新時期企業文秘工作中的問題及措施

任 奕

（國網東北分部綠源水力發電公司太平灣發電廠，丹東 118000）

一、辦公室秘書工作的職責和要求

辦公室文秘人員的主要職責包括接收人員和材料、協調溝通、協助員工、撰寫公文、文件管理、信息傳遞、組織會議、協助領導日常辦公等。這些職責決定了辦公室秘書必須具備扎實的寫作能力、敏銳的思想政治頭腦、勤奮的學習態度、良好的溝通能力、熟練的協調能力、良好的心理承受能力和較強的職業道德。

秘書工作往往涉及企業的一些重要決策，這就要求秘書具有一定的責任感，從而做好工作，樹立保密意識和責任感，保證各項工作的順利開展。在工作中，可以把國家和企業的有關政策方針與自己的工作有機地結合起來，形成自己對具體問題的看法和意見，提高審時度勢、解決問題的水平。此外，還要熟悉企業的規章制度，增強責任感和使命感。在工作過程中，要主動出擊，充分發揮主觀能動性，創造性地開展工作，堅持原則、明辨是非，遇到問題要統籌兼顧，做好企業秘書工作。

二、新時期企業辦公室秘書工作存在的問題

（一）服務水平不夠深入

企業文秘人員的工作非常全面，既要做好監督協調工作，也要做好一些瑣事。目前，在企業辦公室的秘書工作中，大多數員工更加注重事務性工作，一些工作存在浮于表面和形式主義的問題，難以為企業領導提供更深層次的服務。在實際工作中，秘書人員不能對關鍵問題提出建議和意見，不能充分發揮其輔助作用。

（二）工作內容深度不夠

企業辦公室的秘書工作是一項綜合性非常強的工作，除了需要做好上傳下達、溝通協調，還需要處理企業各種瑣碎的事務。目前，大部分文秘人員仍然只注重事務性工作的辦理，如打印材料、整理文件、安排會議和行程等，而對更深層次的內容，如企業的運行狀況、行業的發展趨勢等漠不關心，這就導致了部分工作的表層化、形式化傾向，因而難以為領導提供更有價值和深度的建議。當領導需要做出決策時，文秘人員往往無法針對關鍵問題提出有建設性的意見和建議，以致難以發揮自身作用。

（三）隨意性較大

企業文秘人員的主要工作是服務領導，協助完成領導安排的日常事項等。盡管如此，文秘人員的服務工作也不是盲從領導，而要以企業在行業中的發展為出發點和落腳點，對收集的信息進行有效整合，科學系統地處理問題，站在客觀角度分析領導的決策，為領導提供最合理的意見和建議，使自己的工作為企業帶來利益。而在現實情況中，許多文秘人員唯領導馬首是瞻，甚至通過阿諛奉承討好領導來博取信任，使得其工作內容和態度隨意性較大，完全取決于領導的個人判斷。

（四）文秘工作得不到重視

如前文所述，新時期文秘工作在企業中的作用越來越大，除了傳統的上傳下達和溝通協調，還要積極做好資料信息的收集分析工作，熟悉企業及行業的發展狀況，為領導的決策提供有價值的建議。而在現實情況中，許多企業依舊秉持舊的思想觀念，認為文秘工作就是處理一系列瑣事，沒有使其得到應有重視。一方面，領導對文秘人員不夠信任，沒有充分認識到新時期文秘工作的重要性，沒有為其提供發揮能力的機會和空間，導致了人才資源的浪費；另一方面，文秘人員自身也沒有實現思想轉變，對自身工作價值的認可度較低。

三、做好企業文秘工作的幾點思考

（一）加強理念創新教育

針對秘書工作缺乏深度、隨意性和積極性的問題，應對文秘人員進行觀念創新的教育和培訓，實現觀念的轉變，實現自身工作的價值和重要性，幫助其樹立大局意識和超前意識。作為秘書，在做好領導日常工作安排的同時，要從整個企業的利益出發，觀察企業經營狀況，了解行業的發展趨勢，充分利用互聯網、大數據等技術，形成自己獨特的見解，為領導提供更豐富、更全面的參考資料，幫助領導做出最佳決策。在這個過程中，文秘人員自身的價值得到了更好的體現，這也更有利于企業的長遠發展。

（二）完善人員招聘和退出機制

針對文秘人員素質參差不齊的情況，應加強工作監督和考核，完善招聘和退出機制。根據崗位要求招聘具有相關學歷或工作經驗的、能勝任崗位職責的人員，以便及時處理部門歷史遺留問題。對在崗人員的工作完成情況，要進行定期評估：考核成績優秀的給予相應獎勵；考核不合格的給予警告、罰款，甚至開除。通過合理的獎懲機制提高秘書工作的積極性，促進人員流動。

（三）加強職業培訓

秘書工作具有很強的專業性，而且新時代科學技術的飛速發展，對員工的要求越來越高。秘書人員應具備扎實的專業知識、較強的專業能力和學習能力，才能更好地勝任這項工作。因此，企業應加強對秘書人員的培訓，使其專業技能得到及時更新和應用，提高工作效率，促進企業的發展。此外，為了適應時代發展的要求，還要對文秘人員進行相關法律法規的培訓，使他們更好地把握本行業在國家發展中的地位，把企業發展融入國家經濟建設的進程，從而更好地實現企業和自身的價值。

（四）實現一體化建設標準化

從文秘工作和文書檔案管理的聯系性出發，在探索文檔一體化構建的階段，要遵從標準化的要求。對于國家有關部門在倡導一體化建設過程中提出的法律和準則，應當嚴格遵守，在大背景下，應該符合時代的發展潮流。從內部結構觀察，只有保證構建系統的規范性，才能有效提升文檔一體化在應用階段的適應能力。這種管理模式應該符合一體化的條件，在文書檔案管理和文秘工作相互配合協調時，應在文檔一體化的管理模式中發揮出最大效能。

在兩者緊密銜接以后，這種獨特的內在優勢就會展現出來。如果能夠將多種資源進行合理化利用，準確實現工作環節中的共享，就能夠為提升工作效果創造機遇。在保持常態運營階段，應當從文秘工作和文書檔案管理的實際狀況出發，盡量排除外界因素的影響，在構建統一化標準的前提下，讓整個文檔一體化應用的范圍更加廣闊。通常在執行期間，以企業的真實狀態為基礎，讓文檔一體化朝著通用性和實用性的方向邁進，呈現出合理利用資源的特征。

（五）完善一體化管理內容和制度

制度的建立對于工作的開展意義重大，為了保持文秘工作和文書檔案管理的一體化建設順利推進和落實，就應該借助完善的制度去統籌規劃。對于涉及管理和監督的項目，應該及時對文書資料展開統計收集，在遵守具體的管理內容或者辦法時，要確保其在工作期間的合理性。從工作特征觀察并借助群體交流協商的背景充分聆聽他人的建議，在發現不足或者缺陷的情況下，應安排專業化的人員進行彌補和修飾，讓整個管理環節符合統一協調化運行。

在構建和完善文檔一體化的相關管理制度時，應當結合更多人的意見，充分運用信息化技術和計算機技術。在不斷促進一體化建設期間，嚴控質量標準和操作過程的規范性。明確的制度可以為責任分工制提供導向，按照分工明確的做法，執行人員應當樹立較強的責任意識，所有的工作程序都要按照明確的制度來執行。在工作內容有序開展的基礎上展現出一體化管理的理念和意義，真正實現勇于負責、互相協作的目標。

（六）充分利用，力求長效

在文秘工作中，要加強對檔案信息的有效運用，通過正確認識檔案的價值對檔案中的信息資源進行科學分類，在需要調閱時能夠高效地找出相關檔案內容，以確保檔案的運用能夠得到保障。并且要加強企業的信息化建設，運用信息技術對檔案進行全面管理，從而使檔案管理工作能夠更加高效地開展。

（七）建立健全考核制度

建立職業獎懲制度，對認真高效工作的文秘人員給予物質和精神上的獎勵。如果秘書工作粗心大意，負責人應承擔相應責任。招聘文秘人員時，相關人員需要根據其工作質量和現狀設置相應的觀察期，并進行有針對性的考核。企業人事部門需要對考核的實際結果進行綜合評價，對考核結果優秀的員工進行提拔，對考核結果較差的秘書及時調整崗位或進行處罰。該考核體系的建立不僅能有效地激發秘書人員的工作積極性，促進工作效率的提高，而且能有效地避免秘書工作中的重大失誤，對企業的進一步發展具有積極意義。

（八）積極促進文書立卷工作

公文歸檔是公文檔案管理過程中的一個重要環節。結合檔案、文件的管理理念確保組織清晰地形成系統的內部結構。結合實際工作流程，公文審核后專業操作人員應執行梳理流程。只有做好歸檔工程的文件歸檔工作，才能為檔案管理工作的質量打好基礎。從文秘工作和文件檔案管理的職能出發，借助文件歸檔可以促進兩者之間的聯系，也充分體現了文件歸檔管理的意義。

文件集成的實施應促進兩者的結合。文件歸檔的發展是雙方合作的必要條件。在工作制定階段應制訂詳細的計劃，以確保在按照操作標準實施所有工作時，工作流程可以合理運行。在整個過程中，最重要的是確保文件和資料的真實性和準確性。只有從最初階段整理和完善有價值的信息，滿足內容的完整性和真實性才能有效保證后期工作的質量。

從廣義上講，文件歸檔屬于秘書工作的最后階段，也是文件檔案管理的初級階段。文件檔案符合規范化、系統化的要求。從采取具體措施的角度看，相關人員應接受公文、檔案、文件歸檔的專業培訓，在思想上更加重視文件歸檔工作，理解工作的內涵和意義。在信息時代背景下，文件歸檔也開始具有智能化的特征，在對紙質檔案進行有效整理和清點后，員工還應執行編號、排序和統一裝訂的流程。在運行過程中，應及時更新和完善電子檔案的內容。

（九）加強電子政務信息化建設為檔案管理現代化打下良好基礎

為了徹底避免人為因素造成的工作失誤，規范秘書工作和檔案管理，實現兩者的有機結合，必須依靠現代信息技術實現網上辦公。有資質的單位應當盡快建立電子政務系統，在規劃設計電子政務系統時按照國家有關規定、標準和要求建立電子政務系統，在辦公自動化系統中建立合理的工作流程，并將文件工作和檔案管理的要求嵌入管理系統中，使檔案管理與電子政務系統有機地結合在一起。通過這種現代化的手段，在保證電子文件及時、高效、安全、保密運行的同時，可以一次性完成文件的整理和歸檔，避免了大量重復的工作，大大提高了工作效率。檔案人員無須再次輸入檔案文件目錄，可為檔案信息資源的開發節省大量人力和時間。此外，檔案管理部門還可以通過自動化系統隨時掌握文件和業務部門的管理動態，及時給予指導，實現檔案的先進性和預見性管理。

（十）為企業決策者提供參考數據和意見

企業領導在決定企業的發展方向和經營生產方向時，往往需要大量有效的資料，如調查報告、數據分析、各種可行方法的論證等。這些真實可靠的資料往往成為企業決策的重要依據。辦公室文秘人員需要向決策者詳細披露數據的收集過程和數據的真實性。為企業決策者提供數據細節的過程，實際上這就是辦公室文秘人員參與企業內部決策的過程。這一過程也反映了文秘人員為企業發展提供意見的過程，以及文秘人員對企業的間接管理職能。同時，在企業決策過程中，辦公室文秘人員應通過現代企業的服務管理系統為企業決策者提供決策參考。辦公室文秘人員有責任和義務為企業決策者提供有價值的參考意見，但在提供決策意見的過程中，應根據決策者的要求完善相關數據和資料的收集，確保其完整性、真實性和準確性，在保證數據提供效率的同時進行更準確的研究。同時，由于市場的突然性和隨機性，辦公室文秘人員在提交數據報告時應密切關注市場的變化，以防止決策者因時差而產生誤判。

（十一）處理企業內部的具體事務

為企業和公司領導服務是辦公室文秘人員的主要工作目標。與秘書相比，辦公室文秘人員的服務和職責更廣泛地涉及公司自上而下的各個方面，包括公司內部工作和經營管理的各個環節。其工作職能具體表現為公司內外會議組織、外來人員接待與聯系、公司檔案的合理保管、辦公環境設施管理、交通管理、機密文件管理、文件處理等。由于辦公室文秘人員的工作職能比較廣泛，要求其在工作中提高工作效率，在履行工作職能時首先要樹立良好的效率意識，將工作效率與公司經營管理現狀相結合，對需要處理的事情進行分類，并根據事情的重要性和需要處理的緊急情況進行排序。對于需要處理的問題，辦公室文秘人員應果斷、迅速、細致，確保妥善協調處理問題，同時注重處理事件的質量。在處理文件、檔案等內部事務時，應充分利用現代科學設備，盡可能地對工作內容進行規劃。對企業內通過辦公設備軟件即可簡單處理的文件進行處理，以確保辦公室文秘人員能夠集中精力處理其他管理事務。

結 語

總之，新時代給企業的發展帶來了前所未有的機遇和挑戰。如何在競爭中立于不敗之地，是每個企業負責人都要考慮的問題。作為企業核心部門辦公室的執行者，文秘人員在企業發展中存在的問題不容忽視。但只要找到問題的癥結所在，“對癥下藥”，用合理的方法解決問題，就能為企業的發展增添新的活力。