以數字檔案館（室）建設推動檔案業務水平提升

文/福建省科技檔案館 馬曉秀

我館為省級專業檔案館，主要負責全省科技成果檔案的收集、整理、保管和研發利用工作，是福建省科學技術廳直屬事業單位。因此，一定程度上也扮演著科技廳機關檔案室的角色，監督與指導各業務處整理科技廳文書檔案、會計檔案等，保管歷年檔案與資料，并提供借閱利用等服務。除科技檔案外，收集、管理、利用機關文件成為我館的第二大業務。目前，我館正在承擔創建“全國示范數字檔案室”的工作，根本目的是借創建之機加強我館的業務建設，依法推進我館數字檔案規范化管理，不斷提高檔案工作的整體水平。下面以我館為例，闡述“全國示范數字檔案室”創建工作及其對館內檔案業務水平提升的促進作用。

一、營造氛圍，切實將檔案工作擺上議事日程

一直以來，檔案部門都處于比較弱勢的位置，工作受重視程度不高，檔案業務工作的開展受到限制，不利于檔案業務水平的提升。數字檔案館（室）建設使得檔案工作的模式產生巨大變革，促進了檔案工作模式的轉型。在整理方式上，實現了檔案工作以人工整理向信息技術智能整理的轉變；在管理對象上，實現了以管理實體檔案向管理電子檔案信息資源的轉變；在職能上，實現了以紙質檔案保管存儲向檔案信息利用服務的轉變。可以說數字檔案館的建設，是提升檔案業務水平的主要途徑，它讓檔案工作成效得以展現，使檔案工作的地位得到社會大眾認可。

建成“全國示范數字檔案室”需經過“領導與組織、基礎設施、系統功能、檔案資源、保障體系”等5大一級指標、35項二級指標的測評，且分數需達90分以上。如此高標準正是我館對標提升館內業務水平的良好契機，提高檔案工作地位的重要機遇。因此，我館積極承接下這一建設任務，主動爭取廳領導的支持與重視。首先，我館及時組織召開會議，對標學標，研讀《數字檔案室建設評價指標》（下文簡稱“指標”）內容。通過對標、剖析，形成共識，樹立領導及廳內各級部門相關人員的檔案工作責任意識。其次，緊抓省檔案局局（館）長卓兆水一行來館調研的機會，“善借東風”，通過卓局（館）長在會上強調建設“全國示范數字檔案室”對全省檔案工作的示范性、重要性，進一步提高廳領導對創建“全國數字檔案室”的高度重視。再次，趁熱打鐵、積極爭取。在分管廳領導的支持下，牽頭正式成立福建省科技廳“全國示范數字檔案室”建設工作領導小組。組長為分管檔案工作的廳領導，副組長為廳辦公室主任，各業務處室負責人為領導小組成員，明確各成員分工、職責。在制度上明確推進數字檔案室建設工作、提高檔案館工作水平非檔案館一家之事，其他各相關部門均有責任予以支持及配合，形成齊抓共管的良好檔案工作氛圍，為后續創建工作的順利開展及檔案業務水平的穩步提升創造了良好條件。

二、把握時機，增強基礎設施建設

信息技術時代背景下，檔案業務水平的穩健提升，離不開適應發展需求的硬件設備基礎。建設數字檔案館（室），使檔案管理從存儲條件、存儲介質和存儲空間上都能適應新時代的發展趨勢，為改善檔案工作的基礎環境條件帶來契機，是提升檔案館業務水平的重要手段。此次，我館適時把握建設數字檔案館（室）的時機，積極解決庫房面積不足、條件不達標、安全等級不夠等問題，加強基礎設施條件水平，保障檔案館業務水平提升的硬件條件。

我館自成立伊始，辦公場地均由省科技廳提供，一直存在庫房、辦公場地面積不足等問題。且受限于經費與技術條件，我館機房與科技廳機房共享，設備維護也由科技廳主導，硬件設施普遍較為落后。我館也曾多次提請解決庫房面積緊張等問題，均無果。此次創建“指標”中基礎設施建設模塊對機房、網絡基礎設施、服務器配置、安全作出明確要求。我館借由建設“全國示范數字檔案室”的契機，擬寫報告重提基礎設施問題，并提出擴大檔案用房，得到積極響應。由廳辦出面，向云平臺提請一臺檔案專用的虛擬機用于存儲檔案信息資源數據，確保服務器能夠滿足工作發展的需要。且廳辦已開始著手，在辦公樓內選址增加檔案整理用房和閱覽用房，解決面積不足的問題。

三、強本固源，完善檔案信息資源數據庫的建設

檔案館基礎業務的建設是檔案資源開發和利用的前提，而檔案資源的開發和利用是檔案工作的根本目的。當前技術背景下，提及檔案資源規范化整理，必然繞不開檔案數字化、電子化。推動檔案信息化、數字化發展，建設數字檔案館（室），利用數據庫技術建立強大、齊全的數據信息管理中心，進行信息統計，使得檔案信息資源實現在局域網內共享，為利用者提供智能化服務，實現了科學管理館藏檔案，拓寬了檔案價值的實現途徑，為提高檔案館管理、服務水平提供大力支持，是提升檔案業務水平的有效方式。

“指標”中，數字檔案資源建設部分，對各門類電子檔案歸檔的齊全、及時、規范及傳統載體檔案的數字化規范作出嚴格規定。我館巧借建設數字檔案館（室）之機，查缺補漏，健全館藏檔案信息資源，優化館內業務水平。

（一）規范科技檔案整理、接收工作流程，做好科技檔案數字化工作。在我館成立之初，受限于人員、經費、設備等問題，接收的科技檔案僅有電子目錄，紙質檔案實體未進行數字化加工。因此，科技檔案原文數字化工作一直是我館檔案業務建設的薄弱環節，也是提升我館檔案業務水平的一大絆腳石。此次建設“全國示范數字檔案室”恰好是解決我館科技項目檔案存量數字化、增量電子化這一“沉疴”的良機。我館清楚地認識到檔案系統與其他業務系統順利對接的重要性，多次前往科技檔案的產生部門調研，明確科技項目材料歸檔范圍，提出數據接口配置方案，積極敦促技術人員完成接口設置，實現科技檔案增量電子化。對傳統載體的科技檔案，將由省科技廳牽頭，檔案館組織通過競價，招標專業的檔案服務公司，對其進行數字化加工，形成電子信息數據資源。這部分的費用由省科技廳每年下撥專項經費解決。健全科技檔案信息資源數據的建設，彌補了我館此前基礎業務建設的不足，為我館進一步提升檔案業務水平奠定了基礎。

（二）優化文書檔案資源結構，收集有價值的數字檔案信息資源。根據科技廳的工作流程，除需經OA流轉的正式發文外，各處室還可以函的形式發文，這類發文無需經OA系統，根據內容大部分加蓋處室章，少數加蓋廳章。以往，這類函均未移交進館，我館也曾為此多次與文件產生部門溝通其歸檔問題，但由于發文數量少，且內容的規范性與重要性遠低于正式發文，歸檔工作并未引起各部門的重視。為此，我館持續關注這類發文的趨勢，發現這類文件數量急劇增長且文件內容的重要性和價值性在逐年提升。因其均未經OA系統流轉，為今后查閱利用帶來極大隱患。為進一步提高我館信息資源的齊全性、完整性和多樣性，借助數字檔案館（室）建設工作的推進以及領導小組成立的機緣，我館負責人再次與分管廳領導及各處室負責人協商，決定從2018年起由檔案館派專人指導各處室兼職檔案員規范整理此類文件，并進行數字化加工，形成數字檔案信息資源移交進館保存。通過建設數字檔案館（室），真正達到廳機關文書檔案“應歸盡歸”的效果，我館文書檔案信息資源數據得以完善，基礎業務建設水平得以加強，檔案業務水平得以進一步提升。

因此前我館檔案管理科學性、規范性，檔案資源的價值性，檔案利用的便利性得到全廳上下的認可，以及領導小組成立的積極作用，上述兩項工作及時得到領導支持及其他各部門的配合，進展順暢、高效。由此表明，檔案工作與其他業務工作實際是相互促進的關系，做好數字檔案館（室）建設，健全館藏檔案信息資源，可適時、準確地向其他部門的業務工作提供有效信息，促進業務工作的順利開展，使檔案利用者切實感受到落實檔案工作、樹立檔案意識的必要性，檔案工作開展更為順暢、高效；而檔案利用者的迫切需求，也催促著檔案人員加大檔案信息資源的開發力度，加快檔案業務水平的提升進程。如此往復，形成一個良性循環系統。

四、與時俱進，做好檔案系統建設工作

隨著電子檔案工作的推進，檔案信息系統成為挖掘檔案信息價值、利用檔案資源的重要媒介。運用先進的技術手段優化檔案信息系統架構、豐富檔案信息系統功能、持續推進檔案信息系統建設工作，是開展數字檔案館（室）建設工作的重要組成部分，也是加強檔案館業務水平的一項重要內容。我館適時利用數字檔案室建設標準，推進檔案系統建設工作，保障業務水平提升的技術后臺。

我館于2016年始重構檔案信息系統，與科技廳其他業務系統同期開發。目前，系統整體的功能開發，與此前招標文件的要求仍相距甚遠，盡管我館人員一直積極敦促軟件公司技術人員對系統功能進行完善，但初驗之后，軟件技術公司的服務支持已呈后繼乏力的局勢。恰逢“全國示范數字檔案室”建設工作啟動，在“指標”中系統建設模塊對系統電子文件歸檔、配置信息管理、接收采集、檢索利用等功能有明確的細則規定，如：要求系統應內嵌分類方案、歸檔范圍與保管期限表，具備自動或半自動鑒定電子文件歸檔范圍，能夠完成格式轉換，具有電子檔案元數據方案建立與管理功能并能對其有效性進行驗證等。而上述這些正是我館檔案系統建設中一直懸而未決的功能開發項，正好借創建“全國示范數字檔案室”的東風，重新將檔案系統的建設擺上領導小組的重要議事日程，提高技術人員的緊迫感與責任感，推動軟件公司加快我館檔案系統功能的開發與實現。

五、厚積薄發，做好檔案人才培養與儲備

人才缺失，檔案事業的發展就會止步不前。做好適應時代背景的檔案人才培養與儲備，是新時期發展檔案館業務水平的不竭動力。建設數字檔案館（室），推動工作人員檔案業務素質的提升，帶動館內加快培育適應新形勢的檔案人才的步伐，為提升檔案館業務水平積蓄力量。

（一）拓寬視野，吸納復合型優秀人才。我館于2015年新招收1名計算機專業人員加入工作隊伍，優化人才結構，旨在滿足我館信息化發展過程中的需求，助力提升館內檔案業務水平。當前是信息時代，要求檔案人員必須掌握和應用計算機知識，將檔案專業知識和基礎理論與現代信息技術有效結合，更好地挖掘和預處理檔案信息，為檔案信息的高效利用、提升檔案業務水平夯實基礎。為適應新時期檔案事業多元化發展的需要，我館擬再招收1名研究生學歷，兼具計算機背景知識和檔案技能的專業人才，大幅提升我館新時代檔案事業發展的中堅力量。

（二）走出去，引進來，知行合一。在技術更替日新月異的當下，檔案人員應以更加開放、包容的姿態學習先進知識與技術，不斷強化自身學習能力，做到與時俱進。為加深館內人員對數字檔案館（室）的認識，我館組織申報了福建省省級科研項目“數字科技檔案館建設研究”，除本館工作人員外，還邀請省內優秀檔案人才為課題組成員，為館內人員交流、學習檔案業務知識與工作經驗，強化檔案意識，提升自身檔案業務素質提供機會。我館還鼓勵館內人員踴躍撰寫專業論文，參與檔案學術年會、檔案研討會，積極爭取發言機會，錘煉自身業務素質。我館也積極創造機會，選派人員出訪交流、加強館際聯系、吸取工作經驗、創新本館工作機制、理論結合實踐，更大程度激發工作靈感，為優化檔案館業務水平提供新思路。

六、結語

數字檔案館（室）建設是檔案業務水平提升、檔案事業發展轉型的必由之路。建設數字檔案館（室）可以進一步開發檔案的利用價值，提高檔案管理的效率，豐富檔案管理服務的內容，帶動檔案業務水平適應大數據時代。檔案人員應滿懷責任感與使命感，加快推進檔案信息化、數字化工作，更好地提升檔案業務水平，使之在新形勢下為我國社會、政治、經濟、文化、生態建設產生更大的效益。