新形勢下高校辦公室管理工作創新舉措

文/江蘇商貿職業學院 張禾蓉

高校辦公室堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入學習貫徹黨的十九大和十九屆歷次全會精神，牢固樹立新發展理念，綜合承接上級部門指示，綜合協調處理學校行政事務，積極履行自身職責，發揮綜合協調服務保障作用。新形勢下，高校辦公室在管理上面臨著新問題、新挑戰，能否在復雜的大背景下充分發揮辦公室的職能作用，取決于辦公室工作人員的綜合能力，其綜合能力會直接影響辦公室工作的具體運轉，從而影響到整個學校的工作效率與工作質量。

一、高校辦公室管理工作存在的問題

（一）綜合素質不高，自身定位不準。高校辦公室作為高校機關的服務部門，是聯系各個部門的樞紐機構，對于工作人員的綜合素質要求非常高，需要其具備熟練的技術業務能力、良好的人際溝通能力以及先進的業務管理能力。辦公室工作人員的大部分時間忙于處理會務、接待、收發文等復雜瑣碎的事情，難以進行系統的專業培訓和理論學習，疏于學習，自然會影響個人綜合素質的提高。部分辦公人員在掌握了一定的專業辦公技能知識以后，便不重視對辦公領域的創新學習，缺乏自主學習能力，不能正確掌握當今新形勢下對高校辦公室的新要求，導致自身綜合素質的發展停滯不前。辦公室作為服務部門，領導的參謀助手，辦公室工作人員應當提高自身的工作站位，立足新發展階段，站在學校發展的大局去思考和謀劃，不能被動地完成領導交代的任務，需要去思考自己以后的工作應該怎么做，要有正確定位。

（二）缺乏創新精神，服務意識不強。目前，高校辦公室的管理理念是在長期工作中形成的固定模式，辦公室工作人員基本上根據會議、文件和領導安排來完成自己的工作。往往在一定程度上忽視了管理人員本身的創造力和想象力，導致其辦事效率低，從而嚴重地影響了辦公室的管理。同時辦公室工作涉及的范圍比較廣，日常工作事務比較繁瑣，除了行政管理外還包括收發公文、會務接待、撰寫文稿、后勤服務保障、信息宣傳公開等。一般而言，辦公室工作任務的流程較為一致，因此大部分辦公人員熟悉流程后就會按照以往的規章制度辦事，難以發揮創新精神提高工作效率。在日常工作中，辦公室工作人員只是意識到要為上級領導進行服務，往往忽略了對廣大師生和群眾的服務，這樣做并不利于高校行政管理體系的建設，只會導致基層和師生工作的不配合，從而增加行政工作和高校管理的難度。此外辦公室人員有時會因為突發情況加班加點，容易產生不良情緒，整體服務意識還有待提高。

（三）檔案意識薄弱，設施建設滯后。在高校辦公室檔案管理工作中，因為檔案管理工作的成績不是特別明顯，所以往往被辦公人員忽視。各部門都沒有設置專門的檔案人員，基本都是兼職檔案員。而兼職檔案員的專業化程度、業務水平偏低，責任意識不明確，技術不到位，此外工作中其他事情也會分散兼職檔案員的精力、時間，導致高校檔案管理工作不及時、交接不規范、歸檔、整理文件不符合要求，有時候會出現遺失文件、缺少資料的重大錯誤。新形勢下高校辦公室檔案管理工作的目標，是對基礎設施的建設以及檔案軟件的更新、使用，并提出了更高標準的要求。而部分學校檔案館的基礎設施建設不完善、檔案館經費預算少，難以滿足檔案管理技術和設備現代化的要求，在一定程度上嚴重阻礙了檔案管理工作的開展。

二、推進高校辦公室管理的有效途徑

高校辦公室是學校的服務、發展戰略引領和督導部門，為了充分發揮辦公室的綜合協調和參謀助手的職能，從而保障各類工作的正常有序開展，辦公室需要制定健全和完善的規章制度，主要應從下面幾個方面做起：

（一）加強自身學習，不斷夯實履職基礎。在高校辦公室管理工作中，辦公室工作人員首先需要具備較高政治素養和學習習慣，完善自己的知識體系。堅持把加強學習、提升素質作為新時代做好辦公室工作的首要前提。因此，辦公室方面要有針對性地采取措施來逐步提升全體工作人員的素質。首先，可以通過參加黨支部會議、組織開展學習交流會、定期參加提高專業技術能力的培訓等多種途徑，認真學習黨的路線、方針、政策，強化高校教育政策理論、行政工作實務、語言表達、文字撰寫、統籌策劃等知識的學習，不斷更新工作理念，提升辦公室工作人員落實各項工作和推動新時代教育事業改革發展的能力和水平，從而促進學校的有效發展。其次，辦公室人員需要培養綜合能力，需要隨時關注學校的發展情況，及時收集師生反饋的意見和建議，為學校的高質量發展建言獻策，充分發揮參謀助手的積極作用。此外，辦公室工作人員應該培養隨機應變的能力，當遇到緊急突發事件時，需要工作人員及時提出解決方法，有效地解決問題。

（二）增強服務意識，充分發揮參謀職能。在新時代背景下，高校的不斷發展主要集中在教育教學與科研兩個方面。高校辦公室需要增強服務意識，創新思想觀念，以便于開展調查研究，充分發揮中心樞紐的優勢，積極為領導決策提供咨詢建議，為學校的改革發展提出較為全面、系統、完善的意見建議。更好地推動高校這兩項工作的正常開展。辦公室作為學校宏觀的、戰略性的、綜合性的發展規劃和決策咨詢機構，應堅持以高校教育發展理論政策為指導，緊貼學校中心任務和中心工作，把開展調查研究作為根本著眼點。同時，高校辦公室作為各個二級學院之間溝通聯系的樞紐，要學會總結、分析辦公室管理工作的規律，努力增強工作的積極性和主動性。還要學會科學地規劃工作，增強工作的計劃性，提前預判工作中可能會出現的各種困難和問題并想好相應的對策，掌握好工作的主動權，強化服務全局的意識，讓辦公室的服務職能延伸到高校的教育教學、科研的方方面面，深入到廣大師生員工的工作、學習和生活當中，這樣才能更好地推動上傳下達以及溝通群眾與領導關系等各方面工作的開展。

（三）強化調查研究，服務學校辦學大局。為進一步發揮服務職能作用，緊緊圍繞教學中心工作和各項重點工作，辦公人員要勇于開拓創新，在處理好日常事務的同時，堅持把調研作為重要的工作方法、工作內容，堅決杜絕閉門造車的現象。結合解放思想大討論活動的開展，深入到教學、管理、科研等教育教學一線和師生生活中開展調研，收集各類重要信息，增加對校情的了解與把握，準確掌握校園熱點、師生思想動態，增強工作的準確性與預見性。堅持問題導向，真切了解師生、了解需求、了解問題，提出針對性的意見和建議供領導決策參考，努力為解決學校發展面臨的實際問題建言獻策。要堅持走出校門，學會借鑒先進管理理念和成功經驗，創新部門工作方式方法，提高工作效率，努力服務學校事業高質量發展。

（四）推行精細化服務，提升服務保障水平。高校辦公室想要切實完善制度建設、提高自身的服務質量與效率，就要改變以往的經驗式、隨意性管理模式和觀念，樹立起精細化的管理思想和意識，強化管理，凝聚辦公室團隊整體的力量，加強辦公室干部隊伍建設，這樣才能在優化辦公室管理的同時確保理想的工作成效。辦公人員應該清楚地認識到精細化的管理是提高辦公室工作效率和質量的重要保障。通過實施精細化的管理方法，堅持以學校的大局為核心，制定科學、合理和系統的管理實施準則，形成加強協作、溝通配合的工作格局，促使精細化管理得到落實。除此之外，辦公人員必須養成精益求精、求真務實的良好工作服務習慣，這樣才能更好地開展精細化的工作。

（五）強化崗位意識，認真完成各項工作。1.高質高效處理公文，嚴格規范檔案管理。高校辦公室的各種文件和檔案資料都至關重要，這就需要從事檔案管理的辦公人員能夠熟練地運用現代化的辦公設備和各種軟件來進行檔案的整理、歸檔，從整體上提升高校辦公室對檔案管理的質量，從而保障檔案管理的安全性。通過落實專人負責辦公室收文、發文、運轉、校核等工作，利用OA辦公系統，及時規范地做好上級來文接收、登記、傳閱以及發文審核等各級各類公文處理工作。此外，辦公自動化雖然能為各項工作的開展帶來極大便利，但是也存在一定的網絡信息安全風險，比如重要信息的丟失或泄露。因此，在日常工作中，需要安排專業的工作人員對辦公室網絡系統的基礎設備、硬件、軟件等進行日常維護和安全管理。與此同時，辦公人員也要強化信息安全意識，充分認識到信息安全的重要性，加強對信息安全防護技術的應用，承擔網絡信息安全的責任。強化對學校發文及上報材料內容的把關，做到內容準確、完整，格式合乎規范要求；及時歸類整理各類上報材料及相關電子文件資料；第一時間發布有關全校性通知、文件，擴大師生的知情權；學校行政印鑒及校長印鑒由專人管理，實行使用審批及登記制度。加強保密工作，提升檔案信息化、數字化管理水平；做好全校檔案的收集、整理、保管、統計和提供及利用工作，在日常工作中確定專人，按照檔案門類進行整理，歸檔。2.精益求精撰寫文稿，穩妥扎實會務接待。高校辦公室在撰寫各類文稿的過程中，應堅持把適合領導的意見決策作為撰寫文稿的基本要求，同時積極參與調研，不斷研究時政和領導關注的熱點，強化精品意識，善于捕捉重要信息，立足全局，掌握工作動態，及時跟進領導的工作安排，在文字撰寫中杜絕細小錯誤的出現，起草的文稿要充分體現領導決策的深度和廣度，體現對學校工作的決策性和指導性。此外在文字撰寫中要堅持立足高校教育發展的新形勢，適應學校改革發展新目標，結合校情開展文字寫作，堅持做到起草前認真學習研究上級最新的文件精神、領導講話和理論研究成果，深入調查研究；起草中強化質量意識，將內容做實，認真思謀修改；起草后嚴格審核把關，精益求精、重點突出、條理清楚、文字精練、準確無誤。嚴格實行會議室申請審批制度，確保會議室有序運轉；扎實做好會務工作。將會務管理、公務接待、用餐管理、用車管理等主要工作置于辦公自動化系統平臺進行操作，科學規范辦會程序，周密詳細地制定會議方案，準確高效落實會議分工，嚴格細致做好會前檢查，超前主動做好會場服務，力求實效抓好會后督查。在通知發放、會議材料、議程確定、會場準備、會前簽到、會議組織、會議記錄等辦會環節，積極主動與校領導、相關部門聯系對接，落實到位，強化會議決議及領導指示交辦事項的督辦落實。3.嚴格規范日常事務，認真執行各項制度。協助校領導做好學?；顒尤粘痰陌才?，安排好校領導的公務活動，規范學校日常行政事務，安排好學校公務接待及辦理公務出訪等外事工作；做好學校與上級部門及相關單位的聯系、溝通與協調工作，準確、及時把握各類、各種情況、信息，為校領導決策提供精準的實情資料，切實發揮好承上啟下的“橋梁”作用。按照規定和標準開展派車、用餐、會務接待等事務工作，詳細做好臺賬紀錄，把守紀律的要求貫穿到高校辦公室工作的各個方面。嚴格執行學校財務制度，規范財務行為，做好辦公室的經費預算和日常經費的管理，按照規定權限辦理經費審核、審批工作，規范辦公用品、宣傳用品、接待用品的采購使用。積極做好節假日值班調度工作，安排值守人員做好節假日期間的各項事務處理和外單位來電來訪記錄。

三、結語

通過上述方法來提高管理效能的同時，高校辦公室還應該緊緊圍繞學校的改革和發展，積極適應教育發展新形勢，加強自身建設，做好長遠規劃，高效履行中樞機構職能，全面提振干事創業精氣神，充分發揮辦公室的主動性和創造性，全力做好統籌協調和服務保障，著力提升部門服務于滿足學校行政高效、教育教學創新、師生員工需求的整體實力和水平，不斷推動學校各項事業開啟新征程。