企業辦公室檔案管理工作優化策略

文/公主嶺市范家屯鎮凱旋供熱有限公司 王海波

企業辦公室檔案包括企業資質、企業技術、企業員工、企業客戶、有關行政管理部門下達的文件等檔案。這些檔案對企業管理都有不同影響，但一部分企業辦公室檔案管理粗放，信息化管理水平低，缺乏信息保護意識，檔案收集、整理、分類、立卷、歸檔操作不規范，檔案利用水平低。在復雜的市場環境下，企業必須直面辦公室檔案管理存在的問題，積極防疏堵漏，提高管理質量。

一、企業辦公室檔案管理的重要性

（一）能夠保證有關業務持續進行。企業辦公室檔案很多和企業各類業務有關，例如經濟活動資金使用記錄、業務合同、采購計劃等，這些對于企業業務發展而言都具有積極的參考作用。認真整理分析這些檔案，能夠讓下一階段業務更有方向性，對業務重組也有借鑒作用。

（二）讓企業的重要決策獲得參考。在市場環境日益復雜的背景下，企業決策必須要建立在豐富數據的基礎上。企業辦公室有效的檔案管理，能夠為企業決策層提供比較全面的信息、數據，讓決策層能夠做出科學決策。以供熱企業為例，其在供熱費用、供熱工程建設上，可以參考企業有關建設檔案資料以及國家及地方有關政策做出相應調整。

（三）是企業有效維權的重要保障。企業辦公室將有關資料、有關數據動態收集、整理、歸類并立卷歸檔，當企業卷入糾紛當中時，可以憑借這些檔案資料舉證捍衛自身利益。例如供暖企業在供熱工程建設過程中因為施工單位問題而導致地基塌方，造成了人員傷亡，供熱公司在面對施工企業指控時，可以將施工合同等文件提交法院維權。

二、企業辦公室檔案管理存在的問題

（一）檔案管理比較粗放。個別企業對辦公室檔案管理不加重視，出現了檔案管理人員不專業、檔案管理制度不健全、檔案分類保管欠缺、檔案利用率不足等問題。甚至于有的企業因為辦公室檔案管理松散而導致核心機密泄露。

（二）信息化管理水平低。在互聯網時代，很多企業都建立了不同程度內部信息化管理平臺，例如財務部、人事部門的ERP系統等。相比較而言，辦公室檔案管理的信息化建設卻相對落后。大部分仍然選擇實體檔案柜等設備來保管檔案，檔案分類不足、擺放混亂、重要檔案沒有備份上傳，一旦檔案損壞或者遺失，會給企業帶來嚴重影響。

（三）安全意識相對不足。企業辦公室檔案包括員工檔案、客戶檔案、技術檔案，這些都需要高度保密。一旦員工檔案、客戶檔案以及技術檔案泄露，會讓競爭對手成功搶奪人才、爭奪客戶，甚至提前將技術申請知識產權，這樣會讓企業十分被動。

（四）檔案管理制度缺失。檔案管理制度決定了企業檔案管理的規范性。一些企業雖然有相應的管理制度，但落實較差。有的企業甚至缺乏檔案管理制度，檔案范圍、檔案管理機制、檔案人員責任、檔案管理辦法等不全，無法保證辦公室檔案管理工作有效開展。

三、提高企業辦公室檔案管理質量的對策

通過以上分析可見企業辦公室檔案管理的重要性，所以必須要直面這些問題，以信息化管理、現代檔案管理制度建設、專業管理人員培養為抓手，在落實檔案管理原則基礎上，提升企業辦公室檔案管理質量。

（一）企業辦公室檔案管理基本原則。一是動態原則。即改變過去被動的工作局面，主動深入各部門展開檔案收集。這樣可以避免有的部門管理不善將檔案遺失。動態管理原則能夠推進文件檔案一體化管理進程。二是嚴格原則。即對所有檔案要嚴格篩選，將檔案文件按照重要程度分出級別，利于后續利用。嚴格原則也包括要對檔案數據、信息真實性進行考證，杜絕虛假信息和數據。三是系統原則。要實現檔案系統化管理，前后檔案內容要系統完整，要保證文件彼此的聯系性。要將紙質檔案、數字檔案有效區分且分別存放。四是有效原則。要確保檔案管理以“有效性”為導向，避免為了收集而收集、為了管理而管理的形式化工作。在檔案管理過程中需要動態審核，確保檔案始終處在最合理狀態。

（二）提高檔案管理質量的策略。具體有如下方面：

1.實現檔案精細化管理。首先，需要企業重視辦公室檔案管理工作，從管理人員入手，建立科學的檔案管理流程。該流程需要積極落實動態原則、嚴格原則、系統原則及有效原則。改變過去檔案收集被動的局面，主動深入到各部門、各崗位，能夠將企業業務、技術、客戶、資質、員工等有關資料都及時回收。其次，確保檔案分類科學細致，與企業有關的各類文件都囊括進來，并分級保管，避免檔案丟失或者被人為丟棄。在分類上也可以先讓各部門建立檔案收集制度，實現檔案管理人員與各部門檔案管理對接機制。這樣形成以部門為區分的檔案管理模式，檔案管理人員在針對各部門檔案進行再次細分。經過這樣的處理，也能夠找到不同部門在某個工作上的聯系，保證檔案文件的系統性。例如發現兩個部門存在相同的檔案文件，便可通過反饋使其中一個部門取消該檔案收集，避免重復建設。再次，多元手段促進檔案利用。第一，能夠詳細標注檔案編號，并放在相應的檔案袋中，擺到對應的檔案柜內。要求系統索引和實際擺放位置統一，便于使用者直接找到檔案。第二，構建信息化管理平臺，保證該平臺和各部門關聯。當部門需要檔案時，可以憑借授權登錄系統并下載相應的檔案資料。對于具有核心機密屬性的檔案資料，只允許檔案管理人員具有登錄權限以及下載權限。有需要的部門或者人員必須辦理申請，申請通過后才能獲得該類資料。在檔案借調方面展開嚴格的登記管理，需要管理者在借出前認真查看資料狀態，在有關人員歸還時再次核對，避免關鍵資料丟失。

2.提高信息化建設水平。可以建立以ERP系統為基礎的檔案管理體系，即文檔一體化管理體系。這種體系又稱企業資源計劃，集合了信息技術、先進管理思想于一體，能夠為企業決策層或者業務等提供較為系統的檔案資源支持。在設計上可以將辦公室檔案管理主機和各部門檔案管理主機關聯起來，便于檔案管理人員動態采集各部門信息，并加以篩選、整理，然后立卷入檔。同時通過該系統也能夠對各類檔案資料展開數據分析，對檔案重要性予以辨別。例如在管理當中發現某一檔案利用率較高，而且對企業重要業務具有可借鑒性，則可以提高管理級別，對其進行一級保護。對于重要的檔案需要將其轉化為電子文件存檔，避免遺失。鑒于企業物理空間不足，而信息化管理平臺空間有限，可以開通云端檔案管理，將重要檔案集中于此。但是鑒于安全性考慮，需要對這些檔案文件加密同時進行電子備份。對于比較大的企業例如集團企業則需要采取檔案分布式管理。該種管理能夠有效增加檔案安全水平。檔案管理系統間具有高效交互性，分公司之間能夠做到信息共享，避免了“信息孤島”。這樣的檔案管理模式讓企業決策層擁有最強的“智庫”支持，降低決策失誤率。

3.提高檔案管理安全度。如前文所述，需要對企業檔案明確分類，根據檔案類型、重要性、使用率等來建立對應的安全管理級別。這其中核心技術為代表的知識產權檔案、企業資質檔案、客戶檔案、人事任免等都是相對重要的，必須要匹配高級管理級別。企業業務組成以及狀態、員工檔案等次之。一些陳舊沒有利用價值的檔案需要及時銷毀，銷毀工作必須要遵從一定流程：首先篩選出需要銷毀的檔案，并認真登記；其次，將待銷毀檔案遞送給部門負責人，由其對檔案進行再次審查，審查通過后需要蓋銷毀印章，然后將其送到檔案管理人員面前，由其來銷毀。銷毀時需要有2人以上來完成，避免其中的資料散失。檔案銷毀后，將電子檔案系統內有關資料隨之刪除。檔案管理部門若是發現企業有關領域尚未申請專利、商標等為代表的知識產權保護，需要及時反饋，幫助企業建立完整的知識產權體系。

4.檔案管理制度規范化。主要通過制度形式來確認檔案管理范圍、檔案管理機制、檔案立卷歸檔制度、檔案具體管理辦法、檔案利用五個方面。

第一，檔案管理范圍。主要包括了企業行政文書檔案：政策法規檔案，會議記錄，人事任免；企業管理檔案包括：生產經營規劃、物資資源登記、用戶檔案等；技術檔案包括設備、生產工藝、生產技術等資料；業務檔案包括各類業務市場調研報告、業務數據等；企業聲像檔案包括錄音、視頻等。以供熱公司為例，其主要有消防、環保、各級政府有關的行政審批等為代表的行政文書檔案；有供熱許可證為代表的資質檔案；有檢測報告、技術參考書、產品質量報告組成的技術檔案等等。總而言之，檔案范圍要清晰明確，能夠承接企業所有檔案管理，避免疏漏。

第二，檔案管理機制。主要是以辦公室為主、各部門為輔實行文檔一體化管理。要求各部門嚴格收集、篩選文件并錄入系統，再由辦公室專人負責審核并立卷、歸檔。建立檔案管理責任制，執行“誰收集誰整理，誰管理誰負責”政策，并建立嚴格的考核機制，考核結果對接獎懲。

第三，檔案立卷歸檔制度。檔案收集方面主要是各部門根據本部門業務情況，展開動態收集，并及時上傳系統；檔案歸檔范圍，主要是依據劃定的檔案范圍，并結合部門檔案人員將有關檔案上傳，由辦公室檔案管理人員最終審核，一般來說，凡是對本單位有利用價值的都可詳細整理后上傳；歸檔時間，辦理完畢的文件及時收集整理上傳，檔案以年為單位形成的則需要在次年年初整理上傳，和法律有關文件一經生成立刻歸檔，機密性文件隨時產生隨時歸檔；歸檔要求檔案完整清潔、數據清晰真實，若是正副文件需要正在前、副在后，檔案盒要根據企業規定根據不同檔案類別進行不同顏色設置，并且需要標號準確系統，若是重要紙質檔案需要遵從交接程序簽字生效。

第四，檔案具體管理辦法。首先，為了讓各部門有效收集、整理、上傳有關文件，需要企業辦公室檔案管理部門派專人前往各部門進行培訓，要力求各部門有專人管理或者兼職管理檔案事宜，并且要求對應的人員具有收集、篩選、上傳的有關技能。其次，要對篩選完成的檔案及時歸檔，若是貿易檔案以及與貿易有關的各類信件，在管理上需要將二者分開，貿易檔案需要以發票流水號為區分分別裝入文件袋當中；在分類上可以按照前文類別或者根據企業實際情況增加類別，要保證類別的精細性，同時還要防止類別的類似性，最好要類別清晰，避免面對某一檔案時無法界定類別的情況發生。再次，檔案標注要明確檔案來源即來自于哪個部門、檔案形成時間、檔案內容、檔案形式等。最后，綜合工作內容，完成檔案目錄。

第五，檔案利用。嚴格要求借閱環節必須填寫借閱人姓名，并且管理人員要事先檢查檔案頁數和基本內容，在借閱者歸還時還需要再次確認。重要檔案需要填寫借閱表，借閱表要求信息齊全，包括借閱對象、歸還時間、用途等。借閱申請經過審批準許之后方允許借閱。

四、結語

企業辦公室檔案管理效率提升在于抓住檔案信息化管理、專業檔案管理人員培養、現代化檔案管理制度建立三個抓手，以精細化管理為基本要求，讓辦公室聯合各部門形成文檔一體化管理機制，確保文件及時收集、整理、篩選、立卷、歸檔，并且實現動態更新。在立卷歸檔上必須嚴格遵守檔案管理制度中提出的各類要求，要保證檔案系統性、完整性、清潔性、高效性。在檔案利用上應明確嚴格的檔案借閱制度，避免重要檔案丟失，同時也保證檔案能夠為各部門所科學利用。這樣的管理讓辦公室檔案成為了企業發展必不可少的“智庫”。