聚焦精細化管理 提高企業“三辦”工作水平

文/重慶三峽融資擔保集團股份有限公司 周晶莉

習近平總書記當年主政地方時強調：“辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大。”到中央后，他對中辦提出了“四最一中樞”的職能定位，強調中辦“在黨和國家工作全局中具有特殊重要的地位和作用。”無論是機關單位，還是企業，辦文、辦會、辦事（以下簡稱“三辦”）都是辦公室履行職能最重要的工作，也是搞好服務、發揮參謀助手作用的基礎性和經常性工作，直接關系著企業的工作水平和工作效率。

一、精細化管理的必要性

（一）“三辦”工作面臨的問題與挑戰。一是崗位職責不清。辦公室是一個企業的中樞運轉部門，起著承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系各方的作用，工作千頭萬緒、紛繁復雜，急事難事多。這造成辦公室員工無法清晰自身的職責職能定位，即使內部有崗位分工定位，但由于部門事多人少、內部員工的素質參差不齊，專業培養工作機制缺乏，隨意性較大，工作存在交叉和模糊不清的地方，影響“三辦”工作效率。二是工作創新不夠。鑒于“三辦”工作是辦公室經常性工作，有其固定的程序和模式，有其特定的政治性原則和要求，從事這個崗位的員工一般不敢突破和創新。在“三辦”工作中，大多數人被動服務多，發揮主觀能動性少。再加上平時辦公室業務繁忙，工作節奏快，大多是忙于應付領導交辦的各種任務以及日常各類事務性工作，創新的意識不夠、精力不足。三是服務效果不佳。“三辦”工作的目的是做好“三服務”，為領導服務，為部門服務，為干部群眾服務。但辦公室作為一個企業的核心部門，做任何事情都要圍繞企業中心工作出發，必須有大局觀、整體觀，不可能做到面面俱到。辦公室工作服務面廣，工作內容頭緒多，容易出現雜亂無章的現象，一個細微的環節沒處理到位就會影響服務的效果和員工的滿意度。四是應急處突能力不強。辦公室工作突發情況多，可能存在當天收到的文件必須當天辦，但辦文部門之間推諉扯皮；會議過程中音響設備突然間出現狀況等等。隨著“十四五”藍圖逐漸鋪開，改革向縱深推進，企業面臨的突發問題必定越來越多樣、越來越復雜，應急處突能力必須與時俱進，不斷提升。

（二）精細化管理的特征。精細化管理是一種新的企業管理理念與方法，精細化管理最基本的特征就是重細節、重基礎、重具體、重落實、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精、力爭最佳。將企業精細化管理移植到辦公室“三辦”工作上來，是應對新形勢、新任務、新要求的有益嘗試。一是重細節。精細化管理，就是從小事入手，對每個細節都精益求精，做到事事有人管、處處有人管、事事有檢查、時時有計劃、事事有總結。而“三辦”也是由一件件小事組成，辦文細到標點符號的校對，辦會細到會議桌上的餐巾紙擺放位置，辦事細到買一支筆。二是重基礎。精細化管理工作注重基礎管理，以制度建設、職能劃分、考核評價、管理培訓等搭建基礎架構，營造高效有序的工作氛圍。推進“三辦”工作可以形成有章可循、有規可依、有責必履的良好工作機制。三是重具體。精細化管理側重于按照局部功能最優化、整體功能最大化的要求，將各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，形成崗位工作規范，讓工作內容更具體，工作程序更清晰。四是重落實。精細化管理是根據戰略目標分解出策略，形成一系列方案，再層層細化分工，最終落實到崗位上。精細化管理可以說是全員參與的過程，引導每個人參與到精細化管理當中，才能將各項工作落到實處、發揮實效。五是重效果。精細化管理是以最大限度減少資源占用、降低管理成本、提高效益為主要目標的管理方式。其追求的是管理價值的最大化，有利于形成聚合效益，提高工作的整體效果。

（三）“三辦”工作精細化管理的意義。一是有利于清晰工作職責。推進精細化管理，通過合理細化的分工，明確專人專責，避免工作中的相互推脫，促進人員專業化層次的提升。二是有利于改進工作模式。精細化管理能夠改變靠經驗辦事的傳統工作模式，通過制度建設來指導實際工作，形成以制度管人、用制度管權、按制度辦事的良好機制。三是有利于提高工作質效。通過精細化管理的流程設計，解決雜亂無章的問題，使繁雜的程序簡單化，使多頭工作條理化，促進整個工作效率提升。

二、精細化管理的著力點

（一）提高精細化管理的意識。一是強化責任意識。辦公室的主要職能是參謀助手、綜合協調、督促檢查和后勤保障，而這些職能都是通過辦文、辦會和辦事來實現的，可以說辦公室主要干的就是辦文、辦會和辦事的工作。辦公室工作是企業工作的縮影，責任重大、影響深遠，這就要求辦公室工作人員在“三辦”工作中必須堅持高標準、高質量，必須有極度認真的責任心。二是強化價值意識。辦公室主要的服務對象是領導層，“三辦”工作的水平一定程度上反映了企業的整體管理水平。辦公室要履行好參謀助手的作用，就要站在企業整體的利益高度去干工作，要與領導班子保持高度一致，突出工作的預見性和可行性，幫助領導發現問題、解決問題、指導工作。三是強化成本意識。降低成本是任何一個企業必須考慮的問題，也是精細化管理的優勢體現。做好新時代辦公室工作必須在人、財、力上下功夫，充分發揮管理效能，在打造節約型企業中做好表率。

（二）加大精細化管理的力度。一是注重職責劃分。有效明確的職責分工、合理清楚崗位設置，對于辦公室工作來說是至關重要的。崗位職責清晰可以最大限度實現員工的科學配置，有效防止因職責重疊而發生的工作扯皮現象，同時也能提高內部競爭活力，人崗相配，人盡其用。二是注重流程管控。流程是一個企業運轉的重要因素，流程管控既是過程管控，也是規則的制定，每一個員工都有其固定的位置，每一項工作都有基本的程序和工作要求，各就其位、各司其職方能有效運轉。三是注重問題導向。精細化管理是一個動態優化管控的過程，并非一種管理模式一管到底、一成不變。而是敢于正面問題，善于找準癥結，著力補齊管理中的短板，在過程中不斷突破、不斷調整，使工作的效果最大化。

（三）強化精細化管理的創新。一是加大科技創新。當前，運用科技賦能支持行政辦公的作用已愈加重要。科技帶來的好處在于，可以使“三辦”工作線上化、智能化，更方便地進行各種資源整合，降低人與人面對面溝通的時間成本，降低精細化管理實施的難度，提高工作的質量和效率。二是加強觀念創新。精細化管理是全流程的管理，需要每一個人積極自愿參與其中，這樣管理才能真正落到實處、發揮效能。因此必須在工作中引導員工不斷轉變觀念，摒棄“差不多”“湊合著”的工作心態和作風，從思想和行為上適應新時代管理。三是著力方法創新。精細化管理以科學、效率、效益、效果為基本著眼點，需要改變隨意化、經驗型、粗放式的管理模式，要將精細化創新思維融入日常工作的各個環節，改進工作方法，創新工作舉措，通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化和數據化的手段，使行政管理各單元精確、高效、協同和持續運行。

三、構建“三辦”工作精細化管理的路徑

（一）聚焦“精”字，推進三辦工作標準化。一是完善規章制度。開展制度立改廢釋工作，建立健全職責明確、程序嚴謹的“三辦”工作制度，與時俱進，對制度進行有效梳理，該保留的保留、該廢止的廢止，該解釋的解釋，實現以制度建立標準、以制度規范行為。同時定期開展制度執行情況監督檢查，強化檢查通報，發現問題立行立改，提高制度的執行力。二是樹立精品意識。在“三辦”工作中，辦文是首要，也是參謀助手作用的集中體現，樹立精品意識就是要追求高質量的調研報告、信息材料、總結報告等文稿材料，推崇有思路、有想法、高效務實的文風，全面準確、系統清晰地反映中心決策和工作部署。三是精心謀劃研究。會議活動是上傳下達、促進落實的重要渠道，規范會議內容及決策程序是企業合規管理的前提。辦好一場會議，必須建立標準化的流程，每一個環節都要精心研究、精心謀劃。會前要制訂全面、細致的籌備方案，會中要隨時關注流程的變化，做好突發事件應急處置，會后要做好宣傳報道，督辦落實等等。

（二）聚焦“準”字，推進“三辦”工作高效化。一是明確工作職責。建立分工明確、權責清晰的責任體系，科學設置崗位AB角，將“三辦”工作各項管理標準具體分解到每一個工作崗位，將崗位工作能量化的量化。以目標明確、步驟清晰的高效作業，提高“三辦”工作質量。二是重視準確性。收文擬辦要恰當，結合各部門工作職責仔細研判來文單位、事項，做到準確、完整、得當。起草文稿觀點和立場要正確，要符合黨的基本理論、基本綱領、基本路線，符合黨和國家的法律、法規、方針、政策，符合事物的發展規律，符合實際情況。三是合理分配時間。工作任務的安排要注意輕重緩急，充分運用時間管理四象限法，在有限的時間里先抓最核心的東西，解決主要矛盾和主要問題，以日志提醒、標簽提醒等多種形式，優化辦事秩序，緊急的事情馬上做，重要的事情優先做，確保工作井井有條，高效運轉。

（三）聚焦“細”字，推進“三辦”工作規范化。一是細化工作流程。一方面，開展行政運轉流程梳理工作，簡化辦事程序、優化工作流程、規范職責權限，形成流程運轉圖，在流程設計中做到目標明確，環節清晰，努力實現各環節間有機結合。另一方面，依托先進的信息技術手段支持，優化工作鏈條，減少出錯率，實現流程運轉的標準化、信息化、自動化。二是細化獎懲措施。大力推行績效考核，從激發動力、提高活力、推動合力、促生效力入手，科學制定崗位評價指標，努力做到指標量化、考核細化，堅持目標導向，強化考核結果運用。如辦文校稿設立差錯率、辦會細化事項到位、辦事強化結果考核等等，有效實施績效評價，合理拉開干與不干、干多干少、干好干壞的收入差距。三是細化管理方法。建立群策群力和工作復盤機制，促使每一位員工參與到精細化管理之中，鼓勵其對工作細化分解，進行常態化復盤，及時分析總結，發現問題及時糾正處理，并能對“三辦”出謀劃策，營造精益求精的工作氛圍。

（四）聚焦“嚴”字，推進“三辦”工作嚴謹化。一是嚴格作風紀律。堅決貫徹落實黨中央“八項規定”精神，開展去機關化專項治理，改進會風、精簡公文、嚴格公務接待、強化工作紀律等，形成開短會、講短話、發短文、簡辦事、辦實事的新風氣。二是嚴格成本控制。增強成本意識，將成本管控前置，合理預算計劃；引入信息系統建設，推進無紙化辦公。倡導勤儉節約，提高全員意識，實行采購環節雙人會簽，強化監督管控。最大程度壓縮“三辦”成本，實現降本增效。三是嚴格程序管理。堅持原則底線，堅持按單位規章制度辦事、按程序規范辦事，嚴格落實請示匯報程序，做好領導的參謀助手，做到到位不越位，盡職不越權。樹立責任意識，嚴格履行各項工作程序，向會議要結果，向文稿要質量，做到文經我手無差錯，事由我辦請放心。