關于新形勢下國有企業干部人事檔案管理的思考及探索

鄧 茜

（中鐵廣州工程局集團有限公司，廣州 511459）

引 言

黨選擇人才和分配干部，往往都要依賴于對干部人事檔案的剖析和管理，因此干部人事檔案是主要的選人、用人依據。在新形勢下，國有企業干部人事檔案管理制度和體系不斷完善化，各項工作不斷系統化，干部人事檔案管理工作也面臨很多挑戰，出現了很多需要解決的問題。要想從根本上解決這些問題，就必須在明確國有企業干部人事檔案管理和體系建設方向的基礎上，探索出有效的問題解決對策。

一、新形勢下國有企業干部人事檔案管理和體系建設的方向分析

（一）實現從宏觀指導到微觀指導的有效轉化

要想落實新形勢下國有企業干部人事檔案管理和體系建設工作，工作人員應該在做好調查研究工作的基礎上開展座談會，發現國有企業干部人事管理和網絡化建設當中的不足之處，進而和有經驗的人事專員及網絡化體系建設人員展開討論，針對不足之處進行分析，發現共性問題。最后，還要按照從上級轉化到下級的順序和方式，對相關工作人員進行專門的素質和業務能力培養和培訓。通過實現這種指導性的轉化，相關工作人員能夠利用外力和主管部門的力量，充分彰顯出主管工作人員的工作指導職能。

（二）實現從傳統式指導到現代化指導的有效轉化

在當前信息化發展的時代下，國有企業必須合理利用現代化網絡技術，加強干部人事檔案管理和體系建設。國有企業當中的上級人事管理工作者要根據企業的規定和要求，對下級做出專業化的業務指導。在這個過程中，可以合理利用現代網絡軟件和平臺，實現干部檔案管理信息化。此外，還要改變傳統式的手工指導方法，不斷學習和掌握現代技術和指導方法，利用網絡數據庫對下級展開指導，提高指導效率。

（三）實現從常規指導到關鍵點指導的有效轉化

作為國有企業中的檔案管理工作者，必須轉變以往的常規指導方法，抓住工作關鍵點，明確干部檔案資料管理的核心，按照以點帶面的順序，明確找到檔案管理工作開展的方向，抓住典型，進行關鍵點指導。

二、新形勢下國有企業干部人事檔案管理的主要問題分析

（一）國有企業對干部人事檔案管理的重視度不足

國有企業干部人事檔案管理是一項繁雜的、潛在性較強的工作，往往無法在短期內展示出非凡的成果。部分微小型國企內還未開設專業的部門來實施干部人事檔案管理工作，反而是以別的行政部門管理者兼任為主導。此外，國有企業干部人事檔案的產生是在干部發展運動軌跡的記述上實現的，涉及多個部門，周期長，必須由多方面協作，相互配合。但是，目前除人事部門外，別的很多部門都沒有對干部人事檔案的管理方法和觀念創新進行研究，更別說積極主動地收集、存放、歸檔有關材料。在這樣的大環境下，國有企業在干部人事檔案材料收集的觀念更新、管理上更無法獲得對應的發展。

（二）國有企業干部對人事檔案的管理不夠關注

對于大部分國有企業干部而言，在職業發展中很少使用人事檔案，本人不關心，也不給予高度重視。對于一部分國有企業干部來說，只要不涉及日常職位管理與調整，則不會意識到檔案管理的必要性，導致檔案參考的數據不足，最終導致國有企業人事部門在運用檔案評估和考察干部的情況下耗費很多時間與人力去核實，影響了檔案管理工作效能的提高。此外，許多國有企業領導干部對干部人事檔案管理的了解存有觀念上的錯誤，認為在檔案資料管理工作中只需不泄露、不遺失信息，能解決核查問題就可以了，沒有從多方面了解干部人事檔案對干部提拔任用的價值和意義。

（三）國有企業干部人事檔案管理工作不夠規范

隨著國有企業薪酬管理制度的改革、創新及其社會化發展，以及社保綜合標準的不斷優化，當前國企對干部人事檔案管控工作的關注度越來越低，造成干部人事檔案管理水準降低、管理不標準的問題普遍存在，檔案資料的收取、發送、轉寄、存放、閱覽及其應用等程序流程不標準，管理較為隨意。一部分國有企業的檔案資料管理工作人員收集到干部的有關檔案信息和材料后，通常會將填完的情況表放進檔案資料中保存，不注重相關信息的審查，導致不正確的信息產生，如“三齡兩歷”等重要信息不精確、不全面等難題經常存在。盡管全國各地早已進行國有企業干部人事檔案專審，但是“歷史欠款”較多，導致專審工作沒有實現明確預估。

（四）國有企業干部人事檔案管理方法落后

在國有企業干部人事檔案管理中，還存在欠缺科學研究、管理方式不足等問題，導致精細化管理的人事檔案復雜且不容易投入操作，檔案管理的疏漏與管理人員粗心大意等問題時有發生。此外，當今的國有企業干部人事檔案管理欠缺合理性與創新性，內容不詳細且存檔不系統，一部分管理者對原材料欠缺認真而細致的核查，影響了干部人事檔案的真實性、有效性與一致性，給后期人力資源部門與相關組織掌握有關工作人員的具體情況產生了一定影響，也不利于檔案管理下一步工作的正常開展。

（五）國有企業干部人事檔案管理和編研不合理

現階段，國有企業的干部人事檔案一般放在人力資源部門的檔案室，或是放在綜合性檔案室，由專職人員管理。管理者大多數以紙版檔案為主導，絕大部分干部人事檔案的使用方式是查看初始的檔案材料，以單一的紙質檔案來展示干部信息，缺乏專業化的檔案管理倉庫，沒有建立和創新電子信息檔案管理平臺，無法確保檔案管理及檔案編研的有效性。

（六）國有企業干部人事檔案的存放與管理不系統

國有企業干部填好自己的檔案表格并通過審核之后，往往會交給相關部門做好保存工作，以利于后期的專門檢查和調研。但是從裝運到最后存放的環節中，卻存在較多的問題，非常容易導致檔案的破損與遺失。在裝運層面，檔案可能會被外部因素影響，產生檔案信息模糊不清、核心檔案信息遺失的狀況。而在干部人事檔案保存工作中，也會出現檔案受潮和破損的情況，不利于檔案信息的查找。

三、新形勢下國有企業干部人事檔案管理的有效對策分析

（一）強化國有企業對干部人事檔案管理工作的重視

新形勢下的社會發展與經濟環境給國有企業干部人事檔案管理人員帶來了新的挑戰。管理者必須結合新形勢，合理運用網絡技術，從長久的戰略思維考慮，搭建新形勢下的干部人事檔案管理體系。要想實現這一目標，首先必須強化國有企業對檔案管理的認識與重視。國有企業管理者要根據檔案管理工作的發展趨勢，大力宣傳這一管理工作的重要性，為后期各項管理工作的正常開展奠定用人基礎。

（二）提升國有企業干部人事檔案管理人員的地位

對于國有企業來說，必須從意識上重視干部人事檔案管理工作，而且要和相關工作放到同等位置，不斷優化升級干部人事檔案管理工作者的薪資待遇和獎勵模式，不斷提升國有企業干部人事檔案管理工作人員的工作積極性，使他們如期、高效地完成檔案信息填寫、檔案資料審查及信息保存等工作。此外，國有企業要改變人事檔案管理人員的固有意識，引導他們認真審核、填寫檔案信息，并將檔案管理工作和他們的最終業績相關聯。

（三）加大對國有企業干部人事檔案的審核力度

國有企業干部人事檔案管理人員面對每一份干部人事檔案，必須進行嚴格的審核。尤其是對一些重要的信息，除審核其一致性外，還必須審核其準確性，查詢檔案中所填報的信息是不是與具體情況相一致，分辨檔案是不是可以通過審批，最后進行封檔儲存。如果干部人事檔案中欠缺需要填寫的內容及專用章，或是存有與具體情況不一致的狀況，應當直接將其返回干部本人的手上，再次完善。

（四）實現國有企業干部人事檔案各管理系統間的有效融合

要想真正實現智能化的國有企業干部人事檔案管理，務必合理利用好各個部門的檔案管理系統和軟件，消除信息不對稱的問題，進一步擴大國有企業干部人事檔案的運用范疇，使其使用價值達到最大化。國有企業干部人事檔案管理是一項兼顧了服務性與時代性職能的綜合性工作。其中，服務性反映在檔案管理的終極目標體系中，是為相關企業人才團隊規劃與綜合利用提供服務的，每一個階段的運行都需要和檔案系統軟件及數據信息應用部門密切相連，充分發揮出檔案管理系統和軟件的作用。當然，這中間一定要做好有關保密工作，進行信息優化歸類，設立信息查看和管理權限，實現檔案信息的互通共享，實現檔案管理系統和軟件的有效融合。

（五）合理運用網絡信息化的干部人事檔案存放技術

國企要想做好干部人事檔案管理工作，就必須抓住信息技術發展的契機，合理運用電子計算機技術，做好人事檔案信息的查找、保存工作，而不必再通過紙質檔案管理來落實相關工作，避免相關檔案信息管理出現問題。另外，在利用信息技術進行檔案寄存時必須留意突發問題，保證互聯網的穩定性。

（六）建立健全國有企業干部人事檔案管理的機制

要想提升國有企業干部人事檔案管理效率，還必須建立健全國有企業干部人事檔案管理的機制。具體有以下兩點。

第一，從管理內容上入手進行管理創新。要不斷優化和豐富干部人事檔案管理內容，在全面掌握國有企業干部基本情況的前提下，建立業績檔案和綜合素質檔案系統。

第二，從資料整理方式上入手進行管理創新。一方面，轉變以往傳統式的資料歸檔方法，如年度考核表整合、個人檔案管理的方法。另一方面，轉變以往的書本式檔案管理方式，合理運用活頁式檔案管理方式，消除裝訂檔案的問題，實現檔案信息的徹底保護。

（七）加強對國有企業干部人事檔案的網絡化管理

為了更好地推動國企干部人事檔案管理工作的開展，可以合理運用網絡，實現從實體管理向互聯網信息化管理的有效轉化。在科學運用電子計算機技術方法的基礎上，建立內容豐富的檔案信息查詢數據庫，創建干部人事檔案信息和資料的電子信息系統和網站。具體來說，要想有效搭建該體系，必須以人機對戰為核心，建立相應的管理系統，實現對干部人事檔案資料的信息化管理，從根本上彰顯電子計算機技術運用下的資料查找、存儲和管理價值，實現對人事檔案信息管理的精確性、多元性和動態性，并完成對檔案的系統化管理，為干部提供多方位的服務。

（八）加強國有企業干部人事檔案管理隊伍的專業化建設

要想實現國有企業干部人事檔案管理的規范性，必須提升檔案人員的專業技能，加強專業化隊伍的管理和建設，對檔案管理人員開展職業道德規范文化教育、管理知識教育和當代科學知識的培訓，持續提升他們的工作能力。

第一，從根本上培養國企干部人事檔案管理的專業能力和檔案管理人員肯吃苦的精神品質。國有企業干部人事檔案管理所涉及的工作內容是比較多元化的，檔案管理人員必須十分細心和有足夠的耐心，且檔案管理工作者必須不追逐名利，必須不怕苦，腳踏實地地工作，有非常強的責任心和事業心。

第二，國企干部人事檔案管理工作的順利開展，必須以提升檔案管理人員的專業能力和綜合素養為核心。檔案管理工作人員要重視本職工作的落實，要有非常強的責任心。管理人員要高度重視和提升自己的基礎知識水平和政治素養，尤其要高度重視對新規章知識的學習和培訓，進一步提升自身素養，遵守嚴格的工作紀律和職業道德規范，具有“依規治檔”“依規用檔”觀念，維護檔案信息。

第三，企業干部人事檔案管理人員要有極強的服務宗旨。檔案管理工作自身便是一項服務型較強的工作，該工作的服務宗旨便是聽從上級的指導。

第四，企業干部人事檔案管理人員要有較高的業務水平，要能夠勝任本職工作，不但要具有扎實的專業技能和知識，還需要靈活運用智能化的管理模式和操控技術軟件，且要深入學習檔案管理專業知識。因而，務必加強對管理工作人員的培訓力度，在培訓上突出主題，采用集中化培訓與以干代訓的培訓方式。此外，可定期選取一些管理人員“出門”參觀學習，拓寬他們的視野，提高他們的綜合素質。

結 語

綜上所述，在我國社會主義經濟體系不斷信息化和創新化的形式下，國有企業已經成為非常強大的經濟力量，必須加強國有企業干部人事檔案管理，培養出更多更優秀的干部人才，實現對專業化干部人才隊伍的系統化建設，增強國有企業的綜合實力。