基于共享財務的高校財務轉型研究

郭敏雯

（西北工業大學 財務處，陜西 西安 710000）

隨著科學技術的迅猛發展，人工智能作為前沿科技之一，應用范圍不斷擴大，也給人們的生活帶來了極大的改變。從人機對弈，到自動駕駛汽車、人形機器人，再到弱人工智能階段，人工智能對產業結構、城市形態及生活方式都帶來了巨大的改變。對于財務來說，也實現了從手工記賬到會計電算化，再到財務共享的轉型，讓過去的不可能變為可能。依托互聯網技術，會計電算化走向財務信息化，而財務共享服務中心及相關信息技術的發展，是財務領域又一次里程碑式的革命。

一、高校財務管理現狀及發展趨勢

近年來，隨著高校規模的日益擴大，財務管理模式面臨著巨大的挑戰。國家財政對高校的經濟支持力度越來越大，學?？芍浣涃M數額越來越大，多校區、多模式辦學，異地機構等的建立需要財務部門更合理、科學的安排資金收支，以達到學校資金使用的最優配置。學校各部門間業務往來頻繁，溝通不通暢，財務管理工作變得更加繁瑣，業務量大，效率不高，而國家對高校的資金監管卻逐步提高，這就需要一個共享平臺實現數據的互聯互通、集成管理。隨著人工智能等信息技術的出現和發展，給高校財務管理帶來了新的機會和挑戰。

二、高校財務工作存在的問題

如何解決繁瑣的財務報銷流程，為科研人員松綁，是學校落實科研“放管服”的重要舉措。改革簡潔易操作的財務報銷系統，提高會計信息化水平，提升服務質量，簡化報銷流程，是現在每個高校財務管理人員急需解決的問題。

(一)財務報銷業務量大

隨著高等教育的快速發展，課題項目、研究經費不斷增多，為了避免老師在課題經費使用過程中的虛假支出，國家大力推行電子發票，同時要求使用公務卡進行結算付款，這使得日常報銷中需要核對的信息量急劇增加，給財務人員帶來了工作難度。

(二)政策宣講不到位

隨著國家財經法規及制度的不斷更新完善，財務政策不斷推陳出新。面對數量龐大的師生群體，如何深入的宣講政策制度存在著一定的困難。師生對財務制度了解不透徹，容易造成信息傳遞不到位、不及時，將簡單的報銷業務變得復雜化，降低辦事效率。

(三)報賬員頻繁更換

目前很多課題組缺少科研助理，不同的教職工經常使用同一個經費號，有時還會找學生辦理財務報銷手續，由于不同人員對財務政策的掌握和理解不一致，或者對報賬流程的把握不到位，經常造成單據材料不完備而退單，無形中給財務工作人員造成了返工，增加了時間成本。

(四)財務人員配備不到位

由于報銷內容不斷細化，財務人員工作量不斷提高，無形中也帶來了巨大的工作壓力。目前各高校人員編制均有所限制，學校不得不大量聘用人事代理，造成人員素質層次不齊。同時，大量簡單的重復性工作，仍需要工作人員人為判斷業務發生的真實性，在不斷提高的服務要求下，極度考驗工作人員的業務素養和溝通能力。

(五)會計信息化水平不高

盡管當前的人工智能技術已經被大規模的應用在現有的財務系統工作中，但智能化手段還不夠高，很多重復、繁瑣的工作仍未解決，不能推動財務工作的轉型。例如預算管理，由于預算管理缺乏相關的信息化系統，信息化水平較低，管理效率低下，現階段還存在通過紙質預算申報書來進行預算信息收集，通過“二上二下”再將最后審定的預算數下發到學院，這樣的預算管理系統是較為落后且不方便的。

三、高校財務工作轉型路徑

(一)建立財務集中核算管理系統平臺

該平臺將整合目前財務資源，實現報賬、審批、審核等業務支撐，具體包括綜合財務管理、共享運營、預算管理等系統。在功能上支持業務填單、審批，財務審核，會計憑證自動生成等功能，通過系統設定規則校驗、預算校驗功能，提高業務處理效率同時加強財務管理。搭建電子報賬系統、電子影像系統、發票采集系統、發票管理系統、共享運營系統、電子檔案系統等于一體的財務共享平臺。

(二)搭建智能化報銷平臺

1.利用OCR技術減輕報賬負擔。通過人工智能技術，將高重復、技術含量低的體力工作通過計算機進行處理，實現會計核算流程自動化，可以大幅提升會計人員的工作效率，如將核對發票抬頭，計算發票金額等人工識別工作改為自動識別校對電子發票，即利用OCR技術，自動提取發票信息，填寫報銷單據，完成發票真偽查驗并提交至影像服務器進行票據保存等工作。

2.搭建商旅共享平臺。通過商旅共享平臺，實現一站式差旅服務功能。平臺對接同城商旅，差旅費由供應商墊資，師生通過平臺下單，商旅平臺按月統一對賬開票，同時實現與財務管理系統、網上報銷系統無縫對接。不僅可以實現差旅行為的事前審批管控，同時解決了師生墊資和借款問題，出差標準、預算和資金控制集中管理，后期的自動對賬也解決了報銷時手工粘貼報銷發票的繁瑣手續。既簡化流程，又減輕一線財務人員的工作量，降低成本，提升效率。

(三)建立業財稅一體化的財務共享中心

將重復性大的流水線工作進行集中處理，同時將采購、費用核算、資金管理、往來款管理、合同管理及預算管理等模塊進行整合，搭建全流程的財務共享信息平臺，不僅實現了學校財務工作和職能的整合，也提高了財務管理的效率和質量，在方便師生隨時隨地進行報銷審批的同時推動了財務工作的快速轉型。

1.實現線上審批和財務審核。通過整合現有財務資源，實現報賬、審核、審批、支付等全流程管理。財務集中核算管理系統平臺在功能上支持業務審批、報銷單據填報、會計憑證自動生成等，并通過設定校驗規則和預算控制規則提高業務處理效率，增強風險控制力度。系統承載了員工自報賬初始至業務領導審批、財務審核、付款會計支付的全程業務及財務信息，支持所有納入的上線單位費用報銷業務的流程化、標準化、高效率處理。

2.實現報賬共享。所謂的報賬共享是建立在核算共享的基礎上的，即前端的網上報賬流程全部通過共享的模式，借助電子影像化，實現全單位模式下，財務人員處理多部門各單位的報銷、核算、稽核、發票查詢等模式，同時將預算、核算進行全面共享，各權限人員均可瀏覽。

3.實現采購管理智能化。在采購共享方面，借助成熟的電商平臺，實現辦公用品、專用材料等在線采集訂購，確保交易的真實性和完整性，同時減少人員自行墊支資金，和項目掛鉤，統一結算，實現消費業務和財務業務自動化結算，使財務數據和業務數據融為一體，方便數據提取和統計。

4.實現發票管理稅務共享。基本的會計核算發票有交通費、餐費、住宿費、辦公費等類型，現階段普遍采用機打發票和電子發票。票據報銷業務占據著高校財務業務的很大比重，投入的人力也是最多的。在稅務共享模式下，發票管理模塊可以通過共享平臺進行自動驗真及查重，在提升業務合規性的同時可以大大降低重復報銷的問題。

5.將合同管理與往來款管理掛鉤。通過引入合同管理系統，可以利用完善的管理流程和標準來規范合同的管理。將合同管理系統與其他業務系統間數據實現互聯互通，對合同履行階段、狀態進行統計監控，同時與往來款管理掛鉤，實時統計支付情況，隨時做到異常預警。通過啟用合同結算功能，實現合同關鍵信息管理，并支持上傳電子附件，連通電子影像系統進行影像掃描與影像查詢，實現合同的無紙化調閱。合同臺賬模塊可通過登記合同關鍵結構化數據，在電子報賬系統報賬時關聯合同，進行收付款計劃控制，從而實現合同控制。

(四)建立全面預算管理系統

通過建立預算管理系統，學校各單位可在線進行預算信息填報并進行線上審核，無需遞交紙質材料，大大提高學校的預算管理水平。在深入分析高校預算管理實際情況和普通要求的基礎上，結合學校預算管理模式和思路，建立包括：預算申報、預算編制、撥款下達、預算執行、執行分析、預算考核在內的完整有效的全過程預算管理系統。預算管理系統和財務系統共用一個數據庫，主要用做后臺接收、處理數據，可實現學校二級單位預算申報、審批、調整、撥款、執行等一系列線上管理模式。

(五)建立電子檔案系統

財務共享模式下的檔案管理，通過電子影像化管理系統來實現，電子檔案系統通過與網上報賬系統、核算系統、電子影像系統等其他業務系統的無縫集成，實現憑證電子化的無縫管理。電子檔案系統將公司會計檔案納入系統管理，實現會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊，檔案的歸檔、借閱等，在系統內有跡可查，方便原始憑證的調閱和查詢。

(六)建立稽核管理系統

為方便稽核業務的開展，減少線下手工翻閱憑證，建立稽核管理系統。涵蓋憑證、預約單、資產等數據資源，以數據為基礎，工商、稅務發票為接口，隨時調取賬務系統和網報系統。將違反規則的業務視為風險業務，并支持告警推送，事前、事中、事后全方位稽核?，F階段事后稽核使用較多，通過檢查連號發票、賬務處理不規范、疑似拆分合同等情況，形成稽核報告，并反饋財務審核人員及相關經費負責人，在督促經費使用的同時，提升會計核算質量。

大數據是推動社會走向智能化的重要驅動力，大數據、電子發票、會計電子檔案等的快速發展以及人工智能在財務上的應用，為共享財務奠定了一定基礎，目前高校需要不斷加快速度，進行研究探索、發展完善，建設財務共享中心不僅能夠實現財務集中，更重要的是推動高校財務順利轉型。