新時代企業檔案管理的轉型路徑探討
——以工業企業為例

文/杭州贊誠檔案管理咨詢有限公司 許茗雨

2015年5月，國務院頒布《中國制造2025》，提出為打造制造業強國，一定要落實“三步走”戰略，這份文件不僅對未來制造業的轉型發展起到了重要的指導作用，并且也促使我國工業企業將注意力轉移到如何借助創新型技術與思維，提高經營效益與質量上。基于目前我國大力推動工業企業實現智能制造的時代背景，充分利用完整、可靠、真實的檔案數據創建優質的企業發展機制，正是工業企業的必然選擇。檔案管理工作作為工業企業乃至我國各項事業的關鍵組成部分，也必須迎合企業的新時代發展要求，走出一條創新、高效的轉型之路。

一、新時代工業企業檔案管理實現轉型的要點

（一）追求更高的管理效率。在市場競爭日益激烈的新時代，各工業企業正爭相拉動投資、創新經營模式，如何快速提高企業的管理效率，向著高質量服務發展，成為各工業企業必須解決的問題。檔案管理工作屬于工業企業檔案管理的重要組成部分，其效率將直接對工業企業的業務決策、信息數據傳輸等產生決定性影響。隨著互聯網時代的發展與電子信息技術的更迭，工業企業需要管理的檔案信息資源愈加繁多，面對龐大的檔案數據內容，如果依然使用傳統的檔案管理方法，將消耗更大的人力、物力成本，并且也無法滿足企業的高效管理需求，繼而阻礙企業的長效發展。

（二）追求更高的安全保障。新時代，信息技術得以廣泛運用在企業的日常生產經營中。一方面，給企業的檔案管理工作創造更多效益；另一方面，給檔案管理工作造成了安全方面的隱患。過去我們管理檔案數據時需要建立關系型數據庫，經過一定時間的發展，這種類型的數據庫如今已形成較為完善的檔案數據安全保護機制。不過，新時代開展檔案管理工作基本是借助于非關系型數據庫，保存的檔案數據也呈現非結構化特點。工業企業檔案數據實時產生于企業的各個業務環節，數據內容龐大，其存在形式通常也是非結構化的。因這些數據涉及的主體復雜，且來源分散，這就要求企業的檔案管理工作必須設置更高的安全保障體系，科學規避數據安全風險與網絡安全風險。

（三）追求更高的服務水平。依靠互聯網技術、智能電子設備，檔案數據由“重藏輕用”轉變為“活的檔案”，其存儲內容及形式得到了極大的豐富，檔案工作者可以實時建立檔案信息，而檔案利用者也能夠基于平臺、網站或系統，輕松便捷地獲取檔案信息，不僅能高效滿足檔案利用者查詢使用檔案的需求，也可以讓工業企業檔案管理充分發揮其服務效用。檔案管理工作者作為服務人員，更要在信息技術的支持下，發掘處理檔案信息間的關聯，做到系統化整合、保存、管理檔案信息，并主動為人們提供檔案服務，提升檔案的利用率，增強工業企業的綜合實力。

二、當前工業企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理思維陷入固化模式。在日常工作中，筆者發現，唯有環境變動對檔案管理工作造成影響時，才能引起檔案管理人員的注意，并且他們在面對區別于非紙質的新型電子檔案時，采取的也是傳統思維模式，即用紙質檔案管理思維審視電子檔案。在如今的大數據時代，檔案管理人員依然會在自己過去的思維基礎上，對檔案數據作出判斷，導致其思維受限。一旦檔案管理工作產生問題，檔案管理人員便無法創新思維，將檔案管理工作放入社會環境里進行考察，以這種片面、局限的思維開展工作，不利于工業企業檔案管理工作的正常展開。

（二）工業企業檔案數據質量偏低。在信息技術被廣泛運用的局勢下，大量工業企業管理者在作出創新型決策時愈加依賴數據分析，這就要求其檔案數據必須保證高質量。但在日常工作中，如企業并未設立完善的數據治理機制，在搜集、存儲數據等環節就會出現操作不規范、不合理的情況，由此引發數據誤差、數據缺失等問題，難以保證數據信息的真實、完整。此外，因工業企業的業務范圍廣泛，類別多樣，各個部門在搜集數據時依據的標準會存在差別，不同的部門針對相同的數據源可能出現不同的解釋，所以難以實現數據的統一。這些數據在被鑒定、歸檔，并被整合到企業檔案管理系統中后，檔案數據無可避免地存在數據缺失、失真的問題。

（三）管理人員知識技能結構單一。在新時代，大數據、人工智能、區塊鏈等高新技術的出現與運用，促進商務智能化的實現，無論是實時獲取數據，還是整合分析數據，都離不開計算機。目前工業企業檔案管理在人才方面存在的問題，正是檔案管理專業人員不熟悉技術，而技術人員不熟悉檔案管理。出現這種情況，是因為大部分檔案管理人員投入工作中后，對學習新知識有著較大的排斥心理，存在惰性，不會積極、主動地吸納技術方面的新知識，完善自身的知識技能結構。

（四）管理模式缺乏創新。時代催生出一種新的檔案管理模式，即企業檔案部門在檔案文件形成初期就參與到各部門的日常經營環節里，展開全程指導，確保從源頭保證檔案信息的完整、準確。但在實踐情況中，部分工業企業采取的仍是由企業各部門負責收集本部的信息，并整理成檔案資料，再交給檔案部門人員。由于企業內部員工對檔案管理的重視程度不夠，且并非檔案管理專業人員，在處理檔案時存在檔案內容錯漏的情況，甚至影響檔案的歸檔，拖慢檔案管理工作的進度，這種傳統的管理模式無法滿足工業企業的需要。

三、新時代實現工業企業檔案管理轉型的對策

（一）創新檔案管理理念。工業企業開展檔案管理工作的目的，是給管理層提供真實、有效的決策依據，實現企業生產經營活動的長效發展。為解決檔案管理思維固化問題，工業企業的人員要積極順應時代要求，樹立電子檔案現代化管理意識，轉變“重藏輕用”的紙質檔案管理理念，推動檔案管理工作的科學化與規范化，為企業提供高質量的決策建議。

（二）利用技術提高檔案管理水平。工業企業的檔案管理工作應充分運用電子信息技術，結合工業企業檔案的特性，融合5G技術、區塊鏈技術、大數據等技術。首先，考慮到5G傳輸技術有著高速率、低功耗的優勢，能夠快速采集海量數據，滿足大數據處理與遠程控制的要求，而且反應速度快，實時傳輸流量高。借助5G技術，能夠幫助企業實時傳輸、管理電子檔案，提高檔案數據處理效率；其次，區塊鏈技術可以做到數據加密、防止篡改，借助這一技術，有助于確保數字檔案的真實性，并且還能借助備份功能恢復檔案，保障了檔案的安全性。工業企業的數字檔案管理系統不能局限于檔案業務管理，而是要建設成為數字檔案資源、業務、管控和共享的一體化平臺。通過數字檔案管理系統開展檔案業務監督指導、跟蹤檢查、考核評價、培訓交流等，實現工業企業檔案工作的一體化管控。

（三）打造先進的檔案管理人才隊伍。工業企業檔案管理人員對專業知識技能的掌握情況與職業素養對檔案管理的效率及質量密切相關。新時代，檔案管理人才不僅要掌握專業知識技能，還要學會熟練運用大數據分析、數據挖掘等現代信息技術。檔案管理人員應當意識到自己在技能方面的不足之處，加強對信息化、大數據等技術的學習，并積極參與檔案培訓，系統掌握檔案管理知識。在提供檔案服務時，檔案管理人員也應當恪守職業道德規范，堅持“主動性”與“人性化”的服務原則，保護企業機密文件。

（四）創新檔案管理模式。首先，工業企業要把創新思維與傳統模式結合起來，不僅要細化各部門的職責，保證檔案收集的完整真實以及高效性，發揮出部門檔案分散管理的優勢，也要推動信息化與智能化管理，采取先進的信息技術。其次，檔案管理人員應當明確企業的發展方向，并根據企業的未來規劃對檔案作出分類整理，這樣不但可以促進企業檔案管理工作有序開展，也便于企業在發展過程中及時調控檔案管理。

四、結語

作為檔案管理工作者，明確當今時代對企業檔案管理提出的新要求，并以工業企業為例，對檔案管理工作作出分析是相當有必要的，這是促進工業企業實現快速發展的必經之路。在新時代，工業企業應當轉變傳統的檔案管理思維，積極運用大數據、5G技術、區塊鏈等新型技術，建立強有力的人才隊伍，并創新檔案管理模式，繼而從真正意義上實現檔案管理的成功轉型。