出現(xiàn)巨大風險，導致企業(yè)經(jīng)營效益受損。而應用RPA財務機器人則能夠有效提升財務部門數(shù)據(jù)的處理水平，根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果準確預判財務風險和非財務風險，推動財務職能從事后監(jiān)管轉型向事前預算和事中控制，切實提高企業(yè)風險防控能力。

三、RPA財務機器人的應用功能

（一）數(shù)據(jù)檢索與記錄

RPA財務機器人的基礎功能即是數(shù)據(jù)檢索與記錄。通過設置相應的業(yè)務處理規(guī)則，模擬人工操作過程，快速、自動地進行數(shù)據(jù)檢索、遷移以及錄入等環(huán)節(jié)。同時還可自動訪問安全站點，根據(jù)關鍵字段進行數(shù)據(jù)自動檢索和提取。同時采用編程的方式有效解決檢索操作，更為靈活的獲取頁面信息。即便是在有修改的情況下，無須調整項目架構，有效節(jié)約數(shù)據(jù)遷移時間。同時在記錄工作中，借助RPA財務機器人能夠自動識別紙質文件、接受電子文件等，模擬人工記錄流程，促使數(shù)據(jù)完整、準確地錄入到設定系統(tǒng)中，實現(xiàn)對文件以及數(shù)據(jù)的整理歸檔。

（二）圖像識別與處理

RPA財務機器人依托OCR技術可自動識別圖像，提取其中包含的有效信息，并輸出為可結構化處理的數(shù)據(jù)。當對相應數(shù)據(jù)進行審查分析時，可輸出對決策具有一定價值的信息。同時利用RPA財務機器人識別相應信息后，能夠對分類結果進行校正以及格式化，再將所提取到的關鍵字段輸出為可結構化處理的數(shù)據(jù)，進一步減少人工錄入工作量。比如自動識別發(fā)票信息、模擬人的判斷開展處理操作等。

（三）平臺上傳及下載

數(shù)字化財務系統(tǒng)在操作中，往往需要針對大量數(shù)據(jù)進行上傳或下載。而RPA財務機器人能夠自動完成數(shù)據(jù)流的接收和輸出，即是按照預先設定的路徑，登錄相應系統(tǒng)平臺，有效實現(xiàn)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞。如果系統(tǒng)間接口存在一定限制，則會導致數(shù)據(jù)融通出現(xiàn)障礙，應當借助適當?shù)钠脚_實施數(shù)據(jù)同步更新。RPA財務機器人基于模擬人工操作，可自動登錄相應的異構系統(tǒng)，將設定數(shù)據(jù)有效上傳、下載或其他處理等。

（四）數(shù)據(jù)加工分析

一方面，RPA財務機器人的應用功能則是對數(shù)據(jù)信息進行有效檢查、篩選，通過對原始數(shù)據(jù)開展加工處理，有助于保障數(shù)據(jù)獲取的準確性和完備性，在自動化檢查程序中，能夠準確識別異常數(shù)據(jù)并發(fā)出預警提示。另一方面，RPA財務機器人可針對多指標報表完成自動化數(shù)據(jù)運算，滿足個性化管理需求。

（五）信息監(jiān)控和產出

由于RPA財務機器人是對人的模擬，在財務數(shù)據(jù)處理中，能夠按照預設流程分配和交接工作流，以此實現(xiàn)自動化批復。通常情況下，RPA財務機器人會從內外部獲取相應的信息數(shù)據(jù)，按照預先設定的模板或數(shù)據(jù)要求，開展自動化信息整合、輸出等，從而將預測數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)開展對比。并以通知、跟催等方式向管理人員發(fā)送相應郵件提醒，保證及時進行審核以及批復，有效監(jiān)控信息和產出，提高財務業(yè)務操作的規(guī)范性和合理性。

四、RPA財務機器人在國有企業(yè)數(shù)字化轉型中的具體應用場景

（一）費用報銷

針對當前國有企業(yè)改革發(fā)展的現(xiàn)狀，在數(shù)字化轉型過程中對RPA財務機器人的應用，主要體現(xiàn)在費用報銷場景中。通常情況下，在報銷環(huán)節(jié)中可實現(xiàn)智能提單、自動付款、自動賬務處理、費用分析等功能。并基于OCR技術的支持，運用RPA財務機器人能夠自動識別各類發(fā)票以及單據(jù)，通過既定規(guī)則對各類票據(jù)實施自動化整理分類、匯總以及分發(fā)傳遞等。在國有企業(yè)的經(jīng)營活動中，RPA財務機器人可替代人力進行報銷單據(jù)的審核和校對，按照預先設定的費控規(guī)則開展業(yè)務處理，最大限度降低報銷異常問題。同時對完成審核的報銷單實施自動化付款，根據(jù)事先設定記賬規(guī)則以生成相應的賬務憑證，實時分析報銷費用的合理性以及匹配性，提醒異常報銷單據(jù)信息，有效規(guī)范報銷流程，避免出現(xiàn)財務處理差錯。

（二）采購貨到付款

采購貨到付款是國有企業(yè)財務管理中的重點業(yè)務，為實現(xiàn)數(shù)字化轉型，則需要運用RPA財務機器人進行處理。一般情況下，主要處理流程涵蓋請款單的處理和查驗，并進行發(fā)票認證、采購款項支付等。在具體實施中，RPA財務機器人對請款單進行全面掃描和識別，確認無誤后可錄入到企業(yè)內部的ERP系統(tǒng)。然后按照預算設定規(guī)則執(zhí)行發(fā)票、訂單以及收貨單匹配，完成確認收貨環(huán)節(jié)。通過RPA財務機器人能夠對供應商所提供的發(fā)票信息進行準確查驗，并對認證后的發(fā)票自動審核。完成應付款項支付后，RPA財務機器人將相關信息導入到總賬中，便于進行實時的賬務處理。同時相關財務人員根據(jù)對賬時間人工登錄ERP系統(tǒng)則可導出賬單進行核對，如發(fā)現(xiàn)異常則自動發(fā)送提醒郵件，便于及時開展賬務核對及處理。

（三）訂單到收款

訂單到收款是企業(yè)財務業(yè)務處理的又一重點內容，為有效推動數(shù)字化轉型，則需要在該環(huán)節(jié)內引進RPA財務機器人，有助于優(yōu)化訂單到收款整個流程。比如對銷售單錄入及變更、發(fā)票開具、返利管理、收款到賬、訂單發(fā)貨、收款核銷等流程實施優(yōu)化。首先，在實踐應用中，針對銷售單的錄入以及變更等，可采用RPA財務機器人自動識別紙質或電子訂單，經(jīng)過核對后錄入到系統(tǒng)中。當訂單信息存在變更需求時，可實施利用相應軟件系統(tǒng)開展檢索、查詢、修改、保存等操作。其次，RPA財務機器人按照所接受的訂單信息，自動進行開票并分發(fā)給相應的業(yè)務人員。同時要從客戶管理部門獲取準確的返利申請表，將其上傳到內部系統(tǒng)，再錄入相關內容，形成申請?zhí)柎a進行依次處理，并將返利訂單發(fā)送到審批人郵箱。最后，在訂單到收款流程中借助RPA財務機器人進行銀行流水信息獲取。然后經(jīng)過精確篩選機制，將所有符合入賬條件的信息均錄入到企業(yè)內部財務系統(tǒng)。在收款業(yè)務中，RPA財務機器人可針對各項財務信息進行循環(huán)檢查，確保收款金額滿足訂單條件。如需收款，能夠基于銀行數(shù)據(jù)實施自動認領來款，并將相關信息同步到企業(yè)的賬務系統(tǒng)，盡可能提高賬款核銷效率。

（四）總賬到報表

針對國有企業(yè)的財務發(fā)展現(xiàn)狀，總賬到報表處理流程效率直接關系到總體賬務安全和業(yè)務實效。尤其是在關賬、對賬以及報表出具等環(huán)節(jié)，對操作嚴謹性要求越來越高。應用RPA財務機器人能夠進一步推動財務數(shù)字化轉型，提高總賬處理能力和報表質量。比如在會計期末，通過利用RPA財務機器人可以高效開展現(xiàn)金盤點、銀行流水核對、確認運營銷售收入等。如果在處理中發(fā)現(xiàn)存在誤差，RPA財務機器人第一時間向負責發(fā)送預警信息，如未發(fā)現(xiàn)異常，則能夠按照既有設定規(guī)則實現(xiàn)自動化賬務處理。另外，在總賬到報表的流程中，RPA財務機器人能夠周期性開展記錄和結轉賬務，并每天自動進行對照和調節(jié)表打印，極大的節(jié)省人力勞動和時間資源，有助于提高財務業(yè)務處理效率以及水平。除此之外，RPA財務機器人還能夠自行完成對財務數(shù)據(jù)的匯總、合并、抵銷、催收以及數(shù)據(jù)導出等操作，保障財務報表具有模塊化。

（五）資金管理

國有企業(yè)相比于民營企業(yè)，在財務管理上具有較為明顯的不同，由于企業(yè)資產從屬于國家，應當注重資金管理，規(guī)范使用和流轉。因此在數(shù)字化轉型進程中，通過運用RPA財務機器人能夠充分提高資金管理實效，保障資產資金價值的有效發(fā)揮，實現(xiàn)國有企業(yè)的健康平穩(wěn)發(fā)展。在實踐應用中，RPA財務機器人可進行銀企對賬自動化業(yè)務。即是通過與銀行網(wǎng)絡對接，獲取流水信息后，與企業(yè)賬務數(shù)據(jù)進行核對，同時可開具銀行余額調節(jié)表。在現(xiàn)金管理方面，RPA財務機器人能夠自動登錄企業(yè)網(wǎng)銀，根據(jù)預先設定的資金劃線標準實現(xiàn)現(xiàn)金歸集、執(zhí)行現(xiàn)金利用計劃等，以此提高對資金動向以及利用情況的監(jiān)管力度。另外，RPA財務機器人能夠按照企業(yè)訂單信息以及供應商信息等，自動進行款項收付。有助于提高資金管理效率，降低人為操作失誤率，為企業(yè)轉型發(fā)展奠定良好基礎。

結語

綜上所述，國有企業(yè)的發(fā)展直接關系到國民經(jīng)濟的建設水平，而財務管理作為企業(yè)管理的核心，提高財務業(yè)務處理質量和效率是實現(xiàn)轉型升級的重要前提。在當前數(shù)字經(jīng)濟的背景下，國有企業(yè)可以結合自身發(fā)展實際，在財務業(yè)務處理流程中合理應用RPA財務機器人，有助于規(guī)范和優(yōu)化國有企業(yè)的財務業(yè)務，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。