汽車4S 店內部控制現狀及策略研究

李 寧

(徐州文峰偉杰汽車銷售服務有限公司，江蘇 徐州 221000)

汽車4S 店主要是指在汽車行業內由車輛銷售、零配件銷售、信息反饋與售后服務四個部分組成的四位一體特許經營銷售模式，是整個汽車經營業務的核心。 內部控制是企業通過實施專業管理制度來有效監管規避企業風險，遵循相關法規保證財務報告的真實可靠、維護資產完整、保障實現經營目標等過程中，采取一系列自我規劃評價的約束和動態調整的行為所形成的管理規范。 現階段國內的汽車行業市場環境受到新冠肺炎疫情、城市汽車限購令、環境保護政策、汽車網上銷售交易、綜合維修保養商不斷涌現等內外因素的影響，導致汽車4S 店的綜合業務受到巨大沖擊并有日漸下降的趨勢，同時越來越低的利潤率、趨于白熱化的市場競爭等因素也給汽車4S 店模式帶來了新的嚴峻挑戰。 在這種新的形勢下，已有部分汽車4S 店因無法繼續運營而被迫關閉，此狀況下的汽車4S 店要想健康穩步地提升業績并持續平穩發展，則更加需要科學有效的內部控制體系來監督內控制度的執行運營，防范并規避風險，提升自身的核心競爭力，以實現企業的長遠發展戰略目標。

一、 汽車4S 店內部控制體系的重要價值體現

(一)提高4S 店整體管理水平

汽車4S 店有一整套的內部控制管理制度，在銷售和應收賬款、采購和應付賬款、現金和銀行存款、存貨和固定資產等各類經濟業務方面，建立了執行特定職能的授權機制。 汽車4S 店在高效運用內部控制體系時能保證客戶和自身的資產安全，加強了各個環節的緊密銜接，促進了業務銷售部門與財務部門的交流。 例如銷售部門可以通過財務部編制的現金流量預算開展業務活動，有利于管理層更好地了解財務花銷。 在收款方面提醒客戶務必到收銀臺去交付車款或維修費用，業務人員不可代收或墊付，有利于資金和固定資產的控制。 汽車4S 店通過內控打破了各部門之間的壁壘，促進了交流并提高了整體的管理水平。

(二)促進4S 店內部管理規范

目前很多汽車4S 店執行的是集團總部統一下發的內控流程制度，在其理論化和程式化的指導下，內部管理往往滯后于外在發展，無法與店內實際情況相適應，不能及時解決出現的問題。 汽車4S 店完善內部控制管理規范機制，可以更好地明確各崗位管理職責，整合內部資源，高效利用資金并明確資金流向，有利于公司開展監督檢查業務，及時修改和完善內部存在的缺陷和不足，防止員工舞弊行為的發生。 加強內部管理的執行力度，能更好地規范自身內部經營活動。

(三)加強4S 店的市場競爭力

汽車行業內的市場競爭已經愈演愈烈，汽車4S店在外部整體規模擴張的帶動下，更需要建設科學合理的內部控制體系，使得內部控制系統能有效監督和引領各項經濟活動，結合當下實際的市場環境做出經營方式的調整來提高公司運營效率。 利用合理的獎懲制度來監督考核員工的工作情況，激發員工工作熱情的同時也能降低企業成本。 各部門之間有明確的分工職責和協作指導，能提高汽車4S店的合作力、凝聚力及盈利水平，為企業在激烈的市場競爭中提供了動力，最終使其在市場上占有一席之地并獲得更多資源。

二、 汽車4S 店內部控制現狀分析

(一)不相容崗位未分離，關鍵崗位定期輪崗制度缺失

汽車4S 店內部控制管理制度的設計主體主要由不相容崗位分離、業務授權審批程序和企業風險評估三部分組成。 其目的分別為，不相容崗位分離以便確保企業資產安全完整，授權審批具體職責權限是用來保障有效處理經營業務問題，根據實際狀況進行風險評估則能預防風險并及時堵塞企業內部漏洞。 其中在汽車4S 店里的不相容崗位指的是，由一人擔任既可能發生錯誤和舞弊行為又可能掩蓋這種錯誤和舞弊行為的職務。 比如出納和收銀是常見的不相容崗位，部分4S 店由于業務量下降而進行裁員，容易把出納和收銀合并由一人來擔任，會造成個別人員通過收款和到賬時間差利用各種優惠券進行售后結算，利用內控漏洞把優惠券套用到正常客戶結算單上中飽私囊。 此外，關鍵崗位沒有定期輪崗也容易造成管理層無法識別某些錯誤，如財務和行政管理層長期在單店，個別行政人員通過預算編制人為做高費用，在財務報銷時候侵占多余費用。個別銷售顧問還會存在截留隨車贈予客戶的精品禮物，或以少交車輛購置稅為由進行低開機動車發票侵占公款。

(二)管理層未對業務進行嚴格審批

汽車4S 店必須通過主管領導審閱授權和總經理審批程序，才能進行各種經濟業務活動，比如簽訂汽車銷售打折、續保贈送或售后維修打折這些有權限的合同，但該授權審批制度在實際經營過程中往往會出現管理上的漏洞。 個別銷售人員為了盡快簽單，不經過財務部核價就直接收取客戶定金并口頭承諾贈送各種禮品、售后維修打折或保養等，在客戶提車結算時找各種理由延時或推脫管理層的審批。管理層沒有嚴格審批，導致失去有效控制業務和經費的作用，從而失信于客戶，致使投訴增多，長此以往必然不利于4S 店的發展。

(三)汽車4S 店對審計工作不夠重視

汽車4S 店內部控制中的審計部門保證了正確的財務信息和合法合規的經營活動，但在實際履行過程中，汽車4S 店里往往缺少專業專職且有經驗的審計人員，現有人員在制定業務流程和政策制度時太過于理論化，同時又沒有實際執行權，導致不能落實審計制度，比如在以公司相關制度審計內部重點賬目時，即使審計人員從理論中發現問題，也無權對責任部門采取懲罰措施。 還有的4S 店在審計項目時，管理層經常是抽調單店財務人員進行交叉檢核，審計缺乏獨立性，甚至個別部門人員為了自身利益而篡改數據，不專業的審計人員不熟悉業務流程查不出存在的問題，在審計報告中缺少有針對性的整改意見，就造成了當事部門事后簡單應付和稀泥的狀態，最終導致審計流于形式，無法發揮審計的真正作用。

(四)庫存管理不規范導致庫存積壓

當前很多汽車4S 店在存貨管理方面缺少科學合理的工具和方法，一些4S 店即使采用了相對先進的ERP 系統來推進庫存管理，但初期也僅限于在財務部門開展，這樣導致管理人員無法獲取有效信息數據進行存貨核算，影響4S 店整合共享內部資源，在盤點庫存時容易造成賬實不符。 一部分4S 店通過加大存貨庫存量來獲取廠家更多的返利，但是廠家給4S 店設置了考核機制與返利掛鉤的政策，廠家系統提車計劃不符合4S 店實際情況，產生了庫存與銷售不匹配的問題，再加上現有庫存管理方法不規范，容易產生部分車型滯銷積壓、存貨時間過長的現象，致使4S 店的大量資金和多余財務費用被占用，增大了4S 店的管理成本。

(五)財務人員的流動導致數據失真

汽車4S 店的員工離職率偏高，財務人員流失現象嚴重，再加上財務管理基礎相對薄弱，財務人員沒有統一的處理事務方式，容易出現科目使用不規范、財務數據不連貫、會計記賬不嚴謹等問題，導致4S店收入和成本不匹配、往來賬目核對困難，不能反映真實的業務情況。 比如部分財務人員發現預交定款與提車付款客戶不一致時，也會在銷售車款中籠統地按照最終開票入賬，售后結算也只根據賬上金額做收入而忽視不同贈券的變現，人員頻繁變動致使無人落實廠家返利情況及對接客戶應收未收賬款，這些問題必然損害汽車4S 店的利益。

三、 汽車4S 店內部控制優化策略

(一)按照不相容崗位制度實施重要崗位定期輪崗制度

汽車4S 店在實際工作中應當嚴格遵循不相容崗位的分離制度來進行活動，比如財務部門的出納、收銀崗位人員必須要分離。 汽車4S 店管理層還需要定期檢查和不定期審計該崗位以防出現財務風險問題，需要每日核對客戶車款收付是否一致，開具的發票、優惠券的使用是否正確等工作，一旦該崗位有財務問題會讓4S 店出現重大損失。 汽車4S 店里的重要崗位也需要每隔三四年輪換一次，讓行政和財務等重要崗位上的負責人進行跨區域的輪崗，或者直接在不通知本人的情況下對相關崗位工作人員進行離崗檢查，該制度的實行可以有效監督重要崗位工作人員的行為規范，規避人為因素造成汽車4S 店的損失。

(二)嚴格按照授權審批政策實施

財務人員收取定金時，必須以價格授權審批政策為依據嚴格審核訂單，業務人員在新車銷售過程中，銷售訂單及贈品與客戶當面簽字確認，并對空白合同進行入庫管理。 管理人員需要對售后部門事故車的維修、保養、贈券等確認并授權后，才可向客戶贈予，嚴禁出現先贈送后審批的現象。 行政部門審核公司日常費用，在審核無誤后統一立項并經由公司負責人審批后執行，嚴禁各部門出現無報備就自報自銷的行為。 對超出權限的特殊事項，由管理層報備上級領導，集團領導商討后通過特殊業務審批后執行。

(三)加強專項審計和常規審計日常化

內部審計有效監督了汽車4S 店內部控制管理執行情況，并能及時發現經營決策錯誤和管理漏洞，降低了經營風險。 汽車4S 店需要引進專業的審計人員來對所經營的業務進行專項審計和常規審計。專業的審計人員需要精通4S 店的業務流程，并由銷售、財務等各部門管理級別人員組成審計小組去檢查汽車4S 店的經營業務，結合店內實際經營狀況，對4S 店在運營過程中是否存在漏洞做出評判，對4S 店內出現的異常情況進行追查，并分析原因直至找到源頭，這樣才能有效遏制各種舞弊行為，解決4S 店存在的真正問題。 4S 店的專項審計和常規審計相結合可針對性地重點整改店內不合理的工作流程，促進企業健康平穩發展。

(四)優化內部控制流程，合理控制庫存

汽車4S 店需要動態管控庫存狀態。 在車輛入庫時工作人員要對廠家隨車商品交運單進行核對，并檢查車輛的整體狀況是否在運輸途中遭受撞擊破損，再由信息員、整車入庫管理員簽字確認。 在車輛出庫時也要全面核對整車收銀簽發的出門證是否有業務經理、收款員、庫存管理人員的簽字確認。 同時，管理人員需要對在庫車輛進行定期盤點，及時更新車輛庫存臺賬。 此外，試駕車在賣給客戶時要按照市場的二手車價格，并對試駕車履行固定資產處置的審批流程，可以減少試駕車在倉庫滯留并占據4S 店監管成本的情況。 這種嚴格的車輛出入庫的管理較好地實現了車輛庫存管理和整改，能夠使汽車4S 店盡可能做到動態管控庫存。

(五)加強員工培訓，控制人員流動性

汽車4S 店應當保證員工的穩定性，長期穩定的財務人員能使4S 店的各項業務連貫一致，重視工作人員的培訓工作以便培養專業人才，尤其是財務人員的專業培訓，能使其深入了解4S 店的業務，再結合本身的財務專業崗位，為以后開展業財融合的工作打好基礎。 比如為避免出現代付款糾紛問題，需要客戶當面簽訂代付款證明，使用贈券時需要及時登記臺賬，專門人員要落實廠家返利是否順利到賬，禁止財物人員出現空崗現象等，同時4S 店還要在日常培訓中及時講解公司新政策，讓員工適應新要求，加強企業文化建設，樹立全員內控意識，讓員工認同公司理念，切實履行內控職責，進而留住更多人才。

四、 結語

綜上所述，伴隨著4S 店在汽車領域內數量和業務的不斷上升，其內部控制必然會遇到更多問題。只有對汽車4S 店內部控制現狀持續進行全面思考和探索，才能更好地做出內部控制的措施和方案。明確各部門工作責任，嚴格執行內部控制制度，落實每位員工的執行力，解決所存在的問題并實施切實可行的優化方案才能有效規避風險，提高4S 店的整體盈利水平。 現階段的汽車4S 店的內部控制工作依然任重道遠，只有使此項工作保持與時俱進，才能不斷提高內部控制水平，規避財務風險，解決面臨的各種新型問題，促進4S 店整體前進。 4S 店各部門領導也需要促進各部門信息的交流，保證財務信息的準確性和真實性，為審計部門提供可靠的數據參考，便于制定相應的發展決策，從根源上減少財務風險問題，促進企業未來的全面健康發展。 面對越來越激烈的市場競爭，加強內部控制并不斷持續加深地優化此項內控制度，才能使4S 店在市場競爭中占據顯著優勢，為4S 店在之后的業務開展中持續穩定地發展保駕護航。