高校檔案管理過程中公共服務質量優化問題研究

文/湖南財政經濟學院 周峰

高校檔案管理是高校管理的重要內容，高校檔案包括科研、教學和社會服務等多個方面的信息，加強高校檔案管理工作能夠提升公共服務質量，發揮出檔案的重要價值，為人民群眾提供服務。近年來，社會各界對檔案管理給予了高度重視，高校在檔案管理過程中也應該不斷更新管理理念，引進先進、高效的檔案管理模式，通過高校檔案管理水平的提升來全面優化公共服務質量。

一、高校檔案管理的公共服務職能

高校檔案管理具有公共服務職能，可以從檔案的雙重價值和檔案管理的服務性來理解。首先是檔案的價值，對于高校檔案來說，高校的教學工作、科研工作以及行政工作實現了檔案的第一價值，這些檔案能夠為高校所利用。另外，檔案還能夠為師生以及社會組織機構提供服務，比如為教學、科研工作提供參考，為后續的人才培養方案和目標的確定提供參考等，這是檔案的第二價值。高校檔案管理具有服務性，能夠為社會的很多方面提供服務，能夠加強我國在教育、科技和文化等方面的發展，為社會創造更多的財富。

二、影響檔案公共服務質量的因素

影響高校檔案管理公共服務質量的因素有很多：1.公共服務依據。是指高校檔案管理的制度、規章等，相關的規章制度是否完善、可行都會影響檔案公共服務質量。高校是否制訂了檔案管理應急預案、工作管理制度等，都屬于公共服務依據的范疇。2.公共服務資源。是指檔案資源，包括各種紙質、電子類型的原始檔案，檔案挖掘過程中產生的檔案產品也屬于公共服務資源，比如檔案編研年鑒、圖冊等，要想優化檔案管理的公共服務質量，一定要具備豐富的公共服務資源。3.公共服務過程。檔案管理過程中涉及的各種管理流程、辦理依據、辦理時限等都屬于公共服務過程，都會影響最終的檔案服務質量，只有簡化辦理流程、制訂合理的辦理依據，才能提高辦事的效率，從而提升服務質量。4.公共服務方式。包括檔案利用方式和檔案宣傳方式，檔案利用方面不應該局限于傳統的手工查找方式，而是要引入先進的互聯網技術來提高檔案搜索的效率和準確性。在檔案管理的宣傳方面，要采用多樣化的宣傳手段來擴大宣傳的范圍，增強宣傳的效果。5.公共服務隊伍。業務能力強、綜合素質高的檔案管理人員能夠有效提升檔案管理的服務水平和質量。檔案管理的水平和效率直接受到檔案管理人員業務水平的影響，所以一定要培養一支高素質的檔案公共服務隊伍。

三、高校檔案管理公共服務存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理法律法規。當前，我國的法律法規體系中，高校檔案管理方面的法律法規有所缺失，高校檔案的管理質量標準、檔案利用時間以及檔案的開放時間都沒有明確的規定，這會嚴重影響檔案管理的最終水平。由于法律法規不夠完善，所以高校檔案在實際的管理過程中缺乏工作標準，檔案服務和檔案信息利用方面都沒有明確的指導措施。現階段高校原始檔案的開放性比較差，檔案的利用范圍有限，缺乏對檔案產品的研究，檔案的利用受到很大的限制，會影響檔案的利用價值和服務水平。

（二）檔案管理的服務意識薄弱。高校檔案具有服務性，但是從現實的情況來看，部分高校的檔案管理服務意識比較薄弱。高校在平時的工作中，將工作重點放在教育、科研上，對高校的服務職能有所忽視。受到這種觀念的影響，部分檔案管理人員在實際的工作中服務意識薄弱，沒有深刻認識到檔案管理的公共服務性質，習慣采用權威的方式來管理，各項檔案資源的搜集、整理和儲存，沒有發揮出檔案的利用價值來為師生提供服務。檔案管理部門對于檔案服務方面缺乏多元化的服務內容和服務形式，往往只給師生提供檔案借閱服務，檔案管理服務人員和需求者之間缺乏有效的互動，難以了解檔案需求者真正的需求。

（三）檔案服務資源單一。部分高校在檔案資源的建設過程中只關注學校檔案資源的挖掘，但是對特色檔案資源建設不夠重視，忽視了公民的實際需求，檔案的形式比較單一，檔案資源不夠豐富、多樣。檔案管理部門在工作中，一般是按照時間來整理相關的檔案資源，沒有凸顯出檔案的主題性分類，使得整體的檔案資源比較零散。由于缺乏分類管理和模塊管理，導致檔案資源的查閱信息非常繁雜。

（四）檔案宣傳力度不足。高校檔案的公共服務功能沒有引起人們的重視，在面對各種需求時，難以想到學校的檔案館，對學校檔案資料的利用非常少。學校對檔案管理公共服務方面的宣傳比較少，并且采用的宣傳手段比較陳舊，宣傳力度不夠，難以發揮出良好的宣傳效果。一般情況下，高校主要是通過檔案展覽、開展講座等方式對檔案的公共服務方面的成就進行宣傳，宣傳的方式單一，并且宣傳的內容比較陳舊和枯燥，難以調動師生的興趣。在檔案的展覽方面，展出方式比較刻板，難以吸收受眾，導致師生以及社會公眾對學校的檔案管理價值難以形成正確的認知。

（五）檔案服務過程繁瑣。當前的檔案服務過程比較繁瑣，高校的檔案利用檢索系統一般僅對學校內部開放，難以實現為社會公眾提供服務。另外，在為社會公眾提供檔案查閱服務時，高校會要求社會公眾提供身份證明、單位介紹信、相關部門的批準等，流程比較多，過程非常繁瑣，導致檔案服務的效率非常低下。

四、提高高校檔案管理公共服務水平的策略

（一）完善法律法規和服務制度。想提高高校檔案管理公共服務的質量，一定要完善服務依據，要從法律法規和學校的檔案管理制度這兩個方面來實現。首先是法律法規，相關的部門要制定高校檔案管理公共服務相關的法律和制度，對現有不完善的規定和制度一定要積極修訂，讓高校的檔案管理服務有所依據。此外，高校自身也要加強對檔案管理服務的重視程度，并結合社會現狀建立符合社會發展的檔案管理服務制度，明確檔案管理服務的標準和手段，各個環節的工作都要有明確的規定，讓整體的檔案管理服務工作更加規范。檔案管理服務過程中可能會出現一些特殊的情況，對于這些可能出現的特殊情況都要制訂應急預案。

（二）建設高素質的檔案管理服務隊伍。服務隊伍建設是影響公共服務的重要因素，所以一定要建設一支高素質的檔案管理服務隊伍。首先，要提高檔案管理服務人員的服務意識，明確檔案管理的雙重價值和服務性，可以通過多種渠道和方式來加強宣傳，將主動服務的意識、以人為本的服務理念深刻融入檔案管理服務中。其次，應該加強對檔案管理人員業務能力和綜合素養的培訓，通過多渠道、多形式的培訓來全面提升管理人員的業務水平。在培訓的過程中，要采用先進的培訓理念和方式，加強對先進管理技術的培訓，不斷提升高校檔案管理人員的信息化水平，以此來實現檔案的信息化管理和服務。

（三）多方支持豐富檔案資源。要想提升高校檔案管理服務水平，一定要進一步加強檔案的收集工作，通過多種渠道來豐富檔案資源。高校不僅要重視學校教學、科研方面的檔案收集和管理，同時還要加強特色檔案資源的建設，深入挖掘特殊領域的檔案，豐富檔案資源，為人們提供特色的檔案資源。除此之外，還要做好檔案編研工作，對檔案的內容、編研形式以及檔案編研的成果都要創新、優化。高校可以從不同的角度出發，做好檔案編研工作，將不同主題檔案之間的關系挖掘出來。對于檔案的來源，可以鼓勵個人捐贈和社會捐贈，還可以通過購買的方式獲得豐富的館藏。

（四）加強檔案管理服務的宣傳。高校應該加強對檔案管理服務的宣傳，通過有效的檔案宣傳來拉近社會公眾和檔案館之間的距離，從而實現檔案的公共服務職能。在檔案宣傳方面，應該充分利用先進的媒體技術，借助各種社交媒體來大力宣傳，拓寬宣傳的形式，增加宣傳面。在宣傳的內容和形式上，也應該體現出多樣性、鮮活性和特色性，通過宣傳，讓人們認識到檔案的文化價值和生活趣味。

（五）改進服務方式。在高校檔案管理服務過程中，還應該改進服務方式，可以采用先進的互聯網技術展開遠程服務，為社會公眾提供在線服務，社會公眾可以根據自己的需求提前檢索和預約，讓檔案管理服務更加高效、便捷。高校可以建設數字化檔案庫，實現對檔案的信息化管理，提供信息化的檔案服務。通過互聯網和信息技術為社會大眾提供服務，人們足不出戶就可以借助互聯網和信息技術獲取想要的資源和內容，提高高校檔案資源的利用效率，讓檔案的價值充分發揮出來。

五、結語

高校檔案管理具有公共服務的職能，在當前的社會背景下，高校要提高對檔案管理服務的重視程度，完善服務依據，建設高素質的檔案管理服務隊伍，豐富檔案資源，改進服務方式，全面提升檔案管理服務的水平和質量。