科研單位財務檔案數字化管理工作探究

李鴻娟

當前，人類正在進入信息社會，“互聯網+”模式的普及推動了信息獲取、分發、交易模式的變革，新的要求和挑戰向傳統檔案管理模式提出，針對目前財務保障范圍拓展和管理的要求不斷提高的現狀，需要改革電子財務檔案的管理方式。而想要做好財務檔案管理工作，實現提高財務檔案管理效率的目的，建設電子財務檔案，信息化財務檔案則成了必經之徑。

科研院所經濟活動具有保值、保存價值的重要檔案之一是科研院所的財務檔案。它們包括會計憑證、銀行付款收據、相關發票和合同、會計報表、會計賬本及支撐附件等資料。財務檔案是科研業務管理、后勤保障、預算編制、決策制定和財務審計的重要信息來源。對財務會計檔案進行高效、科學的管理，對顯著提高科研單位的管理水平、工作效率和工作質量有極大的幫助。

一、科研單位財務檔案管理的現狀與財務檔案數字化建設的必要性

近年來，隨著科研機構經濟業務的發展，財政資金、院撥資金和各種橫向、縱向資金不斷增加，導致財務會計檔案數量迅速增加，對會計檔案存儲空間的需求不斷增加；為了鼓勵科研機構規范資金使用，完成各類課題結題，特別是專項審計工作的頻率越來越高，申請和使用檔案的頻率也越來越高，使得對會計檔案便捷查詢的需求尤為迫切和重要。

傳統的會計檔案只能以文本和表格的形式固定信息，會計信息只能以紙張的形式存儲，形式非常單一。會計檔案歸檔是將所有紙質會計檔案經審核后，按照報送要求進行裝訂和存儲。紙質檔案的管理和使用有很多問題：首先，紙質檔案的查詢必須到財務庫房，按會計憑證的年、月、編號查找所需憑證，人工拍照、整理、打印，并手動發送給審計組，這既耗時又勞動密集；其次，隨著時間的推移，一些紙張會被損壞，筆跡會變得模糊，使查詢變得困難；第三，紙質檔案對維護條件要求較高，必須做好“八防”，增加了檔案管理的成本和難度。會計檔案有鏈接，核對后按檔案要求保存各會計紙質檔案。政府和使用紙板有很多問題：首先，根據會計文件的年、月和數量，尋找紙板必須找到以下要求。綜上所述，傳統的財務文檔管理已不能滿足現代財務文檔管理的需要。最新修訂的《會計檔案管理辦法》發布實施以后，電子會計檔案將被納入會計檔案的管理范圍。未來，會計檔案將逐步發展為電子檔案，以滿足財務檔案信息化管理的需求，并進行歸檔、存檔、查檔的數字化轉變。對于電子檔案而言，時效性、便捷性和技術性的優勢，在即將到來的財稅信息時代，必然會成為電子財務檔案管理的主流。

二、科研單位財務電子檔案的收集與數字化平臺的可實施性

目前，電子發票逐漸被推廣，與此同時，會計憑證、報表、賬簿、銀行回單、對賬單、合同、證照等各種會計檔案文件均隨之使用電子數據替代傳統紙質檔案，并通過集成多個系統來實現自動化采集會計數據資料，以確保最終電子檔案的全面性和完整性。

電子存檔系統可以連接到票務系統，從而收集和驗證電子發票；對接電子影像系統，從而獲取電子影像文件；連接會計核算系統，從而采集會計憑證；連接銀行企業互聯系統，以獲取電子銀行回單。電子文件系統中嵌入的編碼規則根據編碼信息確定同一業務各文檔之間的關系，基于這種關系，可以根據各編號之間的指針映射關系，在后臺自動匹配發票、銀行回單、記賬憑證、和報賬單等財務檔案。與此同時，操作系統同時保留了檔案管理員手動操作的權限，從而可以二次確保電子映像、電子憑證的匹配，確保單據、影像、憑證間的對應。將智能財務系統與檔案管理系統進行集成，整合優化整個業務流程，從而共同打造科研機構電子財務檔案的數字化平臺。

三、科研單位財務檔案數字化平臺開發利用實施方案

1.配備軟硬件設施。

構建數字化財務檔案平臺，需要各單位配備相關的軟件與硬件設備。首先，大規模財務電子憑證需要提供超大容量的存儲器、運算性能較高的服務器和足夠穩定的操作系統，以確保系統的安全性和穩定性。其次，需要根據各科學研究機構的實際需求，針對性的設計開發電子檔案財務管理系統，使其能夠對電子財務檔案進行收集、檢索、管理、分類、立卷和銷毀等，并在此基礎上，增加后臺、人員權限、角色管理及系統參數、日志信息維護等功能模塊，從而輔助系統管理員對平臺進行全面控制和管理。檔案管理人員需要配備適當的辦公設備，如計算機、高分辨率攝像機、打印機、掃描儀等，以方便管理人員對財務檔案進行掃描和處理。此外，還需要開發一個集成的查詢引擎，并將其嵌入財務文件查詢系統中，以便對檔案進行查詢。

2.建立一系列的管理制度。

科學研究機構的電子檔案平臺的實施和運行與一整套完整的規章制度是密不可分的。根據新頒布的《會計檔案管理辦法》和《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》的要求，結合科研機構的性質和實際工作內容，建立一套完整的管理規章制度，制定一套關于財務電子檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷毀等操作的具體流程，從而可以促進科學研究單位財務電子檔案的規范化、標準化、科學化的管理。而對于涉密的財務檔案，必須按照國家和有關部門的相關規定，嚴格制定對應的保密措施。依靠該規章制度統一管理財務電子數據，從而減少人為因素的負面影響。

3.提高財務電子檔案管理人員的計算機水平。

數字化財務檔案平臺的使用離不開IT 系統，需要既具備檔案管理方面的專業知識又精通計算機編程等技術的復合型人才。然而根據目前的國情，許多科學研究機構對檔案管理的重視程度不夠。在信息化建設大背景下，科研機構需要對財務檔案管理人員進行電子檔案相關技術的培訓，優化檔案管理人員配置，滿足信息化管理的高效、高質量的要求。

4.完善平臺數據庫的財務檔案電子數據。

通過使用智能財務系統，財務檔案可以通過接口直接從財務系統接收對應的電子檔案數據，并將財務電子檔案按照既定方案存儲在數字化平臺的數據庫中。對于已經存儲在財務檔案庫的各紙質財務檔案，必須有組織、有計劃地用高速攝像機拍照，并將照片發送到財務檔案數字化平臺，平臺將自動從照片中獲取對應的憑證號信息，寫入到財務電子檔案系統中，確保財務檔案電子憑證規范化與可持續性。

5.采取多重措施保障電子檔案數據安全。

信息管理平臺最重要的環節之一就是數據安全，需要對系統進行定期的安全檢測，及時更新操作系統、數據庫系統，修復漏洞，防止信息被第三方竊取、篡改和盜用。此外，科學研究單位內的所有財務數據和資料均需要統一備份，以避免因為計算機設備硬件損傷、停電等事故導致系統崩潰，保障財務檔案的完整性、安全性。

6.提供多種查詢方式供檔案查閱人員選擇。

為了方便對財務電子檔案進行查詢，財務電子檔案平臺還需要為查詢人員提供可以選擇的各種查詢方式。查閱人員應根據具體的權限登錄電子財務檔案管理系統，并通過搜索檔案的關鍵字對完整的檔案資料進行查詢，實現對檔案數據信息的有效利用，提高工作時效。

四、科研單位財務電子檔案實施對財務管理、檔案管理的影響

1.提高財務部門、檔案查詢人員的工作效率和經濟效益。

財務檔案數字化建設的實施，提高了財務檔案的查詢效率。過去，財務檔案的傳遞是由管理員手動傳遞，需要管理員不斷在財務部門和檔案倉庫間往返重復的存取檔案，這導致了財務檔案相當頻繁的被下架、分類、標記、上架等，整個過程不僅需要消耗大量的人力支持，效率低下，而且極易造成檔案的丟失和損壞等。而進入數字化后，可以有效控制和節約人工成本，提高效率，從而取得更高的經濟效益。

2.提升財務檔案管理服務質量，提高檔案查閱使用者滿意度。

過去，在前往財務檔案庫房檢查和整理照片之前，必須先獲得財務部門的許可。存在多區域的科研院所，查閱人員常常需要投入大量的時間和人力來開展這項工作。而隨著數字化財務檔案平臺的實施，財務檔案管理系統提供了多個接口，以方便查閱人對財務檔案進行查閱。查閱人員可根據自身實際情況選擇合適的查閱方式，提高效率和滿意度，高效率地配合課題室組完成課題結題審計、專項檢查等各項工作。

3.助力科研單位信息化建設事業，為科研單位信息化建設添磚加瓦。

科研單位信息化建設水平是一所科研院所綜合實力的重要標準，財務電子檔案管理是其信息智能建設不可缺少的一份子。對財務電子檔案的高效使用，充分發揮數據分析、內部控制以及預決算中財務數據的作用，為管理者精準高效地進行財務管理提供相關的財務信息，在數據依據方面為科研單位的重要決策提供依據，并在信息化建設方面取得實質性的成果。